Criterios y resoluciones
AUDITORIA INTERNA DE LA NACION
Montevideo, 25 de enero de 2007
VISTO: 1º) Que la Ley Nº 16.736 de fecha 5 de enero de 1996 establece que la Auditoria Interna de la Nación (A.I.N) encabeza el sistema de control interno de los actos y la gestión económico financiera del Estado.
2º) Que en la I Reunión Especializada de Organismos Gubernamentales de Control Interno realizada en la ciudad de Buenos Aires (República Argentina) entre los días 27 y 29 de marzo de 2006, se acordó la homogenización de las normas vigentes en cada estado miembro del Mercosur.
RESULTANDO: 1º) Que el Jerarca máximo de cada repartición del Estado es responsable de diseñar y mantener vigente un ambiente y estructura de control interno.
2º) Que, en tal sentido, tiene la obligación de rendir cuentas claras y oportunas de su gestión, basado en la responsabilidad que asume en la administración pública.
CONSIDERANDO: 1º) Que el control interno es un proceso efectuado por la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías: eficacia y eficiencia de las operaciones; confiabilidad de la información financiera y el cumplimiento de las leyes, reglamentos y normas que le sean aplicables.
2º) Que la aprobación del “Código de Ética” por Resolución de fecha 11 de julio de 2006, significó un complemento que fortaleció el cumplimiento de leyes y regulaciones vigentes.
3º) Que, en este marco, la adopción de un “Manual de Procedimientos de Auditoría Interna” persiguió como propósito primordial, constituirse en una guía para la acción, proveyendo un marco para ejercer y promover bases para evaluar el desempeño de la auditoría interna fomentando la mejora en los procesos y operaciones del Estado.
ATENTO: A lo dispuesto por las normas internacionales de auditoría generalmente aceptadas, el Informe “Coso” sobre control interno, el Código de Ética aprobado por Resolución de fecha 11 de julio de 2006 y el Manual de Procedimientos de Auditoría Interna por Resolución de fecha 24 de enero de 2007;
LA AUDITORA INTERNA DE LA NACIÓN
RESUELVE
1) Adoptar las siguientes “Normas Generales de Control Interno” que como Anexo I forman parte de la presente.
2) Las “Normas Generales de Control Interno” constituyen un marco de referencia para organizar la estructura de control interno en cada repartición pública, instituyéndose en un esquema básico para la transparencia de la gestión pública en el marco de la legalidad, la ética y la rendición de cuentas democrática.
3) Pase a la Gerencia Sector Público a los efectos de darle la mayor difusión.
4) Pase al Departamento de Informática a los efectos de su publicación en la página Web de la Oficina.
5) Cumplido, archívese.
NORMAS
GENERALES DE CONTROL INTERNO
INDICE
I- PRESENTACIÓN
MARCO LEGAL
II- INTRODUCCION
III- EL CONTROL INTERNO SEGÚN EL INFORME COSO
a) Definición de control interno
b) Los
cinco componentes:
b.1) Ambiente
de control
b.2) Evaluación
del riesgo
b.3) Actividades
de control
b.4) Información
y comunicación
b.5) Supervisión
y monitoreo
IV- GLOSARIO
DE TERMINOS
V- BIBILIOGRAFIA
I)
PRESENTACION
El director o jerarca máximo de
cada repartición del Estado es responsable por diseñar y mantener vigente un
ambiente y estructura de control interno, acorde a las circunstancias que
promuevan los objetivos institucionales y gubernamentales, velando y
garantizando un proceso integral de rendición de cuentas en el sector de su
competencia.
Todo jerarca, como servidor
público, tiene la obligación de rendir cuentas claras y oportunas de su gestión,
basado en la responsabilidad que asume en la administración pública con apego a
las normas legales vigentes. La confianza depositada al asignarseles sus
funciones específicas, requiere de métodos y pruebas de supervisión y
seguimiento para garantizar el logro de los objetivos y metas planificadas, el
cumplimiento presupuestario respectivo y el uso de los recursos con
eficiencia y eficacia medibles, retroalimentado los sistemas para mantenerlos
actualizados.
El Marco Conceptual y las Normas Generales que aquí se
adoptan, constituyen un marco de referencia para organizar ese ambiente y
estructura de control interno en cada repartición pública. Asimismo,
constituyen un esquema básico para la transparencia de la gestión pública, en
el marco de la legalidad, la ética y la rendición de cuentas democrática.
MARCO LEGAL
Los cometidos asignados a la Auditoria Interna de la Nación
están establecidos por los Art. 48 y 49 de la Ley Presupuestal Nº 16.736, de
fecha 5/01/96, correspondiente al período 1996-2000, incorporados al Texto
Ordenado de Contabilidad y Administración Financiera (TOCAF).
Los mismos establecen lo siguiente:
Artículo 48.- El
Capítulo II, Del Control, del Título III del Texto Ordenado de
Contabilidad y Administración Financiera (TOCAF)
comenzará por el artículo 92, el que quedará redactado de la siguiente
forma:
"ARTICULO 92.- El sistema de control interno de los actos y
la gestión económico-financieros estará encabezado por la Auditoría Interna de
la Nación, a la cual corresponderá:
1) Realizar las tareas de auditoría de acuerdo a las normas de
auditoría generalmente aceptadas.
2) Verificar el movimiento de fondos y valores de la Tesorería General
de la Nación y el arqueo de sus existencias.
3) Inspeccionar los registros analíticos y sintéticos de la Contaduría
General de la Nación y verificar, mediante los métodos usuales de auditoría, su
correspondencia con la documentación respaldante y la de ésta con la gestión
financiera patrimonial.
4) Verificar la adecuación de los estados contables y presupuestarios
de los organismos comprendidos en el Presupuesto Nacional a los registros y la
documentación que los respaldan.
5) Fiscalizar la emisión y destrucción de valores fiscales.
6) Supervisar el cumplimiento del control del régimen de asistencia,
horarios, licencias y aplicación de los recursos humanos de quienes revistan en
la Administración Central, debiendo realizar informes periódicos de sus
resultados.
7) Cumplir toda otra tarea de control posterior que le sea cometido o que la
presente ley le asigne"
.Artículo 49.- Sustitúyese
el artículo 93 del Capítulo II, Del Control, Título III del
Texto Ordenado de Contabilidad y Administración Financiera (TOCAF),
por el siguiente:
"ARTICULO 93.- Las
actuaciones y auditorías, selectivas y posteriores, a cargo de la Auditoría
Interna de la Nación, abarcarán los aspectos presupuestales, económicos,
financieros, patrimoniales, normativos y de gestión, así como la evaluación de
programas y proyectos.
Sin perjuicio de la técnica usual de control establecida en las normas de
auditoría generalmente aceptadas, se fundará en criterios de juridicidad,
eficiencia y eficacia, según corresponda".
La Auditoria Interna
de la Nación, en uso de sus facultades y en la perspectiva dinámica de
mejoramiento de la administración pública adopta este Marco Conceptual de
Control Interno.
(regresar al índice)
II)
INTRODUCCION
Como
forma de solucionar la diversidad de conceptos, definiciones e interpretaciones
existentes en torno al control interno, es publicado en 1992, en EEUU, el “Informe COSO” sobre control interno (COSO: Committee of Sponsoring
Organizations of the Treadway Commission)
El
grupo de trabajo estuvo constituido por
representantes de cinco organismos
profesionales:
* AAA
– Asociación Americana de Contadores
* AICPA
– Instituto Americano de Contadores Públicos Autorizados
* FEI
– Instituto de Ejecutivos Financieros
* IIA
– Instituto de Auditores Internos
* IMA –
Instituto de Contadores Gerenciales
Su objetivo fue
* Acordar una definición
de Control Interno que sea aceptada como un marco común que satisfaga las
necesidades de todos los sectores.
* Aportar una estructura
de Control Interno que facilite la evaluación de cualquier sistema en cualquier
organización.
El
“Informe COSO” constituyó un gran avance al acordar una definición respecto al
concepto de control interno. El informe COSO logra definir un marco conceptual común y se constituye en una visión integradora del control interno.
El Informe
COSO se estructura en cuatro partes.
* Resumen Ejecutivo: visión de alto nivel sobre la estructura conceptual del control interno,
dirigido a directores ejecutivos, miembros del consejo, legisladores.
* Estructura Conceptual: Define control interno, describe sus componentes y
proporciona criterios para que Administradores, Consejeros y otros puedan
valorar sus sistemas de control.
* Reportes a Partes Externas: Es un documento suplementario que proporciona
orientación a aquellas entidades que publican informes sobre control interno
además de la preparación de estados financieros.
* Herramientas de evaluación: Proporciona materiales que se pueden usar en la
realización de una evaluación de un sistema de control interno.
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III) EL CONTROL INTERNO SEGUN COSO
a) Definición de control interno
El
control interno es un proceso efectuado por la dirección y el resto del
personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de
seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las
siguientes categorías:
* Eficacia y eficiencia de las operaciones
* Confiabilidad de la información financiera
* Cumplimiento de las leyes, reglamentos y normas que
sean aplicables
Como proceso...
* Es un medio para
alcanzar un fin, no es un fin en si mismo.
* No es un evento o
circunstancia sino una serie de acciones que permean en las actividades de una
organización.
* Es una cadena de
acciones extendida a todas las actividades inherentes a la gestión e integradas a los demás procesos básicos de
la misma: planificación, ejecución y supervisión.
* Los controles deben
constituirse “dentro” de la infraestructura de la Organización y no “sobre
ella”.
Es llevado a cabo por la Dirección y el
resto del personal...
* Es efectuado por
personas.
* Es ejecutado por la
gente de una Organización a través de lo que ellos hacen y dicen. La gente
diseña los objetivos de la entidad y establece los mecanismos de control.
* La Dirección es
responsable de la existencia de un eficaz y eficiente sistema de control.
Aunque los directores tienen como obligación primaria la vigilancia del
control, también proporcionan directrices y aprueban ciertas transacciones y
políticas.
* Cada individuo dentro
de la Organización tiene algún rol respecto al control interno.
Proporciona una seguridad razonable...
* No asegura con certeza
el cumplimiento de los objetivos de la Organización, sino que contribuye a
ello.
* No importa lo bien
diseñado que esté el sistema de control, lo más que se puede esperar es que
proporcione una seguridad razonable.
Eficacia
del Sistema de Control Interno
La
eficacia del control interno se puede dar en tres niveles distintos.
El
control interno se puede considerar eficaz en cada una de las tres categorías
respectivamente, si la dirección de la Unidad tiene la seguridad razonable de
que:
* Dispone de la
información adecuada sobre hasta qué punto se están logrando los objetivos
operacionales de la Unidad.
* Se prepara de forma
fiable la información financiera de la misma.
* Se cumplen las leyes y
normativa a las que se encuentra sujeta.
Si
bien el control interno es un proceso, su eficacia es el estado o la situación
del proceso en un momento dado.
b) Los cinco componentes del Control Interno
De
acuerdo al marco COSO, el control interno consta de cinco componentes
relacionados entre sí.
Estos
derivarán de la manera en que la Dirección dirija la Unidad y estarán
integrados en el proceso de dirección. Los componentes serán los mismos para
todas las Organizaciones (sean públicas o privadas) y dependerá del tamaño de
la misma la implantación de cada uno de ellos.
Los
componentes son:
b.1) Ambiente de control
b.2) Evaluación de riesgos
b.3) Actividades de control
b.4) Información y comunicación
b.5) Supervisión y monitoreo
b .1) El ambiente
de control
El
ambiente o entorno de control es la base de la pirámide de control interno,
aportando disciplina a la estructura. En el se apoyarán los restantes
componentes, por lo que será fundamental para solidificar los cimientos de un
eficaz y eficiente sistema de control interno. Marca la pauta del
funcionamiento de la Unidad e influye en la concientización de sus
funcionarios.
Los
factores a considerar dentro del entorno de control serán la integridad y los
valores éticos, la capacidad de los funcionarios de la Unidad, el estilo de
dirección y de gestión, la manera en que la Dirección asigna autoridad y
responsabilidad, la estructura organizacional vigente y las políticas y
prácticas de personal utilizadas.
Debe
considerarse en la evaluación que los procedimientos existan, que hayan sido
apropiadamente notificados, que sean conocidos, que sean adecuadamente
comprendidos y que exista evidencia de que se aplican.
Integridad y valores éticos
Dado
que el control interno se sustenta en los valores éticos, la autoridad superior
del organismo debe procurar promover, difundir y monitorear el cumplimiento de
los mismos.
Estos
valores éticos deben enmarcar el comportamiento de todos los funcionarios de la
Unidad, orientando su integridad y compromiso profesional.
Debe
ser la Dirección del Organismo la que mediante actitudes (su ejemplo) y otros
mecanismos, busque crear una cultura apropiada a tales fines.
* Los funcionarios conocen la normativa vigente que regula su conducta en
el ejercicio de la función pública.
* Se enfatiza en la importancia de la integridad y el comportamiento
ético, respetando ciertos códigos de conducta aún cuando no estén escritos.
* Existe algún documento que recoja los valores y principios éticos que
promueve la Organización, por ejemplo a través de un código de conducta que
determine la política de la misma respecto de asuntos críticos donde puedan
verificarse conflicto de intereses.
* Se ha dado a conocer a todos los funcionarios involucrados y se ha
verificado su comprensión.
* Se ponen en conocimiento de terceros ajenos a la Organización pero
vinculados a la misma como ser Usuarios
o Proveedores,
* Los funcionarios se comportan de acuerdo a las reglas de conducta
definidas por la Dirección.
* Se asignan periódicamente los premios y castigos a que da lugar el
acatamiento o no de las reglas y normas de conducta.
* Los premios y castigos son adecuados.
Competencia de los
funcionarios
Tanto
los jerarcas como los funcionarios en general, deben caracterizarse por poseer
un nivel de competencia acorde a las responsabilidades asumidas. Esto permitirá
comprender de mejor manera la importancia del desarrollo, implantación y
mantenimiento de un buen sistema de control interno.
* Se han analizado formal o informalmente las funciones principales a
desarrollar.
* Se ha efectuado un análisis de las competencias requeridas por los
funcionarios para desempeñar adecuadamente dichas funciones.
* Existe un plan de capacitación anual que contribuya al mantenimiento y
mejoramiento de las competencias de los funcionarios.
Estilo de dirección y gestión
La
Dirección debe transmitir a todos los niveles de la estructura organizacional,
de forma contundente y permanente, su compromiso y liderazgo con los controles
implementados y con los valores éticos.
Será
la autoridad superior del organismo la encargada de hacer comprender a todos
los funcionarios el papel que cada uno deberá cumplir dentro del sistema de
control interno.
* Se percibe de parte de la Dirección del Organismo un compromiso
permanente con el sistema de control interno y con los valores éticos del
mismo. El compromiso puede manifestarse a través de reuniones, exposiciones,
cursos.
* Las decisiones sustantivas de la Organización se toman luego de que se
ha realizado un cuidadoso análisis de los riesgos asumidos.
* Existe una actitud positiva hacia la función de rendición de cuentas,
auditoría interna y otro tipo de controles.
* Se utiliza el presupuesto de la Unidad como herramienta de control.
* Existe un compromiso permanente hacia la elaboración responsable de
información financiero – contable y de gestión.
Estructura Organizativa - Organigrama
La
estructura organizativa debe ser adecuada para cumplir con la misión y los
objetivos de la Unidad. Esta estructura se debe formalizar en un Organigrama,
el cuál debe ser difundido a todos los funcionarios.
* La Organización cuenta con una estructura organizativa que manifiesta
claramente la relación jerárquico funcional existente.
* Contribuye al flujo de información entre áreas.
* La estructura organizativa es adecuada al tamaño y naturaleza de las
operaciones.
* Existe un diagrama de la estructura organizativa vigente.
* El mismo ha sido difundido a toda la Organización.
Asignación de autoridad y responsabilidad
Cada
funcionario debe conocer sus deberes y responsabilidades. Esto contribuye a
desarrollar la iniciativa de los mismos y a solucionar los problemas, actuando
siempre dentro de sus responsabilidades.
Asimismo,
los funcionarios deben conocer los objetivos de la Unidad donde se desempeñan y
cómo su función contribuye al logro de los objetivos generales. Esto es
fundamental para lograr un compromiso mayor en las personas que se desempeñan
en una Organización.
* Los funcionarios conocen los cometidos de la Organización y cómo su
función contribuye al logro de los mismos.
* Existe una clara asignación de responsabilidades, lo que implica que
cada funcionario desarrolla sus propias iniciativas y actúa dentro de sus
responsabilidades.
* La asignación de responsabilidad está directamente vinculada con la
asignación de autoridad.
* Los funcionarios que tienen asignadas responsabilidades deben rendir
cuentas periódicamente por tal asignación.
Políticas y prácticas de Personal
Se
deben establecer políticas y prácticas de personal (dentro del ámbito normativo
vigente), que busquen lograr una administración de personal justa y equitativa.
Si
bien existe una normativa vigente que impide a la Dirección de una Unidad
moverse libremente en este aspecto, se debe procurar lograr justicia y equidad
en el personal a la hora de capacitar, adiestrar, calificar, promover y
disciplinar a los funcionarios.
* Existen procedimientos definidos para la promoción, selección,
capacitación, evaluación, compensación y sanción del personal.
* Los mismos son conocidos por todos los funcionarios.
* Los mismos se aplican en la realidad.
b. 2) Evaluación
de Riesgos
Cada
Unidad se enfrenta a diversos riesgos internos y externos que deben ser
evaluados. Una condición previa a la evaluación del riesgo es la identificación
de los objetivos a los distintos niveles, los cuales deberán estar vinculados
entre sí.
La
evaluación de riesgos consiste en la identificación y el análisis de los
riesgos relevantes para la consecución de los objetivos, y sirve de base para
determinar cómo han de ser gestionados.
A
su vez, dados los cambios permanentes del entorno, será necesario que la Unidad
disponga de mecanismos para identificar y afrontar los riesgos asociados al
cambio.
En
la evaluación se deberá analizar que los objetivos hayan sido apropiadamente
definidos, que los mismos sean consistentes con los objetivos institucionales,
que hayan sido oportunamente comunicados, que se hayan detectado y analizado
adecuadamente los riesgos, que se los haya clasificado de acuerdo a la
relevancia y probabilidad de ocurrencia.
Misión, Objetivos y Políticas
Los
objetivos y políticas de una determinada Unidad deberán estar alineados y ser
consistentes con la misión de la misma, la cual es desarrollada a nivel del
Inciso.
Es
importante que los mismos se encuentren documentados y difundidos no solo a
toda la Organización, sino que también es importante su difusión a nivel de la
sociedad en general. Esto será importante a la hora de rendir cuentas de la
gestión del Organismo.
Misión:Expresa lo que es la
Organización, para qué está, qué necesidades cubre. La misión es definida a
nivel de Inciso.
Objetivos: Expresan los propósitos de la Organización,
mostrando hacia donde va la misma.
Políticas: Expresan los medios que utiliza la Organización para
conseguir los objetivos. Dado el ambiente dinámico en donde interactúa la
Unidad, los objetivos deberán adecuarse a esos cambios.
* La misión de la Organización es conocida y comprendida por la Dirección
y los funcionarios de la Unidad.
* Los objetivos definidos para la Unidad son concordantes con la misión
definida.
* Existe un compromiso por parte de la Dirección de que los objetivos sean
conocidos y comprendidos por todos los funcionarios.
* Se han determinado los beneficiarios de las acciones desarrolladas por
la Organización.
* Los cometidos son difundidos adecuadamente a nivel de la sociedad, a los
efectos de rendir cuentas de la gestión del Organismo.
* Existe una definición adecuada de políticas por parte de la Dirección
para alcanzar los objetivos.
* Las mismas son difundidas y comprendidas por parte de todos los
funcionarios.
* El presupuesto asignado a la Unidad es adecuado para el cumplimiento de
los objetivos.
* Existe por parte de la Dirección una priorización de objetivos,
concordante con los recursos asignados a la misma.
Objetivos a nivel de
proceso o actividad
Se
deben identificar los objetivos particulares a nivel de todos los procesos o
actividades desarrolladas por una Unidad, a los efectos de poder identificar
los riesgos que podrían amenazar la consecución de los objetivos vinculados a
los mismos.
* Los objetivos particulares de los procesos sustantivos de la Unidad
(entendiéndose por procesos sustantivos los que agregan valor a la Unidad) se
encuentran identificados.
* Los mismos son concordantes con los objetivos generales de la Unidad.
* Se encuentran definidas las herramientas de medición (indicadores) del
grado de cumplimiento de los objetivos.
* Estas herramientas de medición se encuentran operativas en la realidad y
se aplican.
Identificación de Riesgos
Los
riesgos que podrían afectar la consecución de los objetivos de la Organización,
tanto externos como internos, deben estar claramente identificados.
Para
ello se debe realizar un “mapeo” de riesgos que incluya la especificación de
los procesos claves de la Organización, la identificación de los objetivos
generales y particulares de los mismos, y las amenazas y riesgos que pueden
impedir que los mismos se cumplan.
* Se encuentran identificados los riesgos tanto internos como externos,
que podrían interferir en que los objetivos de procesos sean cumplidos.
* Existen mecanismos definidos para la identificación de riesgos internos
y los mismos funcionan adecuadamente.
* Los mecanismos utilizados para identificar riesgos tienen en cuenta los
siguientes factores:
Futuros recortes de Presupuesto
Modificación de procedimientos
Dificultades en los sistemas de información
Falta de competencia y capacitación del personal
Modificación de autoridades
Falta de financiamiento
* Se tienen en cuenta las observaciones y recomendaciones de auditoría
(Auditoría Interna de la Nación y/o Auditoría Interna) realizadas en el pasado.
* Están identificados aquellos riesgos que la Dirección entiende que no
debe mitigar (riesgo residual) y por lo tanto asume esa responsabilidad.
Estimación de Riesgos
Se
debe estimar la probabilidad de ocurrencia de los riesgos identificados, así
como también cuantificar las posibles pérdidas que los mismos podrían
ocasionar.
Por
consiguiente, la estimación de riesgos debe hacerse a través de dos variables: probabilidad (frecuencia en la ocurrencia del mismo) e impacto (consecuencia
que tendría el mismo si ocurriera).
* Existe una estimación de riesgos, considerando la probabilidad de
ocurrencia y el impacto de los mismos.
Manejo del
cambio
Se
debe disponer de procedimientos capaces de captar e informar oportunamente
cualquier cambio, tanto en el ambiente interno como externo, que puedan impedir que los objetivos se
consigan.
* Las Áreas están instruidas para informar a la Dirección de cualquier
variación que pueda afectar el cumplimiento de los objetivos de la Entidad o Área.
* Existen procedimientos capaces de captar e informar oportunamente
cambios, tanto internos como externos, que puedan determinar variantes en el
análisis de riesgos.
* Los mismos son aplicados en la
realidad.
b. 3) Actividades
de Control
Las
actividades de control son las políticas, procedimientos, técnicas, prácticas y
mecanismos que permiten a la Dirección administrar (mitigar) los riesgos
identificados durante el proceso de Evaluación de Riesgos y asegurar que se llevan
a cabo los lineamientos establecidos por ella.
Las
actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la Unidad y en cada
una de las etapas de la gestión, partiendo de la elaboración de un mapa de
riesgos, de acuerdo a lo señalado en el punto anterior (Evaluación de Riesgos),
lo cual se representa en el siguiente diagrama:
En
la evaluación del sistema de control interno no solo debe considerarse si
fueron establecidas las actividades relevantes para los riesgos identificados,
sino también si las mismas son aplicadas en la realidad y si los resultados conseguidos
son los esperados.
Atento
a la variedad de actividades de control que pueden emplearse, las aquí
incorporadas lo son a título indicativo. Son desarrolladas al sólo efecto de
ilustrar la variedad de controles típicos que deben utilizarse en cualquier
organización y que el auditor debe tomar en cuenta para su evaluación. Es un
punto de partida, hallándose sujeta a mejoras e incorporación de aquellos
aspectos no contemplados en ellas.
Identificación de
Procedimientos de Control
Luego
de identificar, estimar y cuantificar los riesgos, la Dirección debe determinar
los objetivos de control, y en base a
ello debe establecer las actividades de control más convenientes a implementar.
La conveniencia estará dada por la efectividad de las mismas y el costo a
incurrir en su implantación.
Será
importante en este punto no perder de vista la ecuación costo – beneficio.
* Existen procedimientos de control para mitigar todos los riesgos
identificados y considerados significativos
* Los mismos se aplican apropiadamente.
* Dichos procedimientos son comprendidos por todos los funcionarios
involucrados.
Oposición de intereses
Se
debe asignar a personas diferentes las tareas y responsabilidades relativas a
la autorización, registro y revisión de las transacciones y hechos económicos
de la Organización.
Esto
disminuye considerablemente la posibilidad de cometer actos ilícitos y en caso
que se cometan, es más fácil su detección.
* Las tareas y responsabilidades vinculadas a la autorización, aprobación,
procesamiento y registración, pagos o recepción de fondos, auditoría y custodia
de fondos, valores o bienes de la Organización están asignadas a personas
diferentes.
* Las conciliaciones bancarias son realizadas por personas ajenas al
manejo de las cuentas bancarias.
Coordinación entre áreas
Las
áreas que componen una Organización deben actuar coordinadamente entre ellas.
Esto redundará en la consecución de los objetivos generales de la Organización
y no solo en la consecución de objetivos a nivel de Unidad independiente.
Que
exista coordinación implica que los funcionarios conozcan las consecuencias de
sus acciones respecto a la Organización en su conjunto.
* Existe un flujo de información adecuado entre las distintas áreas de la
Unidad.
* Los funcionarios son conscientes de cómo impactan sus acciones en la
Organización en su conjunto.
Documentación
La
estructura de control interno y todas las transacciones y hecho significativos
de la Unidad deben estar claramente documentados y disponibles para su control.
* Existen documentos escritos acerca de la estructura de control interno
de la Unidad.
* Los mismos se encuentran disponibles y al alcance de todos los
funcionarios.
Niveles
definidos de autorización
Los
hechos significativos de una Organización deben ser autorizados y realizados
por funcionarios que actúen dentro el ámbito de su competencia.
La
Dirección deberá autorizar los hechos significativos a realizar y los
funcionarios deberán ejecutar las tareas que les han sido asignadas, de acuerdo
a los lineamientos establecidos.
* Los procedimientos de control aseguran que las tareas son realizadas
exclusivamente por los funcionarios que tienen asignada la tarea.
* La delegación de tareas se encuentra dentro de los lineamientos
establecidos por la Dirección.
Registro adecuado de las transacciones
Las
transacciones y hechos que afecten a la Organización deben ser registrados
oportuna y adecuadamente.
* Las operaciones de egreso que se dan en la Organización se registran en
tiempo y forma, cualquiera sea la etapa del gasto en las que se encuentren
(Afectación, Compromiso, etc.).
* Lo mismo sucede con las operaciones de ingreso.
Acceso restringido a los
recursos, activos y registros
El
acceso a los recursos, activos y registros debe estar protegido por mecanismos
de seguridad, que permitan asignar responsabilidad en su custodia. Estas
personas serán las encargadas de rendir cuentas por su custodia y utilización.
Es
importante destacar que los datos producidos por la Organización, los cuales son
fundamentales para cumplir con sus objetivos, deben ser considerados activos.
* Los procedimientos de control aseguran que solo las personas autorizadas
tengan acceso a los recursos y activos de la Organización.
* La responsabilidad por custodiar y rendir cuentas por esos recursos está
asignada a determinadas personas.
* Los procedimientos de control aseguran que solo las personas autorizadas
tengan acceso a los registros y datos de la Organización.
* Los permisos asignados para acceder a la información, tanto sea tangible
como en formato electrónico, son revisados periódicamente, asegurando el
principio de “la necesidad de saber”.
* Se realizan controles periódicos entre los recursos existentes y los
saldos que arrojan los registros (arqueos, conciliaciones, recuentos físicos).
* Existen procedimientos establecidos para la custodia de los recursos
físicos.
* La(s) Tesorería(s) tienen las medidas de seguridad correspondientes.
* Los formularios como recibos, órdenes de compra y otros importantes
están prenumerados, guardados adecuadamente y asignada la responsabilidad por
su custodia.
Rotación del personal en
las tareas sensibles
Las
personas que llevan adelante tareas que puedan dar lugar a cometer
irregularidades, deben ser regularmente rotadas en sus puestos.
* Se rota a los funcionarios en las tareas que pueden dar lugar a
irregularidades (fraude, actos de corrupción).
Control del sistema de
información
Con
el objetivo de lograr su correcto funcionamiento, el sistema de información
debe ser controlado periódicamente. Esto se debe a que la toma de decisiones se
respalda en los sub -sistemas de información.
* Existen procedimientos que aseguran el acceso autorizado a los sistemas
de información.
Control de la tecnología de
la información
Los
recursos tecnológicos deben ser regularmente testeados, a los efectos de lograr
cumplir con los requisitos del sistema de información.
* Los recursos tecnológicos son regularmente testeados, a los efectos de
corroborar que cumplen con los requisitos de los sistemas de información.
Indicadores de desempeño
Respetando
el principio de que lo que no se puede medir, no se puede gestionar, la
Organización debe contar con métodos de medición de desempeño que permitan la
elaboración de indicadores para su monitoreo y evaluación.
La
información será utilizada para monitorear y poder corregir los desvíos
oportunamente detectados.
* Existen indicadores y criterios para la medición de la gestión.
* Los indicadores son apropiados y se ajustan a la realidad de la
Organización.
* Se revé periódicamente la validez de los mismos.
* Son consistentes con la misión y objetivos de la Unidad.
* Se analizan periódicamente los resultados obtenidos.
* Si se encuentran desvíos con lo previsto, se toman las medidas correctivas
apropiadas.
Manuales de procedimientos
Toda
Organización debe contar con manuales de procedimientos, en los cuales se
desarrollará la forma óptima de llevar adelante los procesos de negocio. Es
fundamental que todos los funcionarios tengan documentada, la forma de
desempeñarse en la Organización.
* Existen manuales de procedimientos escritos para los procesos
sustantivos de la Unidad, en los cuales se desarrolla la forma óptima de llevar
adelante el proceso.
* Se ha notificado a los funcionarios acerca de los mismos.
b.4) Información y Comunicación
Hay
que identificar, recopilar y comunicar información pertinente en tiempo y forma
que permitan cumplir a cada funcionario con sus responsabilidades.
También
deberá existir una comunicación eficaz en un sentido amplio, que fluya en todas
las direcciones a través de todos los ámbitos de la Unidad, de arriba hacia
abajo y a la inversa. La Dirección debe comunicar en forma clara las
responsabilidades de cada funcionario dentro del sistema de control interno
implementado. Los funcionarios tienen que comprender cuál es su papel en el sistema de control interno y cómo las
actividades individuales están relacionadas con el trabajo del resto.
Asimismo,
deben contar con los medios para comunicar la información significativa a los
niveles superiores.
Información y
responsabilidad
Los
datos de una Organización deben ser identificados, captados, registrados,
procesados en información y comunicados en tiempo y forma a los funcionarios,
para que estos puedan tomar decisiones acertadas y cumplir con sus
responsabilidades.
* Están definidos los distintos reportes que deben remitirse a los
distintos niveles internos para la toma de decisiones.
* La información es apropiada de acuerdo a los niveles de autoridad y
responsabilidad asignados.
Flujo de Información
El
flujo de información debe circular en todos los sentidos dentro de la
Organización:
* La información circula en todos los sentidos dentro de la Organización
(ascendente, descendente, horizontal y transversal) y esta disponible para
quienes deben disponer de ella.
Sistemas de Información
integrado
Los
sistemas de información dentro de una Organización deben estar integrados. Los
funcionarios de una unidad organizacional deben saber como se vincula la
información elaborada por el área donde se desempeñan, con la información
elaborada por el resto de las unidades de la estructura
A
su vez, el sistema de información debe estar condicionado a la Estrategia de la
Organización.
El
sistema de información debe servir para:
- La toma de decisiones a
todos los niveles
- Evaluar el desempeño del
organismo
- Rendir cuentas
* Los funcionarios saben como se vincula la información elaborada por el
área donde se desempeñan, con la información elaborada por el resto de las
unidades de la estructura.
Flexibilidad al cambio
El
sistema de información debe ser revisado, a los efectos de comprobar que sigue
siendo eficaz para la toma de decisiones a lo largo del tiempo.
Se
debe constatar que la información elaborada sigue siendo relevante para los
objetivos de la Organización.
Toda
vez que el organismo cambie su estrategia, misión, política u objetivos, se
debe analizar el impacto sobre su sistema de información.
* El sistema de información es revisado a lo largo del tiempo, a los
efectos de comprobar que sigue siendo eficaz para la toma de decisiones y que
la información elaborada sigue siendo relevante para los objetivos de la
Organización.
* Se analiza el sistema de información cada vez que el organismo cambia su
estrategia, misión, política u objetivos.
Compromiso de la autoridad
superior
Es
imprescindible que la Dirección tome conciencia del grado de importancia del
sistema de información organizacional, para poder cumplir con sus objetivos. Este
compromiso se debe explicitar mediante la procura de recursos suficientes para
poder mejorarlo y volverlo más eficaz.
* La Dirección es consciente de la importancia del sistema de información
organizacional y este compromiso se explicita por ejemplo mediante la procura
de recursos suficientes para poder mejorarlo y volverlo más eficaz.
Comunicación, valores
organizacionales y estrategias
La
Organización debe contar con un sistema de comunicación multidireccionado, que
proporcione oportunamente a todos los funcionarios la información (relevante y
confiable), necesaria para poder cumplir con sus responsabilidades.
* Existen mecanismos que aseguran la comunicación en todos los sentidos.
* El sistema de comunicación proporciona oportunamente a todos los funcionarios
la información (relevante y confiable), necesaria para poder cumplir con sus
responsabilidades.
Canales de comunicación
Los
canales de comunicación deben presentar un grado de apertura y eficacia acorde
a las necesidades de información internas y externas (sociedad, prensa, entre
otros).
* Existen canales de comunicación adecuados con terceros interesados y
partes externas (sociedad, prensa, entre otros).
b.5) Supervición y Monitoreo
Los
sistemas de control interno requieren supervisión, es decir, un proceso que
verifique la vigencia del sistema de control interno a lo largo del tiempo.
Esto se consigue mediante actividades de supervisión continuada, evaluaciones
periódicas o una combinación de ambas cosas.
Evaluación del sistema de control interno
La
eficacia del sistema de control interno de toda Organización, debe ser
periódicamente evaluada por la Dirección y los mandos medios.
Los
resultados de la evaluación deben ser comunicados a aquel ante quién se es
responsable.
* El sistema de control interno es evaluado periódicamente por la
Dirección y los mandos medios a los efectos de corroborar su vigencia.
* Existen herramientas definidas de autoevaluación que permiten evaluar el
sistema de control interno implementado.
Eficacia del sistema de
control interno
Un
sistema de control interno se considera eficaz si la dirección de la Unidad
tiene la seguridad razonable de que:
* Dispone de la
información adecuada sobre hasta qué punto se están logrando los objetivos
operacionales de la Unidad.
* Se prepara de forma
fiable la información financiera de la misma.
* Se cumplen las leyes y
normativa a las que se encuentra sujeta.
Si
bien el control interno es un proceso, su eficacia es el estado o la situación
del proceso en un momento dado.
* Se evalúa periódicamente la eficacia del sistema de control interno,
teniendo en cuenta si la Dirección de la Unidad tiene seguridad razonable de
que:
* Dispone de la
información adecuada sobre hasta qué punto se están logrando los objetivos
operacionales de la Unidad.
* Se prepara de forma
fiable la información financiera de la misma.
* Se cumplen las leyes y
normativa a las que se encuentra sujeta.
Validación de los supuestos asumidos
Se
deben validar periódicamente los supuestos que sustentan los objetivos de una
Organización.
A
modo de ejemplo, los objetivos de una Organización pueden apoyarse en supuestos
acerca de las necesidades de la sociedad. Por consiguiente será fundamental la
validación de estos supuestos a lo largo del tiempo.
* Se validan periódicamente los supuestos que sustentan los objetivos de
una Organización.
Deficiencias detectadas
Se
deben establecer procedimientos que aseguren que toda deficiencia detectada,
que afecte al Sistema de Control Interno o pueda llegar a afectarlo, pueda ser oportunamente informada.
* Existen procedimientos que aseguran que toda deficiencia detectada que
afecte al Sistema de Control Interno o pueda llegar a afectarlo, pueda ser oportunamente informada.
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IV)
GLOSARIO DE TERMINOS
Auditoría interna
La auditoría interna es una actividad independiente y
objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar
las operaciones de una Organización. Ayuda a una Organización a cumplir sus
objetivos, aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y
mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno.
Añadir / Agregar Valor
El valor se genera mediante la mejora de oportunidades para
alcanzar los objetivos de la organización, la identificación de mejoras
operativas, y/o la reducción de la exposición al riesgo, tanto con servicios de
aseguramiento como de consultoría.
Categoría
Uno de los tres grupos de objetivos de control interno. Las
categorías son la eficacia y eficiencia de las operaciones, la fiabilidad de la
información financiera y el cumplimiento de las leyes y normas que sean
aplicables. Las categorías pueden superponerse, lo que puede determinar que un
objetivo pertenezca a más de una categoría.
Componente
Uno de los cinco elementos de control interno. Los
componentes de control interno son: el entorno o ambiente de control, la evaluación de riesgos,, las
actividades de control, la información y comunicación, y la supervisión y
monitoreo.
Control
Cualquier medida que tome la dirección y otras partes para
gestionar los riesgos y aumentar la probabilidad de alcanzar los objetivos y
metas establecidos. La dirección planifica, organiza y dirige la realización de
las acciones suficientes para proporcionar una seguridad razonable de que se
alcanzarán los objetivos y metas.
Control
Adecuado
Es
el que está presente si la dirección ha planificado y organizado (diseñado) las
operaciones de manera tal que proporcionen un aseguramiento razonable de que
los objetivos y metas de la organización serán alcanzados de forma eficiente y
económica.
Control
interno
Un
proceso efectuado por la dirección y el resto del personal de una entidad,
diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en
cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías:
* Eficacia y eficiencia
de las operaciones
* Confiabilidad de la
información financiera
* Cumplimiento de las
leyes, reglamentos y normas que sean aplicables
Control interno eficaz
El control interno puede considerarse eficaz en cada una de
las tres categorías, respectivamente, si la dirección tiene seguridad razonable
de que:
* Conocen en qué medida
se están alcanzando los objetivos operacionales de la entidad.
* Los estados
financieros públicos se han preparado en forma fiable y se está siendo
transparente a la hora de rendir cuentas.
* Se están cumpliendo
las leyes y normas que le son aplicables a la unidad.
Eficacia
Capacidad de alcanzar las metas y/o
resultados propuestos.
Eficiencia
Capacidad de producir el máximo de resultado
con el mínimo de recursos, energía y tiempo.
Gestión de Riesgos
Un proceso para identificar, evaluar, manejar y controlar
acontecimientos o situaciones potenciales, con el fin de proporcionar un
aseguramiento razonable respecto del alcance de los objetivos de la
organización.
Política
Directriz emitida por la dirección sobre
lo que hay que hacer para efectuar el control. Constituye la base de los
procedimientos que se requieren para la implantación del control.
Procedimiento
Conjunto de acciones mediante el cual se implanta una
política.
Procesos de Control
Las políticas, procedimientos y actividades, los cuales
forman parte de un enfoque de control, diseñados para asegurar que los riesgos
estén contenidos dentro de las tolerancias establecidas por el proceso de
evaluación de riesgos.
Proceso de Gestión
Conjunto de acciones emprendidas por la dirección para
gestionar una entidad. El sistema de control interno forma parte de dicho
proceso y está integrado en él.
Riesgo
La posibilidad de que ocurra un acontecimiento que tenga un impacto en el alcance de los
objetivos. El riesgo se mide en términos de impacto y probabilidad.
Riesgos Residuales
El riesgo que permanece después de que la dirección haya
realizado sus acciones para reducir el impacto y la probabilidad de un
acontecimiento adverso,
incluyendo las actividades de control en respuesta a un riesgo.
Seguridad Razonable
Concepto según el cual el control interno, por muy bien
diseñado y ejecutado que esté, no puede garantizar que los objetivos de una
entidad se consigan, debido a las limitaciones inherentes de todo sistema de
control interno.
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V) Bibliografía
* Control Interno
(Informe COSO), Samuel Alberto Mantilla
* Los nuevos
conceptos de Control Interno (Informe COSO), Coopers & Lybrand e
Instituto de Auditores Internos de España. Ediciones Díaz de Santos, S.A.,
Madrid, 1997.
* Normas Generales de
Control Interno, Sindicatura General de la Nación, República Argentina.
* Manual de
Procedimientos de Auditoría Interna, Auditoría General de la Universidad
de Buenos Aires.
* Marco Conceptual de
las Normas de Control Interno- Sistema de Auditoria Gubernamental- Contraloría General de Cuentas
Guatemala
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