AUDITORIA INTERNA DE LA NACION
Montevideo, 24 de enero de 2007
VISTO: 1º) Que la Ley Nº 16.736 de fecha 5 de enero de 1996 establece que la Auditoria Interna de la Nación (A.I.N) encabeza el sistema de control interno de los actos y la gestión económico financiera del Estado.
2º) Que en la I Reunión Especializada de Organismos Gubernamentales de Control Interno realizada en la ciudad de Buenos Aires (República Argentina) entre los días 27 y 29 de marzo de 2006, se acordó la homogenización de las normas vigentes en cada estado miembro del Mercosur.
RESULTANDO: 1º) Que corresponde a la Auditoria Interna de la Nación (A.I.N), como órgano que encabeza el sistema de control estatal, realizar las tareas de auditoría de acuerdo a las normas de auditoría generalmente aceptadas.
2º) Que, en tal sentido, tiene como cometido el examen independiente, objetivo, sistemático y amplio del funcionamiento del control interno establecido en los distintos organismos comprendidos dentro de su ámbito de competencia.
CONSIDERANDO: 1º) Que la auditoría interna constituye una actividad de aseguramiento y de consulta independiente y objetiva, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones del Estado.
2º) Que la aprobación del Código de Ética por Resolución de fecha 11 de julio de 2006, significó un complemento que fortaleció el cumplimiento de leyes y regulaciones vigentes.
3º) Que, en este marco, un Manual de Procedimientos de Auditoría Interna, persigue como propósito primordial, constituirse en una guía para la acción, proveyendo un marco para ejercer y promover bases para evaluar el desempeño de la auditoría interna fomentando la mejora en los procesos y operaciones del Estado.
ATENTO: A lo dispuesto por las normas internacionales de auditoría generalmente aceptadas, las normas internacionales para el ejercicio profesional de la auditoría interna y el Código de Ética aprobado por Resolución de fecha 11 de julio de 2006,
LA AUDITORA INTERNA DE LA NACIÓN
RESUELVE
1) Aprobar el presente “Manual de Procedimientos de Auditoría Interna” que como Anexo I forma parte de la presente.
2) El “Manual de Procedimientos de Auditoría Interna” será de aplicación para todos los funcionarios de la Gerencia del Sector Público, buscando orientar la actividad de los auditores a efectos de que se ajuste a métodos objetivos y sistemáticos que ayuden a la formulación de juicios razonables, mejorando las prácticas y procedimientos en uso y facilitando la tarea del equipo auditor.
3) Pase a la Gerencia Sector Público a los efectos de darle la mayor difusión.
4) Pase al Departamento de Informática a los efectos de su publicación en la página Web de la Oficina.
5) Cumplido, archívese.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA INTERNA
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA INTERNA
I. INTRODUCCIÓN
La actividad
de auditoría interna actúa como una actividad de aseguramiento y consulta
independiente y objetiva, concebida para agregar valor y mejorar las
operaciones del Estado.
El propósito
del presente Manual es ser una guía para la acción, proveyendo un marco para
ejercer y promover bases para evaluar el desempeño de la auditoria interna
fomentando la mejora en los procesos y operaciones del Estado.
Conforme a las
atribuciones de la Ley Nº 16.736 del 05/01/1996 artículos 45 a 52,
corresponde a la Auditoría Interna de la Nación (A.I.N.) como Organo que
encabeza el Sistema de Control Interno estatal, realizar las tareas de
auditoría de acuerdo a las normas de auditoría generalmente aceptadas. Se
fundará en criterios de juricidad, eficiencia y eficacia, según corresponda.
1. Competencia de la AIN
A la
Auditoría Interna de la Nación, le corresponde el examen independiente,
objetivo, sistemático y amplio del funcionamiento del control interno
establecido en los organismos comprendidos dentro de su ámbito de competencia.
Realiza
actuaciones y auditorías, selectivas y posteriores que abarcan los aspectos
presupuestales, económicos, financieros, patrimoniales, normativos y de
gestión, así como a evaluación de programas y
proyectos (Art. 49 de la Ley N° 16.736).
Alcanza a
todos los órganos y reparticiones comprendidos dentro de la persona pública
Estado, así como a los Entes Autónomos y Servicios Descentralizados
comprendidos en el art. 220 de la Constitución de la República, sin perjuicio
de las autonomías reconocidas constitucionalmente (Art. 47 de laLeyN° 16.736).
Tiene
competencias en el contralor de los estados contables de las personas públicas
no estatales, de los organismos privados que manejen fondos públicos o
administren bienes del Estado y de las Cajas Paraestatales de Seguridad Social.
(Art. 199 de la Ley 16.736).
2. Objeto y contenido del Manual
El presente Manual
está dirigido a orientar la actividad del auditor a efectos de que se ajuste a
métodos objetivos y sistemáticos que ayuden a la formulación de juicios
razonables,mejorar las prácticas y procedimientos en uso y facilitar la tarea
del equipo auditor.
Tiene como propósitos:
a) fortalecer la sistematización
del trabajo del auditor y
unificar el trabajo de todos los equipos y unidades;
b) contribuir como mecanismo de
capacitación para el
personal que se incorpora al Sector Público y
c) fomentar
la calidad de las auditorías que se practiquen, cuyo logro depende
principalmente de los siguientes factores:
- la
definición, comprensión y manejo de los principios,
normas técnicas y prácticas de auditoría interna;
- eficiente asignación y
administración de los recursos;
- adecuada
planificación y programación de las
actividades;
- capacitación
continua y permanente del personal
auditor;
- eficaz supervisión en la ejecución;
- soporte de
los hallazgos, afirmaciones y conclusiones
con evidencias suficientes, pertinentes y convincentes;
- presentación
de informes objetivos, confiables y
oportunos sobre los resultados de la auditoría;
- adecuado seguimiento de las
recomendaciones.
II.
OBJETO Y ALCANCE DEL TRABAJO
El auditor
aplicará las técnicas de control establecidas en las normas internacionales de
auditoría generalmente aceptadas y en las normas internacionales para el
ejercicio profesional de la auditoria interna. Se fundará en criterios de
juridicidad, eficiencia y eficacia.
Dado que
pueden presentarse situaciones derivadas de normas específicas, solicitudes y/o
denuncias, que demanden al auditor la necesidad de efectuar estudios o exámenes
especiales, éstos serán realizados utilizando los procedimientos, recursos
profesionales y métodos apropiados conforme su naturaleza y circunstancia.
Se utilizarán
métodos selectivos de observación y comprobación, dado que por su naturaleza y
costo, podría resultar difícil verificar la totalidad del universo sujeto a
control. En tal sentido, se propicia la utilización de herramientas, tales como
el análisis de riesgos y muestreo estadístico.
1. Objeto
El objeto de la auditoría
consiste en evaluar:
- la eficiencia y eficacia en las
operaciones;
- la salvaguarda de activos;
- la confiabilidad de la
información económica financiera y
- el cumplimiento con las leyes y
normas que sean
aplicables.
2. Alcance
Es el campo de
intervención y análisis. El mismo se extiende a cualquier nivel, función,
sector, unidad, programa, actividad, proyecto, producto, proceso, registro,
transacción, contrato, etc., sin obviar la consideración de su funcionamiento
coordinado en el conjunto del sistema.
El alcance de
la auditoría es integral y por lo tanto comprende:
- la evaluación
del funcionamiento del sistema de control
interno y de las operaciones, incluyendo aspectos tales
como la debida protección de los activos y demás
recursos y de la existencia de los controles establecidos
para detectar y disuadir la ocurrencia de cualquier tipo
de acción irregular;
- la verificación del cumplimiento
de la normativa vigente;
- el examen
sobre la confiabilidad e integridad de la
información emitida y
- la evaluación
de la eficacia y eficiencia de la
organización en los diferentes procesos operativos.
Los
procedimientos de auditoría aplicados deberán permitir:
- Evaluar la eficacia y eficiencia del sistema
de control
interno del organismo respecto al logro de los objetivos
establecidos y en el cumplimiento de la normativa.
- Informar acerca del
resultado de la gestión con relación a los objetivos de economía, eficiencia y
eficacia.
- Recomendar las acciones que
promuevan la corrección de los desvíos detectados en el cumplimiento de los
objetivos y el establecimiento de prácticas aceptables.
III. ORGANIZACIÓN Y
EJECUCIÓN DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
Este capítulo comprende:
1. Planificación anual de la
actividad del sector
2. Plan individual de auditoría
3. Procedimientos y técnicas de
auditoría
4. Papeles de Trabajo
1. Planificación anual de la actividad del Sector
La Gerencia del
Sector Público realizará un plan anual de actuaciones y reportes, el que será
revisado y actualizado semestralmente.
2. Plan individual de auditoría
2.1 Relevamiento de la
información
La primera
tarea a cumplir, dentro de la planificación de la auditoría, es el conocimiento
de la unidad sujeta a control.
Se realizarán
relevamientos preliminares con el objeto de reunir información acerca de las
actividades a auditar. Esto permitirá conocer, con un grado de detalle
apropiado, los objetivos y estrategias del organismo, su estructura
organizativa, la normativa vigente, los recursos humanos, la localización
geográfica, los usuarios, los proveedores, el estilo de dirección, las modalidades
operativas principales, las políticas básicas, los recursos disponibles y
similares.
Se obtendrá
una comprensión del sistema de control interno y sus procedimientos que
permitirán desarrollar el plan respectivo considerando los riesgos inherentes
de auditoría. Se identificarán áreas a ser auditadas, definiendo el alcance del
trabajo y el tiempo estimado de ejecución.
Se tomará como fuente de
información:
- el organigrama;
- los cometidos asignados;
- los objetivos y metas definidas;
- los indicadores de desempeño;
- los informes internos y externos
existentes;
- los papeles de trabajo de
auditorías anteriores;
- la normativa jurídica y de
administración;
- los manuales de procedimientos
definidos;
- la información obtenida a través
de visitas a las distintas
secciones, cuestionarios y entrevistas con el personal y
- toda otra información que se
entienda pertinente.
2.2 Plan de trabajo
Se deberá
elaborar un plan de trabajo para cada una de las auditorías a practicar, a fin
de permitir su apropiada conducción y aprobación. Ello facilitará el avance de
las tareas a través de las distintas etapas, el control del tiempo insumido y
consecuentemente, la apropiada utilización de los recursos humanos y
materiales.
El plan de
auditoría deberá ser complementado con el respectivo programa de trabajo, el
que tendrá la siguiente estructura:
- Origen de la auditoría: describe el motivo que origina
la realización de la auditoría, precisando si obedece al
plan anual, a pedido efectuado o a denuncia formulada.
- Síntesis del diagnóstico general: incluye diversos
aspectos relevados durante la planificación.
- Objetivos de la auditoría: se refieren a lo que se espera
lograr como resultado de la auditoría en términos
globales y específicos, evitándose la descripción
detallada de las acciones a realizar, utilizando verbos
en infinitivo.
- Alcance y metodología: describe la extensión del
trabajo a realizar para cumplir con los objetivos de la
auditoría, el período objeto de examen y los
procedimientos de auditoría a aplicar a fin de obtener
evidencia suficiente para la elaboración del informe.
- Áreas y procesos críticos a ser auditados: se incluye
la descripción de los asuntos más importantes
identificados en la etapa de planificación y los hallazgos
potenciales.
- Recursos humanos: incluye la nómina de personal
designado para integrar el equipo de auditoría.
Los cambios
que se produzcan en los objetivos o en el alcance, en el curso de la auditoría,
deben ser aprobados por el nivel pertinente y ser documentados apropiadamente.
Los programas
forman parte de los papeles de trabajo de la auditoría.
3. Procedimientos y técnicas de
auditoría
Los procedimientos
de auditoría constituyen métodos analíticos de investigación y prueba que los
auditores deben utilizar en su examen, con el objeto de obtener evidencia
suficiente, confiable, relevante y útil que le permitan fundamentar sus
opiniones, conclusiones y recomendaciones.
Para la elección de los procedimientos y técnicas de auditoría, se
tendrá en cuenta el resultado de la evaluación del Sistema de Control Interno
realizado en la etapa de relevamiento de la información.
Para la
obtención de evidencias se deberá considerar la relación costo -
beneficio,entre los insumos necesarios y la utilidad de los resultados
esperados.
Los procedimientos a aplicar
podrán ser los siguientes:
- Indagación: averiguación mediante entrevistas directas con el personal de la entidad
auditada o con terceros que tengan relación con las operaciones de ésta
(evidencias testimoniales).
- Encuestas y
cuestionarios: aplicación de preguntas relacionadas con las operaciones, para conocer
la verdad de los hechos, situaciones u operaciones. Deben estar debidamente
intervenidas por los involucrados (evidencias documentales, testimoniales).
- Observación: verificación ocular de
operaciones y procedimientos durante la ejecución de las actividades de la
unidad. Se lo considera complemento del relevamiento (evidencias físicas).
- Comparación: análisis entre las operaciones
realizadas y las definidas para determinar sus relaciones e identificar sus
diferencias y semejanzas (evidencias analíticas).
- Revisión selectiva: examen de las características
importantes que debe cumplir una actividad, informe o documento,
seleccionándose así parte de las operaciones que serán evaluadas o verificadas
en la ejecución de la auditoría (evidencias analíticas).
- Relevamiento: conjunto de actividades que
permiten documentar la forma en la que se ejecuta un procedimiento (evidencias
documentales, testimoniales).
- Rastreo: seguimiento de una operación, a
través de la documentación respectiva, a fin de conocer y evaluar su ejecución
(evidencias analíticas).
- Revisión de cálculos
matemáticos: verificación
de la
exactitud aritmética de las operaciones contenidas en
documentos (evidencias analíticas y documentales).
- Confrontación: cotejo de información contenida
en
registros contra el soporte documental para confirmar
la veracidad, exactitud, existencia, legalidad y legitimidad
de las operaciones realizadas (evidencias analíticas y
documentales).
- Métodos estadísticos: selección sistemática o casual
o combinación de ambas. Estos métodos aseguran que
todas las operaciones tengan la misma posibilidad de
ser seleccionadas y que la selección represente
significativamente la población o universo (evidencias
analíticas).
- Confirmación: corroboración de la verdad,
certeza o
probabilidad de los hechos, situaciones, sucesos u
operaciones mediante datos o información, obtenidos
de manera directa y por escrito de los funcionarios que
participan o ejecutan las tareas sujetas a verificación
(evidencias documentales).
- Comprobación: confirmación de la veracidad,
exactitud, existencia, legalidad y legitimidad de las
operaciones realizadas por la organización auditada,
mediante el examen de los documentos que las
justifican (evidencias documentales).
- Conciliaciones: examen de la información emanada
de diferentes fuentes con respecto a una misma operación o actividad, a efectos
de hacerla concordante (evidencias analíticas).
- Tabulación: agrupación de resultados
importantes obtenidos en áreas, segmentos o elementos analizados, para arribar
o sustentar conclusiones (evidencias analíticas).
- Circularización: obtención de información directa
y por escrito de un sujeto externo a la entidad auditada (evidencias
testimoniales).
- Análisis: separación de los elementos o
partes que conforman una operación, actividad, transacción o proceso, con el
propósito de establecer sus propiedades y conformidad con los criterios de
orden normativo y técnico (evidencias analíticas).
- Análisis de tendencias y
comparación con los indicadores: permite medir la eficiencia y economía
en el manejo de los recursos, la eficacia y efectividad de los bienes
producidos o de los servicios prestados o el grado de satisfacción de las
necesidades de los usuarios o beneficiarios (evidencias analíticas).
- Análisis de soportes
informáticos: evaluación de
los elementos lógicos, programas y aplicaciones utilizados por el auditado
(evidencias informáticas).
- Inspección: examen físico y ocular de
activos tangibles
o de hechos, situaciones, operaciones, transacciones
y actividades aplicando la indagación, observación,
comparación, rastreo, análisis, tabulación y
comprobación (evidencias físicas).
Adicionalmente
podrán utilizarse métodos auxiliares que complementen los procedimientos ya
citados, tales como:
- Pruebas selectivas a criterio del auditor: se seleccionará una
muestra representativa del universo a analizar con el objeto de simplificar las
labores de medición, verificación o examen. La cantidad y características de
las unidades elegidas estarán vinculadas con el conocimiento que pueda tener el
auditor del control interno vigente.
- Pruebas selectivas por muestreo estadístico: se aplicarán métodos matemáticos
para determinar el tamaño mínimo de la muestra que permita cuantificar el grado
de riesgo que resulta de examinar sólo una parte del universo.
El criterio profesional del auditor y su experiencia determinarán la
combinación de prácticas y procedimientos, según los riesgos y otras
circunstancias, con vistas a obtener la evidencia necesaria y la suficiente
certeza para sustentar sus conclusiones y opiniones de manera objetiva.
4. Papeles de
trabajo
4.1 Características
Los papeles
de trabajo constituyen los documentos en los cuales el auditor registra todos
los datos e información, útil e importante, obtenidos durante la auditoría así
como los resultados de los procedimientos aplicados.
Los papeles de trabajo revelan el alcance de la auditoría, la
extensión y naturaleza de las pruebas aplicadas, por lo que su condición
confidencial se mantiene durante el curso de la auditoría y después de
realizada ésta, y deben archivarse con la seguridad que correspondan en sede de
la AIN.
Pueden estar
contenidos en diversos soportes, tales como: papel, CD o disquetes.
Los papeles
de trabajo sirven de soporte material y respaldo del informe de auditoría, sin
formar parte de éste.
La propiedad
de los papeles de trabajo es de la AIN y los plazos de conservación serán los
previstos por la normativa (5 años).
4.2 Requisitos
Para una
adecuada revisión y supervisión de los papeles de trabajo, éstos deben cumplir
con los siguientes requisitos:
a. deben ser completos, claros, simples,
entendibles,
detallados, suficientes;
b. deben limitarse a informar sobre asuntos
importantes,
pertinentes y útiles relacionados con los objetivos
establecidos para la auditoría;
c. deben contener, por lo menos, la siguiente información:
- nombre de la entidad,
- descripción del objetivo de la
auditoría,
- período abarcado,
- extensión de las pruebas que se
realizaron,
- métodos de muestreo utilizados,
- limitaciones al alcance del trabajo,
- fuentes de donde se extrajo la
información,
- otros datos pertinentes al
trabajo,
- firma y fecha de quien lo
elaboró,
- firma y fecha de quien lo
revisó.
d. deben incluir un índice adecuado para facilitar
su
identificación y localización.
Manual de
Procedimientos de Auditoría Interna Entre los principales papeles se
encuentran:
- programa de auditoría;
- cuestionarios de control;
- datos de la organización, tales
como, organigramas y
descripciones de puestos de trabajo;
- copias de contratos y acuerdos
importantes;
- información sobre las políticas
financieras y operativas;
- resultados de las evaluaciones
de los controles;
- cartas de confirmación de saldos
o circularizaciones;
- copia del borrador del informe.
4.3 Técnica de confección de papeles de trabajo
Los papeles de trabajo deberán ser
elaborados:
- en forma simultánea a la
aplicación de cada
procedimiento, evitando postergar la anotación de la
tarea realizada y de las eventuales observaciones;
- utilizando los registros del
organismo;
- facilitando la comprensión por
quienes efectuarán la
supervisión de la tarea, permitiendo la verificación
precisa y rápida de que todos los procedimientos
contenidos en el programa de trabajo que se han
cumplido.
4.4 Archivo de los papeles de trabajo
Los papeles de trabajo se
archivarán en carpetas que serán clasificadas como permanentes o corrientes.
Archivo permanente:
Contiene
documentación que no varía con el tiempo y es consultada como base de
información para la planificación de futuras auditorías: normativa de la
unidad, organigrama vigente, manuales y reglamentos, planes operativos,
presupuesto institucional, convenios y contratos importantes o a largo plazo,
informes de auditoría, evaluaciones de gestión de la propia organización.
Se deben revisar y actualizar
periódicamente. Archivo Corriente:
Contiene el
programa de trabajo, detalle de los procedimientos aplicados, constancia del
control de su ejecución y los papeles de trabajo elaborados durante el
desarrollo de la auditoría debidamente indizados y referenciados.
IV. INFORME DE
AUDITORÍA
1. Elaboración
El informe de auditoría es el producto final del trabajo del auditor,
por medio del cual se exponen las observaciones, conclusiones y
recomendaciones.
Debe contener
juicios fundamentados en las evidencias obtenidas, con el objeto de brindar
suficiente información acerca de los desvíos o deficiencias más importantes y
las recomendaciones pertinentes.
Los objetivos
del informe deben estar definidos en el plan individual de auditoría y
recogidos en el informe.
El informe de
auditoría es la herramienta de comunicación a la administración, para convencer
y persuadir sobre la implantación de acciones correctivas que la ayudarán a
alcanzar los objetivos y metas.
2. Características
a. Importancia del contenido: los asuntos que se incluyan
en el informe deben ser lo suficientemente relevantes
para recabar la atención de los funcionarios a los que
va dirigido.
b. Completo y suficiente: se debe brindar
la información
necesaria para la adecuada interpretación de los temas
tratados.
c. Utilidad: el propósito del informe es
agregar valor a la
unidad auditada, generar una acción constructiva,
ayudar al auditado y a la organización y conducir a la
obtención de mejoras que resulten necesarias.
d. Oportunidad: debe emitirse sin retraso,
a fin de permitir
una rápida acción correctiva. La oportunidad siempre
es importante pero lo es más aún cuando el informe se
refiere a temas tales como malversación de recursos,
transacciones ilegales, acciones de responsabilidad y
otras fallas en la protección del interés público.
e. Objetividad: la información debe ser
real y libre de
distorsión. Las observaciones,
conclusiones y
recomendaciones deben expresarse de forma imparcial,
estando sustentadas por evidencia válida y suficiente,
que conste en los papeles de trabajo.
f. Calidad convincente: las observaciones se
presentarán de manera convincente y las conclusiones
y recomendaciones deberán inferirse lógicamente de
los hechos presentados. Los datos contenidos en el
informe deben ser suficientes para convencer a los
lectores de la importancia de las observaciones, la
conveniencia de aceptar las recomendaciones y la
razonabilidad de las conclusiones. El auditor debe estar
preparado para dar pruebas concretas de todas y cada
una de las manifestaciones contenidas en su informe.
g. Precisión, claridad y simplicidad: los
informes deben
ser concretos utilizando un estilo de redacción claro, preciso, simple y con un
ordenamiento lógico. Debe evitarse el lenguaje excesivamente técnico y brindar
información de apoyo para la comprensión de los temas complejos. Un informe
conciso es aquel que se expresa con palabras justas.
h. Tono constructivo: el estilo de redacción del informe debe
buscar una reacción de aceptación a las recomendaciones y conclusiones. Las
observaciones se presentarán con un lenguaje que no genere una posición
defensiva u oposición. Se debe poner énfasis en los beneficios de adoptar las
mejoras. Debe evitarse adjetivar y/o acentuar en demasía las deficiencias y
presentarlas en una justa perspectiva que las señale sin exagerar (excepto en
casos de notorias y costosas irregularidades) a fin de canalizar e impulsar las
correcciones. Asimismo, se deberá mencionar cuando sea el caso, los logros más
destacados observados en la entidad y las fortalezas de aquellas áreas o situaciones
que así lo demuestren.
3. Estructura
El informe deberá contener como
mínimo la siguiente estructura:
* Destinatario: Especificar a quien o a quienes
va dirigido
* Identificación de la unidad auditada: Referenciar la
Organización donde se encuentra comprendido el objeto
de la auditoría.
* Motivo de la actuación: Dejar constancia si la actuación
es a pedido expreso o se encuentra incluida en el plan
anual de la Gerencia. Se deberá incluir la fecha de inicio
de la auditoría.
* Objetivo: Describir el análisis y/o evaluación de la
materia objeto previamente identificada, que permita
proveer razonable seguridad en relación a la suficiencia
y efectividad del sistema de control interno de la unidad
auditada, en función de la estructura del informe COSO.
* Alcance: Establecer:
- que la tarea
fue realizada con independencia,
objetividad y debido cuidado profesional;
- la
enumeración de los procedimientos de auditoría
aplicados e
- identificar el período auditado.
* Limitaciones al alcance: En caso que el alcance de
las tareas previamente definidas o procedimientos, se
hayan visto limitados por cualquier factor, se deberá
dejar constancia de ese hecho, indicando los detalles
que correspondan. Se deberá informar las
consecuencias que pueda generar esa limitación. De
esta forma se limita la responsabilidad del auditor con
respecto a aquellas circunstancias que no hayan podido
ser sometidas a análisis.
* Observaciones y hallazgos de auditoría: Este capítulo
fundamenta la conclusión a la que deberá arribar el
auditor. Es el punto más extenso e informativo, debido a que todos los hallazgos de
auditoría que tienen un impacto significativo en la gestión de la entidad
auditada, son observaciones que deberán sustentarse con la descripción del
hecho u operación examinada . El informe debe incluir sólo comentarios sobre
observaciones importantes.
Conclusiones y Recomendaciones: Las conclusiones y
recomendaciones no deben ser simples repeticiones de lo expuesto en el capítulo
de observaciones, aún cuando pudieran emplearse palabras diferentes. Una
conclusión debe ser entonces, una deducción lógica, consecuencia de un hecho o
de una situación, o de un conjunto de hechos o situaciones, pero no el hecho o
la situación considerados en sí mismos. Las conclusiones se deben formular con
absoluta independencia de criterio, objetividad, claridad y responsabilidad
profesional en relación con los hechos y otra información pertinente obtenida
en el transcurso de la auditoría o estudio especial de auditoría. El auditor
debe, por tanto, asegurarse que en sus papeles de trabajo existe evidencia
suficiente y adecuada para apoyar cada una de sus conclusiones. Finalmente, las
conclusiones no deben hacer referencia a situaciones o hechos particulares, ni
contener ejemplos.
Por cada observación se deberá
efectuar una recomendación. Las recomendaciones se deben formular en tono
constructivo, dirigidas a mejorar el sistema de control interno y a corregir
errores y deficiencias contables, financieras, administrativas o de otra naturaleza encontradas en
las operaciones evaluadas en el transcurso de una auditoría o estudio especial
de auditoría.
Es conveniente comenzar
redactando las fortalezas y proseguir con las debilidades detectadas.
Anexos: Los mismos forman parte del
informe, pero no de su cuerpo y deben contener información relacionada con los
comentarios del mismo, con el objeto de aclarar conceptos.
Los anexos, que estarán ubicados
al final del informe, sólo deben incluirse en caso necesario. Se debe evitar el
uso de los mismos, ya sea con la inclusión de información detallada en los
papeles de trabajo, o bien con un resumen de la misma en cuadros concisos que
se puedan incluir en el cuerpo del informe.
Al igual que el
resto de los capítulos del informe, los anexos deben presentar información
clara, que sea accesible al lector, sin abusar en el uso de terminología
técnica, con excepción de informes técnicos completos. Dicha información debe
ser la suficiente pero sin abundar en extensión.
V. COMUNICACIÓN DEL INFORME
1. Reunión con el auditado
Previo a la
culminación del informe se debe mantener una reunión con el auditado a efectos
de:
* ponerlo en
conocimiento de los hallazgos, conclusiones
y recomendaciones de la auditoría previo a su remisión
formal,
* reducir el
riesgo de interpretación errónea de los
resultados, y
* darle la
oportunidad de realizar las aclaraciones
pertinentes sobre los hallazgos de auditoría.
Los comentarios que
surjan en esta reunión deben ser tomados en cuenta, para la emisión del informe
final (verificación, revisión, rectificación o ratificación).
2. Emisión del primer informe
El informe
será firmado por los integrantes del equipo auditor y deberá contar con el
visto bueno del supervisor.
El mismo será
elevado al Auditor Interno de la Nación, a través de la Gerencia del Sector Público,
quien, luego de su conformidad, dispondrá dar vista a la unidad auditada.
3. Notificación
La vista se
efectivizará a través de la notificación expresa y entrega de copia del informe
al jerarca de la unidad auditada por parte de un funcionario de la Auditoría
Interna de la Nación.
Dicho acto se
formalizará en un documento de notificación emitido por la Auditoría Interna de
la Nación, fechado y firmado por el funcionario notificador y por la persona
que reciba materialmente la copia del informe en representación de la unidad
notificada. La misma se adjuntará al expediente administrativo correspondiente
a la actuación.
En caso que el informe involucre a más de una unidad, la notificación
deberá practicarse el mismo día a todos los jerarcas de las unidades auditadas
o en su defecto, dentro de un término no mayor a los 2 días hábiles a partir de
la primera notificación.
4. Evacuación de la vista
Plazo: a partir del día siguiente de
efectuada la única o última notificación, las unidades notificadas tienen un
plazo común de 10 días hábiles perentorios para evacuar la vista. (Ley N° 16.736 Art. 51 - T.O.C.A.F. Art.
93 IV)
Forma: las unidades notificadas
evacuarán la vista en documento escrito, dirigido al Auditor Interno de la
Nación, dentro del plazo señalado.
Dicho
documento formará parte del expediente administrativo de la actuación
correspondiente.
5. Informe definitivo.
Transcurrido
el plazo dispuesto por la normativa legal, se pueden dar las siguientes
situaciones:
a) Si el auditado no evacúa la
vista, el informe adquirirá
carácter definitivo y se dictará la Resolución
respectiva.
b) Si el auditado evacúa la vista,
el equipo auditor puede:
* mantener las
conclusiones y recomendaciones. En
este caso, se dicta Resolución donde se deja
constancia de la evacuación de la vista por parte de
la unidad auditada.
* modificar las
conclusiones y recomendaciones. Se
deberá confeccionar otro informe incluyendo los
descargos de recibo. El informe definitivo, deberá ser
firmado por el equipo auditor.
6. Elevación del expediente al
Auditor Interno de la
Nación
Cumplidas las etapas
descritas anteriormente, la Gerencia del Sector Público elevará el expediente
administrativo, conjuntamente con el proyecto de Resolución, elaborado por el
equipo auditor, al Auditor Interno de la Nación.
7. Resolución
7.1 Dictado de Resolución
El Auditor Interno de la Nación dictará una Resolución administrativa,
la cual podrá recoger o no las conclusiones, observaciones y recomendaciones
contenidas en el informe inicial y en el informe definitivo del equipo auditor,
así como las puntualizaciones formuladas en los descargos, explicitando
necesariamente los motivos de hecho y de derecho que considere necesario. (Ley N° 16.736, Art. 51 inc. 1 -
T.O.C.A.F. Art. 93 IV, del Dec. N° 500/1991, Arts. 123 y 124).
7.2 Notificación de la Resolución
La Resolución
deberá ser notificada a la unidad auditada y al jerarca superior responsable,
mediante el procedimiento reseñado en el punto 4.3.
Conjuntamente
con la Resolución deberá adjuntarse copia del informe definitivo, cuando el
mismo se hubiese emitido como consecuencia de la formulación de descargos que
hubiesen discrepado con el informe primario.
La
notificación deberá insertarse en el expediente correspondiente junto con la
constancia de su notificación y deberá elevarse una copia de la misma al Poder
Ejecutivo. (Ley 16.736,
Art. 51 inc. 1 -T.O.C.A.F. Art. 93 V).
8.
Publicación
Dando cumplimiento a
la normativa legal vigente y culminadas las etapas reseñadas, cada equipo
auditor confeccionará un proyecto que versará en una síntesis de la actuación
que incluirá las conclusiones del informe definitivo, las puntualizaciones
efectuadas en los descargos e incluso las consideraciones que formule el
Auditor al dictar la Resolución para su publicación semestral. (Ley N° 16.736, Art. 51 inc. 2 -T.O.C.A.F.
Art. 93 V).
VI. BIBLIOGRAFÍA CONSULTADA
Bibliografía:
* Normas de Auditoría Interna
Gubernamental Sindicatura
General de la Nación Argentina (SIGEN)
* Manual para el ejercicio de la
Auditoría Interna de la
Contraloría General de la República de Costa Rica.
* Normas
Internacionales para el Ejercicio Profesional de
la Auditoría Interna - The Institute of Internal Auditors.
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CÓDIGO DE ÉTICA
Montevideo, 11 de julio de 2006
VISTO: 1º) Que la Ley N° 16.736 de fecha 5 de enero
de 1996 establece que la Auditoria Interna de la Nación (A.I.N) encabeza
el sistema de control interno de los actos y la gestión económico financiera
del Estado.
2º) Que en la I Reunión Especializada de Organismos Gubernamentales
de Control Interno realizada en la ciudad de Buenos Aires (República
Argentina) entre los días 27 y 29 de marzo de 2006 se acordó la homogenización
de las Normas vigentes en cada estado miembro.
RESULTANDO: Que es propósito de la Auditoria Interna
de la Nación (A.I.N) velar, prevenir y propiciar las mejores prácticas
; la transparencia en la gestión y manejo de los fondos públicos a través
de la recuperación de la función pública y del funcionario público como
servidor honesto, ético y responsable.
CONSIDERANDO: 1º) Que un Código de Etica constituye una exposición
que abarca los valores y principios que guían la labor cotidiana de
los auditores.
2º) Que el Código de Etica debe constituir un complemento
que fortalezca las mejores prácticas, la aplicación de manuales de control
interno y de auditoria gubernamental y el cumplimiento de leyes y regulaciones
vigentes.
3º) La independencia, las facultades y las responsabilidades
del auditor en el sector público plantean elevadas exigencias de conducta
al personal que se aplica o contrata para la labor de auditoria.
4º) La integridad del auditor, la objetividad e independencia en el desempeño de sus tareas asi como la calidad
y destrezas aplicadas con celo en su labor son principios que regulan
su tarea.
ATENTO: A lo dispuesto por la Ley
N° 17.060 de fecha 23 de diciembre de 1998 y lo previsto en el Decreto
N° 30/003 de fecha 23 de enero de 2003
LA AUDITORA INTERNA DE LA NACIÓN
RESUELVE
1) Aprobar el presente "Código de Ética" que
como Anexo I forma parte de la presente.
2) El "Código de Ética" será de aplicación para
todos los funcionarios de la Gerencia del Sector Público en cualquier
régimen en el que estén prestando funciones.
3) Pase a la Sección Recursos Humanos del Departamento
de Administración para la notificación personal a todos los funcionarios
asignados a la Gerencia del Sector Público, las cuales deberán efectuarse
en un plazo máximo de diez días hábiles.
4) Pase al Departamento de Informática a los efectos
de su publicación en la página web de la Oficina.
5) Cumplido archívese
Ec. Laura Remersaro Matturro
Auditor Interno de la Nación
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ANEXO I
CÓDIGO DE ÉTICA DE LOS FUNCIONARIOS DE
LA A.I.N
GERENCIA DEL SECTOR PÚBLICO
TITULO I: Principios y Normas de Conducta
Los funcionarios de la Auditoría Interna
de la Nación desarrollaran sus tareas de acuerdo con los siguientes
principios y normas de conducta:
1- Integridad
1.1 Los auditores internos desempeñarán
su trabajo con honestidad, diligencia y responsabilidad.
1.2 Respetarán las leyes y divulgarán lo
que corresponda de acuerdo con la ley. No participarán a sabiendas de
una actividad ¡legal o ilícita.
1.3 Respetarán y contribuirán a los objetivos legítimos y éticos de la organización
2 - Objetividad
2.1 La actividad del auditor debe ejecutarse
manteniendo independencia de criterio, desarrollando su trabajo con
objetividad e imparcialidad en la formulación de los juicios.
2.2 La objetividad es una actitud mental
independiente que deben mantener los auditores internos en la realización
de sus trabajos. Deben tener una honesta confianza en el producto de
su labor y en la calidad de la misma.
2.3 La objetividad consiste en una actuación
fundada en la realidad de los hechos y circunstancias relevadas durante
el plan de auditoria que permita mantener sobre bases sólidas las conclusiones
y juicios sin deformación alguna.
2.4 Constituyen impedimentos internos o
personales:
a) parentesco cercano por consanguinidad
o afinidad;
b) amistad íntima o enemistad pública con aquellos cuya actividad debe evaluar,
c) intereses económicos relevantes con
el ente evaluado;
d) prejuicios o favoritismos impulsados
por razones políticas o religiosas;
2.5 Se debe comunicar a la Dirección cuando
se verifiquen situaciones que comprometan la objetividad.
2.6 Los auditores deben proteger su independencia
y evitar cualquier conflicto posible. Los auditores deben evitar toda
clase de relaciones con las autoridades, directivos y personal del organismo
auditado que puedan influir sobre, comprometer o amenazar la capacidad
de los auditores para actuar y parecer que actúan con independencia.
2.7 Los auditores no deben participar en
el diseño, implantación u operación de procedimientos o métodos de control.
3 - Confidencialidad
3.1 Los auditores serán prudentes en el
uso y protección de la información adquirida en el transcurso de su
trabajo.
3.2 No utilizarán información para lucro
personal o de cualquier forma que fuera contraria a la ley o en detrimento
de los objetivos legítimos y éticos de la organización
4 - Competencia profesional
4.1 Los auditores deben conocer y cumplir
las normas, las políticas, los procedimientos y las prácticas aplicables
de auditoria; contabilidad y gestión presupuestal y financiera. Igualmente
deben entender los principios y normas constitucionales, legales e institucionales que rigen el funcionamiento del organismo auditado
4.2 El auditor efectuará las auditorias
con el debido cuidado profesional. Esto supone que actuará aplicando
la cautela, la reflexión y debida atención a las normas.
4.3 La actividad de AI debe reunir, en
forma colectiva en el equipo, la pericia suficiente para cumplir con
las responsabilidades asignadas:
a) Aptitud para la aplicación de normas,
b) Pericia en los principios y técnicas
contables,
c) Conocimiento de las técnicas de identificación
del fraude, técnicas de auditoria
asistidas por computador (TAAC) y métodos cuantitativos,
d) Capacidad para
comunicarse en forma oral y escrita de modo de transmitir eficazmente
los objetivos, evaluaciones y conclusiones arribadas,
e) Cualidad para el trato con las personas,
f) Comprensión
de los objetivos para evaluar la materialidad y significación de los
hallazgos,
4.4 El debido cuidado implica prudencia
y competencia razonables, no la infalibilidad ni una actuación extraordinaria.
El debido cuidado requiere de exámenes, verificaciones y pruebas hasta
un grado razonable.
4.5 Los auditores internos son responsables
de continuar su formación a fin de mantener su competencia profesional.
Deben mantenerse informados de las mejoras y evolución de las normas,
procedimientos y técnicas de AI. La formación continua constituye una
regla de conducta.
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ANEXO
II
BIBLIOGRAFÍA
CONSULTADA
Código de Etica The Institute of Internal
Auditors
Código
de Etica INTOSAI (organismo internacional de las entidades
fiscalizadora superiores)
Normas
de Auditoria Gubernamental Sindicatura General de la República
Argentina (SIGEN) Presidencia de la República Argentina
Control
Interno Herramienta Institucional Departamento Administrativo
de la Función Pública República de Colombia
Normas
Profesionales para el ejercicio de la Auditoria Interna The
Institute of Internal Auditors
T.O.F.U.P ONSC Uruguay
Decreto
30/003 de fecha 23 de enero de 2003.
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