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Registro de Estados Contables
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INSTRUCTIVO

REGISTRO DE ESTADOS CONTABLES

(PARA USO DE AQUELLAS SOCIEDADES ALCANZADAS POR LA OBLIGACION LEGAL DE REGISTRAR SUS ESTADOS CONTABLES)

A los efectos de poner en funcionamiento el Registro de Estados Contables dentro de los plazos fijados, la Auditoría Interna de la Nación ha previsto un procedimiento de carácter provisorio.

I) MARCO LEGAL Y REGLAMENTARIO

Como es de conocimiento público, en función de lo dispuesto por el Artículo 97 (bis) de la Ley Nº 16.060, en la redacción dada por el Artículo 61 de la Ley Nº 17.243, las Sociedades alcanzadas por los requerimientos previstos en dichas normas, están obligadas a registrar sus Estados Contables.

Los Decretos Nos. 253/001 y 353/001 reglamentan el funcionamiento de dicho Registro, el que funcionará en la órbita de la Auditoría Interna de la Nación, en su carácter de Organo Estatal de Control.

Sociedades alcanzadas

Tales disposiciones determinan que están alcanzadas por dicha obligación, todas las sociedades comerciales que, al cierre de su ejercicio anual, cumplan con las siguientes condiciones:

Activos Totales > 30.000 Unidades Reajustables y/o

- Ingresos Operativos Netos > 100.000 Unidades Reajustables

Valor de la Unidad Reajustable

De acuerdo al Artículo 2º del Decreto 253/001, el valor de la U.R. aplicable, será el vigente a la fecha de cierre del ejercicio.

Ejercicios Comprendidos

A su vez, el Artículo 6º del mismo Decreto establece, que la obligación de registrar los Estados Contables rige para los ejercicios cerrados a partir de la publicación del mencionado Decreto, lo que aconteció el 10/7/01.

DOCUMENTACION A SER PRESENTADA ANTE EL REGISTRO

A) FORMULARIO TIPO

Esta documentación comprenderá:

- Hoja de Identificación, debidamente firmada

- Estado de situación Patrimonial

- Estado de Resultados

- Cuadro Bienes de Uso, Intangibles e Inversiones en Inmuebles

- Amortizaciones

- Cuadro de Evolución del Patrimonio

- Estado de Origen y Aplicación de Fondos

- Notas a los Estados Contables

B) CERTIFICACIÓN CONTABLE

La certificación se referirá a los Estados Contables adjuntos y se presentará con los timbres correspondientes.

El formato de la documentación antes detallada, excepto la Certificación Contable, deberá ser presentada de acuerdo al Formulario Tipo, que se proporcionará por la AIN, de acuerdo a lo detallado en II).

Toda la documentación deberá ser presentada en papel formato oficio.

C) FOTOCOPIA DE LA TARJETA DE R.U.C.

A) FORMULARIO TIPO

A.1) INSTRUCCIONES PARA OBTENER EL FORMULARIO TIPO

Atendiendo a las distintas realidades de los Usuarios, relacionadas con la forma de procesar la información de sus Estados Contables, éstos podrán optar entre:

Primera Opción:

Aquellos Usuarios que cuenten con medios informáticos, deberán trasladarse al local de la AIN (Paysandú 941 – 1er. Piso) donde se les propocionará un disquete conteniendo los siguientes archivos electrónicos:

Formulario de Balance Tipo en formato Ms-Excel.

Instructivo para completar el formulario.

Codificación de Actividades Económicas (CIIU).

Los requerimientos técnicos para el procesamiento de la información contenida en el disquete son:

Ordenador personal con procesador 386 o superior, con disquetera de 3½" alta densidad.

Sistema Operativo Ms-Windows 3.1 o superior.

Procesador de Textos Ms-Word para Windows versión 6.0 o superior.

Planilla Electrónica para Windows, Ms-Excel versión 5.0 o superior.

El usuario con estas características deberá cargar electrónicamente la información solicitada en el Formulario de Balance Tipo, preservando el diseño y formato de los campos existentes y reparando particularmente en el completado de aquellos de carácter obligatorio.

Una vez finalizada la carga de los datos, se procederá a la impresión de dicha información, en papel formato oficio, el que con las debidas firmas y acompañados de la demás documentación exigida (certificaciones contables, con firmas y timbres correspondientes, etc.), deberá ser presentada ante el Registro, conjuntamente con un disquete conteniendo el formulario de Balance Tipo completo y las notas a los estados contables en formato MS-Word 6.0 o superior.

En su defecto,

b) Segunda Opción:

Aquellos usuarios que no dispongan de medios computarizados, deberán completar, por medios mecánicos, el juego impreso del Formulario Tipo, retirado de las oficinas de la AIN, acompañándolo de la demás documentación exigida (certificaciones contables, con firmas y timbres correspondientes, etc.), para su presentación ante el Registro.

A.2) INSTRUCCIONES PARA COMPLETAR EL FORMULARIO TIPO

El "Formulario Tipo" es un formulario diseñado por la Auditoría Interna de la Nación, en base al Dto. 103/91, que tiene por finalidad uniformizar la información presentada ante el Registro de Estados Contables. Consta de un total de once hojas de tamaño oficio, que conforman los siguientes capítulos:

Hoja de Información General (Hoja 1)

Estado de Situación Patrimonial (Hojas 2 a 6)

Cuadro Bienes de Uso, Intangibles e Inversiones en Inmuebles - Amortizaciones (hoja 7)

Cuadro de Evolución del Patrimonio (Hoja 8)

Estado de Origen y Aplicación de Fondos (Hoja 9 a 11)

HOJA DE INFORMACION GENERAL DE LA SOCIEDAD:

En esta hoja se pretende resumir todos aquellos datos identificatorios de la empresa en sí misma, así como del balance que se está registrando.

Para aquellos que cuentan con medios electrónicos es fundamental completar en primera instancia la hoja de "Información General" y en el orden preestablecido en ella, ya que aquí existen datos que se escriturarán automáticamente en el resto de las hojas.

Constancia de Registro Nº:

La hoja de información, contará con un espacio destinado al Nº de Constancia del Registro de Estados Contables, el que NO debe ser completado por el Usuario, ya que este espacio es de uso exclusivo de la AIN.

Con respecto al resto de los numerales que componen esta Hoja de Información General, el Usuario deberá completar la información requerida, cuidando no saltear los diferentes numerales y respetando los espacios previstos a tales efectos, sin sobrepasar los límites fijados por los recuadros previstos para cada caso y de acuerdo al siguiente detalle:

Nombre: (campo obligatorio)

En éste numeral en particular, la claridad de la información es cualidad fundamental y el interesado podrá disponer de hasta 2 renglones para su ingreso, cuando el nombre contenga mas de 60 caracteres.

Razón Social:

Idem 1).

Sigla / Nombre de Fantasía:

Si posee una sigla que identifica la empresa y/o se la conoce en el mercado con un nombre fantasía, podrá escriturarse en este renglón a efectos de una mejor identificación al momento de realizar consultas.

Domicilio Fiscal: (campo obligatorio)

En este espacio el Usuario deberá indicar el Domicilio Fiscal que figura en su inscripción en la Dirección General Impositiva. Si el domicilio tiene más de 60 caracteres, deberá escriturarse en dos renglones.

Domicilio Constituído: (campo obligatorio)

Idem 4).

Fecha de Balance: (campo obligatorio)

El Usuario deberá indicar la Fecha de Cierre del Balance que está presentando para su Registración; a tales efectos deberá adoptar el formato dd/mm/aa, donde dd, mm y aa indican día, mes y año del Balance. Al igual que el nombre de la sociedad, para aquellos que completen el formulario electrónicamente, esta fecha se repetirá en el resto de las hojas.

Número de R.U.C.: (campo obligatorio)

El Usuario deberá indicar el número correspondiente, escribiendo los números del RUC, uno a continuación del otro, sin dejar espacios entre ellos.

8) Giro Principal: (campo obligatorio)

El Usuario deberá indicar el Giro Principal de la Sociedad, estableciéndolo de acuerdo a la Clasificación Industrial Internacional Uniforme (C.I.I.U.). Dicho giro deberá ser expresado en números y en palabras (código y denominación). La denominación podrá consumir dos renglones si la misma excede de 50 caracteres.

En el soporte magnético proporcionado por AIN se encuentra una versión electrónica de dicha codificación ordenada alfabéticamente, en un fichero denominado "CIIU.DOC" en formato Ms-Word 6.0.-

ACTIVOS TOTALES DE LA SOCIEDAD A LA FECHA DE BALANCE / INGRESOS OPERATIVOS NETOS DEL EJERCICIO

Estos campos pretenden identificar la condición por la cual la sociedad está registrando sus Estados Contables.

Para el caso que el Usuario haya optado por la solución electrónica, estos campos son de completado automático y su valor aparecerá luego de procesar los datos correspondientes al "Estado de Situación Patrimonial - Activo" y al "Estado de Resultados".

Para el caso de haber optado por completar el formulario por medios mecánicos, estos valores deberán coincidir con los escriturados en los renglones "Total de Activo" y "Total de Ingresos Operativos Netos" de los capítulos "Estado de Situación Patrimonial" y "Estado de Resultados" respectivamente. Se ingresarán con separador de miles y sin decimales. Las cifras negativas se indicarán entre paréntesis.

Tipo Societario: (campo obligatorio)

En este numeral se prestará atención a:

9.1) Selección del Tipo Societario:

El Usuario deberá marcar con una X el tipo societario correspondiente.

De haber seleccionado el tipo: Sociedad Anónima, deberá indicar además, si ésta es:

Abierta o

Cerrada

9.2) Moneda de Expresión de los Estados Contables: (campo obligatorio)

El Usuario deberá especificar la Moneda de Expresión de sus Estados Contables, teniendo en cuenta que ésta siempre debe ser la Moneda Nacional, salvo que se trate de una Sociedad Financiera de Inversión – Art. 7º Ley Nº 11.073, en cuyo caso figurará la moneda en que se expresa su capital, de acuerdo a sus estatutos.

Deberá escriturarse en los casilleros correspondientes, tanto el símbolo como la denominación de la moneda.

Para el caso en que el formulario es completado electrónicamente, esta denominación se repetirá automáticamente en el resto de las hojas que componen el balance.

Calidad de Controlante:

El Usuario deberá establecer, si es o no una Sociedad Controlante de otra/s, a cuyos efectos deberá marcar con una X en el casillero correspondiente:

SI NO

De haber seleccionado la opción SI, deberá indicar, para cada una de la/s Sociedad/es Controlada/s, el/los Nombre/s de la/s misma/s, el/los porcentaje/s del valor de participación, el país y, de tenerlo/s, el/los Número/s de R.U.C.

Las Sociedades Controlantes que obligatoriamente deben presentar como información complementaria los Estados Contables Consolidados, son las que lo sean en virtud de participaciones sociales o accionarias (Art. 89 Ley Nº 16.060).

11) Aprobación de los Estados Contables: (campo obligatorio)

Deberá especificarse, en los espacios previstos, que los Estados Contables, que se adjuntan, fueron debidamente aprobados, así cómo la fecha de su aprobación (siempre con formato dd/mm/yy).

En el caso del formulario electrónico solamente deberá completarse la fecha de aprobación, mientras que si se completa mecánicamente se completará la frase con el nombre de la empresa, la fecha de cierre de ejercicio y la de aprobación de los Estados Contables.

12) Firmas:

La Hoja de Información General de la Sociedad deberá estar firmada, con firmas autógrafas, con aclaración de firmas y su correspondiente/s Número/s de Documento/s de Identidad.

Dicha/s firma/s debe/n corresponder al/a los representante/s legale/s de la Sociedad o al apoderado en forma, con facultades suficientes y vigentes a la fecha.

Las firmas acreditarán la información general, así como la documentación que adjunta la Sociedad para su registración, de acuerdo a las exigencias legales y reglamentarias vigentes.

ESTADOS CONTABLES:

Dichos Estados deberán completarse de acuerdo al Formulario Tipo proporcionado por la AIN, el que ha sido confeccionado respetando las disposiciones del Decreto 103/91.

El Formulario Tipo a presentar contendrá:

Estado de Situación Patrimonial

Estado de Resultados

Cuadro Bienes de Uso, Intangibles e Inversiones en Inmuebles - Amortizaciones

Cuadro de Evolución del Patrimonio

Estado de Origen y Aplicación de Fondos

Notas a los Estados Contables.

Para el caso de haber optado por medios mecánicos, en cada uno de los capítulos que corresponda deberá indicarse el nombre de la empresa, la fecha de balance o el período que corresponda y la moneda (denominación) de expresión de los estados contables. Las cifras siempre se indicarán con separadores de miles, sin decimales. Los negativos se indicarán entre paréntesis.

Para el caso de formulario electrónico, solo se indicará el período en aquellos casos que corresponda. Para ello debe posicionarse sobre la celda que comienza con "Desde ....", y editar la frase presionando F2 . Luego se procederá al completado de los espacios necesarios.

Las cifras correspondientes a los distintos rubros se escriturarán sin decimales. Para indicar un número negativo, presione previamente el signo "-". Automáticamente se visualizarán entre paréntesis, en color negro.

En todos los casos:

En el "Cuadro de Bienes de Uso, Intangibles e Inversiones en Inmuebles – Amortizaciones" las cifras a escriturar en las columnas "Disminuciones" y "Bajas del Ejercicio" se harán como negativos si corresponde.

El cuadro de " Evolución del Patrimonio " se expresará en miles.

Las "Notas a los Estados Contables", en el caso de formulario electrónico se procesarán en archivo separado, en formato MS - Word 6.0 o superior configurado para impresión en tamaño oficio.

CONSOLIDADO:

Aquellas empresas con calidad de controlantes que deban presentar el balance consolidado de las empresas controladas, deberán proceder a completar un nuevo formulario tipo, indicando en la hoja de Información General de la Sociedad obligatoriamente los siguientes campos:

Nombre de la empresa y entre paréntesis, a continuación, el aditamento:

(CONSOLIDADO)

Fecha de balance con formato dd/mm/aa, siendo dd, mm, aa el día, mes y año respectivamente.

Moneda de Expresión de los Estados Contables, con las mismas indicaciones que para el formulario principal.

Para todo el resto del formulario, las indicaciones son las mismas que en principal.

Este nuevo "formulario tipo" para el Consolidado, lo puede generar a partir de una copia del original que contiene el diskete variándole el nombre.

B) CERTIFICACION CONTABLE:

El Usuario deberá presentar los Estados Contables, acompañados de: Informe de Compilación o Informe de Revisión Limitada o Dictamen de Auditoría de Estados Contables, referidos al balance que se presenta (deberá mencionarse expresamente el nombre de la Sociedad y la fecha de cierre de ejercicio a la que corresponde).

Dichas certificaciones contables deben estar acompañadas por los Timbres correspondientes.

C) FOTOCOPIA DE LA TARJETA DE R.U.C.

Conjuntamente a los requisitos mencionados en en los numerales A) y B), se deberá presentar fotocopia de la tarjeta de R.U.C.

PRESENTACION DE LA DOCUMENTACION:

La documentación así elaborada, impresión del Formulario Tipo, Certificación Contable y disquete (si corresponde) conteniendo el Formulario electrónico de Balance completo y las notas a los estados contables, y fotocopia de la tarjeta de R.U.C., deberá ser presentada ante el Registro de Estados Contables de la Auditoría Interna de la Nación, en la calle Paysandú 941, 1er. Piso, en el horario de 11:00 a 15:00.

Tanto el formulario como las notas a los estados se imprimirán en papel tamaño Oficio y se inicializarán todas las hojas.

Para el caso de corresponder la presentación de un diskete, el mismo deberá contener solamente los archivos de formulario, notas y consolidado si se trata de una sociedad controlante. Los archivos se denominarán en la siguiente forma:

Para el Formulario: el nombre del archivo comenzará con "F"; a continuación las dos últimas cifras del año indicativo del ejercicio que registra y el nombre de la empresa.

Ej. Si el nombre de la sociedad es: Pepito SA, el archivo de formulario se nombrará:

F01pepitoSA.xls

Para el consolidado se utilizará la misma nomenclatura pero comenzando con C:

Ej. Continuando con el ejemplo anterior, el archivo de formulario para el consolidado se nombrará:

C01pepitoSA.xls

Para las Notas a los Estados Contables el criterio es absolutamente similar comenzando con "N".

Para el caso de Pepito SA: el archivo de notas se nombrará:

N01pepitoSA.doc

    Para las Notas a los Estados Contables del Consolidado el criterio es absolutamente similar comenzando con "NC".

Para el caso de Pepito SA: el archivo de notas del consolidado se nombrará:

NC01pepitoSA.doc

(Nota: tómese para estos casos, como nombre de empresa la raíz del mismo, dejando de lado los aditamentos).

Si su versión de MS-Windows es anterior a W95, o su versión de procesador de texto y/o planilla electrónica no admiten más de ocho caracteres en el nombre, el mismo se truncará en la 5ta. Letra del nombre.

El diskete estará debidamente identificado con una etiqueta en la que se indica el nombre de la empresa y el ejercicio que registra

La AIN entregará una Constancia de Registro al Usuario que haya presentado toda la documentación de acuerdo a los requerimientos exigidos para proceder a la Registración de los Estados Contables.

Nota: "Impresión del Formulario Electrónico"

Para que las hojas del Formulario Tipo, al momento de imprimir, sean correctamente numeradas, proceda a imprimirlas todas juntas marcando la opción "Todo el Libro" del comando, "Archivo – Imprimir" .