Registro de Estados Contables |
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INSTRUCTIVO
REGISTRO
DE ESTADOS CONTABLES
(PARA USO
DE AQUELLAS SOCIEDADES ALCANZADAS POR LA OBLIGACION LEGAL DE REGISTRAR SUS
ESTADOS CONTABLES)
A los efectos de poner
en funcionamiento el Registro de Estados Contables dentro de los plazos
fijados, la Auditoría Interna de la Nación ha previsto un
procedimiento de carácter provisorio.
I)
MARCO LEGAL Y REGLAMENTARIO
Como es de
conocimiento público, en función de lo dispuesto por el
Artículo 97 (bis) de la Ley Nº 16.060, en la redacción dada
por el Artículo 61 de la Ley Nº 17.243, las Sociedades alcanzadas
por los requerimientos previstos en dichas normas, están obligadas
a registrar sus Estados Contables.
Los Decretos
Nos. 253/001 y 353/001 reglamentan el funcionamiento de dicho Registro,
el que funcionará en la órbita de la Auditoría Interna
de la Nación, en su carácter de Organo Estatal de Control.
Sociedades
alcanzadas
Tales disposiciones
determinan que están alcanzadas por dicha obligación, todas
las sociedades comerciales que, al cierre de su ejercicio anual, cumplan
con las siguientes condiciones:
Activos Totales > 30.000
Unidades Reajustables y/o
- Ingresos
Operativos Netos > 100.000 Unidades Reajustables
Valor de
la Unidad Reajustable
De acuerdo
al Artículo 2º del Decreto 253/001, el valor de la U.R. aplicable,
será el vigente a la fecha de cierre del ejercicio.
Ejercicios
Comprendidos
A su vez, el
Artículo 6º del mismo Decreto establece, que la obligación
de registrar los Estados Contables rige para los ejercicios cerrados a
partir de la publicación del mencionado Decreto, lo que aconteció
el 10/7/01.
DOCUMENTACION A SER PRESENTADA
ANTE EL REGISTRO
A) FORMULARIO
TIPO
Esta
documentación comprenderá:
-
Hoja de Identificación, debidamente firmada
-
Estado de situación Patrimonial
-
Estado de Resultados
-
Cuadro Bienes de Uso, Intangibles e Inversiones en Inmuebles
- Amortizaciones
-
Cuadro de Evolución del Patrimonio
-
Estado de Origen y Aplicación de Fondos
-
Notas a los Estados Contables
B) CERTIFICACIÓN
CONTABLE
La
certificación se referirá a los Estados Contables adjuntos
y se presentará con los timbres correspondientes.
El
formato de la documentación antes detallada, excepto la Certificación
Contable, deberá ser presentada de acuerdo al Formulario Tipo,
que se proporcionará por la AIN, de acuerdo a lo detallado en II).
Toda
la documentación deberá ser presentada en papel formato
oficio.
C) FOTOCOPIA DE LA TARJETA DE R.U.C.
A) FORMULARIO
TIPO
A.1) INSTRUCCIONES
PARA OBTENER EL FORMULARIO TIPO
Atendiendo
a las distintas realidades de los Usuarios, relacionadas con la forma
de procesar la información de sus Estados Contables, éstos
podrán optar entre:
Primera Opción:
Aquellos
Usuarios que cuenten con medios informáticos, deberán trasladarse
al local de la AIN (Paysandú 941 – 1er. Piso) donde se les propocionará
un disquete conteniendo los siguientes archivos electrónicos:
Formulario de Balance
Tipo en formato Ms-Excel.
Instructivo para
completar el formulario.
Codificación
de Actividades Económicas (CIIU).
Los
requerimientos técnicos para el procesamiento de la información
contenida en el disquete son:
Ordenador personal
con procesador 386 o superior, con disquetera de 3½" alta densidad.
Sistema Operativo
Ms-Windows 3.1 o superior.
Procesador de Textos
Ms-Word para Windows versión 6.0 o superior.
Planilla Electrónica
para Windows, Ms-Excel versión 5.0 o superior.
El
usuario con estas características deberá cargar electrónicamente
la información solicitada en el Formulario de Balance Tipo, preservando
el diseño y formato de los campos existentes y reparando particularmente
en el completado de aquellos de carácter obligatorio.
Una
vez finalizada la carga de los datos, se procederá a la impresión
de dicha información, en papel formato oficio, el que con las debidas
firmas y acompañados de la demás documentación exigida
(certificaciones contables, con firmas y timbres correspondientes, etc.),
deberá ser presentada ante el Registro, conjuntamente con un disquete
conteniendo el formulario de Balance Tipo completo y las notas a los estados
contables en formato MS-Word 6.0 o superior.
En
su defecto,
b) Segunda
Opción:
Aquellos
usuarios que no dispongan de medios computarizados, deberán completar,
por medios mecánicos, el juego impreso del Formulario Tipo, retirado
de las oficinas de la AIN, acompañándolo de la demás
documentación exigida (certificaciones contables, con firmas y
timbres correspondientes, etc.), para su presentación ante el Registro.
A.2) INSTRUCCIONES
PARA COMPLETAR EL FORMULARIO TIPO
El
"Formulario Tipo" es un formulario diseñado por la Auditoría
Interna de la Nación, en base al Dto. 103/91, que tiene por finalidad
uniformizar la información presentada ante el Registro de Estados
Contables. Consta de un total de once hojas de tamaño oficio, que
conforman los siguientes capítulos:
Hoja de Información
General (Hoja 1)
Estado de Situación
Patrimonial (Hojas 2 a 6)
Cuadro Bienes de Uso, Intangibles
e Inversiones en Inmuebles - Amortizaciones (hoja 7)
Cuadro de Evolución
del Patrimonio (Hoja 8)
Estado de Origen y Aplicación
de Fondos (Hoja 9 a 11)
HOJA DE INFORMACION GENERAL
DE LA SOCIEDAD:
En
esta hoja se pretende resumir todos aquellos datos identificatorios de
la empresa en sí misma, así como del balance que se está
registrando.
Para
aquellos que cuentan con medios electrónicos es fundamental completar
en primera instancia la hoja de "Información General"
y en el orden preestablecido en ella, ya que aquí existen datos
que se escriturarán automáticamente en el resto de las hojas.
Constancia
de Registro Nº:
La
hoja de información, contará con un espacio destinado al
Nº de Constancia del Registro de Estados Contables, el que NO debe
ser completado por el Usuario, ya que este espacio es de uso
exclusivo de la AIN.
Con
respecto al resto de los numerales que componen esta Hoja de Información
General, el Usuario deberá completar la información requerida,
cuidando no saltear los diferentes numerales y respetando los espacios
previstos a tales efectos, sin sobrepasar los límites fijados por
los recuadros previstos para cada caso y de acuerdo al siguiente detalle:
Nombre: (campo obligatorio)
En
éste numeral en particular, la claridad de la información
es cualidad fundamental y el interesado podrá disponer de hasta
2 renglones para su ingreso, cuando el nombre contenga mas de 60 caracteres.
Razón Social:
Idem 1).
Sigla / Nombre de Fantasía:
Si
posee una sigla que identifica la empresa y/o se la conoce en el mercado
con un nombre fantasía, podrá escriturarse en este renglón
a efectos de una mejor identificación al momento de realizar
consultas.
Domicilio Fiscal: (campo
obligatorio)
En
este espacio el Usuario deberá indicar el Domicilio Fiscal
que figura en su inscripción en la Dirección General
Impositiva. Si el domicilio tiene más de 60 caracteres, deberá
escriturarse en dos renglones.
Domicilio Constituído:
(campo obligatorio)
Idem 4).
Fecha de Balance: (campo
obligatorio)
El
Usuario deberá indicar la Fecha de Cierre del Balance que está
presentando para su Registración; a tales efectos deberá
adoptar el formato dd/mm/aa, donde dd, mm y aa indican día, mes
y año del Balance. Al igual que el nombre de la sociedad, para
aquellos que completen el formulario electrónicamente, esta fecha
se repetirá en el resto de las hojas.
Número de R.U.C.:
(campo obligatorio)
El
Usuario deberá indicar el número correspondiente, escribiendo
los números del RUC, uno a continuación del otro, sin dejar
espacios entre ellos.
8) Giro
Principal: (campo obligatorio)
El
Usuario deberá indicar el Giro Principal de la Sociedad, estableciéndolo
de acuerdo a la Clasificación Industrial Internacional Uniforme
(C.I.I.U.). Dicho giro deberá ser expresado en números y
en palabras (código y denominación). La denominación
podrá consumir dos renglones si la misma excede de 50 caracteres.
En
el soporte magnético proporcionado por AIN se encuentra una versión
electrónica de dicha codificación ordenada alfabéticamente,
en un fichero denominado "CIIU.DOC" en formato Ms-Word 6.0.-
ACTIVOS
TOTALES DE LA SOCIEDAD A LA FECHA DE BALANCE / INGRESOS OPERATIVOS NETOS
DEL EJERCICIO
Estos
campos pretenden identificar la condición por la cual la sociedad
está registrando sus Estados Contables.
Para
el caso que el Usuario haya optado por la solución electrónica,
estos campos son de completado automático y su valor aparecerá
luego de procesar los datos correspondientes al "Estado de Situación
Patrimonial - Activo" y al "Estado de Resultados".
Para
el caso de haber optado por completar el formulario por medios mecánicos,
estos valores deberán coincidir con los escriturados en los renglones
"Total de Activo" y "Total de Ingresos Operativos Netos"
de los capítulos "Estado de Situación Patrimonial"
y "Estado de Resultados" respectivamente. Se ingresarán
con separador de miles y sin decimales. Las cifras negativas se indicarán
entre paréntesis.
Tipo Societario: (campo
obligatorio)
En
este numeral se prestará atención a:
9.1) Selección
del Tipo Societario:
El
Usuario deberá marcar con una X el tipo societario correspondiente.
De
haber seleccionado el tipo: Sociedad Anónima, deberá
indicar además, si ésta es:
Abierta
o
Cerrada
9.2) Moneda
de Expresión de los Estados Contables: (campo obligatorio)
El
Usuario deberá especificar la Moneda de Expresión de sus
Estados Contables, teniendo en cuenta que ésta siempre debe ser
la Moneda Nacional, salvo que se trate de una Sociedad Financiera de
Inversión – Art. 7º Ley Nº 11.073, en cuyo caso figurará
la moneda en que se expresa su capital, de acuerdo a sus estatutos.
Deberá
escriturarse en los casilleros correspondientes, tanto el símbolo
como la denominación de la moneda.
Para
el caso en que el formulario es completado electrónicamente,
esta denominación se repetirá automáticamente en
el resto de las hojas que componen el balance.
Calidad de Controlante:
El
Usuario deberá establecer, si es o no una Sociedad Controlante
de otra/s, a cuyos efectos deberá marcar con una X en el casillero
correspondiente:
SI NO
De
haber seleccionado la opción SI, deberá indicar, para cada
una de la/s Sociedad/es Controlada/s, el/los Nombre/s de la/s misma/s,
el/los porcentaje/s del valor de participación, el país
y, de tenerlo/s, el/los Número/s de R.U.C.
Las
Sociedades Controlantes que obligatoriamente deben presentar como información
complementaria los Estados Contables Consolidados, son las que lo sean
en virtud de participaciones sociales o accionarias (Art. 89 Ley Nº 16.060).
11) Aprobación
de los Estados Contables: (campo obligatorio)
Deberá
especificarse, en los espacios previstos, que los Estados Contables, que
se adjuntan, fueron debidamente aprobados, así cómo la
fecha de su aprobación (siempre con formato dd/mm/yy).
En
el caso del formulario electrónico solamente deberá completarse
la fecha de aprobación, mientras que si se completa mecánicamente
se completará la frase con el nombre de la empresa, la fecha de
cierre de ejercicio y la de aprobación de los Estados Contables.
12) Firmas:
La
Hoja de Información General de la Sociedad deberá estar
firmada, con firmas autógrafas, con aclaración de firmas
y su correspondiente/s Número/s de Documento/s de Identidad.
Dicha/s
firma/s debe/n corresponder al/a los representante/s legale/s de la Sociedad
o al apoderado en forma, con facultades suficientes y vigentes a la fecha.
Las
firmas acreditarán la información general, así como
la documentación que adjunta la Sociedad para su registración,
de acuerdo a las exigencias legales y reglamentarias vigentes.
ESTADOS CONTABLES:
Dichos
Estados deberán completarse de acuerdo al Formulario Tipo proporcionado
por la AIN, el que ha sido confeccionado respetando las disposiciones
del Decreto 103/91.
El
Formulario Tipo a presentar contendrá:
Estado de Situación
Patrimonial
Estado de Resultados
Cuadro Bienes de
Uso, Intangibles e Inversiones en Inmuebles - Amortizaciones
Cuadro de Evolución
del Patrimonio
Estado de Origen
y Aplicación de Fondos
Notas a los Estados
Contables.
Para
el caso de haber optado por medios mecánicos, en cada uno de los
capítulos que corresponda deberá indicarse el nombre de
la empresa, la fecha de balance o el período que corresponda y
la moneda (denominación) de expresión de los estados contables.
Las cifras siempre se indicarán con separadores de miles, sin decimales.
Los negativos se indicarán entre paréntesis.
Para
el caso de formulario electrónico, solo se indicará el período
en aquellos casos que corresponda. Para ello debe posicionarse sobre la
celda que comienza con "Desde ....", y editar la frase presionando
F2 . Luego se procederá al completado de los espacios necesarios.
Las
cifras correspondientes a los distintos rubros se escriturarán
sin decimales. Para indicar un número negativo, presione previamente
el signo "-". Automáticamente se visualizarán
entre paréntesis, en color negro.
En
todos los casos:
En el "Cuadro
de Bienes de Uso, Intangibles e Inversiones en Inmuebles – Amortizaciones"
las cifras a escriturar en las columnas "Disminuciones" y
"Bajas del Ejercicio" se harán como negativos si corresponde.
El cuadro de "
Evolución del Patrimonio " se expresará en miles.
Las
"Notas a los Estados Contables", en el caso de formulario electrónico
se procesarán en archivo separado, en formato MS - Word 6.0 o superior
configurado para impresión en tamaño oficio.
CONSOLIDADO:
Aquellas
empresas con calidad de controlantes que deban presentar el balance consolidado
de las empresas controladas, deberán proceder a completar un nuevo
formulario tipo, indicando en la hoja de Información General de
la Sociedad obligatoriamente los siguientes campos:
Nombre de la empresa
y entre paréntesis, a continuación, el aditamento:
(CONSOLIDADO)
Fecha de balance
con formato dd/mm/aa, siendo dd, mm, aa el día, mes y año
respectivamente.
Moneda de Expresión
de los Estados Contables, con las mismas indicaciones que para el formulario
principal.
Para
todo el resto del formulario, las indicaciones son las mismas que en principal.
Este
nuevo "formulario tipo" para el Consolidado, lo puede generar
a partir de una copia del original que contiene el diskete variándole
el nombre.
B) CERTIFICACION
CONTABLE:
El
Usuario deberá presentar los Estados Contables, acompañados
de: Informe de Compilación o Informe de Revisión Limitada
o Dictamen de Auditoría de Estados Contables, referidos al balance
que se presenta (deberá mencionarse expresamente el nombre de la
Sociedad y la fecha de cierre de ejercicio a la que corresponde).
Dichas
certificaciones contables deben estar acompañadas por los Timbres
correspondientes.
C) FOTOCOPIA DE LA TARJETA DE R.U.C.
Conjuntamente a los requisitos mencionados en en los numerales A) y B), se deberá presentar fotocopia de la tarjeta de R.U.C.
PRESENTACION
DE LA DOCUMENTACION:
La
documentación así elaborada, impresión del Formulario
Tipo, Certificación Contable y disquete (si corresponde) conteniendo
el Formulario electrónico de Balance completo y las notas a los
estados contables, y fotocopia de la tarjeta de R.U.C., deberá ser presentada ante el Registro de Estados
Contables de la Auditoría Interna de la Nación, en la calle
Paysandú 941, 1er. Piso, en el horario de 11:00 a 15:00.
Tanto
el formulario como las notas a los estados se imprimirán en papel
tamaño Oficio y se inicializarán todas las hojas.
Para
el caso de corresponder la presentación de un diskete, el mismo
deberá contener solamente los archivos de formulario, notas
y consolidado si se trata de una sociedad controlante. Los archivos se
denominarán en la siguiente forma:
Para el Formulario:
el nombre del archivo comenzará con "F"; a continuación
las dos últimas cifras del año indicativo del ejercicio
que registra y el nombre de la empresa.
Ej.
Si el nombre de la sociedad es: Pepito SA, el archivo de formulario se
nombrará:
F01pepitoSA.xls
Para el consolidado
se utilizará la misma nomenclatura pero comenzando con C:
Ej.
Continuando con el ejemplo anterior, el archivo de formulario para el
consolidado se nombrará:
C01pepitoSA.xls
Para las Notas
a los Estados Contables el criterio es absolutamente similar comenzando
con "N".
Para
el caso de Pepito SA: el archivo de notas se nombrará:
N01pepitoSA.doc
Para las Notas
a los Estados Contables del Consolidado el criterio es absolutamente
similar comenzando con "NC".
Para
el caso de Pepito SA: el archivo de notas del consolidado se nombrará:
NC01pepitoSA.doc
(Nota:
tómese para estos casos, como nombre de empresa la raíz
del mismo, dejando de lado los aditamentos).
Si
su versión de MS-Windows es anterior a W95, o su versión
de procesador de texto y/o planilla electrónica no admiten más
de ocho caracteres en el nombre, el mismo se truncará en la 5ta.
Letra del nombre.
El
diskete estará debidamente identificado con una etiqueta en la
que se indica el nombre de la empresa y el ejercicio que registra
La
AIN entregará una Constancia de Registro al Usuario que haya presentado
toda la documentación de acuerdo a los requerimientos exigidos
para proceder a la Registración de los Estados Contables.
Nota:
"Impresión del Formulario Electrónico"
Para
que las hojas del Formulario Tipo, al momento de imprimir, sean correctamente
numeradas, proceda a imprimirlas todas juntas marcando la opción
"Todo el Libro" del comando, "Archivo – Imprimir" .
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