Registro de Estados Contables |
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INSTRUCTIVO
REGISTRO
DE ESTADOS CONTABLES
(NUEVO PROCEDIMIENTO PARA USO DE LAS SOCIEDADES ALCANZADAS POR LA OBLIGACION LEGAL DE REGISTRAR SUS ESTADOS CONTABLES)
I) MARCO LEGAL Y REGLAMENTARIO
Como es de conocimiento público, en función de lo dispuesto por el Artículo 97 (bis) de la Ley Nº 16.060, en la redacción dada por el Artículo 61 de la Ley Nº 17.243, sustituido por el Articulo 500 de la Ley Nº 18.362 del 6 de octubre del 2008, las Sociedades alcanzadas por los requerimientos previstos en dichas normas, están obligadas a registrar sus Estados Contables.
Los Decretos Nos. 253/001 y 353/001 reglamentan el funcionamiento de dicho Registro, el que funciona en la órbita de la Auditoría Interna de la Nación, en su carácter de Órgano Estatal de Control. Asimismo el Articulo 503 de la Ley 18.362 autoriza a la D.G.I. a proporcionar a la A.I.N. información en su poder relacionada con los Estados Contables de las firmas contribuyentes.
Sociedades alcanzadas
Tales disposiciones determinan que están alcanzadas por dicha obligación, todas las sociedades comerciales que, al cierre de su ejercicio anual, cumplan con las siguientes condiciones:
- Activos Totales > 30.000 Unidades Reajustables y/o
- Ingresos Operativos Netos > 100.000 Unidades Reajustables
Valor de la Unidad Reajustable
De acuerdo al Artículo 2º del Decreto 253/001, el valor de la U.R. aplicable, será el vigente a la fecha de cierre del ejercicio.
Ejercicios Comprendidos
A su vez, el Artículo 6º del mismo Decreto establece, que la obligación de registrar los Estados Contables rige para los ejercicios cerrados a partir de la publicación del mencionado Decreto, lo que aconteció el 10/7/01.
II) DOCUMENTACION A SER PRESENTADA ANTE EL REGISTRO
Se establece un nuevo procedimiento para registrar Estados Contables.
Para registrar Estados Contables de ejercicios iniciados a partir del 01/01/2009, deberá utilizar el archivo Formula V.2.xls.
Para registrar Estados Contables anteriores, deberá utilizar el archivo Formula V.1.xls.
La documentación deberá ser presentada de la siguiente forma
-Hoja de Información General del Formulario, debidamente firmada e impresa en papel formato oficio.
-
Hoja de Control de Datos del Formulario, debidamente firmada e impresa en papel formato oficio.
-
Certificación Contable impresa con su timbre profesional.
-
Formulario y Notas a los Estados Contables en CD.
-
Fotocopia de la tarjeta de RUT.
A) FORMULARIO Y NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES
INSTRUCCIONES PARA OBTENER EL FORMULARIO TIPO
Los Usuarios deberán obtener el formulario correspondiente, según fecha de cierre del ejercicio, de la página WEB de la AIN (www.ain.gub.uy), ingresando en la sección REC, donde obtendrán los siguientes datos:
- Formulario de Balance en formato Ms-Excel.
- Instructivo para completar el formulario.
- Codificación de Actividades Económicas (CIIU).
Los requerimientos técnicos para el procesamiento de la información son:
- Sistema Operativo Ms-Windows 3.1 o superior.
- Procesador de Textos Ms-Word para Windows versión 6.0 o superior.
- Planilla Electrónica para Windows, Ms-Excel versión 5.0 o superior.
El usuario deberá cargar electrónicamente la información solicitada en el Formulario de Balance, preservando el diseño y formato de los campos existentes y reparando particularmente en el completado de aquellos de carácter obligatorio.
Deberá comprobar que todos los controles en la hoja de control del formulario den OK, de lo contrario su información contable no estará completa y podrá tener demoras en su trámite.
Una vez finalizada la carga de los datos, se procederá a la impresión de la Hoja de Información General y la Hoja de Control de Datos del formulario, en papel formato oficio, el que con las debidas firmas, deberá ser presentada ante el Registro.
Además deberá adjuntarse el formulario de Balance completo en formato Excel y las Notas a los Estados Contables en formato MS-Word grabados en CD y certificaciones contables que correspondan con sus respectivas firmas y timbres.
INSTRUCCIONES PARA COMPLETAR EL FORMULARIO TIPO
Los Formularios fueron diseñados por la Auditoría Interna de la Nación, en base a las Normas Contables Adecuadas, al Dto. 103/91 y modificativos, que tiene por finalidad uniformizar la información presentada ante el Registro de Estados Contables. El formulario nuevo, Formula V2, no recoge las modificaciones normativas establecidas por el Dto 124/2011 para emisores de valores de oferta publica.
Consta de los siguientes capítulos:
- Hoja de Información General.
- Estado de Situación Patrimonial y Estado de Resultados.
- Cuadro Bienes de Uso, Intangibles e Inversiones en Inmuebles – Amortizaciones.
- Estado de Evolución del Patrimonio.
- Estado de Origen y Aplicación de Fondos.
- Hoja de control de Datos.
B) CERTIFICACIÓN CONTABLE
La certificación se referirá a los Estados Contables adjuntos y se presentará con los timbres correspondientes.
El Usuario deberá presentar los Estados Contables, acompañados de: Informe de Compilación o Informe de Revisión Limitada o Dictamen de Auditoría de Estados Contables, referidos al balance que se presenta (deberá mencionarse expresamente el nombre de la Sociedad y la fecha de cierre de ejercicio a la que corresponde).
C) FOTOCOPIA DE LA TARJETA DE R.U.T.
Conjuntamente a los requisitos mencionados en los numerales anteriores A y B, se deberá presentar fotocopia de la tarjeta de R.U.T.
III) FORMULARIOS
A.1) FORMULARIO NUEVO- FORMULA V2.XLS
Para registrar Estados Contables de ejercicios iniciados a partir del 01/01/2009.
El formulario nuevo, Formula V2, no recoge las modificaciones normativas establecidas por el Dto 124/2011 para emisores de valores de oferta publica.
A.1.1) HOJA DE INFORMACION GENERAL DE LA SOCIEDAD:
En esta hoja se pretende resumir todos aquellos datos identificatorios de la empresa en sí misma, así como de los Estados Contables que se están registrando.
Es fundamental completar en primera instancia la hoja de "Información General" y en el orden preestablecido en ella, ya que aquí existen datos que se escriturarán automáticamente en el resto de las hojas.
Constancia de Registro Nº:
La hoja de información, contará con un espacio destinado al Nº de Constancia del Registro de Estados Contables, el que NO debe ser completado por el Usuario, ya que este espacio es de uso exclusivo de la AIN.
Con respecto al resto de los numerales que componen esta Hoja de Información General, el Usuario deberá completar la información requerida, cuidando no saltear los diferentes numerales y respetando los espacios previstos a tales efectos, sin sobrepasar los límites fijados por los recuadros previstos para cada caso y de acuerdo al siguiente detalle:
- 1. Denominación: (campo obligatorio)
En éste numeral en particular, la claridad de la información es cualidad fundamental y el interesado podrá disponer de hasta 2 renglones para su ingreso, cuando el nombre contenga mas de 60 caracteres.
Si posee una sigla que identifica la empresa y/o se la conoce en el mercado con un nombre fantasía, podrá escriturarse en este renglón a efectos de una mejor identificación al momento de realizar consultas.
- 3. Domicilio Fiscal: (campo obligatorio)
En este espacio el Usuario deberá indicar el Domicilio Fiscal que figura en su inscripción en la Dirección General Impositiva. Si el domicilio tiene más de 60 caracteres, deberá escriturarse en dos renglones.
- 4. Domicilio Constituído: (campo obligatorio)
En este espacio el Usuario deberá indicar el Domicilio Constituido que figura en su inscripción en la Dirección General Impositiva además deberá completarse la dirección de correo electrónico y teléfono de contacto. Si el domicilio tiene más de 60 caracteres, deberá escriturarse en dos renglones.
4.1 E-Mail: (campo obligatorio)
El Usuario deberá indicar el correo electrónico.
4.2 Teléfono de contacto: (campo obligatorio)
El Usuario deberá indicar el número de teléfono.
- 5. Fecha de Balance: (campo obligatorio)
El Usuario deberá indicar la Fecha de Cierre del Balance que está presentando para su Registración; a tales efectos deberá adoptar el formato dd/mm/aa, donde dd, mm y aa indican día, mes y año del Balance. Al igual que el nombre de la sociedad, esta fecha se repetirá en el resto de las hojas.
- 6. Fecha de Balance anterior: (campo obligatorio)
El Usuario deberá indicar la Fecha de Cierre del Balance anterior al que está presentando para su Registración; a tales efectos deberá adoptar el formato dd/mm/aa, donde dd, mm y aa indican día, mes y año del Balance. Al igual que el nombre de la sociedad, esta fecha se repetirá en el resto de las hojas.
- 7. Número de R.U.T.: (campo obligatorio)
El Usuario deberá indicar el número correspondiente, escribiendo los números del RUT, uno a continuación del otro, sin dejar espacios entre ellos.
- 8. Giro Principal: (campo obligatorio)
El Usuario deberá indicar el Giro Principal de la Sociedad, estableciéndolo de acuerdo a la Clasificación Industrial Internacional Uniforme (C.I.I.U.). Dicho giro deberá ser expresado en números y en palabras (código y denominación). La denominación podrá consumir dos renglones si la misma excede de 50 caracteres.
En la página Web de la AIN se encuentra una versión electrónica de dicha codificación ordenada alfabéticamente.
ACTIVOS TOTALES / INGRESOS OPERATIVOS NETOS DEL EJERCICIO / PASIVO TOTAL Y PATRIMONIO TOTAL DE LA SOCIEDAD A LA FECHA DE BALANCE
Estos campos pretenden identificar la condición por la cual la sociedad está registrando sus Estados Contables.
Estos campos son de completado automático y su valor aparecerá luego de procesar los datos correspondientes en el resto del formulario.
Se ingresarán con separador de miles y sin decimales. Las cifras negativas se indicarán entre paréntesis.
9. Tipo Societario: (campo obligatorio)
En este numeral se prestará atención a:
9.1 Selección del Tipo Societario:
El Usuario deberá marcar con una X el tipo societario correspondiente.
De haber seleccionado el tipo: Sociedad Anónima, deberá indicar además, si ésta es: Abierta o Cerrada
9.2 Moneda de Presentación de los Estados Contables: (campo obligatorio)
Deberá escriturarse en los casilleros correspondientes, tanto el símbolo como la denominación de la moneda.
Esta denominación se repetirá automáticamente en el resto de las hojas que componen el formulario.
10. Calidad de Controlante: (campo obligatorio)
El Usuario deberá establecer, si es o no una Sociedad Controlante de otra/s, a cuyos efectos deberá marcar con una X en el casillero correspondiente: SI/NO
De haber seleccionado la opción SI, deberá indicar, para cada una de la/s Sociedad/es Controlada/s, el/los Nombre/s de la/s misma/s, el/los porcentaje/s del valor de participación, el país y, de tenerlo/s, el/los Número/s de R.U.T.
Las Sociedades Controlantes obligatoriamente deben presentar los Estados Contables Consolidados e Individuales de acuerdo a Normas Contables Adecuadas
11. Aprobación de los Estados Contables: (campo obligatorio)
Deberá especificarse, en los espacios previstos, que los Estados Contables, que se adjuntan, fueron debidamente aprobados, así cómo la fecha de su aprobación (siempre con formato dd/mm/yy).
12. Firmas: (campo obligatorio)
La Hoja de Información General de la Sociedad y Hoja de Control, deberán estar firmadas, con firmas autógrafas, con aclaración de firmas y su correspondiente/s Número/s de Documento/s de Identidad.
Dicha/s firma/s debe/n corresponder al/a los representante/s legale/s de la Sociedad o al apoderado en forma, con facultades suficientes y vigentes a la fecha.
Las firmas acreditarán la información general y hoja de control, así como la documentación que adjunta la Sociedad para su registración, de acuerdo a las exigencias legales y reglamentarias vigentes.
A.1.2) ESTADOS CONTABLES:
Dichos Estados deberán completarse de acuerdo al Nuevo Formulario proporcionado por la AIN, el que ha sido confeccionado contemplando las disposiciones vigentes.
- Hoja de Información General, debidamente firmada e impresa en formato oficio.
- Estado de situación Patrimonial.
- Estado de Resultados.
- Cuadro Bienes de Uso, Intangibles, Inversiones en Inmuebles y Amortizaciones.
- Estado de Evolución del Patrimonio.
- Estado de Origen y Aplicación de Fondos- Flujo de efectivo (debe un método de presentación).
- Notas a los Estados Contables.
- Hoja de control de Datos, debidamente firmado e impreso en formato oficio
Las cifras correspondientes a los distintos rubros se escriturarán sin decimales. Para indicar un número negativo, presione previamente el signo "-". Automáticamente se visualizarán entre paréntesis, en color negro.
En todos los casos:
En el "Cuadro de Bienes de Uso, Intangibles e Inversiones en Inmuebles – Amortizaciones" las cifras a escriturar en las columnas "Disminuciones" y "Bajas del Ejercicio" se harán como negativos si corresponde.
Las "Notas a los Estados Contables", se procesarán en archivo separado, en formato MS - Word configurado para impresión en tamaño oficio.
CONSOLIDADO:
Aquellas empresas con calidad de controlantes que deban presentar el balance consolidado con las empresas controladas, deberán proceder a completar otro formulario, indicando en la hoja de Información General de la Sociedad obligatoriamente los siguientes campos:
Nombre de la empresa y entre paréntesis, a continuación, el aditamento: (CONSOLIDADO) o (INDIVIDUAL)
Cada formulario se completará con las indicaciones dadas anteriormente.
Este "formulario" para el Consolidado, lo puede generar a partir de una copia del original que contiene el CD variándole el nombre.
A.2) FORMULARIO EJERCICIOS ANTERIORES- FORMULA V1.XLS
A.2.1) HOJA DE INFORMACION GENERAL DE LA SOCIEDAD:
En esta hoja se pretende resumir todos aquellos datos identificatorios de la empresa en sí misma, así como del balance que se está registrando.
Es fundamental completar en primera instancia la hoja de "Información General" y en el orden preestablecido en ella, ya que aquí existen datos que se escriturarán automáticamente en el resto de las hojas.
Constancia de Registro Nº:
La hoja de información, contará con un espacio destinado al Nº de Constancia del Registro de Estados Contables, el que NO debe ser completado por el Usuario, ya que este espacio es de uso exclusivo de la AIN.
Con respecto al resto de los numerales que componen esta Hoja de Información General, el Usuario deberá completar la información requerida, cuidando no saltear los diferentes numerales y respetando los espacios previstos a tales efectos, sin sobrepasar los límites fijados por los recuadros previstos para cada caso y de acuerdo al siguiente detalle:
1. Nombre: (campo obligatorio)
En éste numeral en particular, la claridad de la información es cualidad fundamental y el interesado podrá disponer de hasta 2 renglones para su ingreso, cuando el nombre contenga mas de 60 caracteres.
2. Razón Social:
Idem 1).
3. Sigla / Nombre de Fantasía:
Si posee una sigla que identifica la empresa y/o se la conoce en el mercado con un nombre fantasía, podrá escriturarse en este renglón a efectos de una mejor identificación al momento de realizar consultas.
4. Domicilio Fiscal: (campo obligatorio)
En este espacio el Usuario deberá indicar el Domicilio Fiscal que figura en su inscripción en la Dirección General Impositiva. Si el domicilio tiene más de 60 caracteres, deberá escriturarse en dos renglones.
5. Domicilio Constituido: (campo obligatorio)
En este espacio el Usuario deberá indicar el Domicilio Constituido que figura en su inscripción en la Dirección General Impositiva. Si el domicilio tiene más de 60 caracteres, deberá escriturarse en dos renglones.
6. Fecha de Balance: (campo obligatorio)
El Usuario deberá indicar la Fecha de Cierre del Balance que está presentando para su Registración; a tales efectos deberá adoptar el formato dd/mm/aa, donde dd, mm y aa indican día, mes y año del Balance. Al igual que el nombre de la sociedad, esta fecha se repetirá en el resto de las hojas.
7. Número de R.U.C.: (campo obligatorio)
El Usuario deberá indicar el número correspondiente, escribiendo los números del RUT, uno a continuación del otro, sin dejar espacios entre ellos.
8. Giro Principal: (campo obligatorio)
El Usuario deberá indicar el Giro Principal de la Sociedad, estableciéndolo de acuerdo a la Clasificación Industrial Internacional Uniforme (C.I.I.U.). Dicho giro deberá ser expresado en números y en palabras (código y denominación). La denominación podrá consumir dos renglones si la misma excede de 50 caracteres.
ACTIVOS TOTALES / INGRESOS OPERATIVOS NETOS DEL EJERCICIO / PASIVO TOTAL Y PATRIMONIO TOTAL DE LA SOCIEDAD A LA FECHA DE BALANCE
Estos campos pretenden identificar la condición por la cual la sociedad está registrando sus Estados Contables.
Estos campos son de completado automático y su valor aparecerá luego de procesar los datos correspondientes en el resto del formulario.
Se ingresarán con separador de miles y sin decimales. Las cifras negativas se indicarán entre paréntesis.
9. Tipo Societario: (campo obligatorio)
En este numeral se prestará atención a:
9.1 Selección del Tipo Societario:
El Usuario deberá marcar con una X el tipo societario correspondiente.
De haber seleccionado el tipo: Sociedad Anónima, deberá indicar además, si ésta es: Abierta o Cerrada
9.2 Moneda de Expresión de los Estados Contables: (campo obligatorio)
Deberá escriturarse en los casilleros correspondientes, tanto el símbolo como la denominación de la moneda.
Esta denominación se repetirá automáticamente en el resto de las hojas que componen el balance.
10. Calidad de Controlante: (campo obligatorio)
El Usuario deberá establecer, si es o no una Sociedad Controlante de otra/s, a cuyos efectos deberá marcar con una X en el casillero correspondiente: SI/NO
De haber seleccionado la opción SI, deberá indicar, para cada una de la/s Sociedad/es Controlada/s, el/los Nombre/s de la/s misma/s, el/los porcentaje/s del valor de participación, el país y, de tenerlo/s, el/los Número/s de R.U.C.
Las Sociedades Controlantes obligatoriamente deben presentar los Estados Contables Consolidados e Individuales de acuerdo a Normas Contables Adecuadas.
11. Aprobación de los Estados Contables: (campo obligatorio)
Deberá especificarse, en los espacios previstos, que los Estados Contables, que se adjuntan, fueron debidamente aprobados, así cómo la fecha de su aprobación (siempre con formato dd/mm/yy).
12. Firmas: (campo obligatorio)
La Hoja de Información General de la Sociedad y Hoja de Control, deberán estar firmadas, con firmas autógrafas, con aclaración de firmas y su correspondiente/s Número/s de Documento/s de Identidad.
Dicha/s firma/s debe/n corresponder al/a los representante/s legale/s de la Sociedad o al apoderado en forma, con facultades suficientes y vigentes a la fecha.
Las firmas acreditarán la información general y hoja de control, así como la documentación que adjunta la Sociedad para su registración, de acuerdo a las exigencias legales y reglamentarias vigentes.
A.2.2) ESTADOS CONTABLES:
Dichos Estados deberán completarse de acuerdo al Formulario proporcionado por la AIN, el que ha sido confeccionado respetando las disposiciones del Decreto 103/91.
El Formulario a presentar contendrá:
- Hoja de Información General, debidamente firmada e impresa en formato oficio.
- Estado de Situación Patrimonial
- Estado de Resultados
- Cuadro Bienes de Uso, Intangibles e Inversiones en Inmuebles - Amortizaciones
- Cuadro de Evolución del Patrimonio
- Estado de Origen y Aplicación de Fondos
- Notas a los Estados Contables.
- Hoja de Control de Datos, debidamente firmado e impreso en formato oficio
Las cifras correspondientes a los distintos rubros se escriturarán sin decimales. Para indicar un número negativo, presione previamente el signo "-". Automáticamente se visualizarán entre paréntesis, en color negro.
En todos los casos:
En el "Cuadro de Bienes de Uso, Intangibles e Inversiones en Inmuebles – Amortizaciones" las cifras a escriturar en las columnas "Disminuciones" y "Bajas del Ejercicio" se harán como negativos si corresponde.
Las "Notas a los Estados Contables", se procesarán en archivo separado, en formato MS - Word 6.0 o superior configurado para impresión en tamaño oficio.
CONSOLIDADO:
Aquellas empresas con calidad de controlantes que deban presentar el balance consolidado con las empresas controladas, deberán proceder a completar otro formulario, indicando en la hoja de Información General de la Sociedad obligatoriamente los siguientes campos:
Nombre de la empresa y entre paréntesis, a continuación, el aditamento: (CONSOLIDADO) o (INDIVIDUAL)
Cada formulario se completará con las indicaciones dadas anteriormente.
Este "formulario" para el Consolidado, lo puede generar a partir de una copia del original que contiene el CD variándole el nombre.
IV) PRESENTACION DE LA DOCUMENTACION:
La documentación deberá ser presentada ante el Registro de Estados Contables de la Auditoría Interna de la Nación, en la calle Paysandú 941, 2º Piso, en el horario de 11:00 a 15:00.
La documentación deberá ser presentada de la siguiente forma
- Hoja de Información General del Formulario, debidamente firmada e impresa en papel formato oficio.
- Hoja de Control de Datos del Formulario, debidamente firmada e impresa en papel formato oficio.
- Certificación Contable impresa con su timbre profesional.
- Fotocopia de tarjeta de RUT.
- Formulario y Notas a los Estados Contables en CD.
El CD, deberá contener solamente los archivos de formulario, notas y si se trata de una sociedad controlante su correspondiente formulario y notas.
Los archivos se denominarán en la siguiente forma:
Para el Formulario: el nombre del archivo comenzará con "F"; a continuación las dos últimas cifras del año indicativo del ejercicio que registra y el nombre de la empresa.
Ej. Si el nombre de la sociedad es: Pepito SA, el archivo de formulario se nombrará:
F12pepitoSA.xls
Para el consolidado se utilizará la misma nomenclatura pero comenzando con “C”:
Ej. Continuando con el ejemplo anterior, el archivo de formulario para el consolidado se nombrará:
C12pepitoSA.xls
Para las Notas a los Estados Contables el criterio es similar comenzando con "N".
Para el caso de Pepito SA: el archivo de notas se nombrará:
N12pepitoSA.doc
Para las Notas a los Estados Contables del Consolidado el criterio es similar comenzando con "NC".
Para el caso de Pepito SA: el archivo de notas del consolidado se nombrará:
NC12pepitoSA.doc
(Nota: tómese para estos casos, como nombre de empresa la raíz del mismo, dejando de lado los aditamentos).
Si su versión de MS-Windows es anterior a W95, o su versión de procesador de texto y/o planilla electrónica no admiten más de ocho caracteres en el nombre, el mismo se truncará en la 5ta. Letra del nombre.
El CD estará debidamente identificado indicando el nombre de la empresa y el ejercicio que registra
La AIN entregará una Constancia de Registro al Usuario que haya presentado toda la documentación de acuerdo a los requerimientos exigidos para proceder a la Registración de los Estados Contables.
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