Auditoria Interna de la Nación

El objetivo consistió en realizar el seguimiento de las recomendaciones originadas en la actuación que obra en Expediente 2359/2005, así como la verificación de la eficacia del sistema de control interno implementado en el Departamento de Administración, que permitan, con un grado de seguridad razonable, asegurar la veracidad e integridad de la información que poseen, la exactitud de los fondos y la confiabilidad de los registros contables.

El período abarcado fue desde setiembre de 2005 a agosto de 2007.

PROCEDIMIENTOS APLICADOS

Se aplicaron los siguientes procedimientos:

- Encuestas y cuestionarios

- Indagación y entrevistas

- Revisión selectiva de documentación

- Confrontación de registros

Las tareas se cumplieron con independencia, objetividad y debido cuidado profesional.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONE

En relación a las observaciones y recomendaciones efectuadas en oportunidad de la auditoría practicada en el año 2005, que dio origen al expediente 2359/05, se han corregido casi en su totalidad, siendo los procedimientos de control implementados adecuados, lo que permite brindar un grado de seguridad razonable en cuanto a la integridad de la información y los fondos que se manejan.

Persisten debilidades relacionadas con:

1) Los fondos que maneja la Caja Chica que funciona en el Sector de Administración, entrega partidas de dinero a funcionarios sin elaborar el correspondiente comprobante interno que respalde dicha operación.

2) Todos los funcionarios que manejan fondos y valores del Estado no se encuentran cubiertos con Póliza de Caución de Fidelidad de acuerdo a lo que dispone el Artículo 133 del TOCAF.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 19/10/07 habiéndose evacuado la misma la que no modificó las conclusiones arribadas.

Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la Nación adoptándose las conclusiones y recomendaciones del informe de fecha 5/10/07 que luce en expediente 5807/2007 referidas a las medidas necesarias y convenientes a la mejora de la gestión de la Dirección Nacional de Información e Inteligencia.

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MINISTERIO DEL INTERIOR

Dirección Nacional de Cárceles, Penitenciarias y Centros de Recuperación (DNCPyCR)

La auditoria dio comienzo el día 22/07/07, por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación de acuerdo al Plan Anual de Auditoria.

ALCANCE Y OBJETIVOS DE LA ACTUACIÓN

El objetivo fue la evaluación de la eficacia del sistema de control interno implementado en los procesos relacionados con la asistencia médica de los reclusos, la administración de víveres y remuneraciones percibidas por los reclusos (peculio) y la gestión industrial. El marco de referencia utilizado fueron las Normas Generales de Control Interno adoptadas por la Auditoría Interna de la Nación, según Resolución de fecha 24/01/07.

Asimismo, se realizó el seguimiento de las medidas adoptadas tendientes a subsanar las observaciones señaladas en el informe de la AIN de fecha 12/01/05.

El período analizado abarcó los primeros ocho meses del año 2007.

PROCEDIMIENTOS APLICADOS

Los procedimientos aplicados fueron los siguientes:

- Entrevistas y cuestionarios

- Visita al Establecimiento Correccional y de Detención para Mujeres

- Análisis, relevamiento, comprobación y confrontación de datos

- Estudio del expediente de compra directa de víveres frescos

- Análisis y relevamiento de toda la información útil y relevante a los efectos de obtener evidencias

Las tareas fueron realizadas con independencia, objetividad y debido cuidado profesional.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.

De la auditoría efectuada se concluye que la Dirección Nacional de Cárceles, Penitenciarias y Centros de Recuperación, tiene conocimiento de los riesgos inherentes para la concreción de los cometidos sustantivos del Organismo y ha establecido actividades de control tendientes a minimizarlos.

De la evaluación de los procesos, - ejecución de la asistencia médica, administración del peculio y gestión industrial,- surge que las actividades de control implementadas resultan insuficientes para brindar una seguridad razonable sobre la confiabilidad y veracidad de la información.

Se formulan las siguientes observaciones:

1) El diseño de la estructura orgánica conduce a que todas las decisiones se concentren en las máximas autoridades, Director y Sub Director del Organismo. Se entiende conveniente que se revea la estructura organizativa actual, a fin de evaluar la necesidad de efectuar modificaciones a la misma, contemplando la posibilidad de delegar atribuciones y asignar responsabilidades acordes a las funciones atribuidas.

2) En relación a la asistencia médica:

La deficiencia en las actividades de control en el sector Farmacias y Establecimientos Penitenciarios, no permite mitigar los riesgos inherentes a la administración, registración y distribución de los productos allí custodiados en cuanto:

a) Los criterios de registración aplicados no permiten obtener información en tiempo real del stock de los productos allí custodiados. Es imprescindible que las fichas de stock sean escrituradas por día y por Establecimiento.

b) No se realizan controles de stock, siendo el último inventario efectuado en el año 2005. Se deben realizar controles de existencia en forma periódica por personal de Farmacia y sorpresivos por parte de personal ajeno al sector, dejándose constancia escrita del resultado obtenido. El mismo debe ser comunicado a la Dirección a fin de que ésta tome conocimiento y en caso de ser necesario adopte las medidas correctivas pertinentes.

c) Del recuento de psicofármacos y medicamentos surgieron diferencias significativas en más y en menos con el saldo de las fichas respectivas. Se recomienda la realización de un inventario total a fin de conciliar los saldos contables con los reales. El resultado debe ser informado a la Dirección y en caso de detectarse faltantes adoptar las medidas pertinentes.

d) Los comprobantes que respaldan la solicitud de productos no reúnen la formalidad mínima necesaria. Todos los pedidos de medicamentos deben ser conformados por el solicitante en el formulario creado a esos efectos. A su vez, se debe exigir a los médicos tratantes la utilización de las recetas médicas, creadas por este Sector, para aquellos pedidos no incluidos en los formularios respectivos.

e) La documentación respaldante de las entregas de medicamentos a los diferentes Establecimientos no es conformada por la persona encargada de su recepción. Esto imposibilita tener certeza de que efectivamente llegue a su destino. Toda entrega de medicamento debe estar conformada por el receptor de la misma.

f) La carencia de personal en los Establecimientos, dificulta la implementación de controles en la recepción, distribución y custodia de los medicamentos, psicofármacos y materiales, remitidos por Farmacia. Sería conveniente establecer actividades de control acordes a los recursos humanos y materiales con que cuentan las unidades. Asimismo, se sugiere que la Dirección evalúe la necesidad de dotar de personal idóneo a los centros de asistencia.

3) En relación a la administración de víveres:

El Sector Adquisiciones lleva un adecuado sistema de registro, archivo y control de las compras realizadas, tanto por la Unidad como por las que se efectúan a través de la Unidad Centralizada de Adquisición de Alimentos (UCAA) y Unidad Centralizada de Adquisición de Medicamentos y Afines del Estado (UCAMAE). Las evidencias obtenidas en la aplicación de los procedimientos de control en el Sector Almacenes, permiten tener una seguridad razonable respecto a la confiabilidad de la información proporcionada.

4) En relación a la gestión del peculio:

a) El programa informático aplicado presenta deficiencias que no permite tener certeza que la información proporcionada sea confiable.

b) De la conciliación bancaria de la cuenta del BHU surgen 169 subcuentas de reclusos de las cuales el Departamento de Contaduría no cuenta con información que justifique la apertura y permanencia de las mismas. Se sugiere se proceda a una investigación administrativa a fin de esclarecer dicha situación.

c) Se debe conciliar el saldo de la cuenta corriente “Fondos de Terceros” del BROU, con las fichas de los reclusos a fin de determinar los montos de cada uno y traspasar a cuentas personales del BHU, a efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto por el art. 46 de la Ley Nº 14.470.

d) Las rendiciones de cuentas mantienen un saldo inicial de $ 3:224.836 correspondiente a partidas anteriores al año 2005, desconociéndose el monto discriminado por concepto. Se deben instrumentar mecanismos para proceder a su regularización.

e) De las Actas de arqueos practicados por Contaduría a la Tesorería de la DNCPyCR y las Cajas de los Establecimientos, surge que los mismos se realizan el último día hábil del mes y que no se efectúan al Centro de Reclusión La Tablada, al Nº 2 y al Nº 8. Se recomienda la realización de arqueos a todas las unidades que manejan fondos del Organismo y que se efectúen, además, en forma sorpresiva y aperiódica, dejando constancia escrita del resultado de los mismos.

5) En relación a Gestión Industrial y ejecución de los Convenios:

a) De acuerdo a lo dispuesto en el Memo. 1801/06 de fecha 10/10/06, Gestión Industrial no efectúa controles sobre la supervisión técnica y funcional de los talleres. Se sugiere rever lo establecido en dicho documento en virtud de que dichos controles permitirían a Gestión Industrial tener información relevante para la evaluación de la gestión de los talleres.

b) Los convenios con las empresas Pandy S.A. y Aniel S.A. no se encuentran vigentes y en ambos casos, no se cumple con el pago del canon acordado y los servicios públicos que se utilizan. Se sugiere realizar un procedimiento licitatorio y que los futuros convenios que se celebren se ajusten a la normativa actual y contemplen no sólo el fin de rehabilitación social sino también su incidencia en los recursos económicos del Organismo. Asimismo, se deben realizar gestiones para el cobro de lo adeudado por la empresa Pandy S.A.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN.

En cumplimiento de lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 14/12/07, habiéndose evacuado la misma según nota de fecha 27/12/07, la cual no modifica las conclusiones y recomendaciones a las que se arribaron.

Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la Nación adoptando las conclusiones y recomendaciones del informe de fecha 11/12/07, que luce en expediente 4283/2007, referente a la actuación cumplida en la Dirección Nacional de Cárceles, Penitenciarias y Centros de Recuperación.

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MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

COMANDO GENERAL DEL EJERCITO.

Comando de Apoyo Logístico del Ejército - Servicio de Intendencia del Ejército (SIE)

La auditoría dio comienzo el 26/03/07, por iniciativa de la Auditoria Interna de la Nación de acuerdo al Plan Anual de Auditoría.

El período analizado abarcó los años 2005 y 2006.

ALCANCE Y OBJETIVO DE LA AUDITORIA

El objetivo fue el análisis de la gestión de los ingresos y egresos del SIE, su adecuación al cometido del Servicio y el cumplimiento de las normas jurídicas aplicables al respecto, en particular en los Departamentos de Confitería y Panificación.

PROCEDIMIENTOS APLICADOS

Los procedimientos aplicados fueron los siguientes:

- Cuestionarios y entrevistas

- Estudio de las normas jurídicas aplicables.

- Análisis de documentación

- Inspecciones oculares

- Arqueo de caja y valores

- Análisis de conciliaciones bancarias

- Relevamiento de toda información útil y relevante

Las tareas fueron realizadas con independencia, objetividad y debido cuidado profesional.

Antecedentes

El cometido del SIE es obtener, almacenar, distribuir y proveer víveres, combustibles, lubricantes, vestuarios, equipos y materiales, al Ejército Nacional y apoyar, en los términos indicados por la norma citada, a las fuerzas en campaña en las operaciones de combate.

Para cumplir dicho cometido, el SIE cuenta con instalaciones para la fabricación de productos farináceos -panadería y fábrica de pastas-, cárnicos -planta de producción de hamburguesas- y vestimenta.

Se constató que el SIE, además de la producción para el aprovisionamiento del personal del Ejercito Nacional cuando se encuentra en el ejercicio de la función pública, vende productos farináceos y hamburguesas a distintas Unidades Ejecutoras del MDN, así como servicios de “lunch” a funcionarios militares en actividad y en retiro. No se obtuvo evidencia que exista norma jurídica de jerarquía legal que lo habilite.

A su vez, la producción de hamburguesas que se destina a la sede central de Cantinas Militares, es posteriormente distribuida por este servicio a los distintos Supermercados de Cantinas Militares. Esta distribución se realiza por medio de una venta a toda persona que acredite su calidad de militar, en actividad o retirado. La actividad descrita excede el cometido del SIE y, dado que este Servicio, como todo Órgano del Estado, se rige por el principio de especialidad, la misma es antijurídica.

A su vez, el SIE realiza entrega de víveres al Instituto Nacional de Alimentación (INDA), así como al Plan Invierno que realiza el Ministerio de Desarrollo Social (MIDES). No se han suscrito Convenios con el MIDES y el INDA, a tales efectos.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Del análisis de los ingresos y egresos del SIE en los Departamentos de Confitería y Panificación no se puede concluir respecto de la integridad y confiabilidad de la información financiero-contable, por lo que no es posible emitir una opinión sobre la gestión realizada en cuanto a su eficacia y eficiencia. Se concluye además que el SIE se excede en su cometido existiendo apartamientos en el cumplimiento de las normas jurídicas aplicables.

En relación al manejo y administración de fondos:

Del arqueo de Caja practicado el día 13/06/07, se determinaron diferencias que obedecen a ingresos y egresos no declarados por el SIE en las rendiciones de cuentas remitidas a la Contaduría General de la Nación.

En la Caja Moneda Nacional (M/N), surge una diferencia en más de $ 151.831,31 que obedece a los siguientes conceptos:

- Ingresos de Confitería no contabilizados	$ 27.661.02
- Cheques propios no contabilizados	$ 71.600.00
- Remanente sin explicar	$ 52.570.29
- Total	$ 151.831.31

El remanente sin explicar fue justificado con posterioridad al arqueo, exhibiéndose rendiciones de cuentas no oficiales y presentándose documentación de ingresos y egresos de Caja M/N.

En Caja Moneda Extranjera (M/E) surge una diferencia en más U$S 7.776 que se explica por Ingresos no contabilizados por los siguientes conceptos:

- Pérdida de Equipo Militar	U$S 109
- Compra de dólares	U$S 922
- Cheque de terceros	U$S 6.745
- Total	U$S 7.776

Se constató:

a) Ausencia de recibos de egresos prenumerados

b) Partidas antiguas pendientes de rendición.

c) Ingresos del Departamento de Confitería no contabilizados en registros oficiales.

d) Existencia de un cheque por un importe de U$S 6.745 por garantía de fiel cumplimiento de contrato no contabilizado en registro alguno, sin fecha de emisión y sin que se exhibiera el comprobante de ingreso emitido por tal concepto.

e) Compra de dólares no contabilizada en el Libro Caja M/E.

f) Se recontaron 134 vales de combustibles por $ 53.550 no pudiéndose cotejar su existencia con registro alguno.

Se formulan las siguientes recomendaciones:

1) Promover el dictado de normas jurídicas necesarias a los efectos de reglamentar las actividades que exceden el cometido del SIE.

2) Realizar las gestiones pertinentes para la aprobación del Proyecto del Reglamento de Organización y Funciones del SIE, como lo exige la Ordenanza N° 56 del MDN para regularizar la estructura orgánica.

3) Suscribir convenios con el MIDES y el INDA estableciendo la documentación, el procedimiento administrativo y las condiciones particulares del intercambio, en relación a la entrega de víveres que realiza el SIE.

4) Establecer procedimientos administrativos y actividades de control en la percepción y utilización de los fondos por parte del SIE, que brinden transparencia a la gestión. A continuación se detallan las principales medidas a tomar:

a) Registrar todos los ingresos y egresos percibidos por los diferentes Departamentos, en los Libros de Caja y Banco y no en rendiciones de cuentas no oficiales.

b) Depositar toda la recaudación en las cuentas bancarias del SIE tal como lo dispone la normativa vigente.

c) Cumplir con las formalidades establecidas en la Resolución de la AIN del 30 de Noviembre de 2006 para la impresión de recibos que documentan ingreso de fondos.

d) Emitir recibos por todo concepto de recaudación incluido el de utilidades líquidas que realizan los Casinos de Personal Subalterno.

e) Control por parte del Departamento Financiero Contable de la secuencia numérica de los recibos mencionados en el punto anterior, de forma de verificar la integridad de la información y evitar omisiones en su contabilización.

f) Emitir remitos de entrega de mercadería de la Panadería Militar en formularios preimpresos y prenumerados cumpliendo con lo dispuesto por la Resolución de la AIN de fecha 30/11/06.

g) Detallar claramente el deudor en los recibos de cobranza que realiza el SIE y no quien hace efectivo el pago.

h) Utilizar formularios de pedido prenumerado de forma de evitar la solicitud verbal que existe hasta hoy para los servicios de lunch solicitados por las Unidades y Reparticiones.

i) Mantener la numeración de los formularios de pedidos al ingresar al sistema contable informático (Calypso), de forma de posibilitar el seguimiento del servicio desde la solicitud hasta su cumplimiento y posterior facturación.

j) Adjuntar a las rendiciones de cuentas un listado resumen de las ventas de mostrador que realiza el Departamento de Confitería para permitir un control adecuado de las mismas.

k) Verter íntegramente la recaudación de Confitería al SIE utilizando la Caja Chica para el pago de gastos evitando el neteo de partidas.

l) Regularizar la contratación del personal en calidad de “aspirante” de forma tal que su remuneración se documente en recibos oficiales y se efectúen los aportes legales correspondientes.

m) Regularizar la contratación del Ingeniero de la Planta Procesadora de Carnes, documentando sus honorarios en facturas que cumplan con las formalidades legales y realizando los aportes legales correspondientes.

n) Utilizar para todas las adquisiciones los procedimientos de compra previstos en la Sección 2 del TOCAF, de acuerdo al monto de la contratación.

o) Segregar las tareas de registración y de custodia de fondos en el Departamento Financiero Contable para que exista oposición de intereses.

p) Regularizar las partidas antiguas pendientes de rendición de cuentas detectadas en oportunidad del arqueo practicado para su posterior registración.

q) Controlar los vales de combustibles llevando registros contables de ingresos y egresos, determinando a quiénes se le entregaron vales y exigiendo la rendición de cuentas pertinente.

r) Contratar una póliza de caución de fidelidad para el personal que maneja fondos y valores ya que la disposición normativa excepciona de la contratación de fianza, únicamente, para aquellos funcionarios de las Fuerzas Armadas que manejan o custodian fondos o valores de responsabilidad logística.

s) Firmar las conciliaciones bancarias por la persona encargada de controlarlas.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 30/08/07, no habiéndose evacuado la misma dentro del plazo legal.

Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la Nación adoptándose las conclusiones y recomendaciones que surgen del informe de fecha 31/07/07 que lucen en expediente 947/2007, referente a la actuación cumplida en el Servicio de Intendencia del Ejército.

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MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

COMANDO GENERAL DEL EJERCITO

Misiones de Operaciones de Paz

La auditoria dio comienzo el 16/08/07 por iniciativa de la Auditoria Interna de la Nación de acuerdo al Plan Anual de Auditoria.

ALCANCE Y OBJETIVO DE LA AUDITORIA

El objetivo fue la evaluación de la administración de fondos percibidos por el Comando General del Ejército (en adelante CGE), por el servicio prestado por las Fuerzas Armadas en las Misiones de Operaciones de Paz, (en adelante MOP), a cargo de la Organización de las Naciones Unidas, (en adelante ONU), así como su utilización por parte del CGE.

El período objeto de análisis fue el año 2006 y el primer semestre del año 2007.

PROCEDIMIENTOS APLICADOS

Los procedimientos llevados a cabo fueron:

- Cuestionarios y entrevistas

- Arqueo de Caja y Valores

- Estudio de las normas jurídicas aplicables

- Estudio de contratos y convenios

- Análisis de documentación

- Análisis de conciliaciones bancarias

- Relevamiento de toda información útil y relevante

Las tareas fueron realizadas con independencia, objetividad y debido cuidado profesional.

Antecedentes

De acuerdo al Artículo Nº 43 de la Carta de la Organización de las Naciones Unidas, todos los Estados miembros, entre ellos Uruguay, se comprometieron en poner a disposición de la misma sus Fuerzas Armadas, con el fin de contribuir al mantenimiento de la paz y seguridad internacional. Por disposición de la norma indicada, cada participación de las Fuerzas Armadas de un Estado en una Misión de Paz de la ONU, debe ser requerida por el Consejo de Seguridad del Organismo, y se instrumenta en Convenios especiales celebrados entre ambos. En dichos Convenios -denominados “Memorandum of Understanding”-, particularmente en sus anexos, se establece el dinero que la ONU abonará al Estado para financiar la Misión, lo que incluye el pago de sumas destinadas a la remuneración del personal militar destacado en la misma, a su traslado -eventualmente- y al mantenimiento de la infraestructura material de la Misión.

En el período analizado, el CGE percibió ingresos por este concepto, por la participación de sus fuerzas armadas en las Misiones de Paz de:

- la República Democrática del Congo, desde 16/03/2001, en Misión denominada “MONUC”,

- la República de Haití, desde el 16/06/2004, en Misión denominada “MINUSTAH”,

- Etiopía “ERITREA” Misión finalizada en el año 2006

Los ingresos que percibe el Estado uruguayo son fondos públicos que financian una actividad del Estado y por su naturaleza deben ser calificados como “Recursos de afectación especial”, por lo que deben ser sometidos al régimen financiero – contable que se ajusta a dicha categoría de ingresos. Son fondos de carácter extrapresupuestal, y la posibilidad de su ingreso y recaudación no ha sido declarada ni considerada en la organización del Presupuesto Nacional actual, así como tampoco en los anteriores.

La administración de los fondos MOP la ejerce el CGE, a través de dos Departamentos, la Oficina de Planeamiento y Presupuesto (OPPE) y el Departamento Financiero Contable, los que dependen del “Despacho del Comandante en Jefe del Ejército”. Además, intervienen dos órganos más, el Centro Coordinador de Operaciones de Mantenimiento de la Paz, en adelante CE.CO.MA.PA., que depende del Estado Mayor del Ejército y el Sistema Nacional de apoyo a las Operaciones de la Paz, en adelante SI.NO.MA.PA. que depende del MDN.

En el Área Contable del Departamento Financiero Contable del Ejército, no se lleva una contabilidad de ingresos, únicamente se contabilizan los movimientos de la cuenta bancaria identificando los ingresos, previa consulta realizada a la OPPE acerca del origen y concepto de dichos fondos.

Ingresos

En el período analizado, los ingresos correspondieron a los siguientes conceptos:

- remuneración a los efectivos integrantes del contingente

- reembolsos para el mantenimiento de la infraestructura utilizada en la Misión y para el autoabastecimiento de los primeros sesenta días de la Misión

- pagos por el costo del transporte aéreo de los efectivos,

- pagos por el costo de las Unidades Potabilizadoras de Agua -U.P.A.- y por los técnicos que desarrollan tareas en el área de Misión, en el caso de la OSE.

Para el año 2006, los ingresos recibidos, de acuerdo al estado de cuenta bancario y a los datos proporcionados por la OPPE y el Departamento Financiero Contable son:

INGRESOS SEGÚN	MONTO U$S
Estado de Cuenta Bancario	56:302.197
Área Contable	57:567.221
O.P.P.E.	54:863.285

Existen diferencias en los datos proporcionados por las Unidades debido a partidas conciliatorias pendientes de contabilización pero que difieren entre ambas oficinas. El total de ingresos de acuerdo a lo informado sería de U$S 56.302.197.

Egresos

En el cuadro siguiente se resume para el año 2006, de acuerdo a lo informado por la OPPE, el total de egresos discriminados de acuerdo al criterio utilizado por dicha Oficina para su administración.

TIPO	MONTO U$S
VIÁTICOS	29.917.566,00
PLUNA	2.590.139,00
GASTOS DE FUNC. E INVERSION	21.293.021,00
OSE	351.471,00
DEUDA RUSA	2.150.000,00
TOTAL	56.302.197,00

Los fondos MOP se asignan al pago de:

- viáticos de los efectivos que participan en las Misiones,

- gastos de mantenimiento y reabastecimiento de las Misiones

- inversión en equipos,

- otros gastos de funcionamiento del CGE,

- transferencias de fondos a otras Fuerzas,

- transferencias a otros organismos (PLUNA, OSE),

- pagos de cuotas por contratos suscritos por el MDN y la empresa Federal Estatal Unitaria en el marco del acuerdo celebrado el 06/07/01 entre el gobierno de la Federación de Rusia y el gobierno de Uruguay.

La planificación, presupuestación y asignación de fondos la realiza la OPPE en base a Proyectos que son ejecutados por una o más Unidades del Ejército.

En el Área Contable se registra viáticos y trasferencias (otras Fuerzas y organismos). En la Sección Servicios Especiales del Departamento Financiero Contable, se registra los gastos de funcionamiento e inversión afectados a las Misiones, así como en general al resto del Ejército.

En el CGE, guardados en una caja fuerte, se mantiene dinero proveniente de pago efectuados por la ONU, que a la fecha del arqueo – 4 de octubre de 2007, era por dos conceptos 1) reserva prevista para pago de viáticos por un monto que ascendía a U$S 3:400.000; 2) fondo fijo que tiene asignada la Sección Servicios Especiales que ascendía a $ 901.261.61 y U$S 234.455.20. El mismo está destinado al pago de proveedores de bienes y servicios.

Se observa que existen contabilidades parciales y no una contabilidad integral en la que se registren todos los movimientos relativos a los fondos MOP.

Se constató que, en todos los casos, el gasto de los fondos M.O.P. por parte del CGE, se realizó sin la intervención preventiva del Tribunal de Cuentas exigida por el Artículo Nº 211 literal b) de la Constitución.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

El proceso instrumentado por el CGE para la administración de los fondos MOP presenta debilidades sustantivas que se manifiestan en la falta de controles suficientes y supervisión adecuada, que no permiten asegurar, razonablemente, que la información financiero - contable proporcionada sea íntegra y confiable. La cantidad de departamentos y funcionarios intervinientes y la dispersión de información, dificulta obtener en tiempo y forma, información relevante a los efectos de evaluar la administración de los fondos MOP. Lo indicado impide evaluar la eficacia y eficiencia de la gestión en el período analizado.

La administración de dichos fondos no se ajusta al régimen financiero – contable dispuesto por nuestro Orden jurídico para todos los fondos públicos. Lo indicado implica, entre otros aspectos, que el CGE dispone de estos fondos sin la debida intervención de los Órganos de control competentes: Tribunal de Cuentas y C.G.N.

Sin perjuicio de ello, estos fondos son depositados por ONU, al momento de su pago, en una cuenta bancaria en el BROU, a nombre del MDN, declarada ante la Tesorería General de la Nación.

Finalmente, si bien no se tuvo evidencia que dichos fondos hayan sido utilizados para otros fines que no sean los aprobados por el Comandante en Jefe del Ejército, no es posible asegurar que en todos los casos, los fondos MOP, en tanto “recursos de afectación especial”, hayan sido destinados a financiar, directa o indirectamente, la participación de las Fuerzas Armadas en las Misiones de Paz de ONU, como es debido en virtud de su naturaleza.

Se sugiere la implementación de las siguientes recomendaciones:

1) Dado las particularidades de estos fondos MOP y la necesidad de formalizar su manejo dentro de un régimen jurídico adecuado a la realidad de los mismos, se analice la posibilidad de proponer la creación, por Ley, de un Programa destinado a regular la percepción, administración y gasto de estos fondos

2) Definir un proceso de administración de los fondos MOP, con identificación de riesgos, implementación de actividades de control y determinación de niveles de supervisión adecuados, a efectos de proporcionar una seguridad razonable respecto a la administración eficaz y eficiente de dichos fondos, así como la cristalinidad de su gestión.

3) Implementar un sistema de contabilidad integrado, común para todas las Áreas que intervienen en la administración de los fondos MOP. Lo indicado redundará en una mejor fuente de información, para la toma de decisiones y para el control de su gestión.

4) Conciliar las diferencias constatadas en el saldo a pagar por la denominada "Deuda Rusa".entre el MDN y el BROU,

5) Realizar el ordenamiento de gastos con cargo a los fondos MOP, de acuerdo al régimen jurídico establecido en el TOCAF.

6) Depositar en el BROU los fondos MOP (U$S 3:400.000) que hasta la fecha del informe permanecen en las instalaciones del CGE.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 01/02/08, la cual fue evacuada sin modificar las conclusiones arribadas, no habiéndose evacuado la misma dentro del plazo legal.

Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la Nación adoptándose las conclusiones y recomendaciones que surgen del informe de fecha 30/01/08 que lucen en expediente 7670/2007, referente a la actuación cumplida en el Comando General del Ejército.

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MINISTERIO DE ECONOMIA Y FINANZAS

Dirección General de Comercio - Área de Zona Franca.

La auditoría dio comienzo el 21/05/07, a solicitud de la Dirección General de Comercio.

ALCANCE Y OBJETIVO DE LA AUDITORIA

El objetivo de la presente auditoría consistió en la evaluación de la eficacia del sistema de control interno (en adelante SCI) implementado en el Área de Zona Franca. El marco de referencia utilizado fueron las Normas Generales de Control Interno, adoptadas por la Auditoria Interna de la Nación según Resolución de fecha 24/01/07.

El alcance de la auditoria abarcó a los procesos: Técnico, Jurídico, Notarial, Contable y Tecnología de la Información. Se excluyó del análisis la administración que realiza el Área sobre la Zona Franca de Nueva Palmira.

El período analizado abarcó el período enero 2006-agosto 2007.

PROCEDIMIENTOS APLICADOS

Se llevaron a cabo los siguientes procedimientos:

- Estudio de la normativa vigente.

- Entrevistas y Cuestionarios.

- Autoevaluaciones.

- Revisiones.

- Análisis de documentación proporcionada.

- Relevamiento de toda información útil y relevante

Las tareas fueron realizadas con independencia, objetividad y debido cuidado profesional.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Como resultado de la auditoria practicada en el Area de Zonas Francas de la Dirección General de Comercio se puede concluir que el sistema de control interno carece de eficacia para asegurar razonablemente el cumplimiento de los objetivos de la Organización.

Se sugiere realizar una adecuada planificación previa a la toma de actividades correctivas, ejecutando las mismas de acuerdo a las prioridades y a la realidad del Área, monitoreando y analizando los resultados obtenidos y tomando nuevas actividades correctivas en caso que sean necesarias.

A tales efectos se sugiere a la Dirección considerar las siguientes recomendaciones:

1) Brindar evidencia a todos los funcionarios de su compromiso con el establecimiento, implementación, operación, seguimiento, revisión, mantenimiento y mejora del SCI.

a) mediante el establecimiento de un documento que formalice las prioridades dentro del SCI.

b) estableciendo funciones y responsabilidades.

c) comunicando a los funcionarios la importancia de cumplir con los lineamientos definidos, sus responsabilidades y la necesidad de mejora continua para el logro de los objetivos de la Unidad.

d) brindando los recursos suficientes, dentro de sus posibilidades.

e) decidiendo los criterios para la aceptación de riesgos y determinando los niveles de riesgos aceptables.

f) efectuando revisiones periódicas.

2) Realizar una evaluación de riesgos formal a nivel de los procesos críticos, para luego implantar actividades de control adecuadas a los efectos de mitigar los mismos hasta el nivel de riesgo aceptado por la Dirección.

3) Conformar un equipo inspectivo y capacitarlo de acuerdo a las necesidades del Área, para realizar procedimientos de control esenciales, los cuales se consideran imprescindibles.

4) Mejorar la comunicación y coordinación entre los departamentos y los funcionarios, que asegure la disponibilidad de la información necesaria para cumplir con sus funciones de manera eficaz.

5) Establecer pautas formales y documentarlas para efectuar la negociación de precios por excepción al tarifario que el Área realiza con determinados usuarios de Nueva Palmira.

6) Establecer procedimientos de control adecuados sobre las declaraciones juradas que realizan los explotadores de los ingresos percibidos por parte de sus usuarios.

7) Culturizar a los funcionarios para trabajar en los servidores del Área, minimizando las tareas efectuadas en sus PCs locales. La práctica actual en este sentido podría determinar que en caso de suceder algún tipo de siniestro o desperfecto de los equipos (virus, robo, incendio) se pierda información imprescindible y necesaria para el funcionamiento del Área. Asimismo y a los efectos de brindar continuidad en los servicios se recomienda almacenar los respaldos efectuados fuera de las instalaciones y entrenar a los funcionarios de forma periódica sobre los planes de recuperación.

8) Implantar medidas adecuadas de seguridad para el centro de procesamiento de datos (CPD), a los efectos de prevenir accesos físicos no autorizados. Asimismo se considera imprescindible y urgente retirar las fotocopiadoras que se encuentran ubicadas en el mismo. Asimismo se sugiere implantar medidas de protección adecuadas para el CPD (instalación de una alarma de seguridad y extintores en la puerta de acceso al mismo).

Asimismo se sugiere a la Dirección del Área de Zona Franca promover la aprobación de su proyecto de estructura organizativa, luego proceder a su difusión, asegurando la comprensión por parte de los funcionarios de la relación jerárquica funcional existente.

VISTAS, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley N° 16.736 del 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 23/10/07, y vencido el plazo legal no se presentaron descargos.

Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la Nación adoptándose las conclusiones del informe de fecha 4/10/07, recomendándose la implementación de las medidas necesarias y convenientes para la gestión de la Dirección General de Comercio - Área de Zona Franca que lucen en expediente 6239/2007.

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MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS.

UNIDAD CENTRALIZADA DE ADQUISICIÓN DE MEDICAMENTOS Y AFINES DEL ESTADO (UCAMAE)

La auditoria dio comienzo el 18/11/07 en la Unidad Centralizada de Adquisición de Medicamentos y Afines del Estado (en adelante UCAMAE), a solicitud de la Dirección General del Ministerio de Economía y Finanzas.

ALCANCE Y OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA.

El objetivo consistió en evaluar la eficacia del control interno en el Procedimiento Especial de Contratación, en el ámbito de actuación de UCAMAE. El marco de referencia utilizado fueron las Normas Generales de Control Interno adoptadas por la AIN según resolución de fecha 24/01/07.

Se incluyeron todas las etapas del procedimiento, desde la recepción de la demanda hasta la adjudicación. No se analizaron las etapas anteriores (como se genera y calcula la demanda) ni posteriores, debido a que no están en la esfera de competencia de UCAMAE.

Las tareas se desarrollaron con independencia, objetividad y debido cuidado profesional.

PROCEDIMIENTOS APLICADOS

Se aplicaron los siguientes procedimientos:

- Estudio de la normativa vigente.

- Entrevistas y cuestionarios.

- Autoevaluaciones.

- Estudio de Licitaciones.

- Análisis de documentación proporcionada referida a:

1.1. actividades desarrolladas por funcionarios,

1.2. comunicaciones con la Oficina de Planeamiento y Presupuesto,

1.3. informes relacionados al Sistema Integrado de Compras Estatales (SICE),

1.4. manual del usuario del SICE,

1.5. integración de comisiones técnicas.

Antecedentes

UCAMAE es un órgano desconcentrado del Poder Ejecutivo con autonomía técnica. Funciona operativamente en el ámbito del Ministerio de Economia y Finanzas. Le compete la adquisición de medicamentos, material médico quirúrgico, insumos hospitalarios y bienes y servicios afines por “cuenta y orden de los organismos usuarios del sistema.

Se encuentra en un proceso de transición, puesto que el Art. 163 de la Ley de Rendición de Cuentas Nº 18.172 de 31/8/07 creó la Unidad Centralizada de Adquisiciones (UCA), como órgano desconcentrado del Poder Ejecutivo, con autonomía técnica, incorporando la Unidad Centralizada de Adquisición de Alimentos (UCAA) y la UCAMAE, con las mismas competencias asignadas por Ley 17.930.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.

Analizado el procedimiento de compras centralizada se constató que en el mismo participan varios organismos (OPP, MSP) y que existe una distribución de competencias y responsabilidades entre los mismos. La UCAMAE es responsable del proceso de adquisiciones y cada uno de los organismos usuarios (Dirección Nacional de Sanidad de las Fuerzas Armadas, Dirección Nacional de Sanidad Policial, MSP) es responsable de estimar razonablemente las necesidades a demandar y a comprar. Como consecuencia de esta situación, la UCAMAE no se encuentra en condiciones de evaluar la gestión de las compras que realiza.

La demanda se ingresa al Sistema Integrado de Compras Estatales (SICE), que es administrado por la OPP. UCAMAE no tiene identificados los responsables de cada organismo de ingresar la demanda en el SICE, ni se encuentra formalmente determinado el plazo para que las unidades usuarias de la UCAMAE estimen su demanda.

La UCAMAE debería asumir el rol coordinador con los usuarios del sistema a efectos de tener una visión global del procedimiento, garantizándose de esta forma, la eficiencia en la gestión de modo que los insumos adjudicados reflejen, las reales necesidades de los usuarios.

De la evaluación de la eficacia del control interno en el Procedimiento Especial de Contratación se concluye que el mismo presenta debilidades, lo que determina que en algunos casos la Unidad no se desempeñe de manera eficaz y eficiente, y en otros no cumpla con la normativa vigente.

Esta afirmación se sustenta en las siguientes constataciones, para las cuales se realizan recomendaciones con el objetivo de mejorar el sistema de control interno del procedimiento:

1) El ambiente de control de UCAMAE no es adecuado para su eficiente funcionamiento.

a) No existe ninguna normativa aprobada que establezca la estructura jerárquico funcional de UCAMAE y su correspondiente organigrama.

b) No se encuentran definidos los cargos a desempeñar por los funcionarios.

c) No existen documentos, ni manuales internos donde se establezcan: responsabilidades de los diferentes actores en el procedimiento especial, lineamientos de conducta ética y la forma de desarrollar las funciones críticas de UCAMAE.

d) No existen mecanismos previstos para asegurar razonablemente la independencia técnica de los integrantes de las comisiones asesoras.

e) No existe rotación de los funcionarios asignados a las diferentes comisiones asesoras.

f) No están identificados la totalidad de los riesgos a los cuales se encuentra expuesta UCAMAE. Las actividades de control previstas por la Dirección, no se encuentran implementadas y no son suficientes para mitigar los riesgos identificados.

Se recomienda, a partir de la integración de la Unidad Centralizada de Adquisición de Alimentos (UCAA) con la UCAMAE, realizar la identificación de los riesgos, implementando nuevas actividades de control mitigantes de los mismos.

2) El Sistema Integrado de Compras Estatales (SICE) no proporciona información necesaria y oportuna a la Unidad para la toma de decisiones. Se recomienda crear canales de comunicación efectivos entre UCAMAE y OPP que permitan gestionar los cambios al sistema de forma de garantizar la satisfacción de UCAMAE como usuario del SICE.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN.

En cumplimiento de lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 3/01/08, no habiéndose evacuado la misma.

Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la Nación adoptándose las conclusiones y recomendaciones del informe de fecha 28/12/07 que luce en expediente 2560/2007, referidas las medidas necesarias y convenientes a la mejora de gestión en UCAMAE.

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MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

DIRECCIÓN FINANCIERO CONTABLE

La auditoria dio comienzo el 8/08/2007 por iniciativa de la Auditoria Interna de la Nación, de acuerdo al Plan Anual de Auditoria.

ALCANCE Y OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

El objetivo fue el seguimiento de las observaciones del informe de esta Auditoria Interna de la Nación de fecha 19/08/05 que obra en el expediente 6130/2005. Se evaluó la implementación de las recomendaciones formuladas en relación al flujo de información administrativa-financiera-contable entre las embajadas y consulados y la Dirección Financiero Contable.

El período analizado abarcó desde enero 2005 a julio 2007.

PROCEDIMIENTOS APLICADOS

Se aplicaron los siguientes procedimientos:

- Indagación

- Encuestas y cuestionarios sobre las operaciones realizadas por el organismo

- Comparación de: los cuadros de rendiciones pendientes de control, presupuesto y ejecución en el exterior

- Revisión de:

* Rendiciones de cuentas de egresos e ingresos.

* Cuentas bancarias del organismo.

* Cálculos matemáticos.

- Rastreo de las rendiciones.

- Evaluación de los controles aplicados.

- Confrontación y Confirmación de: partidas otorgadas por el Banco Mundial, partidas conciliatorias bancarias.

- Comprobación de las partidas otorgadas por el Banco Mundial y su posterior transferencia al Ministerio de Desarrollo Social (MIDES).

- Tabulaciones de Rendiciones de Cuentas de Egresos e Ingresos.

- Relevamiento de toda información útil y relevante.

Las tareas se cumplieron con independencia, objetividad y debido cuidado profesional.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Como resultado de la auditoria practicada en la Dirección Financiero Contable del Ministerio de Relaciones Exteriores se concluye que en los años 2006 y 2007, se implementaron medidas que no fueron efectivas para subsanar el atraso en el control de las rendiciones de cuentas de egresos e ingresos remitidas por las sedes en el exterior. No se ha implementado un criterio de depuración de las partidas conciliatorias existentes. Respecto al número de embajadas y misiones consulares no se ha fijado un criterio para determinar el número de las mismas, por lo cual persiste la dificultad de determinar el número que el país tiene en el exterior. Por lo expuesto se mantienen y reiteran las conclusiones del informe de fecha 19/08/05:

Se reiteran las conclusiones expuestas en el informe citado:

1) Con respecto al atraso en el control de rendiciones de cuentas de egresos e ingresos, las medidas implementadas no han sido efectivas habiéndose incrementado el volumen de atraso.

El 73.6% del presupuesto de gastos del Inciso se ejecuta en el exterior. El atraso en el control es materialmente significativo representando aproximadamente US$ 82:000.000.

2) En lo que refiere a ingresos por recaudación consular el monto totaliza US$ 20.000.000, los que también han sido rendidos y no controlados, por lo tanto ejecutados sin el debido control.

3) En relación a las cuentas bancarias y las partidas conciliatorias pendientes de depuración, a) en la cuenta Nº 3168-080135 se han depurado las partidas pendientes, b) en las cuentas Nº 1880-06846 y 3168-080093 se mantienen partidas muy antiguas por cheques no cobrados, materialmente de escaso valor, las que deberán depurarse de acuerdo a criterios a definir con juntamente con la Contaduría General de la Nación.

4) Se mantiene el criterio dispar de clasificación entre la Dirección Financiero Contable y la Dirección de Asuntos Consulares relativo a la cantidad de oficinas consulares en el exterior.

Se sugiere implementar procedimientos que permitan corregir las situaciones constatadas a la brevedad.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 18/12/07, no habiéndose evacuado la misma.

Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la Nación adoptándose las conclusiones y recomendaciones que resultan del informe de auditoría de fecha 10/12/07 y que luce en expediente 4884/2007.

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MINISTERIO DE TRANSPORTE Y OBRAS PÚBLICAS

DIRECCION NACIONAL DE ARQUITECTURA

Obras por Administración Directa

La auditoría dio comienzo el 27/06/07, por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación de acuerdo al Plan Anual de Auditoria.

ALCANCE Y OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

El objetivo fue la evaluación de la eficacia del sistema de control interno y el análisis de la gestión desarrollada por la Dirección Nacional de Arquitectura (en adelante DNA) con relación a las obras realizadas por la modalidad de administración directa en la Presidencia de la República. Asimismo se efectuó el seguimiento de las observaciones formuladas en informe de fecha 26/12/2002 por esta Auditoría Interna de la Nación, cuyos obrados lucen en el Expediente Nº 9159/02.

El período analizado abarcó los ejercicios 2005 - 2006.

PROCEDIMIENTOS APLICADOS

Se aplicaron los siguientes procedimientos:

- entrevistas y cuestionarios,

- comparación de los procedimientos establecidos en la normativa vigente con los llevados a cabo por la Unidad,

- revisión de cálculos matemáticos,

- análisis de soportes informáticos,

- inspección ocular de obras,

- relevamiento y análisis de documentación con el objeto de obtener evidencias que permitan fundamentar las conclusiones y recomendaciones que se efectúan en el final del presente informe.

Las tareas se cumplieron con independencia, objetividad y debido cuidado profesional.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la auditoria realizada se concluye que la gestión desarrollada por la Dirección Nacional de Arquitectura con relación a las obras efectuadas en Presidencia de la República, en lo que refiere al procedimiento administrativo y al manejo de recursos, presenta debilidades significativas en el control interno, lo que dificulta su correcta evaluación.

En relación a las observaciones formuladas por la AIN en informe de fecha 26/12/02 fueron subsanadas las siguientes: la documentación analizada reúne las formalidades fiscales, se ha contratado con empresas que cumplen con las formalidades legales exigidas y no se constató la contratación de fletes en las obras analizadas.

A continuación se formulan las siguientes observaciones y recomendaciones:

1) Se constató que la Comisión de Adquisiciones creada por resolución ministerial de fecha 15/09/06, no tiene formalmente definida su responsabilidad y autoridad al no estar incluida dentro de la estructura organizativa. Se recomienda crear dentro de la estructura de la DNA una Unidad de Compras con los cometidos específicos de su área, con rotación periódica de sus integrantes en atención a lo dispuesto por el Dec.30/003 de 23/01/03.

2) No existen manuales de procedimientos de los procesos sustantivos, por lo que se recomienda la definición y documentación de los mismos. Es necesario establecer el procedimiento administrativo formal para la realización de la obra que abarque desde la solicitud, la memoria descriptiva, el estimativo de costos, la resolución, la transferencia de fondos hasta la finalización de la misma, incluyendo la recepción de la obra mediante el labrado de un acta dando la conformidad por el trabajo efectuado.

Los manuales deberían ser puestos en conocimiento de todos los funcionarios y mantenerse actualizados.

3) Se perciben problemas en el flujo de la información entre las distintas áreas de la DNA lo que influye en la coordinación entre las mismas. La información suministrada a la Gerencia de Obras, de parte de los Directores de Obras, denota ausencia de integridad y confiabilidad.

Se recomienda diseñar e implementar un sistema de información integral, complementado con las herramientas tecnológicas necesarias, que permita obtener información actualizada, completa y veraz.

4) Se recomienda establecer mecanismos formales de gestión de cobro para el caso de las obras cuyos saldos quedan en negativo.

5) Se sugiere promover medidas para la presentación en fecha de las rendiciones de gastos de las obras para adecuarlas a las exigencias legales.

Es de destacar que la DNA ha comenzado a adoptar medidas en función de las recomendaciones efectuadas por esta auditoría que contribuirán a mejorar la gestión.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 30/07/07 habiéndose presentado descargos con fecha 17/08/2007, lo que dio lugar a que se produjera un informe definitivo con fecha 28/08/2007.

Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la Nación adoptándose las conclusiones y recomendaciones que surgen del Informe de fecha 28 de agosto de 2007 y que lucen en expediente 3954/2007, referente a la actuación cumplida en la Dirección Nacional de Arquitectura.

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MINISTERIO DE TRANSPORTE Y OBRAS PÚBLICAS

Dirección Nacional de Arquitectura

La auditoría dio comienzo el 30/07/07, por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación de acuerdo al Plan Anual de Auditoria.

ALCANCE Y OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

El objetivo fue la evaluación de los procedimientos de recaudación, pago y registración de los fondos de terceros percibidos para la realización de obras, así como la custodia y registración de bienes adquiridos con fondos del Proyecto 758.

El periodo analizado abarcó el período enero 2006 a julio de 2007.

PROCEDIMIENTOS APLICADOS

Se aplicaron los siguientes procedimientos:

- Entrevistas y cuestionarios

- Arqueo de caja

- Revisión de conciliaciones bancarias

- Análisis de la composición de saldos y de rendiciones de cuentas

- Relevamiento de los procedimientos en las áreas involucradas

- Comparación de los procedimientos establecidos en la normativa vigente con los llevados a cabo por la Unidad

- Cotejo de información contenidas en los registros contra soporte documental

- Visita al Depósito de Manga

Las tareas se cumplieron con independencia, objetividad y debido cuidado profesional.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la auditoria realizada se concluye que los procedimientos de recaudación, pago y registración de fondos de terceros para la realización de obras, en las áreas de Contaduría y Tesorería presentan deficiencias significativas. Estas deficiencias se generan en la existencia de procedimientos inadecuados, ausencia de actividades de control, fallas en el sistema informático (SGO) y falta de control sobre la información que surge del mismo. La información que dispone la Dirección Nacional de Arquitectura no es confiable ni completa para una correcta toma de decisiones.

En cuanto a la evaluación de los procedimientos llevados a cabo en el Departamento de Coordinación y Control en relación a la custodia de los bienes adquiridos por el Proyecto 758 se concluye que los mismos no aseguran la protección de los activos, ni los controles establecidos son eficaces para detectar la ocurrencia de acciones irregulares.

Cabe destacar que la DNA ha comenzado a implementar medidas correctivas para mejorar su gestión.

Se formulan las siguientes recomendaciones:

1) En la Sección Tesorería todos los funcionarios manejan fondos y a la vez registran sus movimientos.

Se sugiere rever los procedimientos vigentes respetando el principio de oposición de intereses y la normativa vigente en cuanto a la rotación de personal en las tareas sensibles.

2) Con relación al procedimiento de pagos a proveedores del Interior no existe una debida segregación de funciones sustantivas dado que el arquitecto es quien compra, recepciona y paga.

Se sugiere diseñar un procedimiento que evite el manejo de valores por funcionarios ajenos a la Sección de Tesorería.

3) El sistema informático implementado presenta debilidades. El SGO debe modificarse para atender las necesidades de los usuarios y brindar la información requerida para que realmente opere como un sistema de gestión.

Se sugiere rever las aplicaciones, incorporar y asegurar el funcionamiento de los controles automáticos y realizar pruebas de las modificaciones que se efectúen previo a la puesta en marcha. Los usuarios deben controlar la información que surge del sistema luego de implementados los cambios requeridos.

4) En relación a los bienes adquiridos por el Proyecto 758 no se dispone de información íntegra y actualizada de los mismos. Si bien en el Departamento de Coordinación y Control se dispone de inventario, los criterios de registración aplicados y la ausencia de actividades de control impiden obtener el stock real de estos bienes.

Se sugiere implementar procedimientos de modo de mitigar los riesgos asociados al manejo de bienes.

5) En el Depósito de Manga los bienes no están almacenados en forma ordenada y no se llevan registros contables. La carencia de recursos informáticos y personal idóneo, pueden dar lugar a la comisión de errores e irregularidades en el manejo de estos bienes.

Se recomienda ordenar y clasificar los bienes allí almacenados, implementar un software integrado que permita tener coordinación y comunicación directa entre las áreas involucradas en el manejo de los mismos. Asimismo se deberán diseñar procedimientos administrativos y de control que contribuyan a mitigar riesgos y lograr un uso más eficiente y eficaz de los recursos destinados a la compra de estos bienes.

6) La recepción de los bienes en el Depósito de Manga no es confrontada contra la orden de compra correspondiente. Se deberá rever el procedimiento de recepción para evitar que se reciban bienes en cantidad y calidad diferente a lo efectivamente solicitado o que se reciban bienes no solicitados.

7) En relación a los valores fiscales se deberá dar cumplimiento a la normativa vigente en cuanto a la impresión y emisión de los mismos, debiéndose llevar registros de los mismos.

8) Se constató atraso en la rendición de cuenta de fondos presupuestales. Se deberá dar cumplimiento al art. 114 del TOCAF y a la Ordenanza 77 del TCR. Asimismo se recomienda segregar las funciones de verificación, confirmación y revisión.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 2/01/08 y vencido el plazo legal no se presentaron descargos.

Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la Nación adoptándose las conclusiones y recomendaciones que surgen del informe de fecha 28/12/2007 que luce en expediente 4594/2007, referente a la actuación cumplida en Dirección Nacional de Arquitectura del Ministerio de Transporte y Obras Públicas.

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MINISTERIO DE EDUCACIÓN Y CULTURA

Servicio Oficial de Difusión, Radiotelevisión y Espectáculos (SODRE).

La auditoría dio comienzo el 24/01/2007 por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación, de acuerdo al Plan Anual de Auditoria.

El período analizado fue de enero de 2006 a abril de 2007

ALCANCE Y OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

El objetivo fue evaluar la eficacia y eficiencia en los procedimientos administrativos, la confiabilidad de la información financiera y el cumplimiento de leyes, reglamentos y normas vigentes aplicados en la División Financiero Contable, el Departamento de Compras y la Sección Inventario.

PROCEDIMIENTOS APLICADOS

Se aplicaron los siguientes procedimientos:

- Estudio de la normativa y resoluciones vigentes.

- Realización de entrevistas.

- Arqueo de caja y valores de Tesorería.

- Inspecciones oculares.

- Cuestionarios a los diferentes involucrados en los procedimientos sujetos a análisis.

- Relevamiento de toda información útil y relevante.

Las tareas se cumplieron con independencia, objetividad y debido cuidado profesional.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

La falta de planificación general y de procedimientos administrativos adecuados determina que para gestionar el Organismo, se deba recurrir en forma sistemática al uso transitorio de fondos para hacer frente a los gastos incurridos, incumpliendo la normativa vigente en materia de manejo de fondos y contrataciones.

La ausencia de actividades de control unido a la falta de información confiable y de una efectiva asignación de autoridad y responsabilidad, determina que la gestión de las áreas auditadas sea ineficiente e ineficaz para el logro de los objetivos del Organismo.

Se formulan las siguientes observaciones y recomendaciones:

1) Se mantienen en caja importantes sumas de efectivo, que exceden significativamente lo que debe pagarse en el día, contraviniendo lo dispuesto en el Art. 76 del TOCAF.

2) Se mantienen adelantos de fondos (vales) sin rendir, con una antigüedad superior a tres años y se otorgan adelantos de fondos a funcionarios que no han rendido partidas anteriores, incumpliendo lo dispuesto por el Art. 416 de la ley 17.930.

A efectos de evitar manejos indebidos de fondos, debe exigirse su rendición en los plazos estipulados por la normativa vigente. Los comprobantes rendidos deben contener las especificaciones esenciales para la justificación del gasto ante el Organismo.

3) Las rendiciones de cuentas registran un importante atraso, debiéndose dar cumplimiento a lo dispuesto por el Art. 114 del TOCAF y Art. 6 de la Ordenanza 77 del Tribunal de Cuentas.

4) Existen partidas conciliatorias, materialmente significativas, cuya antigüedad en algunos casos es mayor a 6 años. Se recomienda su regularización y la devolución de los fondos que correspondan a la Tesorería General de Nación. Asimismo, deberá procederse al cierre de las cuentas bancarias inoperantes.

5) Los usos transitorios de fondos se han convertido en una práctica habitual de la Institución, incumpliendo lo dispuesto por los Arts. 74 del TOCAF y 8 del Decreto 90/00 del 3/3/00 y poniendo de manifiesto la inexistencia de una adecuada planificación de las necesidades inherentes al cumplimiento de los cometidos del Organismo. Se debe realizar una adecuada planificación de gastos, que contribuya a que el uso transitorio se utilice excepcionalmente y sólo en aquellos casos previstos por la normativa vigente.

6) En las contrataciones “cachet”, no se cumple con los procedimientos establecidos por la normativa legal en materia de contratación y pago. Existen personas cumpliendo funciones sin haber suscrito el contrato correspondiente.

Deben respetarse las disposiciones reglamentarias vigentes y regularizar a la brevedad la situación de aquellas personas que cumplen funciones careciendo de contrato vigente.

7) Con relación a las compras se ha detectado:

a) Ausencia de planificación;

b) Incumplimientos con las etapas correspondientes al gasto y con los procedimientos estipulados para realizarlas;

c) fraccionamiento del gasto;

d) contratación de servicios con empresas que no han resultado adjudicatarias en los procesos licitatorios correspondientes, vulnerando los derechos adquiridos por los adjudicatarios, lo que podría derivar en eventuales reclamaciones.

e) no existe un control adecuado en relación al cumplimiento de lo estipulado en los pliegos de condiciones u orden de compra, particularmente en lo que refiere a plazo de entrega y a la cantidad y calidad de los bienes adquiridos.

Se debe cumplir con la normativa vigente en materia de contrataciones. La planificación de las mismas evitaría incurrir en fraccionamiento del gasto.

8) No se ingresan en el Sistema de Compras Estatales (SICE) todas las compras realizadas por el Organismo y el Departamento de Compras carece de un registro adecuado a tales efectos. Se recomienda cumplir con el registro en la página web y llevar un registro que contemple toda la información relativa a las contrataciones del Organismo.

9) El procedimiento establecido para la comunicación de las altas, bajas y traslados de bienes del Organismo, no se cumple en todos los casos, por lo que el Inventario se encuentra desactualizado.

10) El inventario de los equipos informáticos carece de las especificaciones necesarias para la correcta identificación de los mismos.

Se recomienda la realización, por parte de personal idóneo, de un inventario completo de los equipos informáticos, que contenga todas las especificaciones tanto del hardware como del software, debiéndose mantener informada a la Sección Inventarios de los cambios, altas, bajas y traslados que se produzcan.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 10/08/07, no habiéndose evacuado la misma.

Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la Nación adoptándose las conclusiones y recomendaciones que resultan del informe de fecha 8/08/07 que luce en expediente 452/2007 referente a la actuación cumplida en el SODRE.

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MINISTERIO DE TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL

DIRECCION GENERAL DE SECRETARIA

La auditoría dio comienzo el día 14/11/07, a solicitud de la Dirección General de Secretaría del MTSS.

ALCANCE y OBJETIVO DE LA AUDITORIA

El objetivo fue determinar los motivos del atraso en la tramitación de la documentación concerniente a los tickets alimentación (motivo de la actuación solicitada por las autoridades) y verificar y evaluar las medidas implementadas tendientes a subsanar las observaciones formuladas en el informe de esta AIN de fecha 22/12/06, que obran en el Expediente Nº 6934/06.

El período analizado abarcó el segundo semestre del año 2007.

PROCEDIMIENTOS APLICADOS

Los procedimientos aplicados fueron los siguientes:

- Entrevistas y cuestionarios;

- revisión selectiva de procedimientos de compra: Licitación Pública Nº 1/2007, “Contratación servicio de vales para funcionarios del Inciso en el 2007”, Licitación Abreviada Nº 4/2007 “Adquisición de equipos informáticos”, Licitación Abreviada Nº 12/2007 “ Adquisición de equipos electrónicos”; rendiciones de cuentas de los tickets de alimentación del período junio – agosto del año 2007 y la documentación respaldante de la ejecución del gasto;

- confrontación de la normativa vigente relativa al otorgamiento de los tickets de alimentación y los boletos urbanos con la operativa implementada;

- relevamiento de los procedimientos referente a la adquisición, recepción, distribución y custodia de los tickets de alimentación y los boletos urbanos;

- comparación entre operaciones definidas y las efectivamente efectuadas en relación a la tramitación de la documentación correspondiente a gastos;

- rastreo del proceso en la adquisición y destino dado a las compras de tickets de alimentación y boletos, y seguimiento de las facturas ingresadas para su pago;

- relevamiento de toda otra información útil y relevante.

Las tareas fueron realizadas con independencia, objetividad y debido cuidado profesional.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Se constata ausencia de procedimientos administrativos y contables claros y persiste la debilidad en el control interno existente. Estas carencias no permiten asegurar que la información procesada, en las Divisiones Administrativa y Financiero Contable, sea íntegra y confiable.

La ausencia de una reglamentación precisa, y la aplicación de procedimientos y actividades de control inadecuados, no permiten tener seguridad razonable en cuanto a la confiabilidad en la información, cumplimiento de las normas y eficacia y eficiencia en la administración de los valores.

Es pertinente dictar la normativa necesaria y diseñar controles a efectos de brindar transparencia a las operaciones realizadas y lograr una eficiente administración de los valores.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento de lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 2/01/08 y vencido el plazo legal no se presentaron descargos.

Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la Nación adoptándose las conclusiones y recomendaciones que surgen del informe de fecha 31/12/07 que luce en expediente 6563/2007, referente a la actuación cumplida en la Dirección General de Secretaría del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.

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MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA

DIRECCION GENERAL DE SECRETARIA

División Jurídico Notarial – Área Contenciosa

La auditoría dio comienzo el 5/03/07 a iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación de acuerdo al Plan Anual de Auditoria.

ALCANCE Y OBJETIVO DE LA AUDITORIA

El objetivo consistió en evaluar la eficacia del control interno implementado por el Área Contenciosa del Departamento Jurídico para el cumplimiento de su objetivo.

PROCEDIMIENTOS APLICADOS

Se llevaron a cabo los siguientes procedimientos:

- Estudio de las normas jurídicas aplicables.

- Entrevistas y cuestionarios.

- Observación.

- Relevamiento, revisión y confrontación de información.

- Análisis de falsos expedientes y fichas de procuración.

- Concurrencia a juzgados del Departamento de Montevideo.

Las tareas fueron realizadas con independencia, objetividad y debido cuidado profesional.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

En términos generales, el Área Contenciosa del Departamento Jurídico cumple con su objetivo. No obstante, como consecuencia de importantes defectos en la procuración y gestión de determinados juicios, la defensa de los intereses del Estado – Ministerio de Salud Pública se ha visto comprometida.

En cuanto a la procuración:

1) No se realiza con la debida periodicidad. Como consecuencia de lo indicado, en determinados juicios, las vistas otorgadas al MSP no fueron evacuadas en tiempo y forma.

2) La carencia de personal afectado específicamente a la procuración de los litigios tramitados en el interior del país, arriesga una adecuada realización de dicha actividad.

En cuanto a la gestión de los juicios:

1) Los litigios cuya gestión ha sido más problemática y defectuosa, han sido aquellos originados por el cobro de facturas impagas.

2) En determinados juicios no se han realizado actos procesales esenciales: incomparecencia a audiencia preliminar, no contestación de la demanda, falta de oposición a las liquidaciones de sentencia de condena en casos en que así lo ha ameritado, entre otros.

3) En otros, no se han deducido las defensas jurídicas más convenientes y oportunas para la defensa de los intereses del Estado – MSP Se sugiere la adopción de criterios, en tal sentido.

4) En algunos juicios en los que el MSP es actor, ha existido cierta inacción en la gestión de los abogados.

5) No se han transado todos los juicios que así lo han ameritado. Se sugiere la adopción de conductas en tal sentido, a efectos de evitar el pago innecesario de intereses.

El sistema de control interno existente presenta debilidades significativas, y no es eficaz para proporcionar un grado de seguridad razonable en relación a la consecución del objetivo del Área.

Al respecto, se formulan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

1) El Departamento Jurídico carece de una estructura organizativa formal y jurídicamente establecida y su Dirección, se encuentra acéfala.

La estructura que existe en el Área Contenciosa, es de hecho y no se adecua al cumplimiento de la actividad de procuración, tarea necesaria para el logro del objetivo.

2) Se recomienda una identificación clara y precisa del conjunto de riesgos que podrían afectar la consecución del objetivo del Área, así como la implementación, a partir de dicha identificación, de controles suficientes y adecuados.

3) Los abogados del Área Contenciosa del MSP, al igual que todos los abogados del Estado, cumplen su función dentro y para una Organización, por lo que los jerarcas deben ejercer la supervisión de la gestión de los mismos.

Se sugiere implementar mecanismos para establecer, de modo consensuado, pautas o criterios de defensa del Estado, que brinden la seguridad razonable de que los abogados del Área, ejercerán su independencia técnica, del modo más adecuado y conveniente para el mismo.

4) La información con la que cuenta el Área respecto a los juicios que gestiona, no es integra, adecuada ni suficiente para la toma de decisiones, por parte de la encargada del Área, el Director de la División y demás autoridades del Ministerio.

5) Es importante establecer una comunicación fluida entre los Jerarcas del MSP y los Directores del Área y la División, pues, a partir de una información íntegra de los juicios y sus causas, dichos jerarcas podrán identificar riesgos en sus servicios y tomar decisiones al respecto.

6) Ha existido, en determinadas oportunidades, una comunicación ineficaz entre el Área Contenciosa del Departamento Jurídico y las Divisiones de Contaduría de ASSE. y la Dirección General de Secretaría del MSP (DIGESE), lo cual ha incidido negativamente, en la toma de decisiones respecto a las defensas a argüir en aquellos juicios iniciados por cobro de facturas impagas.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley N° 16.736 del 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 21/09/07, habiéndose presentado descargos los cuales no afectan las conclusiones y recomendaciones a las que se arribaron.

Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la Nación adoptándose las conclusiones y recomendaciones del informe de fecha 17/09/07 que luce en expediente 1228/2007, referente a la actuación cumplida en el Área Contenciosa del Departamento Jurídico de la División Jurídico Notarial de la Dirección General de Secretaría del Ministerio de Salud Pública.

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MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA

Dirección General de Secretaria

La auditoría dio comienzo el 19/09/07 a iniciativa de la Auditoria Interna de la Nación de acuerdo al Plan Anual de Auditoria.

ALCANCE Y OBJETIVO DE LA AUDITORIA.

El objetivo de la presente auditoría consistió en el seguimiento de las recomendaciones formuladas en el Expediente 8351/2005, sobre la definición y puesta en funcionamiento de un procedimiento marco para el ingreso de bienes, dinero e insumos, según la modalidad de recepción (donaciones, herencias, legados, loterías, rifas) y el establecimiento de un sistema de control interno dentro del mismo. Asimismo se analizó el funcionamiento de los departamentos de Importaciones y Abastecimiento de la División de Recursos Materiales de ASSE.

PROCEDIMIENTOS APLICADOS.

Se llevaron a cabo los siguientes procedimientos:

1) Entrevistas y cuestionarios

2) Relevamiento, revisión y análisis de documentación.

Las tareas fueron realizadas con independencia, objetividad y debido cuidado profesional.

Antecedentes

Con fecha 12/12/05 la Auditoría Interna de la Nación emitió un informe que luce en el expediente Nº 8351/2005, referido a Donaciones, Herencias, Legados, Loterías, Rifas y otros eventos. De dicho informe surgieron observaciones, entre las que se destacan la ausencia de un análisis previo de la conveniencia para la aceptación de donaciones, herencias o legados y la determinación del modo más conveniente de utilizarlos. Asimismo, se observó la falta de un Registro de Bienes recibidos en la modalidad de donaciones, herencias o legados.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Como resultado de la auditoria practicada en la Dirección General de Secretaría del Ministerio de Salud Pública se concluye que de las recomendaciones efectuadas en oportunidad de la auditoría practicada en el año 2005, que dio origen al Expediente 8351/2005, se constituyó la Comisión Asesora de Adjudicaciones, la cual se encuentra instrumentando procedimientos tendientes a subsanar las observaciones efectuadas.

A tales efectos se sugiere a la Dirección considerar las siguientes recomendaciones:

1) Implementar procedimientos de comunicación y coordinación entre la Comisión Asesora y los distintos departamentos involucrados en el proceso de Donaciones.

2) Asegurar que la Comisión Asesora, en todos los casos, realice el análisis de conveniencia de cada una de las donaciones recibidas y evaluar los riesgos asociados, a fin de determinar la aceptación o no de las mismas y evitar costos innecesarios.

3) Asegurar la aplicación y cumplimiento del Protocolo de aceptación de donaciones, en todas las dependencias del M.S.P.

4) Refaccionar el local de Abastecimiento, acondicionándolo para que los bienes allí custodiados se mantengan en óptimas condiciones.

VISTAS, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN.

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley N° 16.736 del 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 17/01/08 y vencido el plazo legal no se presentaron descargos.

Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la Nación adoptándose las conclusiones y recomendaciones que surgen del informe de fecha 26/12/07, que lucen en expediente 6509/2007, referente a la actuación cumplida en la Dirección General de Secretaría del MSP.

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MINISTERIO DE GANADERIA AGRICULTURA Y PESCA

Programa de Apoyo a la Productividad y Desarrollo de Nuevos Productos Ganaderos (PG)

La auditoria dio comienzo el 15/05/07, por iniciativa de la Auditoria Interna de la Nación de acuerdo al Plan Anual de Auditoría.

ALCANCE Y OBJETIVO DE LA AUDITORÍA

El objetivo fue la evaluación de la gestión del PG en cuanto al cumplimiento de metas y objetivos: fortalecimiento de la competitividad de la ganadería en el país.

El período auditado fue el primer semestre de 2007, sin perjuicio de haber considerado en algunos aspectos el ejercicio 2006.

PROCEDIMIENTOS APLICADOS

Se utilizaron los siguientes procedimientos de auditoria:

- Entrevistas y Cuestionarios.

- Estudio de normativa.

- Revisión de las formas contractuales empleadas

- Confrontación de información contenida en registros contra soporte documental.

- Pruebas analíticas sobre información financiero-contable.

- Relevamiento de toda la información oportuna y confiable que permitieran obtener evidencias para fundamentar las conclusiones.

Las tareas fueron realizadas con independencia, objetividad y debido cuidado profesional.

Antecedentes

Con fecha 22 de agosto de 2005 se suscribió con el BID el préstamo No 1643/OC-UR por un monto de U$S 19.800.000 para desarrollar el “Programa de Apoyo a la Productividad y Desarrollo de Nuevos Productos Ganaderos” cuyo objetivo es el fortalecimiento de la competitividad de la ganadería en el país en base a dos componentes:

Componente I): disponer de estímulos financieros directos que apunten a generar aumentos sostenibles en los indicadores productivos de pequeños y medianos productores ganaderos dedicados a la cría de bovinos, ovinos. Su meta correspondía a 2000 planes de gestión para apoyo a 2000 productores.

Componente II): incentivar el desarrollo de nuevos productos ganaderos destinados prioritariamente a la exportación. Su meta correspondía a 30 planes de negocio, con la participación de 3000 productores.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la auditoría realizada cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 24 de setiembre de 2007, se concluye que, el conjunto de políticas y procedimientos aplicados por la Dirección del Programa, resultaron insuficientes para el logro de las metas planificadas.

Para el logro del fortalecimiento de la competitividad de la ganadería en el país, se definieron dos componentes destinados a los productores de la industria frigorífica. No se alcanzaron las metas previstas para el Componente I, y el Componente II a la fecha no se llegó a aplicar. A consecuencia de esto, se reformuló el Programa, incluyendo componentes institucionales (fortalecimiento de sistemas de trazabilidad, y fortalecimiento de la Unidad de Proyectos de Cooperación Técnica (UPCT).

Si bien la reformulación comenzó a ejecutarse aún antes de ser aprobada por el MEF, transcurridos seis meses se puede observar que el Componente I del Programa no fue atractivo para los productores. Por el contrario, éstos se ven atraídos por los beneficios ofrecidos por otros programas del propio MGAP.

En definitiva la consecución del objetivo definido a través de los componentes planteados tanto originales como los de la reformulación, no ha tenido éxito. Se recomienda, analizar la situación verificando que, el objetivo general guarde la debida correspondencia con los objetivos específicos de cada componente. Esto es precondición, para realizar una adecuada evaluación de la ocurrencia de hechos o acciones que impacten negativamente, ya sean riesgos externos (coyuntura económica, status sanitario regional) como internos (superposición de beneficiarios entre Programas). Con esto se implementarían mecanismos que permitan prever, identificar y reaccionar ante los acontecimientos, fortaleciendo así el desarrollo de políticas y procedimientos orientados a la obtención del objetivo.

Se formulan las siguientes observaciones y recomendaciones:

1) Los resultados obtenidos reflejan que las metas previstas para la consecución del objetivo no se alcanzaron. Se recomienda verificar la conexión de los objetivos de cada componente con el objetivo global y el plan estratégico. A fin de instrumentar mecanismos para prever, identificar y reaccionar ante los acontecimientos y actividades que influyen en su cumplimiento, es necesario identificar todos los riesgos importantes que, puedan impactar en cada objetivo relevante.

2) Dadas las características y alto valor alcanzado por la base de datos generada en el Programa, se sugiere implementar mecanismos orientados hacia la seguridad de los datos. Se recomienda la utilización de acceso lógico para lograr la forma más sencilla y fácil de autenticar al usuario, brindando el perfil necesario para una adecuada segregación de funciones. Por otra parte se deben adoptar acciones que aseguren su paulatina incorporación al MGAP, iniciando los trámites pertinentes a efectos de obtener la propiedad intelectual.

3) El 75% del personal contratado, perteneció al Programa de Servicios Agropecuarios (PSA). En la mayoría de los casos la contratación se dio automáticamente, no realizándose a priori un análisis formal o informal de las principales funciones a desarrollar, así como tampoco se definieron los puestos de trabajo necesarios para el cumplimiento de los objetivos. Se recomienda efectuar un análisis de las competencias requeridas a los funcionarios, para desempeñar adecuadamente las funciones.

4) Los vehículos utilizados por el PG son propiedad del MGAP y están destinados a personal vinculado por arrendamientos de servicios y no a funcionarios públicos. A fin de delimitar responsabilidades, se recomienda contar con resolución de afectación respaldante, con contratos de comodato y con seguros contratados por el Programa con póliza cedida al MGAP.

5) La mayoría de los bienes muebles utilizados por el PG, son los adquiridos por el PSA. A fin de delimitar responsabilidad sobre los mismos y teniendo en cuenta además, que se detectaron faltantes, es necesario, disponer de un inventario actualizado propio del Programa, conjuntamente con un acto administrativo que respalde la afectación de los mismos.

6) El crédito asignado al PG original, está siendo ejecutado además con destino a nuevos componentes incluidos en la reformulación. A efectos de cumplir con lo legalmente establecido (aprobación de las partes intervinientes del contrato) y continuar con la ejecución, es indispensable gestionar la aprobación del MEF.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 3/10/07, habiéndose evacuado la misma dentro del plazo legal; no obstante, no se ven afectadas las conclusiones y recomendaciones a las que se arribaron

Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la Nación adoptándose las conclusiones y recomendaciones que surgen del informe de fecha 24/09/07 que luce en expediente 3374/2007, referente a la actuación cumplida en el Programa de Apoyo a la Productividad y Desarrollo de Nuevos Productos Ganaderos.

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Ministerio de Ganadería Agricultura y Pesca

Manejo Integrado de Recursos Naturales y Diversidad Biológica (Proyecto Producción Responsable PPR) – Fondo de Prevención de los Efectos de la Sequía.

La actuación dio comienzo el 5/10/07, a iniciativa de la Auditoria Interna de la Nación, de acuerdo al Plan Anual de Auditoría.

ALCANCE Y OBJETIVO DE LA AUDITORÍA

El objetivo fue la evaluación de los procedimientos adoptados para la administración y ejecución del Fondo propenden al cumplimiento eficiente y eficaz de su cometido.

El período auditado abarcó de enero a noviembre de 2007, sin perjuicio de haberse analizado Rendiciones de Fondo Rotatorio correspondiente al mes de Diciembre de 2006.

PROCEDIMIENTOS APLICADOS

Se aplicaron los siguientes procedimientos de auditoria:

- Entrevistas y cuestionarios.

- Estudio de normativa.

- Análisis de documentación proporcionada

- Confrontación de información contenida en registros contra soporte documental.

- Pruebas analíticas sobre información financiero-contable.

- Relevamiento y observación de procedimientos para el ingreso y administración de bienes.

-Inspección ocular de bienes ubicados en la sede del PPR

- Relevamiento de toda la información útil y relevante que permitieran obtener evidencias para fundamentar las conclusiones.

Las tareas fueron realizadas con independencia, objetividad y debido cuidado profesional.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la auditoría realizada se concluye que, los procedimientos implementados para la administración y ejecución del Proyecto han sido adecuados para promover la adopción de sistemas de obtención y almacenamiento de agua para estabilizar la producción ganadera en el norte del país.

El número de proyectos aprobados no alcanzará el 100% de la meta prevista para el año 2007, sumándose una baja ejecución del crédito (40,42%). Esto último motivado por el hecho de que se terminaron muy pocas obras, que sólo el 70% aproximadamente de los proyectos aprobados recibieron el primer pago y que el arranque del proyecto fue mas lento del planificado (en los primeros meses del año no se presentaron proyectos). Se sugiere evaluar distintas alternativas que sean eficientes para lograr mejorar la ejecución de los proyectos para el año 2008 y así poder alcanzar la meta fijada.

A continuación se formulan las siguientes recomendaciones:

1) Los contratos deberían incluir cláusulas que prevean el incumplimiento de las obligaciones asumidas por los beneficiarios.

2) Inventariar los instrumentos de trabajo y contratar seguro para su salvaguarda.

3) Contar con documentación que avale el pasaje de los bienes del Programa PRENADER al FPES.

4) Realizar los ajustes de las partidas conciliatorias al momento en que se confirman las mismas, a efectos de que la información contenida en los registros contables sea confiable.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 24/01/08, la cual dentro del plazo legal no fue evacuada.

Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la Nación adoptándose las conclusiones y recomendaciones que surgen del informe de fecha 11/01/08 que lucen en expediente 6163/2007, referente a la actuación cumplida en el Proyecto de Producción Responsable-Prevención de los Efectos de la Sequía.

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MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL

DIRECCION GENERAL DE SECRETARIA

La auditoría dio comienzo el día 11/06/07, por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación de acuerdo al Plan Anual de Auditoria.

ALCANCE Y OBJETIVO DE LA AUDITORÍA

El objetivo fue la evaluación de los procedimientos implementados por el MIDES en el Programa Ingreso Ciudadano para su ejecución, (otorgamiento de la prestación monetaria), y el cumplimiento de la normativa respecto a las contrapartidas exigidas a los beneficiarios (en materia de salud, educación, capacitación y realización de tareas comunitarias), a los efectos de percibir la prestación.

El período analizado abarcó el año 2006.

PROCEDIMIENTOS APLICADOS

Se llevaron a cabo los siguientes procedimientos:

- Cuestionarios y entrevistas,

- Revisión de cálculos matemáticos,

- Confrontación y análisis de documentos referidos a esta actuación.

Las tareas se cumplieron con independencia, objetividad y debido cuidado profesional.

Se presentaron dos limitaciones referidas al acceso y obtención de información solicitada:

1) No se pudo evaluar el procedimiento de control que debía implementar el MIDES en coordinación con el Ministerio de Salud Pública, para verificar el cumplimiento por parte de los beneficiarios, de los controles médicos exigidos, dado que solicitada la información, según cuestionario realizado por la AIN con fecha 26/7/2007, no hubo respuesta a la misma.

2) No se pudieron realizar pruebas de auditoria que permitieran verificar que los beneficiarios autorizados por el MIDES para el cobro de la prestación monetaria, se correspondan con los beneficiarios que efectivamente perciben el beneficio luego de procesada la información por parte del BPS. Fue solicitada la documentación correspondiente a agosto de 2006 de los movimientos de altas, bajas y modificaciones habiéndose proporcionado la misma a mayo 2007.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Evaluados los procedimientos implementados por el MIDES para el desarrollo del Programa Ingreso Ciudadano se recomienda fortalecer los procedimientos de control respecto a los beneficiarios autorizados y a las contraprestaciones que los mismos deben cumplir tal como lo establece la normativa legal.

Se formulan las siguientes recomendaciones:

A) Respecto a los controles implementados para la ejecución del Programa:

1) Los importes transferidos al BPS para el pago del “ingreso ciudadano” se efectúan en base a información suministrada por el BPS. No se pudo verificar la existencia de controles implementados por el MIDES sobre dicha información. Se sugiere como criterio de buena administración efectuar controles que permitan obtener una seguridad razonable respecto a la integridad y confiabilidad de los datos procesados.

2) Las rendiciones de cuentas presentadas por el BPS, no coinciden con los montos transferidos por el MIDES, no presentándose conciliación que aclare las diferencias.

Se sugiere analizar las diferencias y solicitar al BPS, en caso de corresponder, la devolución de los montos excedentes.

3) Relativas al control de las contraprestaciones, requisito indispensable para percibir el ingreso ciudadano, los controles dispuestos por el MIDES responden a la urgencia en la implementación del Plan de Atención Nacional de la Emergencia Social, no realizando los establecidos en la normativa legal.

B) Respecto al funcionamiento del Inciso y del cumplimiento de la normativa vigente se formulan las siguientes recomendaciones:

4) No se ha dado cumplimiento a las disposiciones establecidas en los artículos 25 y 49 del decreto N° 500/991. Los expedientes analizados no se encuentran foliados en su totalidad y existen en los mismos notas sin firmar.

5) El MIDES utiliza para la ejecución del programa los sistemas informáticos del BPS. El MIDES recopila la información, la que es procesada por el BPS para su ejecución.

Se recomienda la realización de una auditoria informática, con el objetivo de determinar si los controles sobre los sistemas y la información son adecuados y permitan obtener una seguridad razonable respecto a la integridad, autenticidad, verificabilidad, confiabilidad y pertinencia de los datos.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 12/12/07, habiendo presentado descargos fuera del plazo legal, no modificaron las conclusiones y recomendaciones arribadas.

Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la Nación adoptándose las conclusiones que surgen del informe de fecha 16/11/07 que luce en expediente 1739/2007, referente a la actuación cumplida en el Ministerio de Desarrollo Social.

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Instituto de Promoción de la Inversión y las Exportaciones de Bienes y Servicios- Uruguay XXI.

La auditoría dio comienzo el día 02/05/06, por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación, de acuerdo a las atribuciones establecidas en el art. 199 de la Ley 16.736 de fecha 5 de enero de 1996.

El período analizado abarcó el año 2005.

ALCANCE Y OBJETIVO DE LA AUDITORÍA.

El objeto consistió en el análisis de los Estados Contables cerrados al 31/12/05. En ese marco se evaluó el Sistema de Control Interno implementado por el Instituto a los efectos de administrar, controlar y custodiar los aportes que recibe del Estado.

Antecedentes

En el período sujeto a análisis el Director Ejecutivo de Uruguay XXI era el Sr Victor Angenscheitt, quien estuvo en funciones desde el 06/03/01 hasta su cese el 12/10/05.

Con fecha 30/12/05, el Poder Ejecutivo nombró al Gerente General del Instituto, Sr Roberto Bennett como Director Ejecutivo Interino, quien estuvo en dicha función hasta el 16/04/07, volviendo a la gerencia general.

El 16/04/07 asume el Ec Cr Carlos Viera como Director Ejecutivo del Instituto.

PROCEDIMIENTOS APLICADOS

Se llevaron a cabo los siguientes procedimientos:

- Revisión y análisis de antecedentes de la normativa legal y reglamentaria aplicable

- Entrevistas

- Confrontación de registros

- Revisión de la documentación relativa a ingresos y gastos incurridos

- Relevamiento de toda la información útil y relevante con el objeto de obtener evidencias que permitan fundamentar las conclusiones y recomendaciones que se efectúan en el final del presente informe

Las tareas se cumplieron con independencia, objetividad y debido cuidado profesional.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.

Del relevamiento realizado se efectuaron varias observaciones, un resumen de las principales se exponen a continuación:

1) Para el ejercicio 2005, el sistema de control interno implementado no permite asegurar que todas las actividades desarrolladas y los gastos incurridos hayan sido autorizados por la autoridad correspondiente y los recursos percibidos por el Instituto documentados.

2) Las autoridades del Instituto tienen amplias facultades para administrar sus recursos para el cumplimento de los objetivos. No se encontró evidencia de que estén definidos explícitamente los criterios de selección de las empresas que son promocionadas. No está establecido por ley, reglamento o por el consejo directivo cual es el precio de los servicios que presta el Instituto o en su defecto cuales se realizan a titulo gratuito.

3) En el ejercicio 2005, el consejo de dirección no dio cumplimiento a lo establecido en el art. 207 de la Ley 16.736, especialmente en lo que se refiere a aprobar planes y programas anuales para el cumplimiento de los objetivos.

4) Para el ejercicio sujeto a análisis, no hubo reglamentación respecto a la forma de presentación de las rendiciones de cuentas de las partidas otorgadas para el financiamiento de actividades de promoción.

5) El monto que pagan las empresas por su participación en eventos organizados por el Instituto se registra como un ingreso, en la cuenta “Ingresos de terceros”, cuando debió registrarse como una cuenta regularizadora de gastos, de acuerdo a lo que dice la NIC 18.

6) Los gastos fijos del Instituto superan el 87% de la partida anual fija otorgada por el Estado. El pago de este porcentaje más los gastos variables están condicionados al refuerzo de rubro que se otorgue en función de las disponibilidades de Tesorería.

Corresponde realizar las siguientes recomendaciones:

1) Es voluntad del Poder Ejecutivo transferir a este Instituto las funciones que realizan distintas Oficinas de la Administración Central. En el art. 216 de la Ley 16.736 se faculta a incrementar las partidas otorgadas al Instituto, en los montos de los créditos que los Incisos 02 al 14 del Presupuesto Nacional tuvieren afectados a la promoción de la inversión y de la exportación de bienes y servicios. Dado que las funciones siguen diversificadas en diferentes organismos, se sugiere agilizar las mismas lo que permitiría centralizar en un sólo Organismo las tareas inherentes a la promoción de las inversiones y las exportaciones de bienes y servicios, permitiendo a los privados tener un único referente a quien dirigirse, evitando la duplicación de esfuerzos, de recursos económicos y humanos destinados a este fin.

2) La registraciòn contable se debe realizar utilizando el principio de lo devengado de acuerdo a lo establecido en la Ordenanza 81 del Tribunal de Cuentas.

3) Toda la documentación de terceros reflejada en los Estados Contables debe cumplir con las formalidades establecidas por la DGI y no deberían realizarse pagos por adelantado excepto que las condiciones del contrato si lo establecieran.

4) Se sugiere realizar la consulta a la DGI respecto a la obligación que dicho Instituto tiene de emitir facturas por la contraprestación de los servicios restados.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN.

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 3/08/06, habiéndose evacuado la misma las que fueron consideradas en el Informe final de fecha 30/08/06.

Con fecha 11/10/06, el Director Ejecutivo Interino Sr. Roberto Bennett en representación del Instituto de Promoción de Inversiones y Exportaciones, introduce un recurso de revocación a la resolución de esta AIN que adoptaba las conclusiones y recomendaciones del informe de referencia. La AIN, a sugerencia de los servicios técnicos de la Gerencia del Sector Público rechaza el recurso interpuesto, franqueando los obrados al MEF y confiriendo vista al gestionante. La vista fue evacuada con fecha 29/03/07. Con fecha 20/04/07 por resolución de la Auditora Interna de la Nación se mantuvo en todos sus términos la resolución recurrida y se franqueó el recurso jerárquico.

Con fecha 21/09/07 el Ministerio de Economía y Finanzas confirma el acto administrativo recurrido.

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COMISIÓN HONORARIA ADMINISTRADORA DEL FONDO DE SOLIDARIDAD (CHAFS)

La actuación dio comienzo el 17/05/07 por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación, de acuerdo al Plan Anual de Auditoria y a las atribuciones establecidas en el art. 199 de la Ley 16.736 de fecha 5 de enero de 1996.

ALCANCE Y OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

El objetivo consistió en el análisis de los Estados Contables cerrados al 31/12/06. En ese marco se evaluó el Sistema de Control Interno implementado por lo CHAFS, respecto de los ingresos recaudados por concepto de Fondo y Adicional, y el cumplimiento de la normativa legal y reglamentaria vigente.

PROCEDIMIENTOS APLICADOS

Se aplicaron los siguientes procedimientos:

- estudio de la normativa legal aplicable

- análisis de antecedentes

- lectura de actas y resoluciones

- entrevistas y cuestionarios

- confrontación de registros

- revisión de documentación relativa a ingresos y egresos

- el relevamiento de otra información útil y relevante

Las tareas fueron realizadas con independencia, objetividad y debido cuidado profesional.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Los procedimientos de control interno implementados por la CHAFS en el sistema de recaudación y registración, no brindan seguridad respecto a la integridad de la información. Por lo tanto, no es posible determinar con una seguridad razonable que los saldos expuestos en el balance relativos a los ingresos por concepto de Fondo y de Adicional correspondiente al ejercicio 2006 sean los correspondientes.

A continuación se formulan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

1) La CHAFS, no dispone de una base de datos que incluya la totalidad de los contribuyentes por concepto de Fondo y Adicional que permitan realizar una adecuada gestión en el cumplimiento de sus cometidos.

2) La cobranza descentralizada se gestiona a través del Correo, Abitab Red Pagos y BROU, habiéndose establecido en la normativa legal únicamente el BROU.

3) Respecto a lo percibido por concepto de Adicional, corresponde señalar que no debería considerarse como un ingreso para el Fondo, en el entendido que dicho organismo es el titular del derecho subjetivo de crédito que emerge del referido aporte, pero el destinatario del producido de esta prestación, de acuerdo a la normativa legal es la UdelaR.

4) No se cuenta con evidencia suficiente que permita afirmar que:

- El total de lo recaudado por la Caja de Jubilaciones y Pensiones de Profesionales Universitarios y Caja Notarial coincida con el monto depositado en la cuenta de la CHAFS.

- La recaudación se deposite en tiempo y forma.

- La información proporcionada por las Cajas relativa al saldo de deudores corresponda al universo de los contribuyentes, no habiendo implementado la CHAFS procedimientos de control y verificación de los mismos.

5) Los formularios utilizados para la recaudación de Fondo, Adicional y Convenio, para la cobranza descentralizada, no son prenumerados.

6) La información suministrada por el BROU de la cobranza realizada, no discrimina el concepto de los depósitos recibidos respecto de Fondo y Adicional, por lo que la posibilidad de que recaudaciones por concepto de Adicional no sean transferidos a la UdelaR.

7) Los saldos expuestos en los rubros Deudores por concepto de Fondo y Adicional, y Previsión, no reflejan razonablemente la probabilidad de cobro de las mismas, dado que incluyen montos prescriptos.

8) Dar cumplimiento a la normativa legal que establece la creación de un registro de los contribuyentes por concepto de Fondo y de Adicional. Con esta información la CHAFS podrá disponer de una base de datos con la totalidad de los profesionales sujetos pasivos del aporte.

9) Implementar mecanismos por los cuales se verifique el cumplimiento por parte de las empresas públicas y privadas de la obligatoriedad de presentar la constancia de estar al día con los aportes al Fondo.

10) Respecto a la exposición de la recaudación del Adicional en los estados contables, el mismo debería reconocerse como una obligación del Fondo hacia la UdelaR (pasivo), registrándose como ingreso únicamente el monto correspondiente al porcentaje determinado para gastos de funcionamiento percibida por la Comisión.

11) Se deberán ajustar las cuentas de Deudores deduciendo los montos prescriptos.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento de lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 09/11/07 el cual no presentó descargos.

Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la Nación adoptándose las conclusiones y recomendaciones del informe de fecha 23/10/07 que luce en expediente 2668/2007, sugiriendo el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes para la regularidad de la gestión de la Comisión Honoraria Administradora del Fondo de Solidaridad.

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TIPO

MONTO U$S