Auditoria Interna de la Nación

La presente publicación se realiza en cumplimiento de lo preceptuado por el Artículo 93.V. del Capítulo II del Título III del TOCAF, que establece que la A.I.N "semestralmente hará público un informe sintético de los resultados de las auditorías efectuadas".

En el presente año, La Auditoria Interna de la Nación ha privilegiado:

· el perfeccionamiento y la actualización del conjunto de profesionales y funcionarios destacados en la Gerencia del Sector Público. Esto implicó alrededor de 1500 horas de cursos;

· la realización de jornadas de intercambio que conllevaron a la redacción del Manual de Procedimientos de Auditoría Interna que comenzará a regir a partir del próximo año. Como objetivo principal se persigue orientar la actividad para el ejercicio de la auditoria gubernamental acorde a normas y métodos objetivos;

· la aprobación del Código de Ética como parte de las buenas prácticas, que abarca los valores y principios que guían la labor cotidiana de los auditores: integridad, objetividad, confidencialidad y competencia profesional;

· la adopción del Informe Coso como marco de referencia para establecer una definición común del control interno;

· la implementación del procedimiento de fiscalización de la emisión de los valores fiscales que comenzará a regir a partir del 1º de enero de 2007;

Asimismo se ha trabajado en la mejora de la calidad de los informes, en estrecha vinculación con las autoridades del Ministerio de Economía y Finanzas y del resto de los Ministerios, buscando introducir modificaciones en las organizaciones, apuntando a generar una cultura de gestión donde no sólo importen los resultados sino también la actitud y la postura del funcionario.

Por otra parte, los cometidos de la A.I.N en el ámbito privado se han incrementado en virtud de lo dispuesto por el nuevo Decreto 466/2006 referido al control de cooperativas y por la Resolución del Ministerio de Economía y Finanzas de fecha 22/11/06 referida a la supervisión del cumplimiento de las normas de prevención de los delitos de lavado de activos y financiación del terrorismo. Sus textos pueden consultarse en la página web de la A.I.N : www.ain.gub.uy.

Ec: Laura Remersaro

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MINISTERIO DEL INTERIOR

Dirección General de Secretaría - Departamento Jurídico

La actuación comenzó el 24/05/06, por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación.

ALCANCE Y OBJETIVO DE LA AUDITORÍA

El objetivo fue la evaluación de la estructura organizativa y del control interno del Sector Contencioso del Departamento Jurídico de la Dirección General de Secretaría del Ministerio del Interior.

La auditoría abarcó el período enero/05 - mayo/06.

Procedimientos aplicados

Se aplicaron los siguientes procedimientos:

· Entrevistas

· Cuestionarios

· Relevamiento de la normativa y estructura organizacional

· Análisis de falsos expedientes

· Revisión de las fichas de procuración

· Análisis de los Libros Indexados

· Confrontación de información proporcionada por el Sector con datos que surgen de los expedientes radicados en los Juzgados respectivos.

Las tareas fueron realizadas con independencia, objetividad y debido cuidado profesional.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la Auditoría realizada en el Sector Contencioso del Departamento Jurídico, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 22 de agosto de 2006, se concluye que el Sector cumple adecuadamente con sus cometidos, como consecuencia de la correcta gestión de sus funcionarios. Sin embargo, las debilidades del control interno existentes relativas a información y actividades de control, no aseguran el cumplimiento eficaz y eficiente de los mismos y dificultan su correspondiente evaluación.

A continuación se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

1.- Estructura organizativa y funcionamiento:

a) La Dirección del Departamento es ejercida de hecho por un funcionario, abogado, con cargo de Sub Director de Departamento dentro del escalafón profesional, dado que el cargo de Director se encuentra acéfalo desde agosto de 2005. A su vez, la Dirección del Sector Contencioso, es ejercida por un funcionario, abogado, con cargo en el escalafón profesional, pero al que se le ha encargado de hecho e interinamente tal función sin Resolución Ministerial expresa.

Se sugiere la regularización de esta situación.

b) La gestión de los juicios cuyo trámite se efectúa en juzgados del interior del país, no se realiza con un criterio ordenado en virtud que, algunos son gestionados por abogados del Sector, otros por profesionales radicados en el interior -encargados de regionales- y ciertas actividades relativas a los mismos, las realizan abogados asesores que se desempeñan en las Jefaturas de Policía del interior. La procuración de estos juicios es realizada por el Jefe Administrativo del Departamento, quien debe trasladarse periódicamente, al interior del país a esos efectos. Este modo de operar no resulta el más adecuado para el mejor aprovechamiento de los recursos y para el funcionamiento del Sector.

Se recomienda la reorganización de la gestión y procuración de dichos juicios, concentrando ambas funciones en las regionales delimitadas por el Ministerio, fortaleciéndolas de acuerdo a las necesidades.

c) La gestión de las tareas administrativas inherentes al Sector se encuentra debilitada, ya que:

i) No existe registro del ingreso de los cedulones al Sector, lo cual impide el ejercicio de un control real y efectivo sobre la preclusión de los plazos y las oportunidades debidas para la realización de determinados actos procesales. Se sugiere su confección.

ii) Los libros donde se indexan los juicios iniciados, presentan defectos formales en su confección.

iii) La información contenida en los libros donde se indexan los juicios ejecutivos no es completa, pues en los mismos no se han ingresado todos los juicios iniciados por esta Secretaría.

iv) No se cuenta con un sistema de información que permita procesar los datos actualizados respecto a los juicios y el estado en que se encuentran, lo que imposibilita tomar conocimiento, en forma oportuna, de la totalidad de los juicios en trámite. En consecuencia se carece de una herramienta útil para la toma de decisiones, por parte de los jerarcas del Departamento y en general del Ministerio. Se sugiere la confección de una planilla o registro informático básico, a tales efectos.

d) Los falsos expedientes correspondientes a los juicios ejecutivos en los cuales el Ministerio desiste, en virtud de que el ejecutado ha cumplido con la obligación de pago, son destruidos, guardándose únicamente la ficha de procuración correspondiente.

Se sugiere, el archivo por un tiempo prudencial, de los documentos relativos a los principales actos procesales cumplidos.

e) De acuerdo al criterio de distribución de la procuración, cada procurador puede gestionar el trámite de los juicios de cualquier abogado del Sector. Lo indicado dificulta la definición de criterios para la realización de la actividad entre el abogado y su procurador, la fluidez de información entre ambos y el control por parte del abogado sobre la actividad del mismo.

Se recomienda que la gestión y procuración de los juicios esté organizada en equipos de trabajo, asignando a cada abogado un procurador, el cual puede ser compartido con otro profesional según la disponibilidad del Sector.

f) El Sector no cuenta con un sistema informático que centralice la información de la actividad procuratoria de cada juicio. Lo indicado impide el acceso inmediato a la información relativa a la situación judicial de cada litigio y dificulta el control por parte del jerarca y los abogados actuantes, sobre la actividad de los procuradores. Se sugiere su implementación.

g) Se constataron errores en la gestión formal de los juicios, particularmente en el cumplimiento en la forma debida, oportunidad y plazo de determinados actos procesales fundamentales. Estos errores podrán precaverse y subsanarse con mayor eficacia, en la medida que se implementen los procedimientos y controles que se indican en el presente informe.

h) No existen instancias periódicas de evaluación de la gestión global del Sector.

i) El Ministerio no guarda copia del expediente que contiene los actos que debe practicar, en ejecución del procedimiento de cumplimiento de las sentencias de condena dispuesto por el Dec. 351/2001 de 31/12/2001.

2.- Cobro de honorarios en juicios ejecutivos.

a. El criterio para la cuantificación de los honorarios, no se sustenta sobre ninguna pauta jurídica, pues el Poder Ejecutivo en general y el Ministerio en particular no han dictado una norma reglamentaria al respecto, como indica el Art. 617 inc. 1 de la Ley 17.296, ni objetiva, dado que tampoco se ajusta a lo dispuesto por el Arancel del Colegio de Abogados del Uruguay.

b. El legitimado a cobrar honorarios en estos juicios es el abogado patrocinante del Organismo, individualmente, de acuerdo a lo preceptuado por el Art. 617 de la Ley 17.296 de 21/02/2001. Sin embargo, se constató que quien cobra los honorarios es el Jefe del Sector Administrativo en representación del Sector Contencioso, lo cual vulnera la norma jurídica citada.

c. El procedimiento implementado para el cobro de honorarios, en el cual intervienen los Departamentos de Tesorería y Contaduría, no es procedente dado que el legitimado para cobrar el honorario es el profesional actuante y por tanto es quien debe emitir su propio recibo.

d. Se exhorta a la adopción de medidas tendientes a adecuar el sistema implementado por el Sector para el cobro de honorarios, a lo preceptuado por la norma jurídica vigente al respecto. A su vez, en tanto no se modifique dicho sistema, se recomienda se practique un mayor control sobre todo lo relativo al mismo, por parte del encargado de la Dirección del Sector.

3.- Evaluación del control interno:

Presenta debilidades en cuanto a:

a) Información, en virtud de que no se encuentran diseñados procesos que permitan acceder a la misma en forma oportuna y aseguren que ésta sea confiable y suficiente.

b) Actividades de control, debido a la ausencia de procedimientos aptos y suficientes para evaluar la eficacia y eficiencia de la gestión del Sector.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento de lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 6/09/06 y vencido el plazo legal no se presentaron descargos.

Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la Nación adoptándose las conclusiones y recomendaciones que surgen de informe de fecha 22 de agosto de 2006, referente a la actuación cumplida en el Sector Contencioso del Departamento Jurídico de la Dirección General de Secretaría.

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MINISTERIO DEL INTERIOR

Dirección Nacional de Asistencia Social Policial (DNASP)

Caja Nacional

La actuación dio comienzo el día 10 de julio de 2006 a pedido de la Secretaría del Ministerio del Interior.

ALCANCE Y OBJETIVO DE LA AUDITORÍA

La auditoría tuvo como objetivo la evaluación del sistema de control interno, en las tres categorías que lo componen: eficiencia y eficacia en las operaciones; confiabilidad de la información y cumplimiento de la normativa aplicable, con respecto a la determinación de las pasividades y pensiones, al tratamiento dado a los préstamos de la Caja Nacional - BROU.

La actuación abarcó el período desde el año 2003 hasta junio del año 2006 inclusive.

Procedimientos aplicados

Se llevaron a cabo los siguientes procedimientos:

· Entrevistas y cuestionarios

· Relevamiento de los recursos humanos

· Análisis de los procedimientos aplicados

· Estudio de falsos expedientes en forma selectiva

· Consultas proporcionadas por el sistema informático utilizado para la liquidación de pasividades y pensiones

· Control de los registros con la documentación respaldante (formularios de bajas, estados de cuentas bancarios y listados de resúmenes de errores)

· Relevamiento de toda la información oportuna y confiable que permitió obtener evidencias para fundamentar las conclusiones y formular las recomendaciones que lucen al final del informe

Las tareas fueron realizadas con independencia, objetividad y debido cuidado profesional.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la auditoría realizada en la Unidad Ejecutora 25 "Dirección Nacional de Asistencia Social Policial" del Inciso 04 "Ministerio del Interior", cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 04/09/06, se concluye que los procedimientos de control son inadecuados; la inexistencia de la debida oposición de intereses en relación al tratamiento dado a los préstamos de la Caja Nacional a pasivos y pensionistas, le ocasionó a la Dirección Nacional de Asistencia Social Policial una pérdida económica significativa.

A continuación se detallan las principales conclusiones y recomendaciones:

1. En el Sector Caja Nacional, una misma persona era la encargada de habilitar las solicitudes de los préstamos, confeccionar los formularios de bajas, presentarlos ante el Banco y verificar los montos devueltos por dicha entidad, por lo que no existía la debida oposición de intereses. Esta situación permitió que dicha funcionaria utilizara mecanismos no avalados por las normas, para enriquecimiento propio. Por el principio de buena administración y para minimizar los riesgos de fraude y error, los procedimientos deben ser coordinados para que el trabajo de una persona sea verificado automáticamente por otra que tenga responsabilidades independientes. Debe existir una debida oposición de intereses, aplicar el mecanismo de la rotación del personal en forma periódica y establecer procedimientos que permitan un eficiente y eficaz funcionamiento.

2. Deben agotarse todas las vías para recuperar los montos abonados en más por esta Dirección.

3. La ausencia de control sobre los resúmenes de errores y su regularización, permitió que se pagaran cuotas de préstamos a personas inexistentes, fallecidos, pasivos y pensionistas que perdieron la calidad de tales, durante períodos prolongados. Se deben implementar procedimientos de control que permitan tener certeza del correcto otorgamiento de los préstamos, que se controle que efectivamente se efectúen las bajas en tiempo y forma, que las mismas sean presentadas ante el BROU y que éste proceda a su devolución cuando así corresponda.

4. El uso de formularios manuales para la solicitud de préstamos de los pasivos y pensionistas del interior del país, permitió que se otorgaran préstamos de la Caja Nacional a personas que no integran el padrón de la Caja Policial. Se entiende pertinente, en caso de tener que recurrir a este mecanismo, que el mismo sea utilizado sólo como excepción. A su vez, se sugiere que luego de ser firmados los formularios por la habilitada sean autorizados por el Director de la Dirección Nacional de Asistencia Social Policial o para quien sea delegada dicha responsabilidad, avalando la veracidad de los datos que contienen.

5. El Servicio de Retiros en la actualidad, cumple con los cometidos establecidos, habiéndose detectado un adecuado ambiente de control. En caso de aprobarse el "Anteproyecto de Ley de Modificación del Régimen de Prestaciones del Servicio de Retiros y Pensiones Policiales", se debería rever su infraestructura actual. Sería conveniente dotar de recursos humanos idóneos y recursos materiales conformes a las necesidades para poder cumplir en forma eficiente y eficaz con lo dispuesto en el Anteproyecto.

6. En cuanto al manejo del programa contable Memory que dispone el Sector Pasividades dentro del Departamento Contable, el mismo es subutilizado, ya que solo se registran los ingresos y egresos de caja, por lo que no se dispone de información completa. Se considera pertinente que en el mismo se procese toda la documentación, lo que permitiría alcanzar conclusiones con base cierta, obteniendo como resultado una contabilidad íntegra, clara y al día, transformándose en una herramienta importante de información para la gestión de la Dirección.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 6 de setiembre de 2006, no habiéndose presentado descargos.

Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la Nación adoptándose las conclusiones y recomendaciones que surgen de informe de fecha 4 de setiembre de 2006, referente a la actuación cumplida en la Unidad Ejecutora 25 "Dirección Nacional de Asistencia Social Policial".

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MINISTERIO DEL INTERIOR

Dirección Nacional de Asistencia Social Policial

Servicio de Vivienda, Tutela y Logro Social

La actuación dio comienzo el 28/08/06, por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación.

ALCANCE Y OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

El objetivo fue la evaluación del sistema de control interno implementado en la Contaduría en relación a los ingresos que perciben los Servicios de Vivienda, Tutela y Logro Social, el destino dado a los mismos, así como los procedimientos utilizados para el otorgamiento de los beneficios y su respectiva liquidación.

El período auditado abarcó el año 2005 y primer semestre del 2006.

Procedimientos aplicados

Se llevaron a cabo los siguientes procedimientos:

· Entrevistas

· Cuestionarios

· Relevamiento de los recursos humanos

· Verificación en el cumplimiento en la aplicación de la normativa vigente

· Análisis de los procedimientos aplicados para el otorgamiento de los diferentes beneficios brindados por el Servicio de Tutela y Logro Social (gastos de sepelio, seguro de vida, becas a discapacitados, ayudas pecuniarias y ayudas médicas)

· Análisis y seguimiento de las cuentas corrientes de los beneficiarios de los préstamos brindados

· Control de la recaudación del mes de abril/06

· Confrontación de lo escriturado en el mes de abril/06 con la documentación respaldante correspondientes al Servicio de Tutela, Vivienda y gastos de funcionamientos

· Cotejo entre los listados remitidos por las diferentes Unidades Ejecutoras de las cuotas por préstamos y lo efectivamente ingresado al SIIF

· Cruzamiento entre la información procesada en el Servicio de Tutela y la del Departamento de Contaduría referente a los préstamos

· Verificación de las conciliaciones bancarias del período abril a julio/2006

· Análisis de los Estados de Situación y de Resultados al 31/12/05 y 30/6/06

· Evaluación del sistema informático aplicado en el Servicio de Tutela

· Evaluación del informe remitido por el Servicio de Tutela a la Dirección en el mes de diciembre/05

· Relevamiento de toda la información oportuna y confiable que permitieran obtener evidencias para fundamentar las conclusiones.

Las tareas fueron realizadas con independencia, objetividad y debido cuidado profesional.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la Auditoría realizada en los Servicios de Vivienda, Tutela y Logro Social de la UE 25 "Dirección Nacional de Asistencia Social Policial" del Inciso 04 «Ministerio del Interior", cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 16/11/06, se concluye que cumple con los cometidos impuestos por la normativa vigente, a pesar de no contar con personal técnico y administrativo acorde a las necesidades. Asimismo las debilidades constatadas en el sistema de control interno dificultan detectar, prevenir y corregir errores e irregularidades significativos, por lo que la evaluación del riesgo de control imperante resulta alto.

Cabe precisar que los errores detectados no fueron significativos, resultado este, de la buena disposición de los funcionarios responsables del manejo y destino de los fondos en el Departamento de Contaduría y Servicio de Tutela.

A continuación se detallan las principales observaciones y recomendaciones:

1. La Dirección de la DNASP no cuenta con información integral del resultado de unos de sus principales cometidos dentro de la asistencia social (préstamos) a los funcionarios, jubilados y pensionistas policiales. La Dirección debe contar con información confiable, exacta, completa y oportuna, a fin de tomar resoluciones y adoptar las medidas tendientes a mejorar la gestión de esta Institución.

2. El Departamento de Contaduría y el Servicio de Tutela funcionan como compartimentos estancos, ya que la información que brindan sobre los préstamos otorgados difiere, a pesar de aplicar igual criterio y contar con la misma documentación. Se deben instrumentar los mecanismos tendientes a lograr una efectiva coordinación entre ambas áreas a fin de que el resultado del procesamiento de una misma documentación y aplicando un mismo criterio brinde información cierta y confiable que permita tomar decisiones acertadas.

3. La información proporcionada por los sistemas informáticos implementados en el Servicio de Tutela, no brindan seguridad razonable ya que no cuentan con claves de acceso por funcionario, lo que imposibilita deslindar responsabilidades. Es imprescindible que cada funcionario responsable del ingreso de datos a los programas cuente con clave individual y confidencial de seguridad. A su vez, es una sana práctica implementar la rotación periódica del personal.

4. Los programas informáticos utilizados por el Servicio de Tutela presentan carencias en la obtención de la información referente al monto total de préstamos efectivamente otorgados, total de cuotas cobradas y monto adeudado por los beneficiarios, en un período determinado. Los programas deberían adaptarse a efectos de brindar información en forma ágil y clara.

5. Los funcionarios encargados del registro en el programa informático contable, que dispone el Sector Tutela y Vivienda del Departamento Contaduría, no cuentan con una capacitación acorde a las responsabilidades asumidas. Esto conlleva a que se cometan errores, se esté subutilizando dicha herramienta y por ende la información que brinda no se ciñe a la realidad. Es conveniente implementar una política de capacitación del personal no sólo sobre el manejo, sino también en lo que se refiere a conceptos contables, lo que permitiría utilizar dicho programa de forma eficiente, procesando la documentación de acuerdo a las normas contables adecuadas y principios de contabilidad generalmente aceptados.

6. La carencia de personal técnico y administrativo trae como consecuencia que las tareas contables, de registro y control, se encuentran centralizadas en una misma persona y las Rendiciones de Cuentas del interior del país presenten un atraso de tres meses en su confección. Se considera imprescindible dotar de personal técnico y administrativo capacitado a fin de que se puedan cumplir con todas las tareas inherentes al Departamento. Se debe asignar a personas diferentes las tareas de ejecución y control, para que exista una debida oposición de intereses.

7. Debido a que desde mayo/2005, se encuentra acéfala la Encargatura de la Mesa de Pago del Servicio de Tutela, no se realizan controles sobre los registros de las cuentas corrientes de beneficiarios de préstamos pecuniarios y ayudas médicas por persona independiente a la tarea de escrituración. Es necesario designar a un funcionario que sea responsable de efectuar el control antes mencionado a fin de minimizar riesgos, errores y omisiones.

8. El criterio aplicado en el Servicio de Tutela, con relación al registro del pago de las cuotas en las cuentas corrientes de beneficiarios, no es el adecuado, ya que se imputa, en forma automática, sin contar con la documentación respaldante. Esto se debe a que, algunas Unidades Ejecutoras se encuentran omisas en la remisión de dicha documentación, a pesar del requerimiento del personal de esta unidad. Sería conveniente que la Dirección de este Organismo adopte medidas tendientes a subsanar dicha situación y determine un procedimiento a seguir en caso de incumplimiento.

9. Si bien la DNASP cuenta con una estructura organizativa acorde a las necesidades, la unidad Logro Social no cuenta con Resolución Ministerial que avale su creación, dependiendo directamente de la Dirección de este Organismo. Es necesario regularizar dicha situación dándole un lugar dentro del Organigrama, asignándole cometidos, Director, Subdirector y personal acorde a las necesidades. De esta forma se delimitaría a cada funcionario sus deberes y responsabilidades.

10. Si bien las actividades de control no son adecuados, la buena predisposición de los funcionarios responsables de las tareas de registro en el Departamento de Contaduría y el Servicio de Tutela, permitió que los errores detectados no fueran significativos.

11. La gerente del Financiero Contable es también la responsable de la administración contable de los Servicios de Tutela y Vivienda. Se considera conveniente designar un profesional para dicho Servicio, a fin que la Gerente Financiero pueda cumplir con aquellas tareas inherentes a su cargo, estableciendo procedimientos de control a efectos de garantizar la oposición de intereses.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento de lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 17 de noviembre de 2006 y vencido el plazo legal no se presentaron descargos.

Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la Nación adoptándose las conclusiones y recomendaciones que surgen de informe de fecha 16 de noviembre de 2006, referente a la actuación cumplida en los Servicios de Vivienda, Tutela y Logro Social de la UE 25 "Dirección Nacional de Asistencia Social Policial".

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MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS

Tesorería General de la Nación

La actuación comenzó el 2/5/2006 por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación.

ALCANCE Y OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

El objetivo fue dar cumplimiento a los cometidos legales conferidos a esta Auditoría Interna de la Nación por parte del Art. 92 del TOCAF, referente a la verificación de los movimientos de fondos y valores de la Tesorería General de la Nación y al arqueo de sus existencias, así como la evaluación del sistema de control interno implementado. Asimismo, se procedió a realizar una evaluación del cumplimiento de los cometidos legales otorgados a la TGN, por parte del Art. 155 del TOCAF.

Se analizó la información definitiva correspondiente al ejercicio 2005 y primer cuatrimestre de 2006.

Procedimientos aplicados.

Se aplicaron los siguientes procedimientos:

· Indagaciones orales

· Inspecciones oculares

· Arqueos

· Recuentos

· Análisis de documentación

Las tareas fueron realizadas con independencia, objetividad y debido cuidado profesional.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Como resultado de la auditoría practicada, se puede concluir que la Tesorería General de la Nación presenta debilidades significativas en el sistema de control interno implementado, las cuales afectan su gestión y ameritaron las siguientes observaciones.

En lo referente a la verificación del movimiento de fondos y valores, se practicó el arqueo de sus existencias con fecha 10 de mayo de 2006, el que arrojó una diferencia entre los fondos arqueados y los fondos sujetos a arqueo que fue conciliada en el momento.

No surge evidencia de que se realicen rendiciones de cuenta de las cuentas bancarias del Tesoro Nacional.

Respecto a la recaudación diaria en efectivo en moneda nacional, se constató que la misma no se deposita en los plazos establecidos por la normativa legal vigente.

Se formulan las siguientes recomendaciones, a los efectos de mejorar la gestión de la Unidad y de mitigar los riesgos a los cuales se expone, producto de las debilidades del control interno implementado:

1. Implementar cambios en la estructura organizativa de la unidad, redefiniendo los departamentos que la componen y los cometidos asignados a cada uno de ellos.

2. Priorizar aquellos cometidos que permitan gestionar los recursos del Estado de manera eficiente y eficaz.

3. Asignar con claridad las actividades, tanto a los departamentos como a los funcionarios, respetando el principio administrativo de oposición de intereses. Esto permitirá gestionar los recursos humanos de la Unidad, de manera más eficiente.

4. Establecer y documentar procedimientos que faciliten el desarrollo de los procesos sustantivos de la Unidad.

5. Implementar actividades de control que permitan mitigar los factores de riesgos vinculados a los mismos. En especial se sugiere la implementación y documentación de controles, en lo que respecta al manejo y custodia de los fondos y valores.

6. Implementar un sistema de rotación de personal que disminuya los riesgos asociados al manejo de fondos y valores por parte de los funcionarios.

7. Redefinir el monto de la póliza de caución de fidelidad, así como los funcionarios a los que cubre, de forma tal que cumpla con su cometido de forma eficaz.

8. Depurar y registrar los valores propios y en custodia, manteniendo sólo los vigentes, como forma de poder implementar controles con mayor eficiencia.

9. Implementar procedimientos que permitan realizar las rendiciones de cuenta de las cuentas del Tesoro Nacional.

10. Modificar la práctica actual respecto al depósito de los fondos recibidos de las Unidades Ejecutoras, obligando a las mismas a depositar su recaudación directamente en la Cuenta del Tesoro Nacional en el BROU, en los plazos debidos, cumpliendo con lo dispuesto por el régimen jurídico vigente.

11. Implementar un procedimiento que asegure que las Unidades Ejecutoras informen en tiempo y forma los datos sobre la apertura de cuentas bancarias.

12. Exigir a las Unidades Ejecutoras que envíen información mensual sobre la totalidad de las existencias de caja y del estado de las cuentas bancarias en que tengan depositados sus fondos.

13. Regularizar la caja chica de la unidad, dictando resolución que habilite su operativa y monto máximo autorizado.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento de lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 21 de julio de 2006, habiéndose evacuado la misma por nota del 4 de agosto de 2006, la cual no afecta las conclusiones y recomendaciones a las que se arribaron.

Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la Nación adoptándose las conclusiones y recomendaciones que surgen de informe de fecha 10 de agosto de 2006, referente a la actuación cumplida en la Tesorería General de la Nación.

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MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS

Contaduría General de la Nación

La actuación comenzó el 24 de Julio de 2006 por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación.

ALCANCE Y OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

El objetivo de la misma consistió en evaluar la suficiencia de los controles implementados por la Contaduría General de la Nación (en adelante CGN), sobre las funciones desarrolladas por la Tesorería General de la Nación (en adelante TGN) y en dar cumplimiento a los cometidos legales conferidos a esta Auditoría Interna de la Nación por parte del Art. 92 del TOCAF, referente a la inspección de los registros analíticos y sintéticos de la CGN y verificar su correspondencia con la documentación respaldante y la de ésta con la gestión financiera patrimonial.

Se analizó la información correspondiente al ejercicio 2005 y primer semestre de 2006.

Procedimientos aplicados.

Para el logro del objetivo planteado, se aplicaron los siguientes procedimientos:

· Indagaciones orales

· Cuestionarios

· Observación

· Relevamiento de información

· Análisis de soportes informáticos

· Análisis de documentación proporcionada

Las tareas fueron realizadas con independencia, objetividad y debido cuidado profesional.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Como resultado de la auditoría practicada, se puede concluir que los controles implementados por la CGN sobre el movimiento y tenencia de fondos y valores de la TGN, son insuficientes para determinar la veracidad e integridad del saldo de caja, valores y cuentas corrientes bancarias.

Respecto a la inspección de los registros analíticos y sintéticos elaborados por la CGN y su verificación con la documentación respaldante, esta Auditoría Interna de la Nación se abstiene de opinar respecto a los mismos debido a la inexistencia de contabilidad patrimonial, tal como lo dispone el Art. 2 de la Ordenanza 81 del Tribunal de Cuentas de la República del 17.12.02.

Producto de estas observaciones es que se entiende pertinente formular las siguientes recomendaciones, a los efectos de mejorar la gestión de la Unidad y de mitigar los riesgos asociados a la consecución de los cometidos sustantivos de la misma:

1. Desarrollar e implementar dentro de la CGN, un sistema de control interno que le permita proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de los cometidos asignados.

2. Procurar la coordinación entre la CGN y la TGN, lo cual redundará en la consecución de los cometidos generales de las mismas. Se debería procurar que ambas Unidades conozcan las consecuencias de sus acciones y decisiones respecto de la otra.

3. Dotar a la División Contabilidad de:

3.1 personal suficiente, en la medida que la normativa lo permita, a los efectos de lograr que los trabajos se realicen con la oportunidad y calidad deseada

3.2 las herramientas tecnológicas necesarias para cumplir con los cometidos asignados

4. Definir y documentar manuales de procedimientos, en los cuales se desarrolle la forma óptima de llevar adelante los procesos críticos de la Unidad. Los mismos deberían ser distribuidos a todos los funcionarios, a los efectos de que los mismos conozcan la manera de desempeñarse en el Organismo.

5. Definir e implementar indicadores de desempeño, con el objetivo de medir la gestión de la Unidad. La información debería ser utilizada para corregir los desvíos que pudiesen detectarse.

6. Implementar procedimientos independientes a los establecidos por la TGN que permitan a la División Contabilidad, determinar el saldo de fondos y valores en poder de la TGN en un momento determinado del tiempo, así como su discriminación y permanencia.

7. Establecer, documentar y divulgar procedimientos coordinados con la TGN, a los efectos de:

7.1 anular y destruir los medios de pagos vencidos

7.2 hacer líquidos los valores a cobrar vencidos (cupones pertenecientes a Bonos del Tesoro y certificados de depósito a plazo fijo), de modo de contar con un saldo de caja íntegro y veraz y un saldo de deuda pública representativo de la realidad

8. Implantar actividades de control que aseguren que las deudas que son canceladas a través de sentencias judiciales por parte del MEF, sean dadas de baja por parte de la CGN y no sean canceladas nuevamente a través de otro medio de pago. Dado que el procedimiento vigente no asegura que puedan existir cheques librados de obligaciones ya canceladas, se recomienda el análisis de los cheques propios vencidos en custodia de TGN, para asegurar la integridad y veracidad del saldo de deuda pública.

9. Registrar los valores en poder de la TGN vigentes (certificados provisorios de integración de la Corporación Nacional para el Desarrollo), cuyo monto asciende a U$S 20:076.753. Respecto a los valores que se encuentran vencidos, se deberían instrumentar procedimientos coordinados con TGN a los efectos de su destrucción.

10. Implementar actividades de control adicionales, a los efectos de asegurar la integridad del saldo de fondos y valores en poder de la TGN.

11. Documentar los controles implementados, asignando responsabilidades para su realización.

12. Promover medidas para la presentación en fecha de las rendiciones de ingresos de las Cajas Típicas y Paraestatales, para adecuarlas a las exigencias de la Unidad en cuanto a la oportunidad de la información.

13. Se recomienda que la Dirección de la Unidad apruebe, publique y comunique a todos los funcionarios y partes interesadas, un documento con la política de seguridad de la información. La misma debería revisarse a intervalos planificados, para asegurar su conveniencia, suficiencia, y eficacia continua.

14. Desarrollar y mantener un proceso de gestión para la continuidad de las operaciones de la Unidad (Plan de Continuidad Operacional), a los efectos de contrarrestar interrupciones en las funciones de la Unidad y proteger los procesos críticos de la misma, contra los efectos de fallas importantes en los sistemas de información o contra desastres, y asegurar su restauración oportuna.

15. Dada la existencia de un área de "Servicio de Atención a Usuarios" del SIIF, asimilable a la función que cumpliría una "Mesa de Ayuda", se recomienda implantar un proceso integral de gestión de incidentes de acuerdo a lo que establecen las buenas prácticas en este sentido (ITIL, COBIT), con el objetivo de reducir el impacto de los incidentes ocurridos, de las solicitudes de ayuda y de mejorar la satisfacción de los usuarios del SIIF.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento de lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 20 de noviembre de 2006, habiéndose evacuado la misma fuera de los plazos legales. No obstante, no se ven afectadas las conclusiones y recomendaciones a las que se arribaron.

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MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

Dirección Nacional de Aviación Civil e Infraestructura Aeronaútica

La actuación comenzó el 28 de junio de 2006 por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación.

ALCANCE Y OBJETIVO DE LA AUDITORÍA

Los objetivos de la presente auditoría consistieron en:

· Evaluación del funcionamiento del sistema de control interno de la Unidad de Control, en relación a la gestión de la Concesionaria Puerta del Sur S.A., así como la eficacia y eficiencia de los procedimientos llevados a cabo para el cumplimiento de los cometidos que le fueran asignados.

· Análisis del procedimiento para la adquisición, implantación y funcionamiento del sistema informático AIRCON 2000.

· Análisis de los procedimientos llevados a cabo en la ocurrencia de incidentes aéreos.

La auditoría abarcó los ejercicios 2004 y 2005.

Procedimientos aplicados

Se llevaron a cabo los siguientes procedimientos:

· Entrevistas

· Cuestionarios

· Inspecciones oculares

· Análisis de documentación

· Relevamiento de toda información oportuna y confiable

Las tareas fueron realizadas con independencia, objetividad y debido cuidado profesional.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Como resultado de la auditoria practicada en la Dirección Nacional de Aviación Civil e Infraestructura Aeromaútica del Ministerio de Defensa Nacional, se puede concluir que la Unidad de Control si bien viene cumpliendo los cometidos para los cuales fue creada, existen debilidades en la toma de acciones correctivas en relación con los hechos relevados.

Con respecto a los procedimientos para la adquisición, implantación y funcionamiento del sistema informático AIRCON 2000 y de los procedimientos llevados a cabo en la ocurrencia de incidentes aéreos, los mismos se cumplen con adecuada razonabilidad.

A continuación se detallan las principales conclusiones y recomendaciones a las que se arribaron:

1. En relación con las diferencias constatadas en las unidades de trabajo, se hace necesario la existencia de un criterio único entre la Unidad de Control y la Concesionaria, en relación a la definición de los pasajeros en tránsito. Se recomienda se aplique el criterio de los arribos, ya definido por el Director de Aeropuertos.

En cuanto a las cargas, se debería gestionar el acceso por parte de Fiscalización a la base informática de la Dirección General de Aduanas (Sistema Lucía). De esta manera se minimizarían las diferencias, las que en caso de existir, deberían ser analizadas y solucionadas en tiempo y forma.

2. En cuanto a los partes de vuelo, su confección deberá uniformizarse para todas las compañías aéreas en un formulario único, el que deberá reportarse a la sección Fiscalización en un plazo que permita procesar la información en tiempo y forma.

3. En relación con el diseño del mencionado formulario, se recomienda que éste permita especificar separadamente la cantidad de pasajeros adultos, infantes y en tránsito, así como el total de los mismos. El personal encargado de la recepción de los formularios deberá constatar la correcta ubicación de los datos, procediendo a rechazarlo en caso que esto no se cumpla.

4. Se deberá hacer cumplir por la autoridad competente el Decreto 611/978, que obliga a las compañías de aviación a presentar en forma mensual un reporte de vuelo, el que permitirá el chequeo de los datos por parte de la sección Fiscalización.

5. En cuanto al avance de obras, la Concesionaria está incumpliendo sus obligaciones, por lo que la Unidad de Control deberá exigir a la misma el levantamiento de las observaciones pendientes en el Grupo N° 1 del Plan de Obras en un plazo breve dado el tiempo que ha transcurrido. Asimismo la Unidad de Control deberá reiterar al Ministerio de Defensa Nacional la solicitud de aplicación de multas según lo establecido en el punto 4.16 (Incumplimientos del Contratista y sanciones), del Régimen de Gestión Integral.

6. Las Notas relativas a las observaciones realizadas por la Unidad de Control a la Concesionaria, deberán ingresar al Ministerio de Defensa Nacional a través de un sistema unificado de ingresos de expedientes. Para ello debe haber una única mesa de entrada, de forma que se pueda realizar un seguimiento a los mismos, evitando su extravío. Asimismo se recomienda un adecuado sistema de archivo para la documentación, que esté acondicionado para la correcta conservación de la misma.

7. En relación con los precios de libre fijación, se recomienda realizar un plan de modificación del Pliego de Condiciones en acuerdo con la Concesionaria, de forma que estos precios no superen a los de la región.

8. Se recomienda a la Unidad de Control emitir informes semestrales con las formalidades correspondientes, de acuerdo a lo establecido en el Régimen de Gestión Integral y remitirlos al Ministerio de Defensa Nacional.

9. La adquisición del AIRCON 2000 se realizó en forma tardía y el proceso de implantación no se cumplió en el periodo establecido, por lo que se recomienda se tomen las acciones necesarias para culminar con la fase prueba, de modo de lograr el total funcionamiento automático del mencionado sistema.

10. Se recomienda un mayor diligenciamiento en la obtención de la renovación de las garantías de cumplimiento de contrato, de forma de evitar riesgos en el caso de incumplimientos de la empresa proveedora.

11. En relación con el incidente estudiado, la investigación administrativa derivó en la solicitud de un sumario administrativo, por parte del director de la División Tránsito Aéreo, la que no fue atendida hasta el momento. Por lo que se recomienda, se de trámite a la solicitud antes mencionada, tomándose las medidas correspondientes a la brevedad.

12. La Oficina de Investigación y Prevención de Accidentes e Incidentes Aéreos ( (O.I.P.A.I.A) hasta el momento realiza "recomendaciones" que no son de cumplimiento obligatorio. Se recomienda que las mismas tengan validez de norma y que por tanto esta oficina tenga potestad para hacerlas cumplir, debiendo dotarla de nuevos recursos humanos calificados, tecnológicos y materiales.

13. La O.I.P.A.I.A. actualmente depende jerárquicamente de la DINACIA, que es quien debe ejecutar las recomendaciones emitidas por la primera. Se recomienda que se inicien con el Ministerio de Defensa Nacional, los estudios de la conveniencia de la reforma de la estructura orgánica, para que la mencionada oficina, se desprenda de la órbita de la DINACIA, de forma de adquirir la necesaria independencia.

VISTAS, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley N° 16.736 del 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 27 de octubre del 2006 y vencido el plazo legal no se presentaron descargos.

Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la Nación adoptándose las conclusiones y recomendaciones que surgen de informe de fecha 6 de octubre de 2006, referente a la actuación cumplida en la Dirección Nacional de Aviación Civil e Infraestructura Aeronaútica..

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MINISTERIO DE INDUSTRIA, ENERGÍA Y MINERÍA

Asesoría Jurídica

La actuación comenzó el 18 de enero de 2006 por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación.

ALCANCE Y OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

La auditoría tuvo como objetivo la evaluación de la gestión de la Asesoría Jurídica considerando su organización, los procedimientos y el cumplimiento de los cometidos de asesoramiento, representación y patrocinio ante los órganos judiciales y administrativos y la instrucción de procedimientos disciplinarios.

Se consideró información correspondiente a los años 2004, 2005 y los primeros cinco meses del 2006, sin perjuicio de haber recurrido, en los casos de prescripción de tributos, a documentación originada en los años 1999, 2000 y 2001.

Procedimientos aplicados

Se aplicaron los siguientes procedimientos:

· Recopilación y análisis de la normativa vigente

· Análisis de la estructura organizativa, ámbito de competencia y su relación con las demás unidades del Inciso.

· Entrevistas con los funcionarios responsables del área y de las distintas Unidades Ejecutoras que demandan sus servicios.

· Verificación de la existencia de procedimientos para la sustanciación de asuntos remitidos por las Unidades Ejecutoras.

· Análisis de los registros existentes relativos a entrada y salida de actuaciones y seguimiento del estado de los expedientes.

Las tareas se cumplieron con independencia, objetividad y debido cuidado profesional.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Como resultado de la auditoría practicada en la Asesoría Jurídica del Ministerio de Industria, Energía y Minería, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 23 de noviembre de 2006, se puede concluir que la misma no cuenta con la organización interna y procedimientos adecuados para el cumplimiento de los cometidos en forma eficiente eficaz.

Se destacan las siguientes constataciones:

1. La información suministrada respecto a los procesos contenciosos evidencia ausencia de integridad y confiabilidad de los registros. Se recomienda implementar un sistema de información integral que permita llevar el control actualizado de los procesos en trámite.

2. La ausencia de fichas de procuración y de falsos expedientes que contengan las principales actuaciones judiciales, indican problemas de documentación y registro de la tramitación de los procesos gestionados e impide el adecuado seguimiento de los mismos. Se recomienda llevar fichas de procuración actualizadas y conservar los falsos expedientes en la forma debida y por el tiempo de vigencia de los respectivos embargos y reinscripciones en su caso.

3. Existe una demora significativa entre la remisión de los asuntos a la Asesoría Jurídica y el inicio de las actuaciones judiciales. Se recomienda implementar procedimientos que permitan responder eficientemente a los servicios jurídicos requeridos por las distintas Unidades Ejecutoras.

4. Existen debilidades en la comunicación y coordinación entre la Asesoría Jurídica y las Unidades Ejecutoras donde se origina la obligación tributaria (DINAMIGE y DNTEN) que inciden directamente en la gestión de cobro judicial y extrajudicial de los adeudos generados. Se recomienda implementar procedimientos que agiliten la gestión de cobro.

5. En los procesos ejecutivos iniciados en 2001 y 2002 por el incumplimiento del pago de las tasas de inspecciones a cargo de la DNTEN, donde las citaciones de excepciones debían realizarse en el interior del país, no fueron diligenciadas. Esta inacción ha frustrado la posibilidad de cobro de esos créditos. Se recomienda que se inicien y prosigan las acciones judiciales que requieren diligenciamiento de excepciones en el interior del país, procurando coordinar esfuerzos para el cumplimiento de estas actividades.

6. Se archivan en sede judicial una cantidad importante de actuaciones por defectos formales en la presentación de la demanda. Se sugiere adoptar las medidas necesarias para la correcta individualización del sujeto pasivo.

7. Los procesos ejecutivos culminan con el embargo general de derechos, bienes y acciones del deudor, por lo que no resultan un medio eficaz para satisfacer la pretensión de cobro del Estado. Se sugiere adoptar mecanismos tendientes a la individualización y denuncia de bienes de propiedad de los deudores y proceder a las ejecuciones en vía de apremio.

8. Respecto de los procesos que se encuentran archivados en las diferentes sedes judiciales, se sugiere realizar un relevamiento de la información que permita identificar los plazos de caducidad de los embargos trabados a los efectos de proceder temporáneamente a su reinscripción, evitando la pérdida de la prelación en el derecho a favor del Estado. Respecto de los que no fueron reinscritos en tiempo y forma, se recomienda igualmente proceder a su reinscripción tardía.

9. Respecto a los procesos en que el MIEM es parte demandada, no existe una adecuada comunicación por parte de la Asesoría Jurídica a la jerarquía, que le permita tomar conocimiento en forma oportuna, de los asuntos que pueden implicar consecuencias patrimoniales para el Estado. Se recomienda que se remita periódicamente la información respecto del estado de situación de los procesos referidos.

10. Respecto a los tributos impagos correspondientes a la tasa de Inspección de Generadores de Vapor (período 1999-2000, notificadas en 2004) corresponde que se inicien las acciones judiciales pertinentes. Si existieren deudores a cuyo respecto se hubiere omitido la notificación, corresponde realizarla, a efectos de que puedan oponer la prescripción en vía administrativa o de que opere el reconocimiento de la deuda o se exprese voluntad de pago.

11. Se recomienda remitir los asuntos relativos a acciones de nulidad vinculadas a Marcas y Patentes a la Dirección Nacional de Propiedad Industrial a los efectos de que sean sustanciadas por técnicos especialistas en la materia, sin perjuicio de los dispuesto en el Decreto 190/997 de 04 de junio de 1997.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 5 de enero de 1996, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 23 de noviembre de 2006, habiéndose evacuado la misma según descargos presentados el 7 de diciembre de 2006, los cuales no resultaron de recibo y ameritaron mantener, en lo sustancial, las conclusiones y recomendaciones efectuadas.

Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la Nación adoptándose las conclusiones y recomendaciones que surgen de informe de fecha 8 de diciembre de 2006, referente a la actuación cumplida en el Ministerio de Industria, Energía y Minería.

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MINISTERIO DE INDUSTRIA, ENERGÍA Y MINERÍA

Dirección Nacional de Energía y Tecnología Nuclear

Generadores de Vapor

La actuación comenzó el día 17 de abril de 2006, por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación.

ALCANCE Y OBJETIVO DE LA AUDITORÍA

El objetivo fue analizar el cumplimiento de los cometidos y los procedimientos técnicos y administrativos de la Sección Generadores de Vapor de la DNETN.

El período auditado abarcó el ejercicio 2005.

Procedimientos aplicados

Se llevaron a cabo los siguientes procedimientos:

· Entrevistas

· Cuestionarios

· Confrontación de registros

· Revisión de documentación

· Estudio de Expedientes

Las tareas fueron realizadas con independencia, objetividad y debido cuidado profesional.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la auditoría realizada en la Sección Generadores de Vapor del Ministerio de Industria, Energía y Minería, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 28/08/06, se verificó que los cometidos asignados por ley no se cumplen en su totalidad y los procedimientos y mecanismos de control interno son insuficientes. Esta situación obedece a la inexistencia de procedimientos de trabajo que permitan una correcta coordinación entre los sectores administrativo y técnico.

A continuación se detallan las principales recomendaciones y conclusiones a que se arribaron:

1. En relación a los procedimientos para las inspecciones de generadores de vapor, se puede concluir sobre los siguientes aspectos:

a) en la actualidad no es posible determinar el universo de las fiscalizaciones que se realizan y la facturación de las mismas

b) no existe oposición de intereses entre el sector administrativo y el técnico del Ministerio, lo cual deja de manifiesto que no hay un adecuado ambiente de control interno

c) tampoco es posible realizar una correcta gestión de facturación y cobro, situación que no permite que el Ministerio disponga en tiempo y forma de los fondos que le corresponden

2. No existen controles de las inspecciones que realiza el LATU para verificar que todas las inspecciones realizadas sean comunicadas al Ministerio y por lo tanto facturadas.

3. No se cumple con el cometido de llevar el registro de las empresas dedicadas a la fabricación, reparación y/o alteraciones de generadores de vapor, por lo que se recomienda implementar las medidas necesarias para satisfacer el cometido asignado.

4. En el área de la tecnología de la información, no se cuenta con un inventario actualizado del universo de generadores de vapor existentes en el país que permita conocer en forma precisa el estado actual de los mismos.

5. Se sugiere definir la situación del convenio con el LATU en cuanto a su permanencia y en vistas de su posible rescisión, dotar a la Sección de Generadores de Vapor de los recursos humanos necesarios e idóneos para cumplir eficientemente con la realización de las pruebas hidráulicas solicitadas, así como con las inspecciones anuales.

6. Se recomienda definir procedimientos de trabajo que permitan una mayor coordinación entre los inspectores y la Administración para que las inspecciones realizadas por el Ministerio sean facturadas oportunamente.

7. Se sugiere remitir en tiempo y forma la información referida a las inspecciones realizadas así como todo lo relativo a los generadores de vapor para mantener actualizado el programa de gestión de calderas.

8. En virtud de que el Decreto 56/005 fija nuevamente entre los cometidos de la Sección de Generadores de Vapor habilitar a los operadores de vapor y expedir el título de foguista, se recomienda tomar las medidas necesarias tendientes a cumplir con los cometidos asignados.

9. Se sugiere a la Asesoría Jurídica del Ministerio, considere realizar un análisis para elaborar un criterio, respecto de la facturación de la Tasa por inspección de prueba hidráulica o habilitación y por la de inspección general.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 04/09/2006 y vencido el plazo legal no se presentaron descargos.

Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la Nación adoptándose las conclusiones y recomendaciones que surgen de informe de fecha 28 de agosto de 2006, referente a la actuación cumplida en la Sección Generadores de Vapor de la Dirección Nacional de Energía y Tecnología Nuclear.

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MINISTERIO DE INDUSTRIA, ENERGÍA Y MINERÍA

Dirección Nacional de Energía y Tecnología Nuclear

Departamento de Tecnogestión

La actuación comenzó el día 28 de agosto de 2006, por iniciativa de la Auditoria Interna de la Nación.

ALCANCE Y OBJETIVO DE LA AUDITORÍA

El objetivo fue analizar el cumplimento de los cometidos, los procedimientos técnicos y administrativos, así como el inventario de los bienes del Departamento de Tecnogestión de la DNETN.

La auditoría abarcó el período desde la creación de la Dirección (año 2003 hasta octubre 2006).

Procedimientos aplicados

Se llevaron a cabo los siguientes procedimientos:

· Entrevistas y Cuestionarios

· Confrontación de registros

· Revisión de documentación

· Estudio de Expedientes

Las tareas fueron realizadas con independencia, objetividad y debido cuidado profesional.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la auditoría realizada en el Departamento de Tecnogestión del Ministerio de Industria, Energía y Minería, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 10/11/06, se concluye que el Departamento de Tecnogestión no cuenta con la infraestructura necesaria para cumplir con sus cometidos en forma eficiente debido a la falta de recursos humanos e inexistencia de controles internos adecuados.

Teniendo en cuenta las facilidades que dispone el Departamento a través de la OIEA (Organismo Internacional de Energía Atómica), en cuanto a la adquisición y actualización de equipamiento de laboratorios, capacitación de técnicos y acceso a expertos de primera línea en el mundo, no se hace una utilización eficaz de las potencialidades que posee, que permitirían ofrecer una gama importante de servicios técnicos y científicos que redundarían en un beneficio para el Estado en su totalidad.

La Dirección Nacional de Energía y Tecnología Nuclear no cuenta con un inventario general y actualizado donde figuren todos los bienes propiedad de esta Dirección, así como una política de inventario que asegure la ubicación física de los mismos siendo fundamental tener registro de todos los movimientos, ya sean altas, bajas o modificaciones.

A continuación se detallan las principales observaciones y recomendaciones a que se arribaron:

1. La falta de recursos humanos asignados al seguimiento de los convenios, para verificar que los bienes cedidos permanezcan en sus lugares de destino, el traslado del Departamento de Tecnogestión a la sede de DINAMIGE y la permanencia del laboratorio de Calibraciones y Dosimetría de las Radiaciones y algunos equipos técnicos en la Dirección de Energía, contribuyó a que dicho Departamento se encuentre fragmentado y que no exista un hilo conductor a través de las jerarquías (teniendo en cuenta los mandos medios), que aseguren un mecanismo para constatar que el universo de los bienes existe en su totalidad y que se practiquen los controles que generen un ambiente de control interno adecuado.

2. Respecto a los laboratorios que funcionan en las Facultades, el Ministerio no cumple con la cláusula del convenio referente a la integración de un representante del Organismo en la Comisión Directiva del Centro. En consecuencia, no se realiza el seguimiento adecuado de la utilización de los bienes cedidos ni de su estado de mantenimiento.

3. Se detecta una debilidad respecto al archivo de la documentación en la medida que este equipo nunca pudo acceder a la totalidad de los originales de los convenios referidos ni a otra clase de documentación que permitiera ilustrar las condiciones de aplicación de los mismos. La información fue proporcionada en fotocopia simple y figuran incompletos algunos ejemplares. Se constató que los documentos referentes a los convenios se encuentran archivados en distintos lugares físicos, se recomienda por una cuestión de orden que los mismos sean conservados en un único lugar y durante toda su vigencia.

4. Se recomienda realizar en el corto plazo un inventario general valuado de todos los bienes del Departamento e implementar los mecanismos para su posterior mantenimiento.

5. Se sugiere dotar al Departamento de Tecnogestión de los recursos humanos técnicos y necesarios para obtener un aprovechamiento integral de los laboratorios.

6. Se recomienda designar funcionarios que realicen el seguimiento de los convenios vigentes o actualizar las designaciones ya resueltas oportunamente con el objetivo de comprobar que se realice una correcta utilización de los bienes y la permanencia de los mismos en los lugares de destino.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 13 de Noviembre de 2006 y vencido el plazo legal no se presentaron descargos.

Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la Nación adoptándose las conclusiones y recomendaciones que surgen de informe de fecha 10 de noviembre de 2006, referente a la actuación cumplida en el Departamento de Tecnogestión de la Dirección Nacional de Energía y Tecnología Nuclear..

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MINISTERIO DE TRANSPORTE Y OBRAS PÚBLICAS

Dirección Nacional de Vialidad

Gerencia de Conservación - Despósitos de Repuestos

La actuación dio comienzo el 25/5/2006 por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación.

ALCANCE Y OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

El objetivo fue la evaluación del sistema de control interno de los Depósitos de Repuestos que funcionan bajo la órbita de la Gerencia de Conservación, analizando los procedimientos administrativos implementados para asegurar la debida protección de los activos, así como la eficacia y eficiencia de su gestión.

El período abarcado comprendió el año 2005 y primer semestre de 2006.

Procedimientos aplicados

Se aplicaron los siguientes procedimientos:

· Entrevistas y Cuestionarios

· Inventarios

· Inspección ocular

· Análisis de documentación

Las tareas fueron realizadas con independencia, objetividad y debido cuidado profesional.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Como resultado de la auditoría practicada en la Dirección Nacional de Vialidad del Ministerio de Transporte y Obras Públicas, con relación a los depósitos dependientes de la Gerencia de Conservación, cuyos resultados se explicitan en expediente Nº 2813/06, se puede concluir que no existe un adecuado sistema de control interno en lo referente al funcionamiento de los depósitos de repuestos bajo la responsabilidad de la Gerencia de Conservación.

Los procedimientos vigentes no aseguran la debida protección de los activos, ni los controles establecidos son eficaces para detectar la ocurrencia de acciones irregulares.

El funcionamiento de los depósitos en forma paralela, almacenando los mismos artículos ubicados muy próximos uno del otro aunado a la falta de soporte informático, derivó en duplicidad de ítems, obsolescencia y manejo incorrecto de los stocks.

En los casos citados referentes a las denuncias de presuntas irregularidades se constató que la Gerencia de Conservación no procedió con sujeción a las disposiciones vigentes y con la debida diligencia para sustanciar las denuncias en tiempo y forma, lo que conlleva a la no aplicación de los procedimientos previstos por la normativa vigente y a que no se aclaren de una manera objetiva y fundada las presuntas irregularidades denunciadas.

Se efectúan las siguientes recomendaciones:

1. Evaluar la unificación de los depósitos de repuestos.

2. Identificar debidamente los propietarios de los repuestos sobrantes del depósito del Departamento de Equipos.

3. Determinar procedimientos para categorizar los repuestos en vigentes, recuperables y obsoletos.

4. Implementar actividades de control sobre stock, tales como recuentos de inventarios por personal independiente a la Sección, documentando los mismos

5. Verificar el cumplimiento de los procedimientos previstos para la aplicación del SAP (Sistemas, Aplicaciones y Productos).

6. Distribuir las tareas teniendo en cuenta la necesaria oposición de intereses

7. Instrumentar mecanismos que permitan dar cumplimiento al Dec. 30/03 del 23/1/03, art. 24, que establece la rotación periódica de funcionarios en reparticiones encargadas de adquisición de bienes y servicios.

8. Regularizar la habilitación de los camiones utilizados por la DNV.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 22 de setiembre de 2006, habiéndose evacuado la misma según Nota del 6 de octubre de 2006 la cual no afecta las conclusiones y recomendaciones a las que se arribaron.

Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la Nación adoptándose las conclusiones y recomendaciones que surgen de informe de fecha 21 de setiembre de 2006, referente a la actuación cumplida en la Dirección Nacional de Vialidad.

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MINISTERIO DE TRANSPORTE Y OBRAS PÚBLICAS

Dirección Nacional de Vialidad

Gerencias de Construcciones, Conservación y Regionales

La actuación dio comienzo el 25/9/2006, por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación

ALCANCE Y OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

El objetivo de la actuación fue la evaluación del sistema de control interno y la gestión desarrollada por las Gerencias de Construcciones, Conservación y Regionales, en lo referido a la ejecución de obra nueva y de mantenimiento.

La auditoría abarcó el período 2005 y primer semestre de 2006.

Procedimientos aplicados

Se aplicaron los siguientes procedimientos:

· Entrevistas y Cuestionarios

· Relevamiento de normativa

· Análisis de documentación

Las tareas fueron realizadas con independencia, objetividad y debido cuidado profesional.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Como resultado de la auditoría practicada en la Dirección Nacional de Vialidad del Ministerio de Transporte y Obras Públicas, con relación al sistema de control interno y la gestión de las mencionadas gerencias, cuyos resultados se explicitan en expediente Nº 5535/06, se puede concluir que el sistema de control interno presenta debilidades en cuanto a la capacitación de funcionarios, asignación de autoridad y responsabilidad, estimación de riesgos, actividades de control, información y comunicación y en su monitoreo, incidiendo en la gestión de las mencionadas Gerencias.

Se observó que:

1. Si bien existe una planificación quinquenal de obras y se lleva a cabo una coordinación entre las distintas Gerencias, la gestión del Organismo se vio afectada seriamente por los topes presupuestales a la inversión. Al momento de realizar dicha planificación, se debería considerar el impacto que puede ocasionar los riesgos externos que afectan a las empresas contratistas y a la propia Unidad Ejecutora.

2. Se observan apartamientos a las disposiciones contractuales de las obras en cuanto al cumplimiento de plazos de finalización e imposición y cobro de multas. Se debe dar cumplimiento a lo establecido en el pliego de condiciones.

3. La Asesoría Jurídica no siempre es consultada en temas de su competencia como ser los procedimientos para suspensión de una obra, documentación de las observaciones constatadas a las empresas contratantes, redacción de los pliegos de licitaciones, cumplimiento de las normas contractuales, aplicación de multas y suspensiones de obras. Se sugiere la coordinación con esta área para lograr la aplicación de las normas y evitar posibles juicios.

4. No surge evidencia documentada de que se realicen estudios de conveniencia técnica y económica cuando se reinicia una obra que estuvo paralizada mucho tiempo. Se sugiere implementarlos para determinar si esta es la mejor opción para la Administración.

5. Si bien se constata que el Departamento de Contaduría efectúa controles sobre la gestión administrativo - contable de las Regionales, los mismos podrían perfeccionarse y realizarse con mayor frecuencia.

6. Se sugiere incorporar personal joven para las tareas que se ejecutan directamente en la ruta y efectuar un plan de capacitación del personal.

7. Se recomienda definir claramente competencias y roles del Gerente de Regional cuando actúa como Director de Obra en los contratos de mantenimiento.

8. Se sugiere uniformizar los procedimientos de registración y rendición de gastos en las Regionales y la reposición de fondos a medida que se van rindiendo.

9. Se recomienda implementar manuales de procedimientos tanto para los procesos administrativos como para el control de obras, de modo de uniformizar criterios, información y documentación de las actividades.

10. Se debe documentar las multas y/o incumplimientos de las empresas contratistas y comunicarlas al Registro Nacional de Empresas de Obras Públicas, de acuerdo a la normativa vigente.

11. Se sugiere una mayor coordinación entre el Registro Nacional de Empresas de Obras Públicas y la DNV para garantizar que las empresas que se presenten a un proceso licitatorio estén en condiciones técnicas, económicas y financieras de asumir dicha responsabilidad, permitiendo que la gestión de la DNV mejore en eficacia y eficiencia.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha de 2006, habiéndose evacuado la misma según Nota del de 2006 la cual no afecta las conclusiones y recomendaciones a las que se arribaron.

Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la Nación adoptándose las conclusiones y recomendaciones que surgen de informe de fecha 7 de diciembre de 2006, referente a la actuación cumplida en la Dirección Nacional de Vialidad.

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MINISTERIO DE EDUCACIÓN Y CULTURA

Dirección General de Secretaría

La actuación comenzó el 18/08/2006, por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación.

ALCANCE Y OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

La auditoría tuvo como objetivo la evaluación de la gestión, la estructura organizativa y los procedimientos del sector, con la finalidad de determinar si los mismos permiten el cumplimiento eficaz y eficiente de sus cometidos. El período analizado abarcó los primeros ocho meses del ejercicio 2006.

Procedimientos aplicados

· Estudio de la normativa y resoluciones vigentes.

· Realización de entrevistas y cuestionarios.

· Inspecciones oculares.

· Análisis de falsos expedientes judiciales, fichas de procuración.

· Relevamiento de toda información oportuna y confiable

Las tareas se cumplieron con independencia, objetividad y debido cuidado profesional.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Como resultado de la auditoría practicada en la Asesoría Letrada de la Dirección General de Secretaría del Ministerio de Educación y Cultura, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 21/11//2006, se concluye que la Asesoría Letrada, en términos generales, cumple con los cometidos referidos a la gestión de las acciones judiciales e instrucción de procedimientos disciplinarios, no así con los de asesoramiento. Sin embargo, la carencia de información integral, confiable y oportuna dificulta las actividades de control y la evaluación de la gestión del Departamento.

A continuación se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

1. La Asesoría Letrada no está cumpliendo todas las funciones que le fueran asignadas por Decreto 596/005 de fecha 30/12/05. La función de asesoramiento en las cuestiones jurídicas relacionadas con el Ministerio, han pasado a ser desempeñadas principalmente por la Asesoría Técnica, como consecuencia del contralor que realiza de los actos administrativos que requieren la firma del Ministro. La unidad auditada no está cumpliendo funciones propias de una Asesoría, sino de gestión de asuntos contenciosos y disciplinarios. Se entiende conveniente se considere su ubicación en la estructura orgánica de la Unidad Ejecutora a efectos de adecuarla a las necesidades operativas de la misma.

2. El sistema de información presenta deficiencias que afectan la gestión de tareas inherentes al Sector:

a) No se cuenta con un sistema integral para el registro y seguimiento de todos los expedientes que ingresan a la Asesoría. El software utilizado por la unidad auditada, es obsoleto y no brinda información íntegra y confiable. A su vez, el sistema llevado por el Departamento de Administración Documental no permite acceder a información general de todos los asuntos radicados en la unidad. Se recomienda la renovación y ajustes de los sistemas informáticos existentes, a efectos de que resulten un instrumento eficaz para la supervisión y evaluación del diligenciamiento de la totalidad de asuntos en trámite.

b) El "Listado de Litigios en Trámite", no constituye un registro sino un mero recopilador de datos extraídos de distintas fuentes. La información contenida en el mismo no es íntegra ya que, un 68 %, aproximadamente, de los juicios en los que el Ministerio es parte, no se encontraban incluidos en el listado proporcionado al 30/8/06. La Asesoría Letrada no cuenta con la información oportuna y fidedigna de la totalidad de los juicios en trámite, lo que hace que los jerarcas del Ministerio carezcan de información necesaria para una eficiente y eficaz evaluación de la gestión y toma de decisiones. Se sugiere la confección de una planilla o registro informático básico, a tales efectos y que se implementen procedimientos sistematizados que permitan procesar los datos actualizados respecto a los juicios y el estado en que se encuentran.

c) Se recomienda la implementación de un registro informático que centralice la actividad procuratoria y permita el conocimiento inmediato del estado de cada litigio, facilitando el control de dicha actividad.

d) No se sigue un criterio único para la registración de los cedulones, por lo que no es posible identificar en todos los casos cuál es el asunto o el contenido del cedulón. Se sugiere unificar los criterios de registración a efectos de no tener que recurrir al expediente para conocer el detalle de su contenido.

3. El espacio físico destinado a la Asesoría resulta inadecuado para el cumplimiento de las actividades que requiere la instrucción de sumarios e investigaciones administrativas, ya que carece de un lugar con la privacidad necesaria para recibir a aquellas personas llamadas a prestar declaraciones. Se recomienda se provea a la División Sumarios de un espacio físico adecuado para tomar declaraciones. Según se informa en la evacuación de la vista, se está en la instalación de un recinto específico para tales fines.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 23 de noviembre de 2006, quien evacuó la misma. Analizados los mismos se contemplaron algunas de los descargos efectuados sobre algunos aspectos contenidos en el informe y se mantuvieron las conclusiones y recomendaciones formuladas.

Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la Nación adoptándose las conclusiones y recomendaciones que surgen de informe de fecha 7 de noviembre de 2006, referente a la actuación cumplida en la Asesoría Letrada de la Dirección General de Secretaría del Ministerio de Educación y Cultura.

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MINISTERIO DE EDUCACIÓN Y CULTURA

Servicio Oficial de Difusión, Radiotelevisión y Espectáculos (SODRE)

La actuación comenzó el 26/09/2006 por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación.

ALCANCE Y OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

La auditoría tuvo como objetivo el seguimiento de las recomendaciones contenidas en el informe de esta Auditoria Interna de la Nación de fecha 21/04/2004, evaluando su implementación en relación al Departamento de Fonoteca y la Sección Inventarios.

La auditoría abarcó el período enero a octubre de 2006.

Procedimientos aplicados

Se aplicaron los siguientes procedimientos:

· Estudio de la normativa

· Revisión de la documentación aportada

· Entrevistas personales y cuestionarios con los respectivos encargados

· Confrontación de información

· Relevamiento de toda información oportuna y confiable

Las tareas se cumplieron con independencia, objetividad y debido cuidado profesional.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Como resultado de la auditoría practicada en el Servicio Oficial de Difusión, Radiotelevisión y Espectáculos (SODRE) del Ministerio de Educación y Cultura con relación al seguimiento de las conclusiones y recomendaciones del informe de esta Auditoría Interna de la Nación de fecha 21/04/2004, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 21/11//2006, se concluye que se han adoptado medidas tendientes a mejorar los controles, sugiriéndose que se implemente a la brevedad un sistema informático integrado que permita conocer en forma inmediata la ubicación de cualquier pieza del catálogo, así como registrar los movimientos de préstamos y masters para emisión.

Es necesario que se realicen todas las gestiones pertinentes a efectos de impulsar el cumplimiento, por parte de las Empresas Editoras, de la norma legal vigente.

Se recomienda dotar a la Sección Inventario de un programa informático adecuado, así como de los recursos humanos necesarios para que pueda cumplir eficazmente su tarea. Se sugiere que una vez finalizado el reacondicionamiento del lugar destinado a los Discos de Pasta - Vinilo y Cintas Magnetofónicas, se proceda en forma inmediata a la realización del inventario correspondiente.

Se efectuaron las siguientes constataciones:

Departamento de Fonoteca:

1. Se ha implementado que el material fonográfico, salvo contadas excepciones, ingrese a Fonoteca a través del Departamento de Compras, una vez que el mismo ha sido inventariado por la Sección Inventario.

2. El Departamento no cuenta con un sistema informático para el registro y control del material fonográfico. El control de las existencias y de los posibles faltantes se realiza utilizando el catálogo de obras existente.

3. Las salidas de material para las cabinas de radio, continúa realizándose a través de los masters de emisión. Sin embargo la modificación del sistema de emisión al aire, que actualmente es realizado por medios informáticos, hace que el material fonográfico permanezca muy poco tiempo en cabina, favoreciendo los controles.

4. Se han confeccionado fichas individuales para la entrega de compactos a funcionarios, procedimiento que ha permitido un mejor control del material fonográfico.

5. Aún no se cuenta con un lugar físico adecuado, que brinde la seguridad necesaria para la salvaguardia y conservación del material fonográfico, particularmente de los Discos de Pasta - Vinilo y las Cintas Magnetofónicas, que tienen un valor histórico y cultural relevante. Sin embargo, se encuentra en proceso de reacondicionamiento el espacio físico destinado a tal fin.

6. Respecto al Registro de Empresas Editoras, el Departamento cuenta con la infraestructura y el personal necesario. Sin embargo ninguna empresa grabadora privada se ha inscripto a la fecha, argumentándose que la inexistencia de sanción legal para dicho incumplimiento impide al Organismo tomar medidas al respecto.

Sección Inventario:

1. Se encuentra pendiente el inventario de Discos de Pasta - Vinilo y Cintas Magnetofónicas.

2. El inventario de bienes muebles y útiles se actualizó mediante la realización de un relevamiento general dispuesto por Resolución 163/05 de fecha 30/03/05, con excepción de los instrumentos musicales.

3. No se ha implementado un programa informático específico para registrar los inventarios.

4. No se ha provisto a la Sección de los RRHH para cumplir con las tareas inherentes a su área.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 23 de noviembre de 2006, no habiéndose evacuado la misma.

Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la Nación adoptándose las conclusiones y recomendaciones que surgen de informe de fecha 21 de noviembre de 2006, referente a la actuación cumplida en el Servicio Oficial de Difusión, Radiotelevisión y Espectáculos (SODRE).

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MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA

Dirección General de la Administración de Servicios de Salud del Estado (ASSE)

La actuación comenzó el 28 de mayo de 2006 por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación.

ALCANCE Y OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

El objetivo fue el estudio de la información remitida a la Auditoría Interna de la Nación por las Comisiones de Apoyo, Honorarias y otras Instituciones que reciben fondos del Ministerio de Salud Pública y que tienen como destino final Unidades Ejecutoras de dicho Ministerio, para determinar las sumas administradas por las mismas, así como el análisis de las transferencias que recibieron de ASSE.

La auditoría abarcó el período 2004-2005 para el análisis de las sumas administradas por dichas instituciones y el año 2005 y primer trimestre del 2006 para el análisis de las transferencias efectuadas por ASSE.

Procedimientos aplicados

Se aplicaron los siguientes procedimientos:

· Análisis de documentación y tendencias

· Tabulación

· Comparación de datos

Las tareas fueron realizadas con independencia, objetividad y debido cuidado profesional.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

No fue posible determinar la totalidad de las sumas administradas por las Comisiones de Apoyo, Honorarias y otras Instituciones que reciben fondos del Ministerio de Salud Pública y que tienen como destino final unidades ejecutoras del MSP, para el período 2004-2005, dado que solo remitió información pertinente el 25% de las mismas.

En cuanto al análisis de las transferencias realizadas por ASSE a las mismas en el año 2005 y primer trimestre 2006 surgen las siguientes conclusiones y recomendaciones:

1. La Dirección General de ASSE no verifica la existencia y funcionamiento de las Comisiones de Apoyo y Honorarias a las que se autorizan transferencias de fondos, tal como queda demostrado en el caso de las Comisiones de Apoyo de Juan Lacaze, Canelones y Santa Lucía.

2. Existen apartamientos a las disposiciones legales vigentes, en cuanto las Resoluciones Ministeriales o de la Dirección General de ASSE disponen se efectúen transferencias a las Comisiones de Apoyo, pero las mismas se realizan a las cuentas bancarias de fondos de terceros de los Centros Asistenciales.

3. El MSP puede verse enfrentado a eventuales reclamos de sus funcionarios o actuaciones del BPS ya que se pagan complementos de remuneraciones sin realizar los correspondientes aportes sociales. En el primer trimestre del año 2006 se realizaron transferencias a las distintas Comisiones de Apoyo por $ 11.513.275, del 61% de dicho monto no se efectuó aportes a la seguridad social. ASSE debe instrumentar los mecanismos necesarios para dar cumplimiento a las disposiciones legales evitando posibles reclamos, regularizando a la brevedad la situación de esos funcionarios ante el Banco de Previsión Social.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento de lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 09/11/06 y vencido el plazo legal no se presentaron descargos.

Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la Nación adoptándose las conclusiones y recomendaciones que surgen de informe de fecha 1 de noviembre de 2006, referente a la actuación cumplida en las Comisiones de Apoyo, Honorarias y otras instituciones que reciben fondos del Ministerio de Salud Pública.

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MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA

Comisión de Apoyo y Comisión Honoraria del Hospital Pasteur

La actuación comenzó el 20 de junio de 2006 por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación.

ALCANCE Y OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

El objetivo fue relevar y evaluar el funcionamiento y vinculación de la Comisión de Apoyo y Comisión Honoraria del Hospital Pasteur, particularmente en lo que refiere al flujo de ingresos y egresos, así como su coordinación con la Unidad Ejecutora. Asimismo se realizó la auditoría de balance de la Comisión de Apoyo y el seguimiento de las recomendaciones formuladas a ASSE en el informe de la Auditoría Interna de la Nación de fecha 18/11/05 sobre el procedimiento administrativo a cumplir con las donaciones y rendiciones de cuentas.

La auditoría abarcó el período 2005 y primer semestre del 2006 para el análisis de los ingresos, y egresos y 2004 y 2005 en lo que respecta a la auditoría del balance de la Comisión de Apoyo.

Procedimientos aplicados

Se aplicaron los siguientes procedimientos:

· Entrevistas y Cuestionarios

· Estudio de la normativa legal vigente

· Inspecciones oculares

· Análisis de documentación y tendencias

· Tabulación

· Comparación de datos

Las tareas fueron realizadas con independencia, objetividad y debido cuidado profesional.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

La coordinación y vinculación de las Comisiones de Apoyo y Honoraria del Hospital Pasteur con la Unidad Ejecutora es satisfactorio.

La auditoría de los balances de los ejercicios cerrados al 31/12/04 y 31/12/05 de la Comisión de Apoyo arroja como resultado que los mismos no reflejan la situación económica, patrimonial y financiera de la misma. La información presentada no se adecua a los requerimientos de exposición e integridad establecida en la normativa vigente.

Las planillas de Caja y Bancos deben reunir las formalidades requeridas para este tipo de registros a fin de cumplir con los objetivos de integridad, veracidad y confiabilidad. Todas las compras que efectúe la Comisión, aún de pequeños importes, deben ser hechas a su nombre y contar con la documentación respaldatoria.

Asimismo se efectúan las siguientes observaciones referidas a la Unidad Ejecutora:

1. No queda documentado formalmente en el Centro Hospitalario, la entrega de bienes por parte de la Comisión de Apoyo. Se reitera la sugerencia de implementar la recomendación formulada en el informe de la Auditoría Interna de la Nación de fecha 18/11/05 en cuanto a la realización de un acta de entrega de la cosa y en el caso de prestación de un servicio, el labrado de un acta de conformidad. De esta manera la Comisión de Apoyo contaría con un respaldo documentado de la donación efectuada.

2. Se presentan las rendiciones de cuentas de todos los fondos a la Dirección General de ASSE, pero no se adjuntan los comprobantes. Se reitera la recomendación efectuada en informe de fecha 18/11/05 en lo relativo a que las rendiciones de cuentas deben estar acompañadas de los comprobantes a fin de verificar el destino de los fondos recaudados y su utilización de modo eficaz y eficiente.

3. Tres funcionarios que cobraron en el primer trimestre del año complemento de sueldos por el Hospital Pasteur no prestan funciones en el mismo. Se sugiere instrumentar procedimientos de control de presencia y permanencia de la nómina.

4. El contrato de explotación de la Cantina del Hospital que firmó la Comisión de Apoyo con la empresa adjudicataria, es un contrato oneroso por lo cual el precio que se paga debería figurar en una cláusula del mismo. No surge del contrato la capacidad jurídica de la Comisión para disponer del predio del Hospital a otorgar en concesión.

5. El MSP puede verse enfrentado a eventuales reclamos de sus funcionarios o actuaciones del BPS ya que se pagan complementos de remuneraciones sin realizar los correspondientes aportes sociales. En el año 2005, el 91% del monto total transferido al Hospital Pasteur, que ascendió a $ 5.042.469, se efectuó sin aportes. Se debe regularizar la situación de esos funcionarios ante el Banco de Previsión Social.

6. No existe contrato de Arrendamiento de Servicios firmado con los médicos otorrinolaringólogos. Se recomienda que ASSE suscriba los contratos de trabajo respectivos a efectos de adecuarse a la normativa legal.

7. Existen apartamientos a las disposiciones legales por parte de ASSE, en cuanto a que la Resolución de la Dirección General de ASSE dispone se efectúen transferencias a la Comisión de Apoyo, pero las mismas se realizan a la cuenta bancaria de fondos de terceros del Hospital.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento de lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 09/11/06 y vencido el plazo legal no se presentaron descargos.

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MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA

Comisión Pro-Remodelación y Ampliación del Hospital Maciel

La actuación comenzó el 20 de julio de 2006 por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación.

ALCANCE Y OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

El objetivo fue relevar y evaluar el funcionamiento y vinculación de la Comisión Pro-Remodelación y Ampliación del Hospital Maciel, en lo que refiere al flujo de ingresos y egresos, así como su coordinación con la unidad ejecutora.

La auditoría abarcó el período 2005 y los meses de enero a julio del 2006.

Procedimientos aplicados

Se aplicaron los siguientes procedimientos:

· Entrevistas y Cuestionarios

· Inspecciones oculares

· Análisis de documentación y tendencias

· Análisis de información recibida

Las tareas se cumplieron con independencia, objetividad y debido cuidado profesional.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De las tareas desarrolladas se puede concluir que el funcionamiento de la Comisión Pro-Remodelación y Ampliación del Hospital Maciel así como la coordinación y vinculación con el Centro Hospitalario es satisfactorio. No obstante se recomienda lo siguiente:

1) Realizar los trámites pertinentes para obtener la personería jurídica en caso de no poseerla, dado que actúa como una unidad ejecutante de fondos públicos.

2) Rendir cuenta de los fondos recaudados por la Lotería Nacional, de acuerdo con lo dispuesto en el Art. 114 del TOCAF.

3) Remitir los estados contables a la Auditoría Interna de la Nación de acuerdo a lo dispuesto en el art. 199 de la Ley N° 16.736 de 5/01/96.

4) Regularizar las escrituraciones de los libros de Caja moneda nacional y moneda extranjera, de manera que los mismos reflejen el saldo diario de Caja.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento de lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 15/11/06, habiéndose evacuado la misma según nota del 29/11/06, la cual no afecta las conclusiones y recomendaciones a las que se arribaron.

Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la Nación adoptándose las conclusiones y recomendaciones que surgen de informe de fecha 29 de noviembre de 2006, referente a la actuación cumplida en la Comisión Pro-Remodelación y Ampliación del Hospital Maciel.

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MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA

Comisión de Apoyo del Hospital Maciel

La actuación comenzó el 20 de julio de 2006 por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación

ALCANCE Y OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

El objetivo fue relevar y evaluar el funcionamiento y vinculación de la Comisión de Apoyo del Hospital Maciel, particularmente en lo que refiere al flujo de ingresos y egresos, así como su coordinación con la unidad ejecutora.

Se realizó la auditoría del Balance del ejercicio cerrado al 31/12/05 y el seguimiento de las recomendaciones formuladas a ASSE en el informe de la Auditoría Interna de la Nación de fecha 18/11/05 sobre el procedimiento administrativo a cumplir con las donaciones y rendiciones de cuentas.

La auditoría abarcó el período 2005 y primer trimestre del 2006.

Procedimientos aplicados

Se aplicaron los siguientes procedimientos:

· Entrevistas y Cuestionarios

· Análisis de documentación y tendencias

· Estudio de la normativa legal vigente

· Tabulación y comparación de datos.

Las tareas fueron realizadas con independencia, objetividad y debido cuidado profesional.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la aplicación de procedimientos de auditoria, se concluye, que el funcionamiento y coordinación de la Comisión de Apoyo del Hospital Maciel así como la vinculación con dicho centro hospitalario es satisfactorio. Los estados contables del ejercicio finalizado al 31/12/05 presentan razonablemente la situación económica, patrimonial y financiera de la Comisión de Apoyo.

Se formulan las siguientes recomendaciones:

1. Todas las compras que efectúe la Comisión, aún de pequeños importes, deben ser hechas a su nombre, indicando en el recibo las facturas que se cancelan.

2. Presentar ante el Ministerio de Salud Pública la rendición de cuentas de todas las fuentes y usos de fondos que perciba por cualquier concepto a fin de dar cumplimiento con lo dispuesto en el inciso final del art.11° del Decreto 185/04 del 3/06/04. Se reitera la recomendación efectuada en el informe de la Auditoría Interna de la Nación de fecha 18/11/05 en lo relativo a que las rendiciones de cuentas deben estar acompañadas de los comprobantes a fin de verificar el destino de los fondos recaudados y su utilización de modo eficaz y eficiente.

Referente a la Unidad Ejecutora se efectúan las siguientes observaciones :

1. El Ministerio de Salud Pública puede verse enfrentado a eventuales reclamos de los funcionarios del Hospital Maciel o actuaciones del BPS ya que se pagan complementos de remuneraciones sin realizar los correspondientes aportes sociales. En el año 2005, el 89% del monto total transferido al Hospital Maciel, se efectuó sin aportes. Se debe regularizar la situación de esos funcionarios ante el Banco de Previsión Social.

2. Existen apartamientos a las disposiciones legales por parte de ASSE, en cuanto a que la Resolución de la Dirección General de ASSE dispone se transfiera a la Comisión de Apoyo pero las mismas se realizan a la cuenta bancaria de fondos de terceros del Hospital.

3. No queda documentado formalmente en el Centro Hospitalario la entrega de bienes por parte de la Comisión de Apoyo. Se reitera la sugerencia de implementar la recomendación formulada en el informe de la Auditoría Interna de la Nación de fecha 18/11/05 en cuanto a la realización de un acta de entrega de la cosa y en el caso de prestación de un servicio, el labrado de un acta de conformidad. De esta manera la Comisión de Apoyo contaría con un respaldo documentado de la donación efectuada.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento de lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 21/11/06 y vencido el plazo legal no se presentaron descargos.

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MINISTERIO DE VIVIENDA, ORDENAMIENTO TERRITORIAL Y MEDIO AMBIENTE

Dirección Nacional de Vivienda (DI.NA.VI)

La actuación comenzó el día 26 de junio de 2006, por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación.

ALCANCE Y OBJETIVO DE LA AUDITORÍA

Los objetivos de esta auditoría abarcaron la evaluación del procedimiento licitatorio para el diseño, construcción y suministro de Núcleos Básicos Evolutivos (NBE) dirigido a familias con ingresos menores a 30 UR y la evaluación del control que efectúa el Ministerio, en la ejecución de las obras.

Para el cumplimiento de estos objetivos se consideraron los últimos llamados licitatorios realizados por esta Dirección que corresponden al año 2001.

Procedimientos aplicados

Se aplicaron los siguientes procedimientos y técnicas de auditoría :

· Entrevistas y cuestionarios

· Estudio de expedientes de licitaciones

· Revisión de documentos referidos a esta actuación

· Revisión de normativa

Las tareas fueron realizadas con independencia, objetividad y el debido cuidado profesional.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la auditoría realizada cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 29 de setiembre de 2006, se concluye que el procedimiento licitatorio para el diseño, construcción y suministro de Núcleos Básicos Evolutivos (NBE), si bien cumple con las etapas establecidas en el T.O.C.A.F., presenta un enlentecimiento importante, ocasionado por la demora en los trámites administrativos y por el incumplimiento de los plazos establecidos en los Pliegos de Bases y Condiciones Particulares. Esto trae como consecuencia que el Ministerio no brinde una respuesta rápida a las necesidades de la población objetivo.

No se aplican en forma adecuada los instrumentos de control establecidos por la DINAVI, Pliegos de Bases y Condiciones Particulares y Manual de Procedimiento del Supervisor de Obra, en el control que efectúa el M.V.O.T.M.A. en la ejecución de las obras. Este control inadecuado, genera demoras en la culminación de las obras, provocando costos adicionales para la Administración y el incumplimiento en tiempo de los cometidos asignados por ley, resultando en consecuencia un control ineficaz e ineficiente.

Las conclusiones y recomendaciones a que se arribaron se realizaron en función de la documentación y expedientes que se tuvieron a la vista y que se pasan a detallar:

1. Del total de las licitaciones públicas realizadas en el año 2001 que tuvieron como objetivo el suministro de 377 viviendas se aprecia que:

Concepto Cantidad de viviendas %

Terminadas 74 19,6

En construcción 30 8

En etapa administrativa ( *) 273 72,4

Total 377 100

( * ) Corresponden a licitaciones que a la fecha de este informe se encuentran a la espera de una toma de decisión por parte de las autoridades a los efectos de culminar con el procedimiento licitatorio.

El Ministerio no satisfizo la demanda, incumpliendo con el objetivo propuesto, con el agravante que parte de la demanda estaba dirigida a realojar familias afectadas de plombemia o en situación de inundados.

Las licitaciones no concluídas generaron costos administrativos improductivos, no cuantificables.

2. De los contratos firmados el 50% fueron ampliados. El Ministerio debería utilizar la modalidad de ampliación de contrato previsto en el art. 63 del T.O.C.A.F. como una práctica de excepción y no como una práctica habitual.

3. Con fecha 18/02/05 se dictó una Resolución Ministerial resolviendo ampliar un contrato, siendo que a dicha fecha no se encontraba firmado el contrato original, lo que demuestra una falla importante en el control del procedimiento administrativo. Se recomienda instrumentar mecanismos de manera de evitar la reiteración de estas irregularidades.

4. Las ampliaciones fueron propuestas y adjudicadas a solicitud de las empresas constructoras y en base a los argumentos dados por éstas. Dado que la División Social tiene entre sus cometidos la elaboración del Registro de Postulantes (indica la demanda existente), debería tener una participación más activa de forma tal, que las autoridades cuenten con herramientas adecuadas para una correcta planificación de acuerdo a las necesidades reales, logrando una mayor transparencia en el procedimiento.

5. Surge del estudio de los expedientes de las licitaciones un apartamiento a la normativa vigente, a las cláusulas contractuales e incumplimiento en los plazos de ejecución de las obras por parte del Ministerio y/o de las empresas constructoras. En todos los casos de apartamiento o incumplimiento se debería determinar las responsabilidades.

6. La demora producida en la ejecución de las obras y la política aplicada para el ajuste de los precios de los contratos, generaron costos adicionales a la Administración. Se recomienda reveer los plazos máximos de obra estipulados en los pliegos, la política de ajuste de precios y ejercer un control más eficaz por parte de la División Arquitectura en la ejecución de las obras.

7. Los expedientes que no pudieron ser ubicados constituyeron una importante limitación al alcance de esta auditoría. El lugar físico destinado al archivo de los expedientes, no reúne los requerimientos mínimos y con relación a la guarda de la documentación, la misma se encuentra desordenada y parte de ella en el suelo. Se sugiere instrumentar medidas tendientes a mejorar el archivo de la documentación, recomendación realizada en actuaciones anteriores y documentada en el Expediente Nº 1364/06.

8. El Departamento de Programación y Control tiene entre sus cometidos la elaboración y mantenimiento de la base de datos en la que se detallan los distintos estados en que se encuentran las soluciones habitacionales. La misma no contiene la información completa y actualizada, dado que no existe un procedimiento formalmente establecido que permita la centralización de la información.

9. Se deberá dar cumplimiento a lo establecido en el Decreto Nº 500/991(Normas Generales de Actuación en la Administración Central). En los expedientes analizados faltan folios, para un mismo asunto se abren distintos expedientes y se repiten folios con la misma numeración. Esta situación puede dar lugar a responsabilidades administrativas debido al apartamiento a los principios y procedimientos de buena administración.

10. Para evitar el continuo incumplimiento de los plazos establecidos en los pliegos de Bases y Condiciones Particulares, se recomienda se revean los mismos. A vía de ejemplo se cita el art. 26.1 de la Sección II, que establece un plazo de 10 días a partir de la notificación de la resolución de adjudicación para la presentación de la garantía de fiel cumplimiento del contrato. Se constató que las garantías son entregadas previo a la firma del contrato el cual es firmado promedialmente al año de la resolución.

11. Sería conveniente que la Dirección Nacional de Vivienda implementara la elaboración de un registro de empresas constructoras que contenga información referida al cumplimiento y desempeño de las mismas. Esto ayudará a la Dirección, a tomar decisiones más acertadas en el momento de contratar.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley N° 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 3/10/2006 y vencido el plazo legal no presentaron descargos.

Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la Nación adoptándose las conclusiones y recomendaciones que surgen de informe de fecha 24 de octubre de 2006, referente a la actuación cumplida en la DINAVI.

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COMISIÓN NACIONAL DE CENTROS CAIF

Auditorías Especiales y Selectivas

La actuación comenzó el 31 de octubre de 2006 por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación, de acuerdo a las atribuciones establecidas en el art. 199 de la Ley 16.736 de fecha 5 de enero de 1996.

ALCANCE Y OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

El objeto de la auditoría consistió en verificar el cumplimiento por parte de la Comisión Nacional, de la emisión de los estados contables, dado que a la fecha no fueron presentados a esta Auditoría Interna de la Nación los correspondientes a los ejercicios 2004 y 2005.

Procedimientos aplicados

Se aplicaron los siguientes procedimientos:

· Entrevistas y Cuestionarios

· Análisis de documentación Se analizó por sistema de muestreo la documentación correspondiente a los ejercicios civiles 2004 y 2005 incluída en las relaciones de ingresos y egresos.

· Estudio de la normativa legal vigente

· Tabulación y comparación de datos.

Las tareas fueron realizadas con independencia, objetividad y debido cuidado profesional.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Como resultado de la auditoria realizada, y del análisis de los descargos presentados, la Auditoría Interna de la Nación verificó que la Comisión no emite Estados Contables, no dando cumplimiento a lo establecido en el art. 199 de la Ley 16.736 de fecha 5 de enero de 1996.

De la auditoría practicada, se formulan las siguientes observaciones:

1. Las donaciones realizadas por la Comisión son documentadas en comprobantes los cuales no son firmados por quienes reciben las mismas.

2. No se pudo verificar que los gastos incluidos en las relaciones, correspondan a actividades realizadas por la Comisión dado que no hay documentación que las avale.

3. No se incluyen en los ingresos las cuotas sociales previstas en los estatutos. El Presidente informó que las mismas no se cobran por los escasos recursos que tienen las organizaciones socias no habiéndose realizado la modificación en el estatuto.

4. Se consideran organizaciones asociadas, con los correspondientes derechos y obligaciones, a aquellas que lo soliciten sin requerirse la condición de tener personería jurídica o encontrarse en trámite, de acuerdo a lo dispuesto por los estatutos.

5. No se cumple con las obligaciones a la Seguridad Social en tiempo y forma, utilizándose los fondos para otros destinos.

6. Existen fondos de la Comisión Nacional depositados en cuentas bancarias pertenecientes a otras organizaciones socias.

7. No hay oposición de intereses entre quien administra los fondos en la Comisión Nacional y las instituciones que reciben las donaciones. Por ejemplo el representante legal del organismo que recibió el 75,48 % de las donaciones en el 2005, coincide con el Presidente de la Comisión Nacional.

8. La sede de la Comisión es en Toledo, distinto a lo dispuesto en los estatutos que la definen en Montevideo. En el MEF y MTSS el domicilio registrado continua siendo Montevideo, calle Florida 1238. De acuerdo a lo manifestado por el Presidente de la Comisión Directiva se trasladaron al domicilio actual en el año 2003.

En virtud de las observaciones realizadas respecto a la utilización de los fondos transferidos a la Comisión Nacional, considerando que el objetivo que la misma persigue coincide con los definidos por el Plan de Centro de Atención a la Infancia y la Familia (Caif), se considera oportuno estudiar la conveniencia de que dichos fondos se gestionen a través de la Secretaria Ejecutiva del INAU quien tiene a su cargo la coordinación institucional de dicho Plan , a efectos de optimizar los recursos del Estado, evitando duplicación de gastos de administración y generando una adecuada oposición de intereses entre las partes intervinientes.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento de lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 16/11/06 el cual presentó descargos con fecha 28/11/2006.

Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la Nación adoptándose las conclusiones y recomendaciones que surgen de informe de fecha 15 de noviembre de 2006, referente a la actuación cumplida en la Comisión Nacional de Centros CAIF.

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Instituto Nacional de Vitivinicultura

Auditorías Especiales y Selectivas

La actuación comenzó el 11 de julio de 2006 a pedido del Ministerio de Ganadería Agricultura y Pesca.

ALCANCE Y OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

El objeto de la auditoría consistió en la evaluación de la información contenida en los estados contables del ejercicio cerrado al 31 de diciembre de 2005.

No fueron auditados los Estados Contables del Fondo de Protección Integral de los Viñedos, creado por la Ley 16.311 de fecha 15/10/92, administrado por INAVI.

Procedimientos aplicados

Se aplicaron los siguientes procedimientos:

· Entrevistas y Cuestionarios

· Análisis de documentación Se analizó por sistema de muestreo la documentación correspondiente a los meses de febrero, junio y diciembre de 2005 y los antecedentes y repercusiones que los mismos pudieran tener en los meses y ejercicios anteriores y posteriores

· Estudio de la normativa legal vigente

· Tabulación y comparación de datos

Las tareas fueron realizadas con independencia, objetividad y debido cuidado profesional.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Como resultado de la auditoría realizada y del análisis de los descargos presentados, la Auditoría Interna de la Nación se abstiene de emitir opinión sobre los Estados Contables al 31/12/2005.

De la auditoría practicada, se formulan las siguientes observaciones:

1. Del análisis de la documentación auditada y los registros contables:

1.1 No se deja constancia en la contabilidad del comprobante que respalda el registro:

En la registración de los ingresos no se hace referencia a la numeración de los formularios de recaudación, recibos y número de cheque, no pudiendo verificarse la correlatividad numérica que permita establecer la integridad de la registración de los fondos recibidos. Se escrituran en algunas oportunidades la sumatoria de varios documentos, sin hacer referencia a su numeración. No existe control documentado de la secuencia numérica.

En la registración de los gastos o inversiones, no se incluye el número del comprobante del gasto ni el nombre de la empresa proveedora.

El asiento contable por la compra de trece camionetas Nissan por U$S 10.500 c/u, se observó que el mismo fue realizado por montos globales correspondiendo a facturas de diferentes fechas. No se dejó constancia del monto correspondiente a los vehículos entregados por el Instituto, documentados en recibos del proveedor.

No se puede asegurar que toda la recaudación haya sido registrada ni que todos los gastos u obligaciones estén contabilizados.

De lo anteriormente expuesto se concluye que no se puede afirmar que la contabilidad cumpla con los requisitos de integridad, oportunidad, comparabilidad y confiabilidad que permitan asegurar la razonabilidad de la información contenida en los Estados Contables.

1.2 No se aplica el criterio de lo devengado. La registración en el ejercicio se realiza mediante el procedimiento de lo percibido o caja, no dejándose constancia de la documentación que origina el derecho u obligación. En el cierre del ejercicio, se registran las facturas pendientes de pago que se encuentran archivadas de acuerdo a lo informado por el sector Contaduría. En el transcurso del ejercicio económico, no se dispone de la información necesaria para la toma de decisiones.

1.3 Se exponen en los estados contables, resultados netos no discriminándose las cuentas de ingresos y gastos.

De acuerdo a lo dispuesto por la NIC1 párrafo 29, "Cada partida que posea la suficiente importancia relativa debe ser presentada por separado en los estados financieros." Por ejemplo, la compra de la flota automotriz por U$S 136.500 y la venta de los vehículos usados fue registrada en un solo asiento debitando los nuevos vehículos y acreditando los anteriores, neteándose las diferencias y volcándose la utilidad neta por la venta a la cuenta "Ingresos por venta de vehículos".

1.4 Las cuentas de deudores y acreedores, son registradas en cuentas globales, no pudiendo identificar en el sistema contable, los saldos a nivel individual.

1.5 La cuenta Fondo de Protección Integral de los Viñedos (FPIV) debe reflejar la obligación que tiene INAVI con ese fondo.

En la contabilidad se observó la existencia de dos cuentas con dicha denominación, una deudora y otra acreedora. Se observó que a la fecha de cierre de ejercicio su saldo era deudor, no reflejando en los Estados Contables que el mismo corresponde a un anticipo de acreedores.

1.6 Bienes de cambio

Se exponen en el rubro Bienes de Cambio, las boletas de circulación y calidad de vinos nacionales e importados (estampillas). Las mismas son el comprobante de pago de la tasa de promoción y control vitivinícola por litro de vino y sub producto.

El monto expuesto en los Estados Contables, fue valuado al valor de costo estimado por el Instituto, el que se compone de papel, mano de obra y otros insumos.

En función de lo establecido en el marco conceptual de las Normas Internacionales de Contabilidad, debería priorizarse la sustancia antes que la forma, por lo cual se sugiere dejar constancia en las Notas a los Estados Contables la diferencia existente entre el valor que se expone con el que surge de considerar el riesgo inherente, considerando la diferencia entre su realidad económica y el costo de emisión.

En los Estados Contables al 31/12/05, se expresan por un valor de $ 974.837. Si aplicamos un criterio conservador para la cuantificación del inventario de estampillas existentes al 31/12/2005, basándonos en el supuesto que las mismas son utilizadas en envases de un litro y 0,75, el valor en libros debería ascender a $ 29.935.260.

Cantidad Litros Importe Un. Sub total $ Total $

Envases mayores a 1 litro 612.193 10 0,81 4.958.763

722.843 5 0,81 2.927.514

687.980 3 0,81 1.671.791 9.558.069

Envases 1 litro 423.395 1 0,81 342.950

45.189 1 0,81 36.603

50.920 1 0,81 41.245

41.053 1 0,81 33.253

5.982.925 0,75 4,44 19.923.140 20.377.191

29.935.260

1.7 Integra el saldo del rubro Bienes de Uso, un inmueble por valor de $ 3.775.837 y equipamiento por $ 432.681. Analizados los comprobantes que respaldan la titularidad e inversión en dichos activos, se verificó que los mismos carecen de las formalidades establecidas por la normativa legal vigente, siendo en algunos casos formularios de "salida de caja" firmados por quien recibe el importe.

Del monto adelantado que totaliza U$S 27.623,32 y $ 448.458, el 20% fue imputado al rubro con el recibo de los adelantos realizados y no con el comprobante del gasto.

2. Del relevamiento de la aplicación de la normativa legal y reglamentaria vigente se realizaron las siguientes observaciones:

2.1 Las disponibilidades financieras se encuentran depositadas en Instituciones bancarias e inversiones temporarias, no habilitadas por la normativa legal. En la misma se establece que los fondos deben ser depositados en una cuenta en el Banco de la República. A la fecha de cierre de ejercicio existían fondos depositados en el Banco ACAC por $ 1.142.482,18 y U$S 11.695,75 y colocaciones en Bonos por $ 3.427.934,40.

2.2 No se cumple con el limite establecido por la normativa establecida para la distribución del Fondo de Promoción de las Exportaciones de uva y vino, distribuyéndose cifras superiores a las establecidas. Dicha afirmación se basa en la información proporcionada por el Instituto correspondiente a los ejercicios 2001 a la fecha, pudiendo verificarse que los montos distribuidos superaron en algunos ejercicios 150% establecido.

2.3 El Reglamento Interno del Consejo de Administración vigente a partir del 9 de mayo de 1996, establece ciertas condiciones para el desempeño de determinados cargos. Se observó que no fueron implementados procedimientos que verifiquen dichas limitaciones.

2.4 Respecto al reintegro a los funcionarios por los gastos por el uso de autos particulares, el Consejo en Acta Nº 1228 del 19 de mayo de 2005 deroga la reglamentación vigente y establece la realización de un reporte de misiones y kilómetros ejecutados mensualmente el que será controlado por la Comisión de Presupuesto. Se analizaron los gastos pagados en el ejercicio 2005 por dicho concepto observándose que no se deja constancia de los controles establecidos, verificándose errores en las liquidaciones y falta de conformidad de los kilómetros recorridos.

2.5 Se perciben ingresos no previstos en la normativa legal como por ejemplo venta de formularios, libros de registros que deben llevar las bodegas y viñedos, libreta de solicitud de valores y guías de circulación y costo autoadhesivo.

2.6 El Consejo de Administración estableció por acta de fecha 12 de diciembre de 1988, el importe por concepto de retribución que deben percibir los Consejeros titulares por su asistencia a reunión ordinaria o extraordinaria o cuando la Mesa Ejecutiva entienda su presencia. Se observa que actualmente se liquida tanto a los titulares como alternos.

3. Del relevamiento del Sistema de Control Interno, se observó:

3.1 Del análisis de los procedimientos de recaudación, registración y pago, se puede observar que no hay una adecuada oposición de intereses entre el sector que maneja los fondos y los registra. Todas las etapas son realizadas por el Departamento de Contaduría, no existiendo oposición por parte de otra sección.

3.2 De los comprobantes utilizados para la recaudación por concepto de la tasa de Promoción y Control Vitivinícola corresponde observar que se utiliza una misma estampilla para el cobro de distintos valores. Por razones de control y buena administración, las estampillas deberán ser emitidas en fracciones equivalentes al litro y cada estampilla deberá corresponder a un único valor de recaudación.

3.3 No se verificó la existencia de documentación que acredite el estudio previo a la realización de inversiones que dejen de manifiesto la justificación de las mismas. Por ejemplo la adquisición del Inmueble valuado en los estados contables al 31/12/2005 en $ 3.775.837 (U$S 156.543) y la Incorporación del Laboratorio Isotópico por $ 992.430,21 y Equipos de laboratorio por $ 13.378.204,17( U$S 554.651,90) correspondiente a la compra de un espectómetro de masa.

3.4 No se deja constancia de la solicitud de precios previo a la realización de los gastos.

3.5 No hay reglamentación que autorice el monto y condiciones para el pago de los viáticos al interior del país. No se deje constancia del funcionario que autoriza el cobro del viático, el destino y el motivo.

3.6 Del análisis de la liquidación de sueldos seleccionada por azar correspondiente a 5/2005 se realizaron las siguientes observaciones:

3.6.1 No se realizan controles periódicos sobre las formulas contenidas en el programa de liquidación de sueldos, habiéndose detectado errores en el cálculo de la prima por antigüedad calculado sobre los montos percibidos por viáticos al exterior.

3.6.2 Se incluyen retribuciones personales, superiores a las que se detallan en la Planilla del MTSS . Consultado al Departamento de Contaduría se informo que las mismas corresponden a la liquidación de horas con cargo a otros fondos, no proporcionándose documentación que avalara las liquidaciones realizadas.

3.6.3 Se liquidan horas extras a determinados funcionarios superior al tope Se liquidan horas extras a determinados funcionarios superior al tope autorizado. Se solicitó el convenio suscrito entre las partes presentado al MTSS, informándose que no se suscribió el mismo.

3.7 Del relevamiento de los comprobantes en poder de Contaduría del periodo analizado, se realizaron las siguientes observaciones:

3.7.1 Falta de conformidad en las facturas, o conformadas por el mismo funcionario que realizó el gasto. Por ejemplo los comprobantes por gastos de almuerzos o cenas, o el reintegro por gastos de combustible, es conformado por el mismo funcionario que realizo el gasto.

3.7.2 Comprobantes que no identifican al Instituto como destinatario del gasto.

3.7.3 Comprobantes que no cumplen con la normativa legal vigente.

3.7.4 Comprobantes de egresos de caja, emitidos por el Instituto para el reintegro a las empresas exportadoras del monto correspondiente al Fondo de Promoción a las Exportaciones, sin elementos de control como lo son la numeración y pie de imprenta.

De acuerdo a las observaciones realizadas corresponde realizar las siguientes recomendaciones:

Respecto a las prácticas contables:

1. Hacer referencia en la registración al comprobante o lote de comprobantes que se asienten. Los documentos constituyen la base del registro contable de las operaciones realizadas. Los mismos permiten controlar las operaciones practicadas por la Institución y la comprobación de los asientos contables. Para poder identificar los documentos registrados en los estados contables, se debe dejar constancia en el asiento contable la información que permita identificarlo.

2. Realizar la registración de todas las partidas que posean suficiente importancia relativa en forma separada, de conformidad con lo establecido con la Norma Internacional de Contabilidad Nº 1 párrafo 29, "Cada partida que posea la suficiente importancia relativa debe ser presentada por separado en los estados financieros."

3. Adecuar el plan de cuentas de forma que se pueda obtener información detallada de deudores y acreedores.

4. Realizar un control previo de los comprobantes que originen derechos y/o obligaciones, debiendo cumplir con las formalidades establecidas por la DGI.

5. Recabar de las empresas que perciben el reintegro del Fondo de Exportación, pagado por el Instituto, los recibos correspondientes en sustitución de los formularios que actualmente emite el Instituto, los cuales carecen de las formalidades que permitan realizar su control.

Respecto al cumplimiento por parte del Instituto de la normativa legal vigente:

1. Regularizar los montos otorgados a los exportadores con la Reglamentación que así lo dispuso, dado que actualmente se distribuyen montos superiores al inicialmente establecido.

2. Regularizar las colocaciones de disponibilidades en otras cuentas bancarias, no autorizadas en la normativa legal.

Respecto a los procedimientos de control interno:

1. Crear una adecuada oposición de intereses de las funciones de recaudación, registración y pagos.

2. Documentar los estudios previos realizados que permitan asegurar la conveniencia y pertinencia de las inversiones llevadas a cabo por el Instituto.

3. Establecer procedimientos para el control de la recepción de bienes o prestación de servicios, dejando constancia en la documentación.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento de lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 7/11/06 el cual presentó descargos con fecha 24/11/2006.

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