Publicaciones |
 |
AUDITORIA
INTERNA DE LA NACION
INFORME DE
ACTUACIONES
1er. Semestre
2007
ÍNDICE
INTRODUCCION
OFICINA DE PLANEAMIENTO Y
PRESUPUESTO
Área de Recursos Humanos
MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS
Dirección General de Comercio - Área Defensa del Consumidor
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
Dirección General de Secretaría
MINISTERIO
DE EDUCACION Y CULTURA
Servicio Oficial de Difusión,
Radiotelevisión y Espectáculos (SODRE)
- Dirección de Espectáculos Sala del Auditorio “José Brunet”
MINISTERIO DE TRANSPORTE Y OBRAS
PÚBLICAS
Dirección General de Secretaría - Registro Nacional de Empresas de Obras Públicas
Dirección Nacional de Arquitectura - Primer Informe
MINISTERIO DE INDUSTRIA, ENERGÍA Y
MINERÍA
Dirección Nacional de Energía y Tecnología Nuclear
MINISTERIO DE TRABAJO Y SEGURIDAD
SOCIAL
División Financiero Contable - Departamento de Adquisiciones y Proveeduría
Instituto Nacional de Alimentación (INDA)
MINISTERIO
DE SALUD PÚBLICA
Dirección General de Secretaría - División Jurídico Notarial – Departamento Contencioso
MINISTERIO DE GANADERÍA,
AGRICULTURA Y PESCA
Dirección General de Secretaría - División Servicios Jurídicos - Departamento Contencioso
Dirección General de Servicios Ganaderos - Proyecto de Asistencia de Emergencia para la Erradicación de la Fiebre Aftosa (PAEFA)
MINISTERIO DE VIVIENDA,
ORDENAMIENTO TERRITORIAL Y MEDIO AMBIENTE
Dirección Nacional de Vivienda
MINISTERIO DE TURISMO Y DEPORTE
Dirección General de Secretaría
AUDITORIAS ESPECIALES Y SELECTIVAS
Primera Líneas Uruguayas de Navegación Aérea (PLUNA E.A.)
Instituto Plan Agropecuario (IPA)
Instituto Nacional de Calidad (INACAL)
INTRODUCCIÓN
La presente publicación se realiza en cumplimiento de lo preceptuado por
el Artículo 93.V. del Capítulo II del Título III del TOCAF, que establece que
la Auditoria Interna de la Nación “semestralmente hará público un informe
sintético de los resultados de las auditorias efectuadas”. Sus textos también pueden consultarse en la
página web de la A.I.N : www.ain.gub.uy.
Asimismo, la presente publicación es una herramienta que expone y difunde
a todos los ciudadanos el manejo que la Administración hace de los fondos
públicos. Es una cualidad inherente a un Estado democrático la responsabilidad
y rendición de cuentas de los fondos confiados.
La evaluación del sistema de control interno permite analizar la capacidad
que una entidad tiene de alcanzar sus objetivos. El control interno favorece
que 1) la entidad evalúe sus fortalezas y debilidades, 2) disponga de
información útil y confiable, 3) diseñe procedimientos y actividades para
alcanzar los objetivos definidos asignando las responsabilidades en forma
acorde y minimizando las pérdidas de recursos y los riesgos asociados.
El papel de la auditoria interna, en tanto labor desarrollada en forma
independiente y objetiva, alineada con los objetivos de transparencia y
responsabilidad como norte en la mejora de gestión del Estado, colabora activamente en el apego a las buena
prácticas.
Esa es nuestra función y en esa tarea estamos.
Ec. Laura Remersaro
La auditoría comenzó
el 23/10/2006, a solicitud de la Dirección del Órgano referido,
ALCANCE Y OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA.
La presente auditoría
tuvo como objetivo la evaluación de la eficacia del Sistema de Control Interno
implementado para asegurar la asistencia y permanencia del personal que
desempeña funciones en el Órgano indicado, en las Oficinas ubicadas en el
Edificio Libertad y en el Edificio Caubarrere.
El período auditado
abarcó los meses de setiembre a noviembre de 2006.
Procedimientos aplicados.
Para el logro del
objetivo planteado se aplicaron los siguientes procedimientos:
- entrevistas y
cuestionarios
- análisis y
evaluación de la información brindada por el Sistema de registro de asistencia
- relevamiento de
información solicitada al personal presente en ambas Oficinas de O.P.P., en un
día y hora determinado
- estudio del modelo
de las distintas clases de contratos de arrendamiento de obra y servicio en
relación con el objeto de esta actuación
- estudio de
documentación solicitada a la Sección RRHH
- verificación del
cumplimiento de las normas jurídicas aplicables
- confrontación de
información
- relevamiento de
toda información oportuna y confiable
Las tareas se
cumplieron con independencia, objetividad y debido cuidado profesional.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.
El Sistema de Control Interno implementado para asegurar la
asistencia y permanencia del personal de O.P.P. es ineficaz y amerita las
siguientes observaciones.
Ambiente de control
1. En la Oficina Edificio Libertad,
existen dos factores que influyen negativamente en la conformación de un
ambiente adecuado para el control de la asistencia y permanencia del personal.
a. La conducta del
Jefe de la Sección RRHH, con relación a su asistencia y permanencia al
servicio, manifiesta la falta de compromiso de éste con los procedimientos que
debe cumplir la Sección para el control de la asistencia y permanencia del
personal de la O.P.P. Durante los meses de septiembre y octubre de 2006, el
jerarca referido llegó tarde el 39,5% de los días laborables comprendidos en
dicho período e incumplió con la carga horaria a que está obligado, realizando
21 horas 15 minutos menos que las debidas en septiembre y 24 horas 20 minutos
menos en octubre, vulnerando lo dispuesto en los Artículos 3 y 6 del Decreto
509/1985 de fecha 23/09/85, la Resolución del Director de O.P.P. de fecha
26/09/06 y de la Circular n° 8 de 03/06/96.
b. El
grado de integración entre el Jefe de la Sección RRHH y el personal a su cargo,
no es el suficiente para el funcionamiento correcto de la Sección.
2. En
la Oficina Edificio Caubarrere, no existe ambiente para el control de la
asistencia y permanencia del personal que allí se desempeña, en virtud de los
siguientes factores.
a. No
hay una unidad o un funcionario destinado a ejecutar dicha función.
b. La Oficina cuenta con un Sistema de registro de asistencia autónomo al del
Edificio Libertad.
c. La
Sección RRHH, ubicada en el Edificio libertad, tampoco ejerce dicho control
como debería -Art. 13 Decreto 537/1993 de 25/11/93-, pues no ha enviado a
alguno de sus funcionarios a tal efecto y no utiliza la información que brinda
el sistema de registro de asistencia allí ubicado, lo cual implica que el mismo
no cumple con su función intrínseca ni es percibido como una herramienta útil
para control de asistencia, por parte del personal.
Evaluación de las actividades de control.
1. Sistema de registro de asistencia.
En el Edificio
Libertad, la O.P.P. ocupa los pisos 2°, 3° y 4° del mismo. A su vez, la Sección
RRHH, se encuentra en el piso 3°. Sin embargo, el registro de ingreso y egreso
del personal se efectúa en un reloj informatizado de huella digital ubicado en
la planta baja del referido edificio, próximo a la puerta de entrada al mismo,
lo cual implica que determinados funcionarios pueden registrar su ingreso y
retirarse sin asistir realmente al servicio.
En la Oficina Edificio Caubarrere, el registro de ingreso y egreso del
personal se efectúa en un reloj mecánico no informatizado de tarjeta de cartón,
el cual es autónomo al sistema central de registro de asistencia ubicado en la
Oficina Edificio Libertad. La Sección RRHH, no recibe, en virtud de las
características del sistema, la información que brinda el mismo, la cual
tampoco la ha solicitado. Estas circunstancias impiden el control real de
asistencia del personal al servicio, por parte de la Sección RRHH y los Jefes o
Encargados de las reparticiones que funcionan en O.P.P. -Arts. 13 y 14 del
Decreto 537/993 y el Art. 75 de la Ley 17.556-, más allá del acto formal de
registro de ingreso y egreso en el sistema.
2. Personal que no registra asistencia
En las Oficinas
Edificio Libertad y Edificio Caubarrere, existe personal contratado, en régimen
de arrendamiento de servicio y obra, que no registra asistencia. En los casos
en que el contratado debe cumplir con una carga horaria semanal determinada,
dicha circunstancia impide el control efectivo del cumplimiento de dicha
obligación. A su vez, en los casos en que al contratado no se le ha fijado una
carga horaria obligatoria, el no registro de asistencia no permite controlar la
asiduidad con que la persona concurre a efectuar su tarea e, incluso, si lo
hace.
En la Oficina Edificio Caubarrere, la tarjeta correspondiente al mes de
noviembre de un funcionario público -Comisión Honoraria de Cooperativismo-, no
registra ninguna marca de ingreso o egreso de la Oficina. Durante todo el mes,
el funcionario estuvo autorizado, por la Dirección de O.P.P., en salidas en
comisión oficial, vulnerando el carácter excepcional de esta figura -Artículo
11 literal a) del Decreto 509/1985-, no existiendo necesidades de servicio que
la justificaran.
3. Cumplimiento
de la carga horaria por el personal contratado.
No se efectúa un seguimiento de la cantidad de horas
efectivamente trabajadas por el personal contratado que se desempeña en la
Oficina Edificio Caubarrere, con relación a la carga horaria semanal que se le
fijó y debe cumplir, detectándose casos de personas con un promedio muy bajo de
horas realizadas por semana.
4. Irregularidades en el registro de
entrada y salida.
En la Oficina Edificio
Caubarrere, las tarjetas de varias personas, correspondientes al mes de
noviembre, registran, en algunos días del mismo, sólo la marca de entrada o de
salida, lo cual vulnera lo dispuesto en el Art. 2 del Dec. 537/1993.
5. Salidas en comisión oficial
Se han autorizado
salidas en comisión oficial por motivos que no son tales, sino particulares,
vulnerando lo dispuesto por el Artículo 11 literal a) del Decreto 509/1985.
6. Control de permanencia.
La Sección RRHH no
efectúa controles periódicos de permanencia, en ninguna de las dos Oficinas,
incumpliendo lo dispuesto por el Art. 13 del Decreto 537/1993 y el Art. 9 del
Decreto 509/1985. A su vez, si bien los Directores de los Proyectos que se
desarrollan en O.P.P. realizan controles de permanencia, éstos no son
documentados, lo cual le quita certeza al control.
7. Ausencia del lugar de trabajo.
No se ha implementado
ninguna actividad de control para asegurar la permanencia del personal en su
lugar de trabajo. Esta falta de control, impide la detección de dos situaciones
que ocurren en O.P.P.
a. Ausencia de su
lugar de trabajo, de personal contratado y de funcionarios públicos, que habían
registrado su entrada en el reloj,
b. La ausencia de
personas que debían estar cumpliendo su horario dentro del turno vespertino el
día en que se efectuó el relevamiento; sin que existiese justificación alguna
que contemplara a quienes fueron detectados en tales situaciones.
8. Descuentos.
No se realizan
descuentos de sueldos a ningún funcionario por ausencia en horas y días, en
virtud de que la Sección RRHH no comunica estas situaciones a la Sección
Contaduría, incumpliendo lo dispuesto por el Art. 4 del Decreto 537/1993 y la
Circular n° 8 de 03/06/96 emitida por O.P.P. Dado que ambas Secciones dependen
jerárquicamente del Departamento Administración y Finanzas, es éste quien debe
corregir dicha irregularidad. No aplicar este procedimiento origina una
situación desigual respecto a aquellos funcionarios que cumplen con su carga
horaria de forma debida.
Monitoreo
No se monitorea
debidamente el sistema de control de asistencia y permanencia, por los jerarcas
competentes. La adopción de una conducta proactiva en este sentido, por parte
de los mismos, es un factor esencial para corregir las debilidades detectadas
en el Sistema.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN
En cumplimiento con lo
preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista
al Organismo auditado con fecha 04/01/07, habiéndose evacuado la misma según
nota del 12/01/07, la cual no afecta
las conclusiones y recomendaciones a las que se arribaron.
Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la
Nación adoptándose las conclusiones y recomendaciones que surgen del informe de
fecha 29/12/06, referente a la
actuación cumplida en la Oficina de Planeamiento y Presupuesto.
(Regresar al índice)
MINISTERIO
DE ECONOMÍA Y FINANZAS
Dirección General de Comercio – Área Defensa del Consumidor
La actuación comenzó el 08/01/07 a solicitud del Jerarca de la Unidad.
ALCANCE Y OBJETIVO DE LA AUDITORÍA.
El objetivo de la misma consistió en evaluar la eficacia
del sistema de control interno implementado por el Área de Defensa del
Consumidor (en adelante ADECO) de la Dirección General de Comercio, de acuerdo
a los lineamientos establecidos por las Normas Generales de Control Interno
adoptadas por la Auditoría Interna de la Nación.
La evaluación del sistema de control interno se realiza al
30/04/07, sin perjuicio de lo cual para aplicar determinados procedimientos de
auditoría, fue considerado el período 2005 - 2006.
Procedimientos aplicados.
Para el logro del objetivo planteado, se aplicaron los
siguientes procedimientos:
- Estudio de la
normativa aplicable
- Entrevistas
y cuestionarios
- Observación
- Relevamiento
- Revisión
- Análisis de
documentación proporcionada
Las tareas fueron realizadas con independencia, objetividad
y debido cuidado profesional.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.
De acuerdo a la evaluación practicada, se considera que el
Sistema de Control Interno implementado presenta debilidades significativas y
no cumple con los lineamientos establecidos por el mencionado marco de
referencia, producto de las observaciones y recomendaciones citadas a
continuación:
1. No se percibe la importancia del control interno como medio para
alcanzar los objetivos definidos para la Unidad y mejorar la gestión. Sin
embargo, existe receptividad por parte de la Dirección para realizar aquellos
cambios que impliquen un beneficio en la gestión de la misma. Estos aspectos
asociados a una adecuada asignación de recursos y concientización de los
funcionarios acerca del papel que cada uno deberá cumplir dentro del sistema de
control interno, facilitaran la implementación del mismo.
2. El ambiente de trabajo existente
sobre el cual se debe diseñar el sistema de control interno no es adecuado, en
el sentido que:
a) No existe una
estructura organizativa acorde con las necesidades funcionales del Área. Se
entiende pertinente aprobar la estructura organizativa propuesta por la
Dirección, difundirla a toda el Área asegurándose que todos los funcionarios
comprendan la misma y sean consientes de la relación jerárquico funcional
existente.
b) Algunos
funcionarios no poseen las competencias necesarias para desempeñar funciones
específicas. Se sugiere analizar formalmente las funciones principales a
desarrollar y dotar al Área de funcionarios calificados y con las competencias
necesarias para realizar esas funciones de manera eficiente y eficaz.
c) Existe
desconocimiento por parte de algunos funcionarios de los objetivos definidos
para el Área. Se recomienda su difusión, asegurando su comprensión, para que
los funcionarios sean conscientes de su contribución en el logro de los
objetivos.
d) Dada la realidad
actual del Área, se sugiere realizar actividades que aseguren que todos los
funcionarios conozcan la normativa vigente que regula el ejercicio de su
función pública y verificar mediante mecanismos que deberán ser definidos por
la Dirección, su comprensión absoluta.
3. No se ha implantado un proceso
formal de administración de riesgos, lo que determina que no se encuentren
identificados aquellos que podrían amenazar la consecución de los objetivos
definidos. Las debilidades mas significativas, respecto a las actividades de
control implementadas son:
a) No existe
documentación sobre la estructura de control interno, que se encuentre
disponible y al alcance de los funcionarios.
b) La Unidad no cuenta
con manuales de procedimiento.
c) No existe rotación
de personal en determinados Departamentos que así lo requieren.
d) El monitoreo sobre el servicio tercerizado de cobro de
multas impagas por vía extra judicial y judicial no es adecuado, para asegurar
la correcta entrega del servicio por parte del proveedor.
e) Los indicadores
existentes son elaborados a partir de datos que carecen de integridad y
veracidad.
Se recomienda efectuar un
análisis de riesgos a nivel de la Dirección y los mandos medios, que permita
identificar las amenazas que podrían obstaculizar la consecución de los
objetivos definidos e implementar actividades de control que mitiguen los
mismos, llevándolos a un valor de riesgo aceptado por la Dirección.
4. La información no es apropiada de
acuerdo a los niveles de autoridad y responsabilidad asignados. En este sentido
existen Secciones que desconocen los objetivos definidos para el Área y los
indicadores establecidos para medir su gestión.
5. Asimismo la información que dispone la Dirección del Área respecto a
las actividades desarrolladas para cumplir con el cometido asignado por el
Decreto 503/06 de 04/12/06, no es suficiente ni apropiada para realizar un
adecuado seguimiento y monitoreo.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN.
En cumplimiento de lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley
16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 06/06/07,
habiéndose evacuado la misma fuera del plazo legal. No obstante, no se ven
afectadas las conclusiones y recomendaciones a las que se arribaron.
Se dictó Resolución
por parte de la Auditora Interna de la Nación adoptándose las conclusiones y
recomendaciones del informe de fecha 29/05/07 del Area Defensa del Consumidor
de la Dirección General de Comercio.
La Auditoría comenzó el 27/10/06 a iniciativa de la
Auditoría Interna de la Nación.
ALCANCE Y OBJETIVO DE LA AUDITORÍA
Los objetivos de la presente actuación fueron los
siguientes:
- Análisis de los servicios
prestados por los Agregados Militares en Misiones Diplomáticas y Oficiales en
el exterior, en lo relacionado con los costos y beneficios de los mismos.
- Evaluación del cumplimiento de la
normativa vigente relativa a las rendiciones de cuentas y a las formalidades de
la documentación correspondiente.
- Análisis de la Cuenta Corriente
N° 003071-8 del Banco de la República Oriental del Uruguay cuya finalidad era
solventar los Gastos Confidenciales del Ministerio de Defensa.
El período objeto de análisis para el primer y segundo
objetivos fueron los años 2005 y 2006
y, para el tercer objetivo el período comprendido entre el Enero/03 y Julio/04,
fecha en que fue clausurada la Cuenta Corriente N° 003071-8.
Procedimientos aplicados
Para el logro de los objetivos trazados se llevaron a cabo
los siguientes procedimientos:
- cuestionarios
y entrevistas
- lectura de la
normativa y reglamentaciones vigentes
- análisis de
documentación
- revisión de
rendiciones de cuentas
- relevamiento
de toda información oportuna y confiable.
Las tareas fueron realizadas con independencia, objetividad
y debido cuidado profesional.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
De la auditoría realizada en la Dirección General de
Secretaría del MDN, se puede concluir
que existen debilidades en los procedimientos implementados en lo que refiere a
la documentación respaldatoria de las rendiciones de cuentas, y en la ausencia de normativa legal para nuevos
destinos. Para el período objeto de análisis no se tuvo acceso a los informes
que permitirían evaluar la gestión y por consiguiente el costo- beneficio de
mantener Agregados Militares en el exterior.
Con respecto al tercer objetivo, se puede concluir que las
partidas depositadas en la cuenta corriente Nº 003071-8, responden a dos
conceptos claramente diferentes: partidas para gastos confidenciales
propiamente dicho y partidas para gastos de alquiler en EEUU de
Agregados Militares, habiéndosele dado tratamiento de gastos confidenciales a
ambos conceptos.
Del resultado de las actuaciones cumplidas, surgen las
siguientes recomendaciones:
Agregados Militares
1. Reglamentar cada ampliación de
destinos de las Agregadurías Militares con el correspondiente Decreto.
2. Dar cumplimiento en tiempo y forma
a la remisión de los informes de acuerdo a lo establecido por el sistema
implementado en mayo de 2006.
3. Definir los cometidos generales
para el personal que desarrolla Agregadurías Militares en el exterior, sin
perjuicio de que los Comandos puedan otorgar directivas específicas para el personal
designado en Misión Diplomática.
4. Realizar un adecuado control de
las rendiciones de cuentas, atendiendo especialmente a que se deberían
rechazar aquellos gastos que no cuenten
con un respaldo documental confiable.
5. Adoptar las medidas pertinentes en
caso de incumplimientos en la normativa vigente referida a las rendiciones de
cuentas.
6. Ajustarse a la normativa referida
a no aceptar fotocopias de cheques en sustitución de los comprobantes
respaldantes de los gastos.
Cuenta Bancaria N° 003071-8
1. En relación con los gastos de
alquiler de las viviendas de los Señores Agregados Militares en el período
sujeto a análisis, se sugiere una investigación administrativa a los efectos de
determinar responsabilidades en lo referente al uso de las partidas antes
referidas.
2. Se recomienda verificar la
correcta presupuestación e imputación del rubro alquileres en la etapa
presupuestaria y de ser necesaria la reasignación a los rubros que se estime
pertinente.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN
En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley
N° 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha
19/03/07 y vencido el plazo legal no se presentaron descargos.
Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la
Nación adoptándose las conclusiones y recomendaciones que surgen del informe de
fecha 31/01/07, referente a la actuación cumplida en la Dirección General de
Secretaría del Ministerio de Defensa Nacional.
(Regresar al índice)
MINISTERIO
DE EDUCACIÓN Y CULTURA
Servicio Oficial de Difusión, Radiotelevisión y Espectáculos (SODRE).
Dirección de Espectáculos Sala del Auditorio “José Brunet”
La auditoría comenzó el 26/10/06 a solicitud del Servicio
Oficial de Difusión, Radiotelevisión y Espectáculos.
ALCANCE Y OBJETIVO DE LA AUDITORÍA
La presente auditoría tiene como objetivo evaluar el
sistema de recaudación, rendición de cuentas, y los procedimientos
administrativos aplicados en la boletería de la Sala Auditorio.
La actuación abarcó
desde enero/06 hasta enero/07.
Procedimientos aplicados
Para el logro de los
objetivos planteados se aplicaron los siguientes procedimientos:
- estudio de normativa y resoluciones
- entrevistas
- inspecciones oculares
- confrontación de información
- relevamiento de toda información
oportuna y confiable, útil y relevante
Las tareas se
cumplieron con independencia, objetividad y debido cuidado profesional.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
De la evaluación del sistema de recaudación y rendición de
cuentas, así como de los procedimientos administrativos aplicados en la
boletería de la sala Auditorio, se concluye que no existen actividades de
control implementadas. Los procedimientos existentes no son adecuados ni
suficientes para asegurar razonablemente la integridad y veracidad de la
información de lo recaudado por la venta de entradas. Si bien se realiza una
rendición de cuentas por parte de la encargada de la boletería, la misma no es
susceptible de control dado que no existe documentación confiable que la
respalde.
Se recomienda que el SODRE adopte un sistema de emisión y
venta de entradas, para todas las salas donde se brinden espectáculos
organizados por el Organismo, que prevea los controles requeridos a efectos de
minimizar los riesgos en esta área y salvaguardar los ingresos del Estado.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN
En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley
Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha
14/05/07, no habiéndose evacuado la misma.
Se
dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la Nación adoptándose las
conclusiones y recomendaciones que resultan del informe de auditoría de fecha
10/05/07 referente a la actuación cumplida en la Dirección de Espectáculos, Sala del Auditorio. “José
Brunet” del Servicio, Oficial de Difusión, Radiotelevisión y Espectáculos
(S.O.D.R.E.).
Registro Nacional de Empresas de Obras Públicas
La auditoría dio comienzo el 22/11/06, por iniciativa de la
Auditoría Interna de la Nación.
ALCANCE Y OBJETIVO DE LA AUDITORÍA
El objetivo de la actuación fue la evaluación del sistema
de control interno y la gestión desarrollada por dicho Registro.
El período analizado abarcó los ejercicios 2005 - 2006.
Procedimientos aplicados
Para el logro de los objetivos planteados se aplicaron los
siguientes procedimientos:
- entrevistas y cuestionarios
- observación
- comparación de los procedimientos
establecidos en la normativa vigente con los llevados por la Unidad
- revisión de cálculos matemáticos
- análisis de soportes informáticos
- relevamiento
- análisis de documentación
Las tareas se cumplieron con independencia, objetividad y
debido cuidado profesional.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Como resultado de la auditoría practicada en la Dirección
General de Secretaría, Registro Nacional de Empresas de Obras Públicas del
Ministerio de Transporte y Obras Públicas, con relación al sistema de control
interno y la gestión de la Unidad, cuyos resultados se explicitan en expediente
Nº 6738/06, se puede concluir que el sistema de control interno presenta
debilidades en cuanto al ambiente de control, evaluación de riesgos,
actividades de control, información y comunicación, coordinación y en su
monitoreo, incidiendo en forma negativa en la eficacia y eficiencia de la
gestión de la mencionada División.
A continuación se
formulan las siguientes recomendaciones:
1. Implementar
el cumplimiento íntegro de los cometidos asignados en el reglamento.
2. Implementar
un sistema informático integrado que permita el manejo de la información
coordinadamente en forma oportuna, eficaz y eficientemente.
3. Implementar un
sistema de registro de Mesa de Entrada que permita un adecuado ingreso,
movimiento y egreso de expedientes, obteniendo una atención más eficiente para
los usuarios y a la vez, evitando la duplicación de registros informales.
4. Mejorar el
programa de la base de datos de las empresas, ya que el mismo cuenta con
limitaciones que impiden obtener el historial de una empresa en forma completa,
teniendo que efectuar varios pasos para lograr el mismo. Asimismo, se
recomienda efectuar la capacitación del personal en el manejo de dicho
programa.
5. Efectuar una
verificación total de equipos cuando se realice la inspección a aquellas
empresas que tengan equipos en más de un lugar en Montevideo. Se debería
implementar la concurrencia del cuerpo inspectivo al Interior.
6. Realizar
inspecciones en las obras para
verificar el cumplimiento de los inscriptos, como para corroborar los datos
proporcionados en las declaraciones juradas presentadas por las empresas.
7. Imponer sanciones
en el caso que las empresas no presenten trimestralmente las declaraciones
juradas o información incongruente.
8. Archivar las copias
de los certificados expedidos a las empresas en sus respectivas carpetas a los
efectos de que toda la documentación relacionada con la empresa se encuentre
guardada en un mismo lugar, facilitando de esta forma la búsqueda de dicha
información dada la falta de soporte informático.
9. Incorporar personal
que desempeñe tareas administrativas así como efectuar un programa de
capacitación permanente para todo el personal.
10. Implementar
procedimientos de coordinación que aseguren contar con información oportuna de
parte de la Administración y en particular de las propias Unidades Ejecutoras
del MTOP, estando contemplado en su propio Reglamento.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN
En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley
Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 07/03/07
y vencido el plazo legal, no se presentaron descargos.
Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la
Nación adoptándose las conclusiones y recomendaciones que resultan del informe
de auditoría de fecha 05/03/07 referente a la actuación cumplida en Dirección
Nacional de Vialidad del MTOP.
(Regresar al índice)
MINISTERIO
DE TRANSPORTE Y OBRAS PÚBLICAS
Dirección Nacional de Arquitectura Primer Informe
La auditoría dio comienzo el 26/02/07, por iniciativa de la
Auditoría Interna de la Nación.
ALCANCE Y OBJETIVO DE LA AUDITORÍA
El objetivo fue realizar el seguimiento de la actuación que
obra en Expediente 9159/2002 cuyo resultado fue la emisión del informe de fecha
26/12/02 y verificar si los procedimientos administrativos y controles
implementados por la DNA aseguran el cumplimiento de las normas que regulan el
pago de viáticos y reintegro de gastos de locomoción.
El período analizado abarcó el mes de diciembre de 2006.
Procedimientos aplicados.
Para el logro de los objetivos planteados se aplicaron los
siguientes procedimientos:
- entrevistas
- comparación de los procedimientos
establecidos en la normativa vigente con los llevados a cabo por la Unidad
- revisión de cálculos matemáticos
- análisis de soportes informáticos
- relevamiento y análisis de
documentación con el objeto de obtener evidencias que permitan fundamentar las
conclusiones y recomendaciones que se efectúan en el final del presente informe
Las tareas se cumplieron con independencia, objetividad y
debido cuidado profesional.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
De los procedimientos aplicados se concluye, que los
procedimientos administrativos no son adecuados y los controles implementados
por la DNA no aseguran el efectivo cumplimiento de las normas vigentes en
materia de viáticos y reintegro de gastos de locomoción. La ausencia de
controles eficaces y de supervisión adecuada, facilita la utilización de estas partidas
como un complemento de sueldos.
Se constata falta de contralor, de ejercicio de supervisión
efectiva, coordinación y cruzamiento de
la información originada en las Secciones de Personal, Locomoción, y el
Departamento de Contaduría, lo que trae como consecuencia un manejo inadecuado
de pago de viáticos y reintegro de gastos, uso de vehículos para fines
distintos a los autorizados y justificaciones de inasistencias del personal.
Se sugiere implementar los controles pertinentes en las
áreas analizadas, coordinar e intercambiar información, a los efectos de
corregir los errores y omisiones detectados por esta Auditoría.
Las observaciones constatadas en oportunidad de la
auditoría practicada en el año 2002 que dio origen al expediente 9152/02, se siguen
manteniendo en el período analizado en cuanto a que existe presunción de
irregularidades en la administración y manejo de fondos públicos (viáticos y
reintegro de gastos de locomoción). En mérito de que no surge evidencia de
haberse realizado la investigación administrativa aconsejada en su oportunidad,
se recomienda efectuarla y ampliarla hasta el período analizado en el presente
informe
Con fecha 30 de mayo de 2007 se dispone la instrucción de una investigación administrativa por parte del Jerarca del Inciso de acuerdo
a la recomendación efectuada por parte de esta Auditoría.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN
En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley
Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado el 14/05/07
habiendo presentado descargos en fecha 28/05/07, no obstante, no se ven
afectadas las conclusiones y recomendaciones arribadas.
Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la
Nación adoptándose las conclusiones y recomendaciones que surgen del informe de
fecha de 10/05/007 referente a la
actuación cumplida en la Dirección Nacional de Arquitectura del M.T.O.P.
(Regresar al índice)
MINISTERIO
DE INDUSTRIA, ENERGIA Y MINERIA
Dirección Nacional de Energía y Tecnología Nuclear
La actuación comenzó el 18/12/06 por iniciativa de la
Auditoría Interna de la Nación.
ALCANCE Y OBJETIVOS DE LA AUDITORIA
Los objetivos de la auditoría consistieron en la evaluación
del cumplimiento de los controles implementados por el MIEM-DNETN de acuerdo a
los cometidos asignados en relación a los contratos de concesión con Consorcio
Gaseba Uruguay, Gasoducto Cruz del Sur S.A. y Conecta S.A. y en la verificación
del cumplimiento de las obligaciones contractuales de los concesionarios.
El período de análisis abarcó los años 2004 al 2006.
Procedimientos aplicados
Se llevaron a cabo los siguientes procedimientos:
- indagación
- entrevistas
y cuestionarios
- lectura de
contratos y normativa,
- revisión de
cálculos matemáticos,
- confrontación
de documentación
- relevamiento
de toda información oportuna y confiable
Las tareas fueron realizadas con independencia, objetividad
y debido cuidado profesional.
CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES
De la auditoría realizada en la Unidad Ejecutora 008
“Dirección Nacional de Energía y Tecnología Nuclear” del Inciso 08 “Ministerio
de Ganadería, Agricultura y Pesca”, cuyos resultados se encuentran explicitados
en informe de fecha 2/05/07, se concluye lo siguiente:
1. Respecto al cumplimiento de los
controles implementados por la DNETN de acuerdo a los cometidos asignados en
relación a los contratos de concesión
con Consorcio Gaseba, Gasoducto Cruz del Sur y Conecta SA, es incompleto, en
virtud de que:
a) No se cumplen las
cláusulas de los contratos referentes al control de los Inventarios ni Seguros de los bienes. De esta manera se corre el riesgo de que no
se esté dando un adecuado uso y destino, así como el debido mantenimiento a
todos los bienes, cuyo destinatario final será el Estado. En el contrato de
Conecta si bien no se establece la obligación de enviar al MIEM las pólizas de
seguros, sería recomendable que dicho organismo controlara si la concesionaria
cumple con la obligación de asegurar. Se recomienda que la DNETN, asigne un
funcionario encargado del control de inventario y de la inspección de los
bienes así como de los seguros, de acuerdo a lo dispuesto en los respectivos
contratos.
b) No se realizan las
verificaciones a través de inspecciones oculares de las inversiones que
realizan los concesionarios Gaseba y Conecta, de manera de constatar que las
mismas se ajustan a la información que brindan a la DNETN.
c) No existen informes
de los controles de mantenimiento y de verificación del cumplimiento de normas
que realiza la DNETN del Gasoducto Cruz. Se recomienda confeccionar los mismos de manera de verificar y dejar
constancia que los controles que informa el concesionario se han cumplido.
Independientemente de ello, la Asesoría de la Dirección cumple un
seguimiento y control técnico de las inversiones que realizan los distintos
concesionarios, ajustándose a la normativa legal y contractual, así como a las
normas técnicas correspondientes.
2. Las concesionarias cumplen con las
obligaciones contractuales, debiéndose ajustar aspectos formales, entre los
cuales se destacan:
a) Conecta no
cumple con la entrega anual del Inventario.
b) Cruz del Sur no
cumple con la obligación de presentar al MIEM la certificación de lo seguros.
c) Deberían
ajustar la fecha de pago a la estipulada en los respectivos contratos.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION
En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley
Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha
01/06/07, no habiéndose remitido los descargos por parte del Inciso en el plazo
legal.
Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la
Nación adoptándose las conclusiones y recomendaciones que surgen de informe de
fecha 02/05/07, referente a la actuación cumplida en la Dirección Nacional de
Energía y Tecnología Nuclear.
Departamento de Adquisiciones y Proveeduría
La auditoría
comenzó el 30/11/06, por solicitud de la Dirección General de Secretaría del
MTSS.
ALCANCE Y OBJETIVO DE LA AUDITORÍA
El objetivo fue determinar los motivos de la demora en el
pago de las facturas presentadas por la empresa Plus Ultra S.A.,
correspondientes al período enero – noviembre de 2006, por el servicio de
mantenimiento y reparación de las fotocopiadoras marca Ricoh, los repuestos y
mano de obra que demandara la colocación de los mismos, de acuerdo a los
establecido en la Resolución de adjudicación de la Licitación Abreviada Nº
8/2004.
El período auditado abarcó desde el 01/4/05 al 30/11/06 correspondiente
a la facturación de la empresa Plus Ultra S.A. adjudicataria en la Licitación
Nº 8/2004.
Procedimientos aplicados
Para el logro
del objetivo planteado se llevaron a cabo los siguientes procedimientos:
- entrevistas y cuestionarios
- evaluaciones
- estudio de la Licitación
Abreviada Nº 8/2004, que luce en expediente Nº 2304/03
- análisis de documentación y revisión selectiva
- confrontaciones
- relevamiento de toda la
información oportuna y confiable que permitieran obtener evidencias para
fundamentar las conclusiones
Las tareas fueron realizadas con independencia, objetividad
y debido cuidado profesional.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
De la Auditoría realizada en la División Financiero Contable
y el Departamento de Adquisiciones y Proveeduría de la UE 01 “Dirección General
de Secretaría” del Inciso 13 "Ministerio de Trabajo y Seguridad Social”,
cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 22/12/06, se concluye que la situación del atraso en el
pago de las facturas de la empresa Plus Ultra S.A., se debió a la ausencia
de procedimientos administrativos y
contables claros, a la debilidad del sistema de control interno y a la falta de
una correcta interrelación entre el Departamento de Adquisiciones y Proveeduría
y la División Financiero Contable. Asimismo, la carencia de procedimientos en
relación al registro y control de las facturas no permite asegurar que la
información a procesar, en ambas unidades, sea completa, cierta, exacta,
oportuna y confiable.
A continuación se
detallan las principales observaciones y recomendaciones:
1. El Departamento de Adquisiciones y
Proveeduría depende jerárquicamente de la División Administración, lo que
dificulta la comunicación y relación con la División Financiero Contable. A su
vez, no existe un manual de procedimientos que determine y delimite las tareas
a ser ejecutadas por cada una y no están definidas las responsabilidades
pertinentes. Se considera conveniente la revisión del Organigrama a fin de
lograr una comunicación fluida, oportuna y eficiente entre el Departamento de
Adquisiciones y Proveeduría con la División Financiero Contable. Se deben
establecer procedimientos de control acordes a las necesidades y asociarles
responsabilidades.
2. La deficiencia en los
procedimientos de control sobre la conformación de las facturas y su registro,
aunado a la falta de una eficiente y oportuna información proporcionada por las
unidades involucradas, imposibilitan asegurar que las facturas procesadas
representan con fidelidad los servicios prestados. A tales efectos, es
imprescindible contar con un registro de ingreso de facturas y que la
conformación se encuentre respaldada por informes de quien recibió el servicio.
3. La inadecuada comunicación entre
la División Financiero Contable y el Departamento de Adquisiciones y
Proveeduría trajo como consecuencia la mala administración de los recursos
asignados en la licitación en cuestión. Esta situación provocó que para la
cancelación de las facturas se recurriera a un procedimiento distinto al que
originó el gasto. Es fundamental que exista una comunicación ágil, oportuna y
eficiente entre ambas unidades. Asimismo, es necesario que se mantenga
informada a la Dirección, en tiempo y forma, a fin de que pueda tomar
conocimiento y adoptar medidas tendientes a mejorar la gestión de este
Organismo.
4. Los montos estimados para el
mantenimiento de fotocopiadoras, incluidas las fotocopias, no fueron los
correctos ya que no se tomaron en cuenta factores que incidieron directamente
en el consumo. Asimismo, no se adoptaron medidas tendientes a subsanar dicho
error. Es necesario que se realice una adecuada planificación tomando en cuenta
no sólo el consumo del ejercicio anterior sino también aquellos factores que
influirían directa o indirectamente y en caso de producirse desvíos en las
previsiones, analizarlas y actuar en consecuencia.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN
En cumplimiento de lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley
16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 27/12/06,
no habiéndose presentado descargos.
Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la
Nación adoptándose las conclusiones y recomendaciones que surgen del informe de fecha 22/12/06, referente a la
actuación cumplida en la División Financiero Contable y el Departamento de
Adquisiciones y Proveeduría de la UE 01 “Dirección General de Secretaría” del
Inciso 13 "Ministerio de Trabajo y Seguridad Social”.
(Regresar al índice)
MINISTERIO
DE TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL
Instituto Nacional de Alimentación (INDA)
La Auditoría comenzó el día 26/02/07, por iniciativa de la
Auditoría Interna de la Nación.
ALCANCE Y OBJETIVO DE LA AUDITORÍA
El objetivo fue la
evaluación del control interno implementado en las Divisiones Planificación,
Prestaciones, Servicio Social, Contaduría y Administración, en las unidades
asesoras Cómputos y Auditoría Interna, en el Departamento de Transferencias y
en el Depósito dentro del marco conceptual de las Normas Generales de Control
Interno adoptadas por la Auditoría Interna de la Nación, según Resolución de
fecha 24/01/07. La actuación se centró en los beneficios otorgados a los usuarios
de los programas administrados por el Organismo a través de las unidades
mencionadas.
El período analizado abarcó el año 2006.
Procedimientos aplicados
Los procedimientos aplicados fueron los siguientes:
- Entrevistas y cuestionarios
- observación
- análisis, relevamiento,
comprobación y confrontación de datos
- estudio de expedientes de
licitaciones
- relevamiento de toda la
información oportuna y confiable que permitieran obtener evidencias para
fundamentar conclusiones y formular recomendaciones que lucen al final del
informe
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Los resultados de la auditoría realizada en el Instituto
Nacional de Alimentación (INDA), se encuentran explicitados en informe de fecha
11/07/07.
El INDA cumple con los cometidos impuestos por la normativa
vigente a pesar de no contar con un adecuado sistema de control interno, que
permita obtener seguridad razonable de eficacia y eficiencia de su gestión. La
carencia de procedimientos de control dificultan detectar, prevenir y corregir
errores. El funcionamiento de los Programas se sustenta en la ética de las
personas responsables del manejo y destino de los bienes. Cabe precisar, que la
Dirección del Organismo se encuentra abocada a la implementación de cambios a
fin de mejorar su gestión.
A continuación se detallan las principales conclusiones y
recomendaciones:
1. El INDA no cuenta
con un padrón único de beneficiarios. No todos los Programas cuentan con un
programa informático que brinde información de la situación de los mismos.
Sería necesario que el INDA contara con un padrón de beneficiarios por
modalidad de asistencia y que procediera a cruzar los datos contenidos entre
las nómina de usuarios por Programa, a fin de determinar con exactitud a cuántas
personas llega su asistencia. A su vez, sería conveniente, unificar criterios
con aquellos Organismos que brindan asistencia alimentaria a la población, a
fin de obtener un padrón nacional de beneficiarios. Esto permitiría mejorar la calidad de asistencia, ya que no
se estarían destinando recursos para brindar el mismo beneficio.
2. La estructura
organizativa no es acorde a las necesidades funcionales ya que para obtener
información del resultado de la ejecución de los Programas se debe recurrir a información
procesada en diferentes áreas. Esto trae como consecuencia que, no se pueda
tomar conocimiento cabal del funcionamiento de un Programa en forma oportuna y
ágil, lo que dificulta la adopción de decisiones en tiempo y forma. Se entiende
pertinente que se replantee la estructura organizativa a fin de evaluar la
conveniencia de que las tareas, concernientes a cada Programa, se centralicen
bajo la administración de los encargados respectivos. Asimismo, se debería
definir y asignar responsabilidades en la ejecución y control de los
mismos.
3. Las actividades
de control diseñadas que deben realizar las diferentes unidades no se ajustan a
los recursos humanos y materiales del Organismo. Sería necesario establecer
procedimientos de control acordes que permitan tener seguridad razonable sobre
la gestión de cada Programa en particular y del INDA en general.
4. Los
procedimientos de control establecidos no tienen en cuenta la relación
existente entre las áreas involucradas en la ejecución de los Programas. Es
necesario determinar mecanismos de coordinación entre las áreas a fin de que
los objetivos se cumplan eficientemente.
5. Los controles que
se realizan in situ son mínimos en relación a la cantidad de servicios que
presta el INDA, concentrándose en aquellos departamentos del país donde radica
un funcionario del Organismo. Es imprescindible, que se efectúen controles de
todas las prestaciones y que los informes se remitan a las encargadas de los
programas a fin de evaluar la calidad, eficiencia y eficacia de los beneficios
brindados. Esto también permitiría realizar el seguimiento del servicio y
adoptar medidas tendientes a optimizar los mismos.
6. La comunicación e
información entre las unidades y/o con la Dirección no se verifica en tiempo y
forma, lo que diluye la responsabilidad de los encargados de los Programas. Se
deben establecer canales de comunicación formales que permitan que los
encargados de los Programas cuenten con toda la información referente a su
Programa.
7. Al no estar
establecidos los procedimientos de control en las áreas involucradas en la
prestación del servicio, la Auditoria Interna del INDA asume la función de
realizarlos. La función de la AI debería ser la de efectuar una auditoría de
los procesos y procedimientos aplicados por los Programas y Divisiones, a fin
de evaluar si los mismos son efectivos y suficientes, recomendando a la
Dirección mejoras, si correspondiere.
8. El procedimiento
para fijar el importe de las transferencias a los CAIF no es el adecuado,
debido a que se toman variables de distintos períodos de tiempo y se compara el
estimado del bimestre con los gastos del período anterior. Se debe deducir de
los montos transferidos los gastos efectuados en un mismo bimestre. De esta
manera, se obtendrían saldos reales que permitirían controlar los saldos
informados en los Informes de Revisión Limitada.
9. No todas las
donaciones se encuentran registradas en el sistema informático, por lo tanto no
se cuenta con información cierta sobre el stock de productos donados. El INDA
debe instrumentar los mecanismos pertinentes para asegurar que todo bien que
ingrese al Depósito sea registrado.
10. El mecanismo
aplicado para la distribución de los productos donados no es ágil,
manteniéndose en depósito mercadería por largos períodos de tiempo ocasionando
que muchos de los productos donados no sean entregados al haber expirado la
fecha de vencimiento. Se sugiere realizar un relevamiento de los productos
donados y efectuar la baja respectiva. Asimismo, se debe establecer un procedimiento
que permita determinar el destino de los productos donados en forma más
efectiva.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN
En cumplimiento con lo
preceptuado por el Art. 51 de la Ley N° 16.736 de 05/01/96, se confirió vista
al Organismo auditado con fecha 19/07/07, y vencido el plazo legal no
presentaron descargos.
Se dictó Resolución
por parte de la Auditora Interna de la Nación adoptando las conclusiones y
recomendaciones que surgen del informe de fecha 11/07/07, referente a la
actuación cumplida en el Instituto Nacional de Alimentación
División Jurídico Notarial – Departamento Contencioso
La auditoría comenzó el 11/04/07 a solicitud de la
Dirección General de Secretaría del Ministerio de Salud Publica.
ALCANCE Y OBJETIVO DE LA AUDITORIA
El objetivo de esta actuación
fue la evaluación de la gestión del Ministerio, en el juicio tramitado ante el
Juzgado de Paz Departamental de la Capital de 12° turno, en el expediente
caratulado “TEXIMA S.A. c/ M.S.P. (Instituto Nacional de Reumatología y Centro
Hospitalario Pereyra Rossell). Juicio Ejecutivo”, IUE: 704/2001, así como en la
etapa administrativa previa, que originó dicho litigio.
Procedimientos aplicados
Para el logro de los
objetivos trazados se llevaron a cabo los siguientes procedimientos:
- entrevistas e
indagaciones
- análisis de las
normas jurídicas aplicables y de criterios de doctrina y jurisprudencia
- relevamiento de
información contenida en el falso expediente correspondiente al juicio en
cuestión
- concurrencia al
juzgado de la causa, así como a la Suprema Corte de Justicia y estudio del
expediente judicial original
- estudio de los
expedientes administrativos, proporcionados por la Dirección General de
Secretaría, n° 068 – 1863/2001/0/0 del M.S.P. y n° 02/16/70/3081 Ministerio de
Economía y Finanzas –M.E.F.-, que contienen las principales actuaciones
judiciales y administrativas relativas al juicio
- estudio de la
licitación abreviada n° 5/2000 del Instituto Nacional de Reumatología.
Las tareas fueron
realizadas con independencia, objetividad y debido cuidado profesional.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Etapa administrativa.
En 1999 el M.S.P, a
través del Instituto Nacional de Reumatología y del Centro Hospitalario Pereyra
Rossell, compró a la empresa TEXIMA S.A. material médico quirúrgico.
En el contrato
celebrado entre el M.S.P. – Instituto Nacional de Reumatología y TEXIMA S.A. no
se pactó ningún tipo de interés, de acuerdo al Pliego de condiciones
particulares de la licitación, la oferta efectuada por la empresa y la
Resolución de adjudicación que obran en el expediente. Tampoco hubo pacto
expreso de interés en las contrataciones directas entre el M.S.P. – Centro
Hospitalario Pereyra Rossell y la empresa referida.
Sin embargo, en ambos
casos, TEXIMA S.A. documentó las diversas entregas de mercadería a las Unidades
Ejecutoras del M.S.P., en facturas en las cuales incluyó, unilateralmente, un
11% de interés mensual por incumplimiento en el pago del precio por el M.S.P.
En las facturas el interés es poco legible pues éste no está indicado en el
espacio destinado al mismo, fue impreso en forma débil, superpuesto sobre un
texto preimpreso y desalineado con relación al resto de la factura.
El M.S.P. no cumplió en tiempo y forma con las obligaciones
de pago contraídas con TEXIMA S.A.., si bien lo hizo, posteriormente, un día
después de presentada la demanda judicial por la empresa.
Etapa judicial.
En el año 2001 la
empresa inició juicio ejecutivo por las facturas que documentan la ejecución de
los contratos, reclamando $ 35.426 más
11% de interés moratorio mensual. El 16 de mayo 2002 el juez condenó al M.S.P.,
al pago de la suma reclamada.
El 24/10/02, TEXIMA S.A. presentó una liquidación de
sentencia según la cual el M.S.P. debía pagar $ 1.302.764 por concepto de
capital, intereses y honorarios. La empresa arribó a la suma señalada a partir
de la capitalización mensual del interés indicado, cuando la misma no fue
pactada por las partes ni especificada en la factura, vulnerando los Artículos
2215 del Código Civil y 718 del Código de Comercio. A su vez, para efectuar el
cálculo consideró un período erróneo e imputó de forma equivocada el pago
efectuado por el M.S.P. Dicho monto fue abonado por el Estado en cuatro pagos
sucesivos, habiéndose efectuado el último el 26/01/06.
El 08/06/06, luego de una cesión del crédito, el cesionario
solicitó nueva intimación judicial al Ministerio, por el pago de $ 33.159.139
por concepto de capital e intereses, como consecuencia de una nueva liquidación
que comprendió lo devengado entre la primera y la última intimación y por el
pago de $ 1.217.100 más I.V.A., por concepto de honorarios profesionales. La
segunda liquidación presentó errores similares a la primera. El juez intimó al
M.S.P. el pago de dicha suma el 09/06/06, sin dar vista o traslado previo al
Órgano.
A la fecha, el Estado está conminado judicialmente al pago
de la suma indicada en el parágrafo anterior.
Evaluación de la gestión.
Se arribó a las siguientes conclusiones:
1. Los funcionarios del Centro
Hospitalario Pereyra Rossell y del Instituto Nacional de Reumatología,
encargados de controlar las facturas emitidas por los proveedores, no
advirtieron ni cuestionaron la inclusión unilateral del interés moratorio de un
11% mensual por parte de TEXIMA S.A., al momento de conformarlas.
2. El Área Contenciosa del
Departamento Jurídico, a través de los abogados intervinientes, no gestionó el
juicio objeto de esta auditoria con la debida diligencia, lo que se manifestó
en:
a) la incomparecencia
a la diligencia previa de reconocimiento de firma,
b) la no deducción de
las defensas debidas en la etapa de oposición de las excepciones, en
particular, la no oposición de la excepción de pago y la utilización de la
figura de la “contestación de la demanda” contraviniendo lo dispuesto por el
Art. 355 del C.G.P.
c) la no utilización
del instrumento del juicio ordinario posterior –Art. 361 del C.G.P.- a los
efectos de revisar lo acaecido en el juicio, lo cual hubiese permitido esgrimir
defensas que no era posible formular en el juicio ejecutivo, en particular en
relación al interés aplicable.
d) la
ausencia de oposición a las liquidaciones presentadas por la empresa y su
cesionario,
e) la
falta de un estudio adecuado del caso.
3. La comparecencia
del Estado - M.S.P. en las oportunidades procesales señaladas y la
argumentación de las defensas indicadas en el presente informe, si bien no
aseguraban un resultado favorable en el juicio, hubiesen disminuido el riesgo a
ser conminado al pago de la suma de dinero a la que está actualmente obligado.
4. No existió una
comunicación eficaz entre la División Jurídico Notarial y la Dirección de
Contaduría de ASSE, respecto a la información relativa al pago de las facturas
ingresadas al S.I.I.F., objeto del juicio, lo cual incidió en la decisión de no
oponer la excepción de pago de las mismas, en la oportunidad de procesal
debida.
5. No se efectuó un
adecuado seguimiento judicial del expediente en cuestión.
6. No se ejerció una
supervisión adecuada de la actuación de los abogados que representaron al
M.S.P. en el juicio, ni de la gestión del mismo.
7. En definitiva, los
factores indicados, sin perjuicio de otros elementos, incidieron de modo
significativo en la determinación de la suma a cuyo pago está conminado el
Estado, la cual supera en un 1.000% la obligación de pago original y el monto
reclamado inicialmente.
Recomendaciones
Dada la etapa procesal
en que se encuentra el juicio objeto de esta auditoría, se sugiere al M.S.P.
que evalúe la posibilidad de interponer el Recurso de Revisión, regulado en los
Artículos 281 a 292 del Código Gral del Proceso (CGP), contra el decreto
judicial que intimó el pago de la segunda liquidación presentada por la
empresa, sin que se diera vista previa o traslado al mismo.
El recurso sugerido
procede contra las Sentencias definitivas o interlocutorias con fuerza
definitiva, de acuerdo al Artículo 281 del CGP. Si bien dicho Decreto tiene
apariencia formal de sentencia interlocutoria simple, dado que resolvió de
forma definitiva lo relativo a la liquidación de la cantidad condenada en la
sentencia inicial, se sugiere el estudio de la posibilidad de calificarla como
sentencia interlocutoria con fuerza definitiva y, por lo tanto, recurrible.
En definitiva, se
estudie la configuración de alguna de las causales previstas por el Artículo
283 del CGP.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN
En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley
N° 16.736 del 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha
12/06/07 habiéndose presentado descargos en nota de 21/06/07, no obstante, no
se ven afectadas las conclusiones y recomendaciones a las que se arribaron.
Se
dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la Nación adoptándose las
conclusiones y recomendaciones del informe de fecha 07/06/07, referente a la
actuación cumplida en la División Jurídica de la Dirección General de
Secretaría del Ministerio de Salud Pública.
División Servicios Jurídicos - Departamento Contencioso
La actuación dio comienzo el 25/09/06 a iniciativa de la
Auditoría Interna de la Nación.
ALCANCE Y OBJETIVO DE LA AUDITORÍA
La actuación tuvo como
objetivo la evaluación del sistema de control interno y la gestión del
Departamento Contencioso de la División Jurídica del MGAP.
El período auditado
abarcó de enero 2002 a octubre 2006, limitándose en el caso de los juicios
ejecutivos, al período comprendido entre los meses de enero 2005 a octubre
2006.
Procedimientos aplicados
A efectos de alcanzar
el objetivo planteado se aplicaron entre otros los siguientes procedimientos de
auditoría:
- entrevistas, cuestionarios
e indagaciones
- análisis de la
normativa y estructura organizacional vigente
- verificación del
ámbito de competencia y coordinación del área auditada con otras oficinas
- relevamiento de
información, mediante una revisión selectiva
- confrontación de la
información obtenida en las operaciones realizadas en los dos puntos anteriores
- revisión de
documentación
- estudio de
expedientes
- observación de las
condiciones de resguardo y archivo de la documentación
Las tareas fueron
realizadas con independencia, objetividad y debido cuidado profesional.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
De lo actuado se
concluye que el Departamento Contencioso presenta debilidades en el sistema de
control interno que se manifiestan en falencias organizativas y de
procedimientos, que inciden directamente en la gestión.
A continuación se
detallan las principales observaciones y recomendaciones:
1. El
Departamento Contencioso carece de información y procedimientos idóneos para un
adecuado seguimiento de los trámites judiciales. La información que posee el
Departamento, evidencia falencias, ausencia de integridad y confiabilidad. Se
recomienda implementar un sistema integrado de información y registro que
contemple las necesidades del sector, con la finalidad de lograr un control
adecuado de los procesos en trámite.
2. En
la actualidad, la titularidad de los cargos de Director de Departamento Contencioso y de Director de División
Servicios Jurídicos se concentran en una única persona. Se sugiere la
regularización de dicha situación.
3. El
volumen de trabajo del Departamento Contencioso y los escasos recursos humanos
y materiales asignados, congestionan y
resienten el servicio. A efectos de optimizar la gestión se sugiere su
fortalecimiento.
4. Existe
una demora significativa en la remisión de los expedientes por parte de las
Unidades Ejecutoras intervinientes, a la División Servicios Jurídicos a efectos
de dar inicio al cobro judicial de las multas. Se recomienda implementar
procedimientos que permitan responder en forma ágil y eficiente al servicio
requerido.
5. Se
sugiere la coordinación entre las Unidades Ejecutoras y el Departamento, a fin
de evitar la promoción de juicios por obligaciones ya canceladas, y eventuales
reclamos por responsabilidad administrativa.
6. El
procedimiento implementado para la percepción y distribución de honorarios
originados por la gestión de juicios ejecutivos, no se ajusta a lo dispuesto
por el artículo 710 de la Ley 16.296 y
por el Decreto 46/993. El tratamiento dado a estos honorarios desvirtúa la
naturaleza jurídica de los mismos, ya que el legitimado para su cobro es el
abogado actuante, quien debe emitir la correspondiente factura. Se sugiere la
revisión de la normativa referida, a fin de que se promuevan los cambios
necesarios en la reglamentación para su debido cumplimiento.
7. En
cuanto al seguimiento de juicios, se verifican demoras en el inicio de los
trámites judiciales correspondientes, desde que el expediente ingresa al
Departamento Contencioso.
8. Se
encuentran archivados o a la espera del impulso procesal del Ministerio, un 62
% de juicios ejecutivos tramitados, por vistas no evacuadas ocasionadas por
defectos formales. Se recomienda implementar una actividad procuratoria
periódica, que asegure un seguimiento eficiente, a fin de evitar procedimientos
judiciales inconclusos.
9. No
existe la práctica de proceder a inscribir los oficios que decretan el embargo
genérico y no se solicitan embargos específicos. En el marco de la normativa vigente,
se recomienda la adopción de acciones a fin de satisfacer las pretensiones de
cobro del Estado.
10. Cuando
el Estado es demandado, y sin perjuicio de las constataciones antes referidas,
se concluye que el Departamento cumple en tiempo y forma en la defensa de sus
intereses. Esto se da como consecuencia de una gestión diligente de los
funcionarios.
11. El
sistema de control interno presenta debilidades en cuanto al ambiente de
control, actividades de control, información y comunicación, y supervisión que
no aseguran un cumplimiento eficiente y
eficaz de los cometidos asignados. Se recomienda la implementación de
procedimientos que regulen la organización y funcionamiento del área auditada, así como la definición
y determinación de acciones y responsabilidades.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN
En cumplimiento con lo
preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista
al Organismo auditado con fecha 19/03/07 habiendo presentado descargos en fecha
28/03/07, no obstante, no se ven afectadas las conclusiones y recomendaciones a
las que se arribaron.
Se dictó Resolución
por parte de la Auditora Interna de la Nación adoptándose las conclusiones y
recomendaciones que surgen del informe de fecha 28/02/07 referente a la
actuación cumplida en la División Servicios Jurídicos - Departamento
Contencioso de la Dirección General de Secretaría del Ministerio de Ganadería,
Agricultura y Pesca.
(Regresar al índice)
MINISTERIO
DE GANADERIA, AGRICULTURA Y PESCA
Dirección General de Servicios Ganaderos
Proyecto de Asistencia de Emergencia para la Erradicación de la Fiebre
Aftosa (PAEFA)
La presente actuación comenzó en el mes de Octubre/2006 a
instancias de la Auditoria Interna de la Nación.
ALCANCE Y OBJETIVOS DE LA ACTUACIÓN
El objetivo fue evaluar el control interno en las
aplicaciones de los recursos del Proyecto, en el marco de las Normas Generales
de Control Interno adoptadas por la Auditoría Interna de la Nación.
El período auditado fue el ejercicio 2006 alcanzando en
algunos puntos el ejercicio 2005 a fin de profundizar el análisis.
Procedimientos aplicados
Se utilizaron los siguientes procedimientos:
- entrevistas
- análisis de normativa
- inspecciones oculares
- arqueos
- pruebas analíticas sobre
información financiero-contable
- pruebas de cumplimiento de los
procedimientos informáticos y administrativos
- relevamiento de toda la
información oportuna y confiable que permitieran obtener evidencias para
fundamentar las conclusiones
Las tareas fueron realizadas con independencia, objetividad
y debido cuidado profesional.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
El control interno existente en las aplicaciones del
Proyecto, se concentra y funciona adecuadamente en el Sistema Nacional de
Identificación Ganadera (SNIG) y el Sistema de Identificación y Registro Animal
(SIRA), no así en las restantes aplicaciones.
Del análisis de los componentes del Control Interno se
destacan los siguientes puntos:
El ambiente de trabajo como base de la estructura, se
presenta frágil, manifestándose a través de: falta de claridad respecto de las
funciones a desempeñar, autoridad y responsabilidad difusa, alta rotación de
funcionarios claves, investigaciones
administrativas entre el personal.
Los canales de comunicación presentes tanto formales como
informales no funcionan adecuadamente, derivando en falta de coordinación
de actividades, especialmente
administrativo-contables.
La evaluación de riesgos, las actividades de control, y el
monitoreo se practican únicamente sobre las erogaciones que tienen como destino
el Sistema Nacional de Identificación Ganadera (SNIG) y el Sistema de
Identificación y Registro Animal (SIRA), no se realizan sobre los otros gastos,
cuyo destino hace también al objetivo del Proyecto en cuanto refiere a la salud
animal.
A continuación se detallan las principales observaciones y
recomendaciones referidas a:
SNIG y SIRA
1. En el marco de la trazabilidad
obligatoria, la tercerización de las funciones del SNIG tiene vencimiento
octubre de 2008. Se hace indispensable contar con pautas claras que aseguren el
mantenimiento y continuidad en la gestión del mismo. Para ello se debe tener en
cuenta las exigencias del Sistema y las provisiones financieras necesarias,
para el mantenimiento de las funciones que hoy día realiza y las que se podrían
relacionar al sistema, a fin de lograr una ampliación general.
2. El stock de identificadores debe
ser suficiente para la continuidad del proceso de trazabilidad fijado. Considerando que a enero/2006 se llevan
entregados 1.180.000 y teniendo en cuenta la demanda diaria de los mismos que
es de 10.000, así como el saldo existente de 450.560 unidades, es necesario
contar con un plan de adquisiciones (ya sea mecanismo de Compra Directa o
Licitación) que permita continuar con
el proceso fijado.
Aspecto Financiero Contable
1. La rápida ejecución del crédito
asignado para este ejercicio (50% en dos meses),evidencia debilidades de planificación que repercutieron en la
optimización de los recursos. Entre otros factores influyeron: la fecha de
finalización del proyecto (31/12/06), alta rotación de personal, débil
comunicación entre Contaduría y Adquisiciones, falta de conocimiento respecto
de los tiempos del proceso licitatorio.Es preciso pues, contar con un ambiente
de trabajo estable y personal que posea conocimientos tanto administrativos
como legales, en donde la comunicación y coordinación existan adecuadamente, de
modo de lograr una adecuada planificación, cuyo resultado conlleve a una
ejecución que además de ser eficaz resulte eficiente y económica.
2. El mantenimiento en las cuentas,
de saldos superiores a las necesidades, no se ajusta a principios de buena
práctica ya que maximizan los riesgos respecto a su uso. Se deberá establecer un criterio que
determine el saldo razonable a mantener para hacer frente a las necesidades.
3. La presencia del Fondo Rotatorio
en una cuenta que se utiliza para diversos destinos como gastos de
funcionamiento y sueldos, permite exceder el monto asignado al Fondo, ya que se
pueden realizar erogaciones sin necesidad de esperar su reposición. Es
necesario implementar controles a fin de evitar esta situación y poder
recomponerlo en cualquier momento, así como realizar un seguimiento de sus
reposiciones.
4. El procedimiento de pago a
consultores por los meses de agosto, octubre, noviembre y diciembre 2006, pone
de manifiesto, que no todos los movimientos cuentan con la intervención previa
del gasto. Si bien esta situación se
origina por contar con saldo disponible en la cuenta, se recomienda ajustar
dicho procedimiento, a efectos de su ingreso en el SIIF.
5. La realización de asientos de
ajuste con fecha de origen de la partida conciliatoria, hacen que estas dejen
de serlo. Se recomienda contabilizarlas, atendiendo las prácticas contables a
fin de que la información sea oportuna.
6. La acumulación de tareas de
control en la figura del Director,
debilita las funciones sustantivas que le competen. Es necesario la incorporación de controles en el área Administrativo-Contable,
acompañado por una adecuada delegación de funciones.
Adquisiciones
1. Solo las
erogaciones referidas específicamente a los sistemas SNIG y SIRA cuentan con un
seguimiento, realizado principalmente por las misiones del Banco Mundial. Se
debería realizar seguimiento de todas las adquisiciones, especialmente,
teniendo en cuenta la rápida ejecución del ejercicio, a fin de evaluar si las aplicaciones del proyecto,
cubrieron las necesidades requeridas y cumplieron con el objetivo fijado.
VISTA DESCARGOS Y RESOLUCIÓN
En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley
N° 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha
08/05/07 y vencido el plazo legal no se presentaron descargos.
Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la
Nación adoptándose las conclusiones y recomendaciones que surgen del informe de
fecha 16/04/07, referente a la actuación cumplida en el Proyecto de Asistencia
de Emergencia para la Erradicación de la Fiebre Aftosa (PAEFA), dentro de la
Dirección General de Servicios Ganaderos.
(Regresar al índice)
MINISTERIO
DE VIVIENDA, ORDENAMIENTO TERRITORIAL Y MEDIO AMBIENTE
Dirección Nacional de Vivienda (DI.NA.VI)
La auditoria dio comienzo el 02/10/06, por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación.
ALCANCE Y OBJETIVO DE LA AUDITORÍA
El objetivo de la auditoría fue la evaluación de la gestión
del Programa de Administración de Viviendas para Pasivos, que tiene como cometido la administración,
mantenimiento, y reparación de las Soluciones Habitacionales construidas con
destino a Jubilados y Pensionistas, a través del Banco de Previsión Social.
La auditoría comprendió el período 2004 –2006.
Procedimientos aplicados
Para el logro de los objetivos planteados se aplicaron los
siguientes procedimientos:
- estudio de la
normativa aplicable
- entrevistas
y cuestionarios
- confrontación
de información contenida en registros contra el soporte documental
- estudio de
expedientes
- inspección
ocular e indagación
- revisión de
documentos referidos a esta actuación
Las tareas fueron realizadas con independencia, objetividad
y el debido cuidado profesional.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
De la auditoría realizada cuyos resultados se encuentran
explicitados en informe de fecha 22/03/07, se concluye en términos generales, que el gerenciamiento
efectuado, ha sido ineficiente, circunstancia en parte atribuible a las
limitaciones de recursos materiales y técnicos disponibles.
Las tareas transferidas por el BPS a la DINAVI fueron
descentralizadas mediante la contratación de Empresas Administradoras, no
existiendo en la actualidad oposición de intereses entre la Administración y
las referidas empresas. Los controles que realiza el Programa son
insuficientes, inadecuados, extemporáneos e ineficaces, lo que trajo como consecuencia que los
cometidos asignados, hayan sido cumplidos de una manera inapropiada en
consideración a las necesidades de los destinatarios, habiéndose generado
demoras en la respuesta de las administradoras y deficiencia o falta de
prestación de los servicios contratados.
Por su parte, el cambio en la modalidad de contratación de
los servicios, ha redundado en beneficios económicos, considerando la variación
de precios existente entre los contratos originados en el período de
administración del BPS y los suscritos por el Programa.
A continuación se detallan las conclusiones
y recomendaciones:
1. Se constató el apartamiento de los
procedimientos de contratación establecidos en el TOCAF, dado que hubo
fraccionamiento del gasto mediante la utilización del procedimiento de la
compra directa, cuando en consideración a los montos hubiera correspondido la realización de una licitación. Se
recomienda utilizar el procedimiento adecuado al tipo de contratación que se
pretenda, a los efectos de dotarlas de transparencia y mayores garantías para
los oferentes, dando cumplimiento a lo establecido en el TOCAF.
2. Los contratos suscritos con las
empresas prestatarias de los servicios, adolecen de vicios formales y
materiales que se traducen en una técnica de contratación inadecuada a los
intereses del Estado. Se recomienda a futuro, incluir aquellas cláusulas que
operan como salvaguardia de la responsabilidad de la Administración para los
casos de oportunidad, conveniencia y/o razones de mejor servicio que requieran
la desvinculación de la relación contractual que une al Estado con las
empresas.
3. No existe un soporte contable que
registre todas las erogaciones que realiza el Programa. La información que
arroja el sistema de registración actual no es íntegra. Se recomienda la
adopción de un software de contabilidad que permita obtener información
confiable.
4. No se efectúan los controles sobre
la oportunidad de los ajustes de precio para los contratos de prestación de
servicios, lo que eventualmente podría ocasionar responsabilidad de la
Administración por omisión de la realización de los ajustes y de los controles.
Se sugiere controlar la forma de actualización del precio en los contratos indicados y realizar los
ajustes temporáneamente.
5. En consideración a que los
destinatarios del Programa conforman una población sensible y a los efectos de
mejorar la calidad de prestación de los servicios, se recomienda la realización
de visitas periódicas a los Complejos Habitaciones generando una relación de
inmediatez con los usuarios, que permita evaluar el cumplimiento por parte de
las empresas administradoras de los cometidos que les han sido transferidos.
VISTA, DESCARGO Y
RESOLUCION
En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la ley
N° 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha
29/03/07, no habiendo evacuado la misma.
Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la
Nación adoptándose las conclusiones y recomendaciones que surgen del informe de
fecha 22/03/07 referente a la actuación cumplida en la Dirección Nacional de
Vivienda.
La actuación comenzó el día 29/03/07, por iniciativa de la
Auditoría Interna de la Nación.
ALCANCE Y OBJETIVO DE LA AUDITORÍA
El objetivo de la auditoría consistió por una parte, en
evaluar el proceso de otorgamiento de subvenciones de acuerdo con el marco
conceptual establecido en las Normas Generales de Control Interno aprobadas por
Resolución de la AIN de 24/01/07 y por otra, en realizar un seguimiento de la
recomendación relativa al referido proceso, documentada en expediente Nº
7121/2004.
El período analizado abarcó los años 2006 y 2007.
Procedimientos aplicados
Se aplicaron los siguientes procedimientos y técnicas de
auditoría:
- estudio de la normativa
aplicable
- entrevistas
y cuestionarios
- análisis de
expedientes
- revisión de
cálculos matemáticos
- revisión de
documentos referidos a esta actuación
Las tareas fueron realizadas con independencia, objetividad
y debido cuidado profesional.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
De la auditoría realizada se puede concluir que la
inexistencia de un proceso formal preestablecido y la ausencia de normativa
interna que regule el marco específico para el otorgamiento de subvenciones
(sin perjuicio de la existencia de normas macro que regulan los cometidos
institucionales), no permiten asegurar que el cumplimiento de los objetivos se
esté desarrollando de la manera más eficaz y eficiente.
Las conclusiones y recomendaciones a que se arribaron se
realizaron en función de las normas vigentes y de la documentación y
expedientes que se tuvieron a la vista y que se pasan a detallar:
1. El contenido actual de las
solicitudes de subvención no incluye el presupuesto del gasto a realizar por
parte del beneficiario, lo que provoca que a priori, la Administración no pueda
determinar su grado de colaboración económica.
2. La ausencia de normativa y/o
procedimientos internos, provoca que no existan criterios preestablecidos para
la determinación de los montos. Estos criterios permitirían que la actividad
administrativa se desenvolviera con mayor seguridad y transparencia, de acuerdo
con los principios de buena administración.
3. En general se aprecia que el apoyo
se solicita con poca antelación en relación con el evento a subvencionar, lo
que determina que los pagos se efectúen en forma posterior a su ocurrencia.
4. En lo que respecta a la
intervención del Departamento de Rendición de Cuentas, la información suministrada arrojó errores
que permiten concluir su falta de integridad. Desde el punto de vista de los
controles no se utiliza como herramienta la posibilidad de realizar controles
selectivos sobre la documentación que respalda los gastos subvencionados.
5. A efectos de mitigar los riesgos
existentes en el proceso de otorgamiento de subvenciones, se observa que a
nivel de Dirección no se han diseñado actividades de control, no obstante, se
desarrollan actividades vinculadas a los usos y costumbres, que minimizan sus
probabilidades de ocurrencia, pero que aún resultan insuficientes para llegar a
los niveles de riesgo aceptables por la Institución.
6. La Administración al momento de
otorgarse la subvención, sin perjuicio de controlar la presentación de la
rendición, no toma en consideración el grado de cumplimiento de las
obligaciones a cargo del beneficiario.
7. Se observa ausencia de formalismo
en el registro y manejo de la documentación, lo que se traduce en expedientes
que inician sin una solicitud, se encuentran incompletos o no cuentan con la
firma de los responsables intervinientes.
De lo expuesto, a los efectos de obtener un grado de
seguridad razonable que permita desarrollar una gestión adecuada, se recomienda
estructurar formalmente el proceso de otorgamiento de subvenciones a través de
la adopción de un marco normativo interno y especial, que contemple las
observaciones efectuadas y en especial, el marco conceptual definido en el
Manual de Normas Generales de Control Interno (Res. AIN de fecha 24 de enero de
2007).
Por último, en consideración a la verificación del
cumplimiento de la recomendación efectuada en el informe de la AIN de fecha
12/07/05, que proponía incluir en los recibos de pago la aclaración de firma y
el número de documento de identidad del beneficiario, se concluye que la
solución adoptada (consistente en anexar al expediente fotocopia de la cédula
de identidad del autorizado al cobro), permite cumplir con la finalidad de
acreditar la identidad, pero no obsta el cumplimiento de la recomendación
efectuada oportunamente, la que se reitera.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN
En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley
Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha
23/07/07, habiendo presentado descargos con fecha 6/08/07, no obstante, no se
ven afectadas las conclusiones y recomendaciones a las que se arribaron.
Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la
Nación adoptándose las conclusiones y recomendaciones que surgen del informe de
fecha 19/07/07, referente a la actuación cumplida en el Ministerio de Turismo y
Deporte.
La actuación comenzó el día 03/01/07, a solicitud del
Organismo de referencia.
ALCANCE Y OBJETIVO DE LA AUDITORÍA
El objetivo de la auditoría consistió en la evaluación de
la gestión de la Asesoría Jurídica considerando los procedimientos aplicados
para la defensa de los intereses del Estado y el cumplimiento de los cometidos
de asesoramiento, representación y patrocinio ante los órganos judiciales, a
los efectos de determinar la eventual existencia de responsabilidad por parte
de la Administración en el gerenciamiento de los procesos laborales instaurados
en su contra.
Procedimientos aplicados
Se aplicaron los siguientes procedimientos y técnicas de
auditoría:
- estudio de la
normativa aplicable
- entrevistas
- confrontación
de datos
- análisis de expedientes
- revisión de
cálculos matemáticos
- revisión de
documentos referidos a esta actuación
- relevamiento
de datos mediante la actividad de procuración
Las tareas fueron realizadas con independencia, objetividad
y debido cuidado profesional.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
De la auditoría realizada cuyos resultados se encuentran
explicitados en informe de fecha 06/03/07, se puede concluir que las
responsabilidades imputables exclusivamente a la Administración tienen
fundamento en circunstancias anteriores a la instauración de los procesos laborales en estudio, y
consisten en haberse aplicado una técnica de contratación inadecuada y en
omitirse los deberes de custodia y resguardo de los documentos necesarios para
acreditar el cumplimiento por parte del Organismo
A continuación se detallan las conclusiones y
recomendaciones a que se arribaron:
1. En la contestación de la demanda
se omitió controvertir determinados conceptos reclamados por la parte actora,
lo que se tradujo en que no fueran incluidos en el objeto del proceso y en
consecuencia de la prueba, quedando admitidos los dichos de la actora. Esta
situación fue determinante para el dictado de la sentencia de segunda instancia
que condenó a PLUNA a pagar todos los rubros reclamados en la demanda.
2. Sin perjuicio de que los
argumentos esgrimidos por PLUNA están dotados de coherencia y permanencia, se
aprecia fragilidad en la contundencia para trasmitir los fundamentos de la
posición adoptada respecto a los errores padecidos en la liquidación, situación
que ha sido subsanada a través de posteriores intervenciones hasta quedar
plasmada en forma definitiva en la evacuación del traslado de la apelación del
proceso de Liquidación de Sentencia.
3. Las diferencias cuantitativas
existentes entre las liquidaciones de la parte actora y la demandada, así como
la complejidad del cálculo aritmético ameritaban la asistencia de un perito
contable, recurso que no fue solicitado por PLUNA ni por el Poder Judicial.
Teniendo en consideración la tarea desempeñada por la actora y la remuneración
que percibía, así como el monto reclamado originariamente, la condena resulta
desproporcionada e inverosímil.
4. Por la situación del proceso, se
recomienda agotar las instancias procesales pendientes procurando subsanar los
errores materiales contenidos en la liquidación, en defensa de los intereses
del Estado.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN
En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley
Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 06/03/07, habiéndose evacuado la misma
dentro del plazo legal; no obstante, no se ven afectadas las conclusiones y
recomendaciones a las que se arribaron.
Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la
Nación adoptándose las conclusiones y recomendaciones que surgen del informe de
fecha 06/03/07, referente a la actuación cumplida en las Primeras Líneas
Uruguayas de Navegación Aérea (PLUNA Ente Autónomo).
La actuación comenzó el 12/03/07 por iniciativa de la
Auditoría Interna de la Nación, de acuerdo a las atribuciones establecidas en
el art. 199 de la Ley 16.736 de fecha 05/01/96.
ALCANCE Y OBJETIVO DE LA AUDITORÍA
El objetivo consistió en la auditoría de los Estados
Contables del ejercicio 2005, capítulos: Disponibilidades, Inversiones
Temporarias, Créditos por Ventas, Otros Créditos Largo Plazo y Bienes de
Uso-Vehículos, y en el análisis de la ejecución presupuestal del subsidio
otorgado por el Art. 618 de la Ley 16.736.
Procedimientos aplicados
Se aplicaron los siguientes procedimientos:
- estudio de la normativa legal aplicable
- análisis de antecedentes
- lectura de actas y resoluciones
- entrevistas y cuestionarios
- confrontación de registros
- revisión de documentación
relativa a ingresos y egresos
- relevamiento de toda información
oportuna y confiable con el objeto de obtener evidencias que permitan
fundamentar las conclusiones y recomendaciones que se efectúan en el final del
presente informe
Las tareas fueron realizadas con independencia, objetividad
y debido cuidado profesional.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
De los controles selectivos realizados sobre los Estados
Contables al 31/12/05, referidos a los capítulos de Disponibilidades,
Inversiones Temporarias, Créditos por Ventas, Otros Créditos Largo Plazo y
Bienes de Uso – Vehículos, se puede concluir que las cuentas que los integran,
se encuentran expuestas de acuerdo al Decreto 103/91.
Con respecto a los criterios de valuación, los saldos de
las cuentas Previsión Deudores, tanto a corto como a largo plazo, incluyen
partidas que no se encuentran valuadas al tipo de cambio de cierre del
ejercicio analizado.
Del análisis de la comparación de las partidas otorgadas
para el ejercicio 2005 con las rendiciones de cuentas, se puede concluir que el
100% de las remuneraciones se paga con el subsidio concedido a tal fin,
surgiendo un excedente del 2,5% de dicha partida. En el caso de la partida
destinada para gastos de funcionamiento se utiliza en su totalidad, financiando
el 73% de los gastos del Instituto correspondientes al ejercicio. El 27%
restante es financiado con fondos propios del Instituto.
Del análisis efectuado corresponde realizar las siguientes
observaciones:
1. No se discrimina en el sistema
contable los fondos públicos y los gastos atendidos con fondos propios, de
acuerdo a lo establecido en el art. 138 del TOCAF. Deberán instrumentar un sistema contable que permita identificar
el destino de los fondos recibidos por subsidios, discriminados en las partidas
de remuneraciones y gastos de funcionamiento.
a) Se verificó la
existencia de excedentes de los subsidios otorgados en el ejercicio sujeto a
análisis, no pudiendo determinarse los saldos acumulados de ejercicios
anteriores. Deberá determinarse la cuantía de los saldos acumulados de las partidas
de subsidios.
b) Desde el
punto de vista del activo, corresponde
señalar que el 49% está integrado por Inversiones Temporarias, no pudiendo
identificar las fuentes de financiamiento de las mismas, si corresponde a
fondos propios o subsidios provenientes del Estado. La Junta Directiva debería
analizar si las Inversiones Temporarias, se corresponden con el cometido
sustantivo del Instituto.
2) Los capítulos Créditos por Ventas
y Otros Créditos Largo Plazo tienen incorporadas partidas muy antiguas, las que a la fecha de cierre del
ejercicio analizado, son incobrables. La Junta Directiva deberá dejar
constancia en Actas la situación de los Deudores Incobrables, a efecto de
depurar las partidas más antiguas, implementando en el sistema contable los ajustes
correspondientes.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN
En cumplimiento
de lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley 16.736 de 05/01/96, se confirió
vista al Organismo auditado con fecha 25/06/07 habiéndose evacuado la misma en
el plazo legal.
Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la
Nación adoptándose las conclusiones y recomendaciones que surgen del informe de
fecha 18/06/07 referente a la actuación cumplida en el Instituto Plan
Agropecuario.
(Regresar al índice)
INSTITUTO
NACIONAL DE CALIDAD
La actuación comenzó el 08/01/07 por iniciativa de la
Auditoría Interna de la Nación, de acuerdo a las atribuciones establecidas en
el art. 199 de la Ley 16.736 de fecha 05/01/96.
ALCANCE Y OBJETIVO DE LA AUDITORÍA
El objetivo de la auditoría consistió en el análisis de la
ejecución presupuestal del ejercicio 2005 incluida en el tomo de Rendición de
Cuentas y Balance Presupuestal.
Procedimientos aplicados
Se aplicaron los siguientes procedimientos:
- entrevistas y Cuestionarios
- estudio de la normativa lega
aplicable
- análisis de antecedentes
- confrontación de registros
- revisión de documentación
relativa a ingresos y egresos
- relevamiento de toda información
oportuna y confiable con el objeto de obtener evidencias que permitan
fundamentar las conclusiones y recomendaciones que se efectúan en el final del
presente informe
Las tareas fueron realizadas con independencia, objetividad
y debido cuidado profesional.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
De la auditoria realizada en el INACAL, cuyos resultados se
encuentran explicitados en el informe de fecha 26/02/07, no se pudo verificar que la ejecución del
ejercicio 2005 revele y exponga todos los gastos del período sujeto a análisis.
Esta situación obedece a que los fondos son administrados por el Programa de
las Naciones Unidas, organismo que custodia la documentación original de los
pagos realizados.
A continuación se detallan las principales conclusiones y
recomendaciones a que se arribaron:
1) Los formularios de solicitudes de
pago no están prenumerados, lo que impide afirmar que las solicitudes de pago
analizadas sean la totalidad de las enviadas al PNUD.
2) El INACAL no dispone de un
programa informático adecuado a las necesidades de exposición de información;
la forma que se elaboraron las planillas Excel no podemos afirmar que reflejen
la integridad de la información del período analizado.
3) El INACAL no cuenta con un sistema
de archivo unificado a través del cual se pueda acceder en forma rápida y ágil
a la documentación respaldante de los movimientos, asegurando la integridad de
dicha documentación.
4) No se pudo determinar la
composición del saldo transferido por el PNUD al finalizar la administración
por parte del mismo, el 31/12/05, el cual totaliza U$S 125.460,58.
5) Los recibos de ingresos por la
venta de Manuales no están prenumerados, situación que no permitió verificar
que los recibos que se tuvieron a la vista constituyen la totalidad de lo
recaudado por dicho concepto.
6) Teniendo en cuenta que a partir
del 01/01/2006 los fondos pasan a ser administrados por el INACAL (ex Comité
Nacional de Calidad), se recomienda la utilización de un programa de
contabilidad que permita la elaboración de informes contables de acuerdo a la
normativa legal.
7) Toda la documentación que emita el
Instituto debe tener correlatividad numérica, de tal forma que al realizar un
corte de documentación se pueda asegurar la integridad de la documentación del
período que se esté considerando.
8) El INACAL debería tener un sistema
de archivo que contenga en forma completa y ordenada, la documentación
respaldante de todos los movimientos.
9) Se recomienda coordinar las
gestiones correspondientes ante las autoridades del MIEM a efectos de poder
utilizar los fondos por concepto de libre disponibilidad en forma satisfactoria
por parte del INACAL.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN
En cumplimiento de lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley
16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 06/03/07
no habiendo presentado descargos en el plazo legal.
Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la
Nación adoptándose las conclusiones y recomendaciones que surgen del informe de
fecha 26/02/07 referente a la actuación cumplida en el Instituto Nacional de
Calidad.
(Regresar al índice)
