Auditoria Interna de la Nación

Las actuaciones que se presentan a continuación, hacen llegar a los ciudadanos, a la opinión pública, el trabajo realizado por la Auditoría Interna de la Nación en el primer semestre de 2006, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 93.V del Texto Ordenado de Contabilidad y Administración Financiera - T.O.C.A.F.

Como bien lo determina la Ley, la AIN es el Órgano Rector del Sistema de Control Interno, siendo su misión la de examinar en forma independiente, objetiva, sistemática y amplia el funcionamiento del control interno implementado en las organizaciones públicas, sus operaciones y el desempeño en el cumplimiento de sus responsabilidades financieras, legales y de gestión, formándose opinión e informando acerca de su eficacia y eficiencia y de los posibles apartamientos que se observen.

Las referidas actuaciones, tratan de evaluar los puntos antes mencionados y recomendar, si correspondiere, procedimientos que tiendan a mejorar la gestión de los organismos auditados.

Para ello, no sólo es necesario contar con recursos humanos calificados, estables y con sentimiento de pertenencia, sino que es necesario reivindicar la calidad de servidor público de todos los funcionarios, en tanto el capital humano es el principal capital que se dispone.

Velar por la buena gestión de los organismos, influyendo directamente en el correcto manejo de las disponibilidades, en su planificación y gestión, es sinónimo del mejor manejo y cuidado de los recursos de TODOS. También es tarea de TODOS.

Ec. Laura Remersaro

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PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA ORIENTAL DEL URUGUAY

Unidad Reguladora de Servicios de Energía y Agua (URSEA)

La auditoría comenzó el día 23 de enero de 2006 por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación, abarcando el período enero de 2003 - mayo de 2006.

ALCANCE Y OBJETIVO DE LA AUDITORÍA

El objetivo comprende la evaluación del funcionamiento del sistema de control interno. Esto implica evaluar la seguridad que el sistema tiene respecto a la información acerca del avance en el logro de sus objetivos y metas y en el empleo de criterios de economía y eficiencia, la confiabilidad y validez de los informes y estados financieros y el cumplimiento de la legislación y normativa vigente. Entendiendo estos puntos, como el logro del cumplimiento de los objetivos y metas asignados a dicha unidad a un costo adecuado.

Procedimientos aplicados

Para el logro del objetivo planteado se llevaron a cabo los siguientes procedimientos:

· Identificación y análisis de la Ejecución Presupuestal, Rendición de Cuentas y Estado Contables de los años 2004 y 2005, mediante el estudio de los rubros de remuneraciones del personal afectados al PNUD, arrendamientos, comparativos de rubros, mayores analíticos.

· Individualización de los recursos humanos que poseen para su funcionamiento.

· Análisis selectivo de procedimientos aplicados

· Estudio de expedientes y Actas de la Comisión Directora

· Relevamiento de toda la información oportuna y confiable para fundamentar las conclusiones y formular las recomendaciones que lucen al final del Informe.

Las tareas se cumplieron con independencia, objetividad y debido cuidado profesional.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la auditoría practicada en la Unidad Reguladora de Servicios de Energía y Agua (URSEA), cuyos resultados se explicitan en expediente Nº 0460/06, se concluye que si bien la Unidad no cumple con la totalidad de los cometidos asignados, el sistema de control interno presenta una seguridad razonable, existiendo procedimientos a mejorar, como es la máxima utilización de los programas adquiridos (Memory y Lotus Note), que permitirían que la Gestión propiamente dicha, sea más beneficiosa para el Estado. También se destaca, que la plantilla de recursos humanos es muy reducida para poder lleva a cabo toda la operativa de la Unidad.

A continuación se detallan las principales conclusiones y recomendaciones:

1.- Respecto a las Rendiciones de Cuentas se observa que:

a.- Los recibos o boletas contados emitidas por los profesionales contratados con financiación PNUD, no cancelan los honorarios facturados, en virtud de que sólo lo realizan por el líquido que cobran, no generando los recibos por las retenciones de IRP e IVA.

b.- Se han encontrado facturas emitidas con posterioridad al mes de cargo.

En cuanto al primer punto, por el IRP e IVA retenido por la Unidad, se emite una boleta de resguardo a los efectos fiscales, debiendo en ese momento emitir un recibo por dichos conceptos. Posteriormente el IRP e IVA son volcados a los organismos de recaudación correspondiente, quedando finalizada la operativa.

En referencia al segundo punto, las facturas deben corresponder siempre al mes de devengamiento de los servicios.

2.- Referente a la Ejecución Presupuestal se puede observar que:

a.- Se sugiere en relación al Programa Contable Memory, efectuar una consulta a la Contaduría General de la Nación respecto a lo establecido en el artículo 1ro. del Decreto 88/2000 del 3 de marzo del 2000, en lo que concierne a la pertinencia o no de contar con el informe favorable de dicho Organismo para la adquisición del programa mencionado.

b.- Concomitantemente, el programa contable debe ser utilizado de la forma más eficiente, procesando la documentación de acuerdo a normas contables adecuadas y principios de contabilidad generalmente aceptados. Permitiendo de esta forma, alcanzar conclusiones con base cierta, obteniendo como resultado una contabilidad completa, clara y al día, transformándose en una herramienta importante para la gestión de la Comisión Directora.

3.- En cuanto al arrendamiento de las oficinas de URSEA, se puede precisar que la infraestructura de la Unidad no es acorde con la cantidad de funcionarios que disponen, representando un 50% aproximadamente del total de lo ejecutado por concepto de servicios, sin tomar en cuenta las partidas destinadas al pago de sueldos y sus correspondientes cargas sociales, honorarios y transferencias corrientes a Organismos Internacionales. Por concepto de arrendamiento y gastos comunes, la URSEA incurrió en gastos en los tres años (2003 - 2005) en un monto cercano a los $ 5:175.950 (pesos uruguayos cinco millones ciento setenta y cinco mil novecientos cincuenta), lo que al tipo de cambio interbancario comprador promedio de cada año equivale aproximadamente a U$S 191.282 (dólares americanos ciento noventa y un mil doscientos ochenta y dos). Por lo expuesto, consideramos que de mantenerse dicha plantilla, deberá procederse a la revisión del contrato celebrado el 25 de noviembre de 2005 por el plazo de un año, con la finalidad de precisar si es conveniente para las arcas del Estado, seguir manteniendo la misma. Para lo cual se recomienda tener en cuenta la posibilidad de la progresiva incorporación de personal o manejar otras posibilidades.

4.- En virtud de la escasez de recursos humanos con los que cuenta la Unidad para el correcto cumplimiento del total de sus cometidos y control de la gestión de la misma, se deberá incorporar nuevos funcionarios, a los efectos de subsanar las distintas falencias corroboradas por esta Auditoría.

5.- Se recomienda establecer una política global de capacitación acorde al cambio constante que se produce en las distintas esferas, como ser: el conocimiento de las normas legales vigentes, nuevas herramientas de gestión, de comunicación, de atención al contribuyente y negociación, entre otras, lo que redundaría en brindar a la sociedad un servicio más eficiente y eficaz.

6.- Dado que la URSEA dispone del Programa Lotus Notes, el cual posee un sistema electrónico de expedientes, presentando beneficios importantes como la rapidez, claridad, control, visualización, seguridad y, simultáneamente se lleva como sistema de expedientes oficial o principal, el de papel, se recomienda que ambos procedimientos deben coincidir en un todo, no debiendo bajo ningún concepto, eliminar carátulas, ni desactivar vistas.

7.- Con relación a los expedientes en trámite, en virtud de haberse detectado saltos en la correlación numérica del programa Lotus Notes y atrasos importantes en el seguimiento de los mismos, se recomienda se efectúe un corte de operaciones a una fecha determinada, a los efectos de determinar fehacientemente la cantidad que tiene cada responsable en su poder, como así también precisar la numeración de los mismos, a los efectos de poder ejercer un correcto control permanente de los expedientes que dispone la Unidad.

8.- Respecto a las Actas de la Comisión Directora del programa Lotus Note, en el muestreo realizado se encontraron errores formales de fácil resolución, que obedecen básicamente a descuidos, falta de atención, etc., y otros de fondo, que sugieren usos de procedimientos no adecuados, debiendo reflejar las Actas la trascripción fidedigna de lo acontecido.

9.- Deberá cumplirse con lo establecido por el art. 59 del Decreto Nº 500/991, referente al plazo de 5 días hábiles para la emisión de los informes correspondientes, como así también con el numeral 7, literales c) y d) del instructivo de servicio sobre esquema del procedimiento administrativo a observarse en la URSEA de fecha 2 de setiembre de 2005, prestando especial atención primeramente los referentes a los que tengan relación con la seguridad de la población, siguiendo con los de aspectos económicos y por último los formales, en virtud de la falta de recursos humanos en esta área.

10.- Al constatarse la existencia del cobro de multas por concepto de incumplimiento de normativas vigentes, se recomienda la continuación de los trámites pertinentes, a efectos de su regularización y por ende la efectivización de los cobros correspondientes.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 8 de junio de 2006, habiéndose evacuado la misma según Nota del 23 de junio de 2006 la cual no modificó las conclusiones y las recomendaciones a las que se arribaron.

Se dictó Resolución por parte de la Auditoría Interna de la Nación adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión de la Unidad Reguladora de Servicios de Energía y Agua.

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MINISTERIO DEL INTERIOR

Registro Nacional de Empresas de Seguridad y Afines

La actuación dio comienzo el día 2 de enero del 2006. El análisis contable abarcó el último trimestre del año 2005 y el estudio de expedientes y documentación jurídica del período 2001 - 2005.

ALCANCE Y OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

El objetivo fue la evaluación del cumplimiento de los cometidos asignados por ley y el sistema de control interno en relación con la recaudación. El trabajo se enfocó específicamente en los Departamentos de Inspección, Informática, Archivo, Empresas y Prestadores y en la Dirección General de Secretaría del Ministerio, en los Departamentos de Contaduría, Tesorería y Jurídico - Sector Contencioso.

Procedimientos aplicados

Para el logro de los objetivos planteados se llevaron a cabo los siguientes procedimientos:

· Entrevistas

· Cuestionarios

· Confrontación de registros contables

· Estudio de liquidación de viáticos con la normativa correspondiente y su posterior rendición

· Análisis de las liquidaciones por concepto de habilitaciones y multas, verificación de la recaudación y su depósito en la CUN

· Análisis de la normativa vigente

· Revisión de documentación jurídica y estudio de expedientes de habilitaciones otorgadas en el período 2001 - 2005, renovaciones, multas y convenios vigentes a enero/06.

· Relevamiento del funcionamiento de los Departamentos I Inspecciones y IV Empresas y Prestadores del Registro

Las tareas fueron realizadas con independencia, objetividad y debido cuidado profesional.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Como resultado de la auditoría realizada, cuyos resultados se explicitan en el expediente 8670/05, se puede concluir que el sistema de control interno no es el más adecuado.

En general RE.NA.EM.SE. cumple con los cometidos asignados, con las limitaciones que le impone la escasez de recursos humanos calificados.

En relación a la recaudación, se constataron errores en las liquidaciones por habilitaciones y multas que afectan la recaudación.

No se da cumplimiento a la normativa vigente en lo concerniente al plazo para el depósito de la recaudación en la CUN, destino de la misma e intervención de la Auditoría Interna de la Nación en la fiscalización de la emisión de valores fiscales.

A continuación se detallan las observaciones y recomendaciones a las que se arribaron:

1.- El Departamento de Contaduría efectúa un adecuado control sobre las partidas recaudadas, a tiempo real; con la excepción de que se mantienen partidas por un tiempo prolongado en la Tesorería de la Dirección General de Secretaría, no dando cumplimiento a lo establecido en la Ley 17.296, que en su art. 36, dispone la obligatoriedad de depositar la recaudación dentro de las 24 horas hábiles en cuentas del Tesoro Nacional. A su vez, el control que realiza Contaduría sobre los fondos custodiados en Tesorería es inadecuado ya que efectúa, únicamente, arqueos el último día hábil del mes.

2.- Se aconseja que se deposite la totalidad de la recaudación dentro del plazo establecido en la normativa vigente.

3.- Asimismo el Departamento de Contaduría debe efectuar arqueos sorpresivos y aperiódicos a la Tesorería del Organismo.

4.- En relación a la recaudación se mantiene un saldo ocioso en la CUN no dando cumplimiento a lo establecido en la Ley 16.170, art. 153, el cual dispone que el destino de la misma es para funcionamiento y equipamiento de los servicios.

5.- Asimismo, no se está vertiendo el 50% de lo recaudado al fondo creado para atender las necesidades de otras unidades ejecutoras (Ley 16.736, art. 139) y no se está cumpliendo con la Resolución del 13/10/81 que determina un aporte del orden del 5% al fondo destinado a la construcción de viviendas para funcionarios subalternos. Se entiende necesario que se de cumplimiento con lo dispuesto en la normativa vigente en lo pertinente al destino de los montos recaudados por diferentes conceptos.

6.- No existe un único criterio para determinar el monto en moneda nacional a pagar, ya que en algunos casos se toma el valor de la UR a la fecha de la Resolución y en otros el del día en que se presenta la empresa a pagar. Esto incide directamente en los montos recaudados, por lo tanto debe establecerse un criterio uniforme a aplicar.

7.- Los recursos humanos asignados a los Departamentos I y IV Inspecciones y Empresas y Prestadores respectivamente, resultan insuficientes, dadas las características de la labor encomendada. Sería conveniente que se dotara de personal idóneo, a fin de cumplir con los cometidos que tiene el Registro a través de estos Departamentos.

8.- En los expedientes de habilitaciones se archivan las pólizas de fianza o avales bancarios, incumpliendo con lo dispuesto en el art. 75 del TOCAF. Es necesario que se dé cumplimiento a lo establecido en la normativa en cuanto a que los títulos o valores deben mantenerse en custodia en la Tesorería.

9.- Las garantías que respaldan el cumplimiento de los servicios prestados por las empresas no pueden ser ejecutadas por incumplimientos acaecidos durante el período de su vigencia, luego de su vencimiento. Se sugiere realizar gestiones, por parte de los jerarcas del Ministerio del Interior, ante el Banco de Seguros del Estado a efectos de lograr una solución que contemple los incumplimientos generados durante el plazo de vigencia de la póliza.

10.- Los recibos no cuentan con la fiscalización de la Auditoría Interna de la Nación en el proceso de su emisión. Es imprescindible que se de cumplimiento con lo establecido en art. 92 del TOCAF que establece la obligatoriedad en cuanto a la intervención de esta Auditoría en la emisión de valores fiscales.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento de lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 24 de mayo de 2006, habiéndose evacuado la misma según Nota del 1º de junio de 2006, la cual no modificó las conclusiones y recomendaciones a las que se arribaron.

Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la Nación adoptándose las conclusiones del informe mencionado y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en RE.NA.EM.SE.

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MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

Dirección Nacional de Aviación Civil e Infraestructura Aeronáutica

(Primer informe)

La Auditoría se inició el día 16 de diciembre de 2005 por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación, abarcando el ejercicio en curso.

ALCANCE Y OBJETIVO DE LA AUDITORÍA

El objetivo de la auditoría fue la evaluación del funcionamiento del sistema de control interno de esa Unidad. En esta etapa se examinaron parcialmente las áreas donde se controlan y registran los Ingresos y Gastos de la misma.

Procedimientos aplicados

Para el logro del objetivo planteado se aplicaron los procedimientos y técnicas de auditoría que se entendieron oportunos entre los que se señalan:

· Entrevistas a los responsables de las diferentes áreas.

· Examen de la documentación respaldante de las operaciones de ingresos y gastos

· Análisis de las conciliaciones bancarias

· Examen de los registros contables

· Arqueo de efectivo, vales de combustible y tickets de alimentación

· Cuestionarios

Las tareas se cumplieron con independencia, objetividad y debido cuidado profesional.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la auditoría practicada en la Dirección Nacional de Aviación Civil e Infraestructura Aeronáutica, cuyos resultados se explicitan en expediente Nº 3478/06, se concluye que en las áreas de Control e Ingresos y Gastos, el control interno tiene debilidades importantes, que es menester fortalecer a la brevedad, para asegurar un correcto manejo de los fondos.

A continuación se detallan primeramente las principales observaciones y posteriormente las recomendaciones:

1.- Del relevamiento del sistema de facturación de los ingresos por Sobrevuelo se constató la existencia de un gran número de deudores morosos cuyas deudas varían desde U$S 30 hasta U$S 30.000, y que además mantienen una antigüedad en sus saldos pendientes que data en algunos casos desde 1990 hasta el año 2004. Esta situación obedece al hecho de que estos deudores son empresas extranjeras que en la mayoría de los casos, no tienen representante en nuestro país.

2.- Del examen de las conciliaciones bancarias, surge la existencia de una gran cantidad de partidas pendientes de identificar, las que se mantienen sin registrar por lapsos demasiado extensos, presentando una antigüedad de hasta 10 años. Estas partidas son mayoritariamente créditos bancarios, que obedecen a depósitos que no se han podido identificar, y que por esa razón no se les ha dado el alta correspondiente en los registros contables.

3.- Del arqueo practicado, surge que se mantienen en caja formando parte del saldo de existencias en Tesorería, cheques al cobro en moneda extranjera que están vencidos, algunos fueron emitidos en el año 1990 y otros fueron emitidos en 1998.

4.- Examinada la rendición por consumo de combustibles correspondiente a los meses de marzo /abril /05 y diciembre/05, se detectaron una serie de irregularidades atinentes a la documentación respaldante del gasto, las que puestas en conocimiento de la Unidad, no fue posible obtener una explicación de las mismas. A continuación se exponen las principales observaciones detectadas:

a.- los comprobantes del gasto no siempre tienen fecha;

b.- se rinde cuentas en varias ocasiones, con varios meses de atraso;

c.- los comprobantes examinados están emitidos por cantidades de combustible que exceden la capacidad del tanque de los vehículos analizados.

d.- se han encontrado boletas que fueron escrituradas a posteriori;

e.- se detectaron boletas con numeración correlativa, utilizadas a lo largo de seis meses;

f.- existen boletas en las que no se establece el concepto de la compra;

g.- se encontró una camioneta que, de acuerdo con las boletas que presenta, consumiría indistintamente tanto gas-oil como nafta súper

h.- según resulta del examen de los consumos de varios vehículos a nafta, el consumo de combustible asociado a los mismos, resulta excesivo.

Recomendaciones:

a) Intensificar los mecanismos necesarios para lograr efectivizar los importes que se mantienen pendientes de cobro por servicios prestados, por concepto de sobrevuelos. Sería menester analizar los servicios que presta la OACI encargada de identificar las empresas deudoras en cualquier parte del mundo, y realizar las gestiones de cobro.

b) El hecho de no contabilizar los depósitos que no es posible identificar, no constituye una norma de buena administración, ya que se trata de un ingreso real de la Unidad. Se recomienda crear un rubro de "Ingresos a Identificar".

c) Asimismo se recomienda tratar de cotejar los depósitos pendientes de identificar con los listados de deudores a cobrar, tratando de conciliar los saldos entre ambos registros.

d) En cuanto a los cheques pendientes de cobro y con fecha vencida, que se mantienen integrando el saldo de disponibilidades de la Unidad, se recomienda realizar la consulta ante la CGN a fin de proceder a depurar los saldos, exponiendo las verdaderas existencias de dinero con que cuentan.

e) En lo que respecta a las observaciones mencionadas con respecto a la compra y consumo de combustible, existe evidencia de que la documentación utilizada hasta el presente, no es válida para respaldar dicho gasto.

f) Con referencia al gasto de combustible realizado por alguno de los vehículos asignados a la DINACIA, se recomienda realizar una investigación a efectos de deslindar responsabilidades.

g) Se recomienda aumentar el cuidado y control en cuanto a las boletas que se presentan para rendir dicho consumo.

h) Se recomienda que se impartan las directivas necesarias, exigiendo que las facturas deberán contar con fecha, identificación del n° de vale que se canjea, concepto de la compra, cantidad de litros, precio unitario y total, matrícula del vehículo y nombre del conductor.

i) Se entiende conveniente impartir directivas, estableciendo que la rendición de cuentas por gasto de combustible, deberá presentarse dentro de los 10 días del mes siguiente de realizado el gasto.

j) Se recomienda reducir la cantidad de litros de combustible asignados a la Unidad en un 50% para el próximo período.

k) En cuanto al resultado del examen practicado con referencia a los procesos de compras por licitación, se sugiere que se de cumplimiento en todas los casos, a la exigencia de la presentación de los certificados originales o a copia certificada de los mismos.

l) También es importante que, antes de adjudicar una licitación, se verifique si alguno de los oferentes ha presentado recursos a las actuaciones cumplidas en el proceso de selección y adjudicación.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 4 de julio de 2006, habiéndose evacuado la misma según nota del 18 de julio de 2006, no modificándose las conclusiones y recomendaciones formuladas.

MINISTERIO DE INDUSTRIA, ENERGÍA Y MINERÍA

Dirección Nacional de Propiedad Industrial - DNPI

Dirección Nacional de Artesanías, Pequeñas y Medianas Empresas - DINAPYME

La Auditoría comenzó el día 15 de abril de 2005, en mérito a lo dispuesto por la Resolución del Poder Ejecutivo Nº 434 de fecha 04 de marzo de 2005. El período auditado corresponde al ejercicio 2004.

ALCANCE Y OBJETIVO DE LA AUDITORÍA

El objetivo fue la evaluación del funcionamiento del sistema de control interno, contribuir a la solución de problemas principalmente en el departamento de Contabilidad y Tesorería, la flota automotriz del Ministerio, estudio de las Rendiciones de cuenta efectuadas a DINAPYME, y la situación general de DNPI.

Procedimientos aplicados

Para el logro de los objetivos planteados se llevaron a cabo los siguientes procedimientos:

· Entrevistas

· Confrontación de Registros

· Revisión de documentación

· Inspección Ocular

· Estudio de Expedientes

· Análisis de las disponibilidades.

· Arqueo de Caja y Valores.

· Relevamiento de toda la información oportuna y confiable para fundamentar las conclusiones y formular las recomendaciones.

Las tareas se desarrollaron con independencia, objetividad y debido cuidado profesional.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la auditoría realizada en el Ministerio de Industria, Energía y Minería, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 28/12/05, se puede concluir que en pautas generales el Ministerio cumple en las áreas auditadas con una correcta gestión. Como principal debilidad del Inciso merece una especial consideración, la situación planteada con las tercerizaciones, extremo que coloca al MIEM en una situación que podría dificultar el cumplimiento de sus cometidos.

A continuación se detallan las principales recomendaciones y conclusiones:

Conclusiones Dirección Nacional de la Propiedad Industrial:

1.- En consideración a los archivos de marcas y patentes, en mérito de las dificultades locativas, se recomienda a las autoridades que en el corto plazo, realicen las gestiones pertinentes, a efectos de dotar a la DNPI de un espacio físico adecuado, que permita preservar el archivo no solo respecto a su uso de respaldo documental, sino dándole la finalidad de consulta permanente para la que han sido creados.

2.- Respecto de las demás cuestiones locativas, se recomienda realizar las consultas técnicas (arquitectura, bomberos, electricidad) tendientes a subsanar las carencias reseñadas, así como el problema de la seguridad en el edificio.

3.- Por la importancia que reviste para el cumplimiento de las tareas, mantener el equipamiento informático en buenas condiciones y actualizado, se recomienda mejorar el espacio físico para optimizar el funcionamiento de los mismos, así como para su mejor preservación.

4.- En relación con la renovación del parque informático y la obtención de tecnología, se recomienda continuar las políticas de cooperación con los Organismos Internacionales, propendiendo a obtener por esos medios los recursos necesarios, entre los que se incluye el Servidor indispensable para recrear el ambiente de trabajo a efectos de testear el software.

5.- La redacción definitiva del contrato de beta testing, otorga una solución parcial a los problemas de prestación de servicios informáticos de DNPI, en mérito de lo cual se deberían adoptar medidas complementarias para garantizar la seguridad y la confiabilidad del proceso informático. Se recomienda que en oportunidad de su renovación se revise la cláusula de objeto y la de contraprestación a efectos de incluir una fórmula más favorable para la Administración, ya que de la actual no se extraen los beneficios particulares del Estado uruguayo por el testeo del programa.

6.- En cuanto a la recaudación de la DNPI, de la legislación vigente, analizada oportunamente resulta: 1) Que el total de lo recaudado por concepto de Marcas, debería verterse a la mejora del servicio de la Dirección Nacional de la Propiedad Industrial; 2) Que lo recaudado por concepto de Patentes de Invención, Patentes de Modelos de Utilidad y Patentes de Diseños Industriales, debería verterse conforme a lo dispuesto por el Art. 305 de la ley 16.136, con la salvedad realizada por la propia ley de patentes en el artículo 116, que establece: "Los ingresos generados por la ejecución de la presente ley, serán aplicados a la mejora del servicio, sin perjuicio de lo previsto en los literales A), B) y C) del artículo 305 de la ley 16.736, de 05 de enero de 1996.". La lógica interpretación de éste artículo indicaría destinar el 50% de lo recaudado (conforme al Lit. A de la citada ley), a gastos de funcionamiento e inversiones de la DNPI, y el resto, conforme a lo dispuesto por los literales B y C de la misma ley.

7.- Que se entiende de recibo el descargo formulado en el numeral 3 de la evacuación de vista de la División Contabilidad y Finanzas referido a que cuentan con un dictamen del Tribunal de Cuentas de la República de fecha 29 de febrero de 2000, que respalda parcialmente la distribución de los recursos extrapresupuestales provenientes de la ley 17.011, de 25 de setiembre de 1998 (Ley de Marcas), por lo que se recomienda que se solicite al referido Organismo, que defina el alcance del concepto de servicios manejado en la Resolución dictada en Acuerdo celebrado el día 23 de febrero de 2000 (Carpeta Nº 186557 de 29 de febrero de 2000). Es decir, si es comprensivo de todos los servicios involucrados en la formación de la voluntad de la Administración en los asuntos relativos a marcas, o si comprende al Inciso en su totalidad, independientemente de los servicios directamente involucrados.

8.- En lo relativo a la distribución actual de lo recaudado por la DNPI conforme a lo dispuesto por las leyes de marcas y patentes N° 17.011 y 17.164 respectivamente, y por el hecho de no destinar lo recaudado por tales conceptos a la mejora del servicio, se recomienda realizar las investigaciones administrativas pertinentes, a efectos de determinar las responsabilidades si correspondieren.

9.- Respecto a la necesidad de contar la DNPI con una Asesoría Jurídica propia, se recomienda, por la especialidad de la materia, remitir los asuntos relativas a marcas y patentes a resolución de los técnicos de la DNPI, descentralizando esta materia de la Dirección Asesoría Jurídica.

Conclusiones DINAPYME:

1.- Del análisis de las rendiciones de cuentas efectuado se extrae que no se está dando cumplimiento a las normas vigentes en materia de rendición de cuentas, por lo que se recomienda, realizar las gestiones de coordinación con las Intendencias respectivas, a efectos de obtener las rendiciones atrasadas y evitar que en el futuro se genere nuevo atraso.

2.- Por otra parte, a efectos de regularizar la situación actual, se sugiere no entregar nuevas partidas hasta tanto no se hayan efectuado las rendiciones de las erogaciones atrasadas.

Conclusiones Departamento Notarial:

1.- La documentación relativa a los vehículos automotores debe ser sistematizada y archivada de forma centralizada, sin importar el lugar donde el automotor presta servicio, por lo que se recomienda que el Departamento Notarial organice dicho archivo y guarde el respaldo de la documentación referida.

2.- Para el caso de la documentación incompleta, se debe proceder a completarla a efectos de contar con una adecuada documentación de la flota automotriz, consecuentemente, deben hacerse cumplir las obligaciones de entrega de la documentación respaldante, en los plazos respectivos y a la brevedad, las atrasadas.

Conclusiones del área contable:

A efectos de que los datos suministrados por la contabilidad permitan obtener información a nivel de los diferentes conceptos de recaudación, se recomienda cambiar la forma de registración que se lleva al día de hoy en función a la recaudación global, pasando a discriminar los ingresos por tasas y precios.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 3 de enero de 2006, habiéndose evacuado la misma según nota del 20 de enero de 2006 la cual modificó parcialmente la conclusión y las recomendaciones a las que se arribaron.

MINISTERIO DE TRANSPORTE Y OBRAS PÚBLICAS

Dirección Nacional de Vialidad.

Mega concesión de Rutas Nacionales (Primer informe)

La auditoría comenzó el 8 de noviembre del 2005 por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación, abarcando el período desde el inicio de la concesión octubre del 2001 hasta el mes de setiembre del 2005.

ALCANCE Y OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

El objetivo de la auditoría fue realizar un análisis de la Mega concesión desde el punto de vista jurídico, partiendo desde el inicio de la misma con la suscripción del contrato que le da nacimiento, observando sus características, las diferentes implicancias que derivan del mismo, la creación de la Corporación Vial del Uruguay S.A. (en adelante CVU S.A.), la subsiguiente cesión de la concesión por parte de la Corporación Nacional para el Desarrollo a ésta última y la ejecución en forma directa por parte de CVU de la recaudación de los puestos de peajes.

El alcance comprende además, la evaluación del funcionamiento del sistema de control interno, así como la eficacia y eficiencia de los procedimientos llevados a cabo por el Órgano de Control para el logro de los cometidos que le fueran asignados.

En esta primera instancia se efectuó un análisis del Control de Seguimiento Presupuestal y del Control de la Recaudación de Peajes.

Procedimientos aplicados

Para el logro de los objetivos planteados se aplicaron los siguientes procedimientos:

· Entrevistas

· Cuestionarios

· Confrontación de registros

· Revisión de documentación

· Relevamiento de toda información oportuna y confiable

Las tareas se cumplieron con independencia, objetividad y debido cuidado profesional.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

La Megaconcesión de Rutas Nacionales es un modelo de Concesión de Obra Pública atípica para nuestro país de características singulares.

De las áreas sujetas al análisis de control interno, se realizan recomendaciones en procura de mejorar la gestión, si bien se entiende que el control se realiza en forma satisfactoria.

De acuerdo a lo expresado se detallan a continuación las conclusiones y recomendaciones:

1) Están disociados la evaluación del grado de avance de las obras y el cronograma de pagos de los subsidios (en sus distintas variantes) con la unidad de medida del avance del contrato dada por el VPE.

Sería conveniente establecer un único parámetro que evaluara el estado en que se encuentra el cumplimiento del contrato tomando en cuenta tanto el cálculo del VPE, el avance de las obras y el pago de los subsidios.

2) Explotación de puestos de peaje

Desde el día 30 de setiembre de 2005 a la fecha, la Corporación Vial del Uruguay S.A. asume por sí la explotación de los puestos de peaje al finalizar el contrato por vencimiento del plazo que la sociedad suscribió con el contratista Consorcio Hernández y González S.A. - Ramón C. Álvarez S.A., manteniéndose las mismas condiciones que se establecían en el contrato original de fecha 16 de abril de 2002.

En relación a lo anteriormente mencionado, se sugiere reglamentar la relación existente entre MTOP y CVU en materia de peajes con la suscripción de un nuevo contrato especifico o en el caso que CVU no continuara ejecutando directamente la operativa de peajes realizar un nuevo llamado a licitación.

3) Respecto a las áreas de Supervisión de Seguimiento Presupuestal y Supervisión de Peajes, podemos establecer que en la primera:

a.- Se ha constatado una diferencia de criterio entorno a la inclusión o no del COFIS en los cálculos del VPE.

Se recomienda una definición clara y definitiva al respecto, aunque en nuestra opinión el COFIS no debería ser incluido ya que el contrato establece que las partidas se computan sin impuestos.

b.- Por otro lado no existe un VPE para cada año de la concesión y de esa forma no se le requiere al concesionario el cumplimiento de una meta de este guarismo en forma anual; éste solo está establecido para todo el término del contrato.

Se sugiere por tanto el cálculo de VPE parciales correspondiente a cada año de la concesión para el logro de metas contractuales en forma anual.

c.- Existe cierto atraso en el pago de los subsidios, lo que desvirtúa el cronograma financiero del proyecto. Al finalizar el año 2005, la deuda que mantiene el MTOP con la CVU por concepto de subsidios no pudo cancelarse por no contar la DNV, con los rubros presupuestales necesarios para cubrir dicha deuda. Esta situación generó la tramitación del cobro de intereses por parte de la CVU que a la fecha no se han hecho efectivos.

d.- Asimismo, con relación a los subsidios, se deberán conciliar las diferencias -sobrantes y faltantes- que surgen de la liquidación y pago de los mismos, generadas por los diferentes tipos de cambio aplicados por CVU y el MTOP.

4) Respecto a la Supervisión de Peajes podemos mencionar que:

a.- Esta área cuenta con muy poco personal afectado a las tareas, habida cuenta además que el control de la recaudación de los peajes es de primordial importancia tanto en la evaluación operativa de la explotación de los mismos así como en el cálculo de los subsidios a abonar al concesionario y en la imposición de las multas correspondientes.

Se sugiere incrementar la dotación de personal para la realización de las tareas antes indicadas.

b.- No existen arqueos físicos de caja en los puestos de peaje y los controles que se realizan en esta área son únicamente los relativos al relevamiento y evaluación de los controles que realiza directamente el sistema automatizado de reconocimiento de vehículos que opera en cada puesto.

Se sugiere establecer una metodología que comprende en primera instancia el relevamiento de todos los procedimientos que lleva adelante el concesionario para realizar el control de las cajas. En segundo lugar se deberían establecer arqueos periódicos de fondos y evaluaciones de los posibles faltantes y sobrantes mensuales.

Lo expresado adquiere particular importancia dado que hasta el 31/10/05 los puestos de peaje estaban siendo explotados por los adjudicatarios y era CVU la que realizaba los controles directos además de notificar las diferencias constatadas por la DNV. A partir de esa fecha los puestos de peaje están siendo explotados directamente por CVU, con lo cual cambian drásticamente los roles de los actores. Por esa razón los suscritos entienden necesaria una redefinición de los procedimientos de control estableciendo claramente además quien es el controlado y quien el controlante.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 17 de febrero de 2006, habiéndose evacuado la misma según Nota del 13 de marzo de 2006, la cual no afecta las conclusiones y recomendaciones a las que se arribaron.

Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la Nación adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión de la Dirección Nacional de Vialidad.

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MINISTERIO DE TRANSPORTE Y OBRAS PÚBLICAS

Dirección Nacional de Vialidad.

Megaconcesión de Rutas Nacionales (Segundo informe)

La auditoría dio comienzo el 18 de enero del 2006, por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación, y abarcó el período comprendido desde el inicio de la concesión octubre del 2001 hasta el mes de marzo de 2006 inclusive.

ALCANCE Y OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

El objetivo comprende la evaluación del funcionamiento del sistema de control interno así como la eficacia y eficiencia de los procedimientos llevados a cabo por el Órgano de Control para el logro de los cometidos que le fueran asignados.

En esta instancia se efectuó en forma específica un análisis referido a la Supervisión del Control de Obras de Construcción y del Control de Obras de Mantenimiento, Iluminación y Auxilio Mecánico.

Procedimientos aplicados

Para el logro de los objetivos planteados se aplicaron los siguientes procedimientos:

· Entrevistas

· Cuestionarios

· Revisión de documentación

· Relevamiento de toda información oportuna y confiable

Las tareas se cumplieron con independencia, objetividad y debido cuidado profesional.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Como resultado de la auditoría practicada en la Dirección Nacional de Vialidad del Ministerio de Transporte y Obras Públicas, con relación a la Concesión de Obra Pública denominada Mega concesión de Rutas Nacionales y en particular, al Órgano de Control de Obras de Mantenimiento, Iluminación y Auxilio Mecánico así como al de Control de Obras de Construcción, cuyos resultados se explicitan en expediente Nº 2017/06, se puede concluir que el primero cumple con un adecuado sistema de control interno y aplica procedimientos eficientes y eficaces que le permiten el logro de sus objetivos.

En relación al Órgano de Control de Obras de Construcción a pesar de haber manifestado su concurrencia a las obras, no consta documentación que avale que se han efectuado los controles respectivos. En el caso de la obra de construcción del nuevo trazado de Ruta 1 entre Aº Cufré y Ruta 51 no ha sido eficaz al no cumplir con uno de sus objetivos, como ser controlar el cumplimiento del contrato, ni tampoco ha sido eficiente, ya que frente a actos que denotan incumplimiento del contrato por parte de la empresa, expuestos en el presente informe, no se ha expresado al respecto, teniendo en cuenta además que la demora por parte del contratista podría ser considerada falta grave y causal de rescisión.

Por todo lo expuesto se recomienda:

1.- Dejar constancia de la concurrencia por parte del Organo de Control a las obras que van a ser inspeccionadas, de manera tal que se pueda verificar la asistencia a las mismas.

2.- Documentar por medio de informes aquellas actuaciones que merecieran observación, no solo por tratarse de irregularidades de carácter técnico sino también aquellas que pudieran derivar en un incumplimiento de contrato.

3.- Proponer la aplicación de multas o penalizaciones en caso de existir incumplimientos contractuales.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 5 de mayo de 2006, habiéndose evacuado la misma según Nota del 18 de mayo de 2006 la cual no afecta las conclusiones y recomendaciones a las que se arribaron.

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MINISTERIO DE EDUCACIÓN Y CULTURA

Fiscalía de Corte y Procuraduría General de la Nación

La auditoría comenzó el 3 de octubre del 2005 por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación, abarcando la gestión comprendida en el período 2004-2005.

ALCANCE Y OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

La presente auditoría tuvo como objetivo evaluar la administración de los recursos presupuestales asignados, en particular los destinados a adquisiciones y a arrendamientos; aspectos de la gestión referidos a procedimientos para la integración de las Fiscalías (designaciones, subrogaciones) y la vigilancia y superintendencia directiva en el orden administrativo, ejercida por el Fiscal de Corte, respecto de las Fiscalías.

Procedimientos aplicados

Para el logro de los objetivos planteados se aplicaron los siguientes procedimientos:

· Estudio del marco jurídico aplicable y su cumplimiento.

· Estudio de información contenida en las Memorias Anuales de 2003 y 2004.

· Estudio de información proporcionada por estadística.

· Entrevistas.

· Controles de stock en las proveedurías, seleccionando una muestra de artículo en forma aleatoria.

· Examen de documentos:

· Contratos de arrendamiento de inmuebles y algunos de sus respectivos exp.

· Licitaciones abreviadas del año 2005.

· Expedientes de designación y subrogación de Fiscales tramitados en 2004 y 2005-

· Relevamiento de toda información oportuna y confiable

Las tareas se cumplieron con independencia, objetividad y debido cuidado profesional.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Como resultado de la auditoría practicada en la Fiscalía de Corte y Procuraduría General de la Nación del Ministerio de Educación y Cultura, se puede concluir que en términos generales, administra adecuadamente los recursos materiales y humanos asignados, a excepción de las partidas destinadas a arrendamientos de inmuebles. Asimismo, queda de manifiesto que el jerarca de la Unidad Ejecutora no dispone de información relevante, confiable y oportuna para ejercer, debidamente la atribución conferida por Ley, de vigilancia, superintendencia directiva y correctiva en el orden administrativo, respecto de las Fiscalías.

De lo precedentemente expuesto se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

1.- El prolongado período en el que ha permanecido el cargo de Fiscal de Corte y Procurador General de la Nación sin titular, sumado a la supresión de las reformas en la estructura orgánica y funcional que se habían instrumentado durante la gestión del último titular, del Ministerio Público y Fiscal, provocaron una inercia en la gestión y un retroceso en los cambios que se venían gestando en el Organismo, que no han contribuido a un eficaz y eficiente cumplimiento de los cometidos.

2.- La tramitación de las designaciones de los integrantes del Ministerio Público y Fiscal insumen un tiempo variable que en muchos casos por su extensión, afecta el normal funcionamiento de las Fiscalías.

3.- Las "Relaciones de expedientes pendientes de Despacho", presentadas cuatrimestralmente, no constituyen un instrumento válido para que se tenga conocimiento de la gestión de las Fiscalías y por ende no resulta un elemento útil para la toma de decisiones. Se entiende necesario que se analice la utilidad y vigencia de este instrumento creado por Decreto en el año 1948.

4.- La suspensión de las visitas de evaluación que se realizaban a las Fiscalías, significó un ahorro de recursos al Organismo, que no se justifica sí se considera la relevancia que tiene este procedimiento de control para tomar conocimiento directo de la gestión administrativa de las mismas.

5.- El Fiscal de Corte y Procurador General de la Nación, máximo jerarca de la Unidad Ejecutora, no cuenta con elementos objetivos para la evaluación de la gestión de las Fiscalías y sus integrantes, siendo esto un obstáculo para poder ejercer debidamente la jefatura en el orden administrativo respecto de las mismas. Se considera imprescindible que se implementen procedimientos adecuados a fin de que el jerarca disponga de información relevante, confiable y oportuna para cumplir con las atribuciones y deberes que le asigna la Ley en el ámbito orgánico interno.

6.- En cuanto a los arrendamientos, la inexistencia de una política definida, tendiente a solucionar la problemática locativa, afecta en forma significativa los recursos asignados a esta Unidad Ejecutora. Es necesario que se gestione una solución integral para las distintas sedes de la Fiscalía de Corte y Procuraduría General de la Nación y se analicen los contratos de arrendamiento vencidos, a efectos de procurar soluciones acordes a los precios actuales de mercado y a los recursos disponibles de esta Unidad. En particular, se requiere una inmediata revisión del arrendamiento de la sede de Plaza Cagancha, por resultar excesivamente oneroso.

7.- A través del procedimiento de contratación del arrendamiento de la sede ubicada en Plaza Cagancha 1335/1201, se adquirió equipamiento informático, cortinas y toldos, en forma irregular, no ajustándose a lo dispuesto por la normativa vigente en materia de contratación del Estado. El costo de estos bienes resultó altamente superior al valor estimado en el momento de su adquisición, lo que generó un perjuicio económico para las arcas del Estado. En consecuencia, se recomienda la instrucción de una investigación administrativa a efectos de que se comprueben las irregularidades y se individualice a los responsables.

8.- En relación al Departamento de Adquisiciones y Proveeduría existe un adecuado ambiente de control, con la debida oposición de intereses y un sistema de registración útil, confiable y oportuna.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 29 de marzo de 2006, habiéndose evacuado la misma según Nota del 19 de abril del 2006, la cual no afecta las conclusiones y recomendaciones a las que se arribaron.

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MINISTERIO DE EDUCACIÓN Y CULTURA

Dirección General del Registro de Estado Civil

La auditoría comenzó el 19 de abril del 2006 por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación, abarcando los meses de enero a mayo del mismo año, sin perjuicio en algunos casos de haber recurrido a información de períodos anteriores.

ALCANCE Y OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

La presente auditoría tuvo como objetivo evaluar el sistema de control interno y la eficacia y eficiencia de los procedimientos con respecto a emisión de testimonios, recaudación y compras.

Procedimientos aplicados

Para el logro de los objetivos planteados se aplicaron los siguientes procedimientos:

· Arqueo de Caja

· Análisis de registros contables.

· Estudio de la normativa y resoluciones vigentes.

· Estudio de los convenios existentes.

· Análisis de las Rendiciones de Cuenta de Recaudación.

· Relevamiento de la operativa a través de entrevistas.

· Cuestionarios a los diferentes involucrados en los procedimientos sujetos a análisis.

· Relevamiento de toda información oportuna y confiable

Las tareas fueron realizadas con independencia, objetividad y debido cuidado profesional.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Como resultado de la auditoría practicada en la Dirección General de Registro de Estado Civil del Ministerio de Educación y Cultura, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 3 de julio del 2006, se puede concluir que se cumple en forma eficiente el cometido de emisión de partidas y testimonios. Sin embargo debido a que no se cumplen en su totalidad las disposiciones establecidas en el manual de procedimientos aprobado por resolución de fecha 11 de julio de 2005, existen deficiencias en el sistema de control interno que impiden precisar debidamente la utilización de papel con fondo de seguridad y realizar un adecuado control sobre las cajas registradoras.

Se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

1.- El Departamento de Asesoría Letrada cumple con su función de asesoramiento a la Dirección en aspectos técnicos de la materia registral específica.

2.- El Manual de Procedimientos de fecha 11 de julio de 2005, introdujo cambios en los procesos administrativos, con el objetivo de mejorar la eficiencia y eficacia en los sectores involucrados en la expedición de partidas y testimonios. Sin perjuicio de otras modificaciones que puedan introducirse, estos manuales han efectivamente mejorado y delimitado las tareas, habiéndose constatado un aumento en la recaudación de la Unidad Ejecutora.

3.- En la práctica no se han implementado los controles relativos a la numeración y utilización del papel con fondo de seguridad verde, usado para la emisión de las partidas y no se realiza el control del cumplimiento de los procesos administrativos establecidos en el Manual de Procedimientos, a cargo del área financiero contable. Se recomienda por tanto, dar cumplimiento efectivo a los controles establecidos en la Res. del 11 de julio de 2005.

4.- De la comparación entre el número de hojas con fondo de seguridad verde utilizadas para la emisión de testimonios y los testimonios cobrados durante el período enero - mayo del corriente, surge una diferencia significativa de aproximadamente 36.000 (treinta y seis mil) hojas. Se recomienda implementar un sistema automatizado o de papel prenumerado para las mencionadas hojas, con el fin de cotejar los montos recaudados con la cantidad de testimonios expedidos, para evitar la utilización indebida de las hojas con fondo de seguridad.

5.- Los golpes de intervención que efectúan las cajas registradoras están programados a uno, pero se constató que es posible realizar una segunda intervención de un documento ya cobrado, lo que junto al procedimiento de expedición de partidas, no brinda seguridad entre la recaudación y los testimonios emitidos. Se recomienda verificar que las registradoras funcionen con un solo golpe de intervención para evitar posibles duplicaciones de trámites.

6.- Del análisis de los rollos de respaldo de las registradoras se observó que:

a.- el rollo fiscal en la caja identificada como No. 5 se reutilizaba, imposibilitando cualquier control sobre el mismo.

b.- se registran cobros fuera del horario de atención al público.

c.- los tickets emitidos no se pudieron conciliar con la cantidad de trámites cobrados, ambos valores identificados con la letra "Q", al realizar los cierres diarios "Z".

d.- no se realiza ningún control sobre la cantidad de intervenciones realizadas por las registradoras.

Se recomienda realizar controles permanentes sobre el uso y programación de las registradoras, con el objetivo de unificar los criterios de manejo por parte de los funcionarios afectados a las diferentes cajas. Asimismo, se debe pensar en implementar en un futuro, un sistema informático unificado que permita el control eficiente de la recaudación y que adjudique un número a cada solicitud tramitada.

7.- Del arqueo realizado en el local de la calle Sarandí 428, no surgieron diferencias significativas. Dado que existe un solo cajero por turno, que maneja la recaudación en forma conjunta, resultaría conveniente la utilización de una sola registradora para los trámites comunes y urgentes.

8.- A los efectos de controlar el correcto desempeño de las tareas realizadas por los cajeros y el funcionamiento de las máquinas registradoras, se recomienda efectuar arqueos sorpresivos a las cajas recaudadoras.

9.- Durante casi todo el año 2005, las compras se realizaron utilizando el procedimiento de la compra directa, efectuándose las primeras licitaciones abreviadas recién en el mes de diciembre, lo que denota la falta de planificación. Se recomienda realizar una adecuada planificación anual de compras y efectuar los procedimientos licitatorios con un margen razonable de tiempo, para cumplir en forma adecuada los requisitos de cada etapa.

10.- No existe inventario de bienes, con excepción del realizado por el Departamento de Informática de equipos de computación, con identificación de tipo, No. de serie y ubicación. Se recomienda realizar el inventario general de bienes dando cumplimiento al Art. 72 del TOCAF.

11.- El sistema computarizado de control de stock, no ofrece seguridad en los saldos, por lo que se recomienda instrumentar un nuevo sistema de registración para Proveeduría, que permita un eficiente control del stock.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 10 de julio del 2006, habiéndose evacuado la misma según Nota del 24 de julio del corriente año, la cual no afecta las conclusiones y recomendaciones a las que se arribaron.

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MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA.

Sistema de Asistencia Integral.

La actuación comenzó el 9 de enero del 2006. Se analizó la información definitiva correspondiente al ejercicio 2004 y la información preliminar del ejercicio 2005, brindada a febrero de 2006.

ALCANCE Y OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA.

El objetivo fue la evaluación de la organización del Sistema, su funcionamiento y control interno, así como el análisis del proceso y gestión del gasto.

Procedimientos aplicados.

Para el logro del objetivo planteado, se aplicaron los siguientes procedimientos:

· Entrevistas

· Visitas oculares

· Cuestionarios

· Estudio de documentación y de registros contables

· Relevamiento del funcionamiento del Sistema en el Hospital Maciel.

Las tareas fueron realizadas con independencia, objetividad y debido cuidado profesional.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.

El sistema de control interno del Sistema de Asistencia Integral, presenta debilidades importantes en su organización y funcionamiento, las cuales afectan su gestión, que ameritaron las siguientes observaciones y recomendaciones.

I.- Estructura orgánica.

1.- El Sistema presenta una estructura orgánica y funcional excesivamente compleja, descentralizada en la Dirección General de Secretaría - DI.GE.SE.- y la Dirección General de Administración de los Servicios de Salud del Estado -A.S.S.E.-. Esta estructura dificulta el cumplimiento eficaz y eficiente de los procedimientos administrativos y contables que se desarrollan dentro del Sistema, la valuación integral del mismo e impide un flujo de información ágil entre las Unidades que lo componen, así como la implementación de un adecuado sistema de control interno.

Se sugiere, la simplificación y centralización de la estructura orgánica y funcional del Sistema.

2.- Ninguna de las Unidades que constituyen su estructura, tiene actualmente el cometido de supervisar, auditar y fiscalizar la gestión administrativo - contable del Sistema, la utilización racional de los recursos técnicos y económicos y el cumplimiento de las normas jurídicas que regulan el servicio.

3.- La Dirección del Departamento de Asistencia Integral -A.I.-, es ejercida por una persona que carece de la calidad de funcionario público, así como de un vínculo jurídico directo con el Estado, en la medida que fue contratado por la Comisión de Apoyo de A.S.S.E., persona jurídica de Derecho privado. Por lo tanto, la misma no tiene legitimación orgánico jurídica para expresar la voluntad del Departamento, así como para realizar toda clase de actividad administrativa imputable jurídicamente al Estado.

II.- Beneficiarios.

1.- El comunicado por el cual el Gerente del Departamento de A.I. dispuso la extensión del régimen, en beneficio de los hijos de funcionarios del M.S.P., mayores de 25 años con incapacidades físicas o intelectuales, es antijurídico pues, además de haber sido dispuesto por una persona que carece de legitimación para ello, exorbita los límites establecidos por el Art. 348 de la Ley 17.296 de 21/02/2001 y los Arts. 1 y 2 del Decreto 346/2002 de 03/09/2002 -Circular nº 42-. Se sugiere la iniciación de gestiones para la adopción de tal disposición, cuya justicia no se discute, en una norma jurídica de jerarquía legal.

2.- El procedimiento de emisión del carné de los funcionarios activos, presenta tres debilidades. En primer lugar, en el Departamento de A.I. no existe registro de firmas autorizadas para emitir la constancia de actividad del solicitante, requerida a tal efecto. En segundo lugar, no se indica el vínculo jurídico por el cual la persona cumple funciones en el Ministerio, por lo que no se puede determinar el tipo de carné a otorgar al solicitante, lo cual es relevante dado que los mismos tienen distinta vigencia según el vínculo. En consecuencia, existe el riesgo de otorgar un carné a un contratado por Comisión de Apoyo, el cual está excluido del régimen. En tercer lugar, la constancia de actividad no se verifica con el padrón de recursos humanos del M.S.P.

3.- La vigencia del carné de Asistencia Integral varía según la naturaleza del vínculo del funcionario con el Estado: presupuestados, 5 años; contratados, 2 años; suplentes, 1 año; jubilados, con carácter vitalicio. Sin embargo, para su obtención, basta que el funcionario acredite una sola vez, mediante declaración jurada, que percibe ingresos mensuales nominales inferiores al tope determinado por el numeral V de la Circular nº 119. En consecuencia, existe el riesgo de puedan configurarse desfazajes entre la declaración jurada inicial del usuario y la evolución posterior de su realidad económica, en particular en el caso de los funcionarios presupuestados y contratados.

Se sugiere que la vigencia del carné sea anual en todos los casos, cualquiera sea su vínculo jurídico con el Estado, debiéndose exigir para cada renovación la declaración jurada de ingresos.

4.- El cónyuge, los padres y los hijos menores de 25 años de un funcionario del M.S.P., también pueden ser usuarios del Sistema, pero no deben cumplir con el requisito de acreditar que sus ingresos mensuales nominales no superan el tope fijado por numeral V de la Circular nº 119.

Al respecto, se recomienda la fijación de dos topes. Por un lado, un tope individual por funcionario, para aquellos casos en que el mismo carezca de cónyuge o familiares usuarios del Sistema. Por otro lado, topes progresivos por núcleo familiar, elaborados sobre la base de dos factores: número de integrantes e integrantes laboralmente activos, aplicable a aquellos casos en que los familiares y cónyuges del funcionario pretendan ser usuarios.

5.- El Sistema de Asistencia Integral carece de un padrón universal actualizado y depurado de beneficiarios, incumpliendo lo dispuesto por el Art. 3 del Dec. 346/2002, lo cual impide el control administrativo y del gasto del mismo, así como una planificación adecuada de su presupuesto, objetivos y metas.

6.- Los procedimientos contables y administrativos utilizados por las Unidades Ejecutoras prestadoras de los servicios del Sistema, no permiten cuantificar con certeza el número de usuarios que recibieron efectivamente dichas prestaciones, con excepción de los servicios de Odontología, Oftalmología, Psicoterapia; así como tampoco, los usuarios más frecuentes, por Unidad Ejecutora, departamento o región, ni los tratamientos más solicitados.

III.- Prestaciones.

1.- Las prestaciones del Sistema son ejecutadas principalmente por las Unidades Ejecutoras dependientes de A.S.S.E, si bien algunas han sido tercerizadas, a través de licitaciones, convenios y compras directas.

2.- Se constató que los expedientes a través de los cuales se documenta el trámite de adquisición de las prestaciones objeto de licitación o de una compra directa, carecen de un orden cronológico administrativo y presentan múltiples defectos en su confección formal.

3.- Se constató la existencia de solicitudes de contratación directa de tratamientos o medicamentos especiales, sin el requisito de autorización previa del jerarca del Servicio, vulnerándose lo dispuesto por el Art. 14 del Dec. 346/2002.

4.- Existen errores en el número de afectación y de compromiso del crédito involucrado en la adquisición de determinados servicios, no detectados por la División Financiero Contable.

5.- No existe control de calidad de los servicios contratados, con excepción de los servicios odontológicos, por lo cual la conformidad con el servicio prestado no incide en la autorización del pago.

IV.- Funcionamiento del Sistema en el Hospital Maciel.

1.- La Oficina de Asistencia Integral de este Hospital cuenta con un único funcionario administrativo, con conocimiento de los procedimientos aplicados en dicha Oficina y con clave de acceso a los programas informáticos de la misma. En consecuencia, ante la falta o licencia de dicho funcionario, el servicio administrativo de atención al usuario que presta la Oficina, se resiente notoriamente.

A su vez, este funcionario, no está sujeto a supervisión alguna.

2.- Se constató que el programa "Winfarma", utilizado en la Farmacia del Hospital para dar las altas y bajas de medicamentos, produce errores en el registro de los mismos, los cuales son subsanados manualmente. A su vez, las bajas se realizan manualmente, no utilizándose un lector de código de barras. Por último, el programa no permite ingresar al paciente al cual se le otorga el medicamento. En síntesis, la información que emite el programa, carece de integridad, veracidad y no es confiable.

3.- En el depósito central del Hospital, no se efectúan inventarios ni recuentos físicos, de los bienes y medicamentos existentes.

4.- En el local de atención al público de la Farmacia, los medicamentos de Asistencia Integral comparten la infraestructura con los del resto del Hospital. Ante la imposibilidad material actual de modificar tal circunstancia, se sugiere la mejora e intensificación de los controles que permitan minimizar los riesgos derivados de esa situación.

5.- En determinadas ocasiones, Farmacia no cuenta con el medicamento recetado al usuario, dado que el proveedor adjudicado en la licitación de medicamentos, no cumple con la entrega del producto y no lo comunica a UCAMAE, al M.S.P. o al Hospital dentro de las 24 horas de formulado el pedido, como lo han exigido los pliegos de condiciones de las últimas tres licitaciones vigentes -10/2004, 7/2005 y 8/2005-. Asimismo, en otras ocasiones el proveedor comunica en tiempo a UCAMAE su imposibilidad de cumplir, pero ésta demora en comunicarlo al Hospital, perjudicando al usuario del Sistema.

Se recomienda a estos efectos, la coordinación de acciones entre el Hospital y UCAMAE, a efectos de aplicar con mayor eficacia los mecanismos dispuestos en los pliegos de condiciones de las licitaciones de medicamentos n° 7/2005 y 8/2005. A su vez, se sugiere la elaboración e inclusión dentro del pliego de condiciones, de una tabla gradual de sanciones por incumplimiento.

6.- Los usuarios son atendidos indistintamente por los médicos que se desempeñan en la órbita de la Oficina de A.I. y por los médicos del Hospital, estando ambos autorizados a emitir recetas, lo cual es inconveniente pues, el prestador del servicio es el Hospital, por lo tanto quienes deben atender al usuario, según su especialidad y emitir las recetas correspondientes, son los propios médicos del Hospital. El rol de los médicos de Asistencia Integral debe ser el de fiscalizar la adecuación del tratamiento prescripto al paciente en relación a su patología y el de controlar la calidad de la atención.

V.- Análisis del sistema de información financiera y del gasto.

1.- En el estado actual del Sistema, no existen indicadores que permitan medir la eficacia y eficiencia del Sistema en la ejecución del gasto.

2.- La gestión de la Gerencia del Departamento de A.I., en el procedimiento y ejecución del gasto, se basa en la información que recibe de distintos centros de elaboración de la información relativa al Sistema -Oficinas de A.I. de cada Hospital y DI.GE.SE.-, la cual no es precisa, íntegra, confiable y útil para la toma de decisiones.

El Gerente de dicho Departamento no gestiona el rubro medicamentos del Sistema, el cual representó en el ejercicio 2005 el 47 % de su gasto total, pues el gasto correspondiente al mismo es administrado y autorizado por cada Unidad Ejecutora, previa asignación de un cupo bimestral por el referido Gerente.

Se sugiere, que en el marco del proceso de centralización del Sistema, se disponga al Departamento de A.I. como la Unidad centralizadora y sistematizadora de dicha información, así como de los procedimientos contables y administrativos en materia del gasto. A su vez, se recomienda la definición y uniformización de los procedimientos relativos al gasto.

3.- Se constató que el cupo de medicamentos asignado por el Departamento de A.I. a cada Unidad Ejecutora, se efectúa sin la existencia de un criterio basado en la realidad de cada U.E., dada la falta de fluidez en el intercambio de información entre la Farmacia de la U.E., la Oficina de A.I. correspondiente y el Departamento de A.I. y la falta de control sobre las historias clínicas de los usuarios, lo cual no permite verificar la pertinencia del gasto del medicamento en relación a la patología.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN.

En cumplimiento de lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 20 de junio de 2006 y vencido el plazo legal no se presentaron descargos.

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MINISTERIO DE GANADERÍA, AGRICULTURA Y PESCA

Dirección General de Servicios Ganaderos

La auditoría dio comienzo el 23 de noviembre del 2005, abarcando el período 1º de enero del 2004 al 31 de marzo del 2006, siendo este el tercer informe realizado en esta Unidad.

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

Las presentes actuaciones se suman a las efectuadas en la misma UE 005 en las Divisiones Industria y Sanidad Animal. El objetivo fue evaluar los mecanismos y procedimientos de control utilizados, relativos al funcionamiento de la Unidad Financiero Contable, a las compras, al funcionamiento de proveeduría, a los inventarios, al análisis de Fondos y a la actuación de la Comisión Especial de Automotores.

Procedimientos aplicados

Para el logro de los objetivos planteados se aplicaron los siguientes procedimientos:

· Entrevistas

· Cuestionarios

· Comprobaciones oculares

· Análisis y compulsa de documentación.

Las tareas fueron realizadas con independencia, objetividad y debido cuidado profesional.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Como resultado de la auditoría realizada, cuyos resultados se explicitan en el expediente 8427/05, se reitera la falta de comunicación y coordinación entre Contabilidad y Finanzas de la UE 001 y la Unidad Financiero Contable de la UE 005, de acuerdo a lo establecido en los informes de fecha 31de agosto y 23 de diciembre del 2005.

Se detallan a continuación las siguientes observaciones y recomendaciones:

1.- Relativas al funcionamiento de la Unidad Financiero Contable.

a.- El incremento de las funciones ha desempeñar requiere, que se afecte mayor cantidad de RRHH a fin de poder distribuir las funciones y lograr una adecuada oposición de intereses para el cumplimiento satisfactorio de estas.

b.- Numerosas oficinas distribuidas en todo el País, sumado a la cuantía de los movimientos y montos financieros manejados, hacen necesario, disponer de medios idóneos para la obtención de información en tiempo y forma.

2.- Relativas al procedimiento de Compras.

a.- El procedimiento de compras, ya sea a través de licitaciones o compras directas, carece de las formalidades normativas y de transparencia que garantizan la mejor gestión.

b.- Debido a que las licitaciones presentadas no cubren el espectro de las necesidades anuales, y habiéndose constatado un elevado número de compras directas financiadas con fondos de diversa naturaleza, se pone de manifiesto, la urgencia de realizar una adecuada planificación financiera que tenga en cuenta antecedentes y recursos disponibles. C.-

c.- Esto además sanearía el hecho de utilizar habitualmente la modalidad de compra directa, apartándose de lo dispuesto por el TOCAF.

d.- La falta de oposición de intereses, y la multitarea que realiza un único funcionario hace imperiosa la necesidad de una correcta distribución de funciones de manera tal, de minimizar la probabilidad de ocurrencia de fallas y dificultades.

e.- Se deben implementar registros contables adecuados y confiables, además de instaurar y respetar procedimientos formales, con el fin de activar mecanismos de control que garanticen la transparencia del procedimiento.

3.- Relativas al funcionamiento de Proveeduría.

a.- La inexistencia de registros de stock hace necesario su instrumentación y actualización.

b.- El encargado de Compras no puede ser el responsable de Proveeduría, debe existir oposición de intereses.

c.- Para aquellos depósitos compartidos donde se encuentra debilitada su seguridad es necesaria la existencia de controles que minimicen los riesgos.

4.- Relativas a Inventarios.

Se han inventariado solo los bienes muebles del edificio central. Es necesario implementar un registro de Inventario de la totalidad de la UE 05, tanto de su oficina central como del resto de las oficinas dependientes de la misma. El mismo debe mantenerse actualizado a fin de tener conocimiento del total de los bienes para su mejor aprovechamiento.

5.- Relativas al análisis de Fondos

a.- Fondo Rotatorio

i.- Un mismo funcionario es el encargado de registrar, liquidar, pagar y armar las rendiciones. Se deben afectar recursos humanos idóneos y en cantidad suficiente para distribuir estas tareas y lograr una adecuada oposición de intereses.

ii.- No se llegó a recomponer el saldo del Fondo Rotatorio. El monto correspondiente a los comprobantes pendientes de descargo no se pudo verificar, ni determinar su composición, debido al atraso, desorden y falta de confiabilidad en la documentación. Asimismo no se cumplen los procedimientos formales, utilizándose como mecanismo habitual la orden verbal.

iii.- Se detectó la existencia de una Caja Chica de la cual no se proporcionó Resolución. El saldo se va conformando según surjan necesidades y estas son en su mayoría, adelantos de viáticos. La Caja Chica debe estar respaldada por Resolución y utilizarse para hacer frente a gastos menores.

b.- Cuenta Banco Nº 152/3349-6

i.- La cuenta esta conformada por: el Fondo Rotatorio de la UE 05, Fondo Rotatorio del Programa de Inversión Servicios Agropecuarios y por adelantos del M.E.F para la compra de la vacuna antiaftosa. No se constataron controles, sobre el uso y aplicación de los mismos. Teniendo en cuenta de que se mezclan fondos de distinta naturaleza, con diversos destinos y manejados por diferentes personas, es indispensable poner en práctica controles en beneficio de sus usuarios.

ii.- Se detectó, a diciembre/05 un saldo de aproximadamente $ 5.000.000 que se mantienen desde julio/04. Los funcionarios responsables de su registro y conciliación desconocen su origen. El hecho de mantener saldos significativos ociosos, permite gastar el Fondo Rotatorio de la UE 005 antes de ser rendido y repuesto y/o utilizar remanentes de los adelantos del MEF para otro fin. Se deben implementar mecanismos de control, que salvaguarden el correcto uso financiero de los fondos en cuestión. Además, debe existir una comunicación clara y fluida entre quienes utilizan esta cuenta y aquellos que la registran.

c.- Fondo Permanente de Indemnización.

i.- La recaudación del impuesto que nutre a este Fondo se encuentra suspendida, según Decreto Nº 66/99, desde el 01/03/99. El saldo está depositado en el BROU en un Plazo Fijo, mientras que sus intereses se acreditan automáticamente en una Caja de Ahorro y a fin de facilitar su operativa se transfieren a una Cuenta Corriente. Esta situación se generó como consecuencia de la reprogramación de los depósitos en dólares del BHU y se mantiene a la fecha.

ii.- Este Fondo se encuentra fuera de la órbita de la CUN, y el MGAP debe instrumentar los mecanismos para cumplir con los informes establecidos en la Ley, a la Asociación Rural del Uruguay, a la Federación Rural y a las Cooperativas Agrarias Federadas, sobre la aplicación del fondo. Estos informes no se realizan en la actualidad.

iii.- Se han detectado partidas significativas del Fondo, cuya antigüedad supera el año, utilizadas transitoriamente con fines diferentes a lo dispuesto por ley. Si bien el saldo de dicho Fondo, a diciembre 2005 asciende a U$S 419.868, se deben regularizar estas partidas, e incrementar controles a efectos de mantener y utilizar el Fondo sin apartarse de lo establecido legalmente.

iv.- Del análisis efectuado, no se puede afirmar que todos los gastos realizados con el producido del Fondo correspondan a actividades conexas a la erradicación de la fiebre aftosa y enfermedades exóticas, de acuerdo a lo dispuesto por la Ley Nº 16.082. Por lo que, es necesario implementar mecanismos de control, de forma de garantizar tanto a quienes lo manejan como sus interesados y terceros, el adecuado uso de este Fondo y su producido.

v.- Dentro de los egresos de la cuenta corriente se detectaron dos comprobantes por un único egreso y partidas pendientes de rendición desde mayo/05, que si bien no son consideradas irregularidades significativas, denotan desorden administrativo. Se deben regularizar estas situaciones y poner al día su registración

d.- Vacuna Antiaftosa.

Si bien no merece observaciones que formular respecto a la operativa y registros utilizados, se pudo constatar la existencia de situaciones en donde el monto adelantado por el MEF, supera las necesidades del servicio. Por lo que se genera un superávit, que se mantiene en la cuenta donde se depositó el adelanto y que no necesariamente se utiliza, para cubrir los fines para los cuales fue creada. Esta situación pone de manifiesto la inexistencia de comunicación y coordinación entre quienes registran, utilizan y devuelven el adelanto.

Es necesario la implementación de mecanismos adecuados de comunicación, coordinación y control con el objetivo de utilizar correctamente estos fondos públicos.

6.- Relativas a la actuación de la Comisión Especial de Automotores.

Dada la importancia patrimonial que representa la flota de vehículos automotores, tanto por su volumen como por su importancia en el cumplimiento de las funciones del Ministerio, es necesario homogeneizar las políticas de racionalización y manejo, de modo de optimizar las potencialidades que brinda tan significativa flota.

VISTA DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley N° 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 9 de junio de 2006 y vencido el plazo legal no se presentaron descargos.

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MINISTERIO DE VIVIENDA, ORDENAMIENTO TERRITORIAL Y MEDIO AMBIENTE

Dirección Nacional de Vivienda (DINAVI)

Sistema Integrado de Acceso a la Vivienda (S.I.A.V.)

La auditoría comenzó el día 20 de setiembre de 2005, a solicitud del Sr. Director Nacional de Vivienda. El período auditado corresponde desde la creación de la Unidad Ejecutora hasta el año 2005 inclusive.

ALCANCE Y OBJETIVO DE LA AUDITORÍA

El objetivo fue la evaluación del funcionamiento del sistema de control interno y gestión del Programa SIAV (Sistema Integrado de Acceso a la Vivienda) en las modalidades de contratación de Grupos SIAV con ingresos menores a 30 UR y Lotes con servicios y canasta de materiales.

Procedimientos aplicados

Para el logro del objetivo planteado se llevaron a cabo los siguientes procedimientos:

· Entrevistas

· Cuestionarios

· Estudio de expedientes de una muestra que abarco el período comprendido entre los años 1997-2004.

· Inspecciones oculares.

· Estudio de otros documentos.

· Corroboración de la información recibida.

Las tareas fueron realizadas con independencia, objetividad y el debido cuidado profesional.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Como resultado de la auditoría realizada en la Dirección Nacional de Vivienda (DINAVI), cuyos resultados se encuentran explicitados en el expediente 093/06, se puede concluir que el sistema de control interno no es el mas adecuado.

En función de lo anterior, a continuación se detallan las conclusiones y recomendaciones:

1.- El Programa Grupo SIAV con ingresos de 0 a 30 UR es instrumentado y llevado a cabo casi en su totalidad por la Unidad de Grupo SIAV. Existe un Decreto y un Reglamento que enmarca el cuadro de acción para este Programa. A pesar que existen pasos concretos con respecto a la documentación a solicitar y la tramitación a realizar, los expedientes que se conforman no necesariamente tienen toda la documentación exigida y en algunos casos como se ha expuesto llegan a su finalización sin contar con todas las formalidades del caso. Se ha constatado también que en la generalidad de los casos los elementos que faltan y todo aquello que hace al expediente con relación a lo que tiene que ver con aprobación o reprobación se suele solicitar o comunicar verbalmente haciéndose eventualmente por escrito.

2.- Los expedientes no se encuentran necesariamente foliados, en algunos casos se intercalan notas o hojas escritas sin foliar y sin fecha. Asimismo, se han encontrado contratos enmendados, testados, con errores de localidad; irregularidades que no se salvan al final de los mismos y se firman por parte de las autoridades correspondientes siguiendo éstos el curso de la tramitación.

3.- La confección del borrador de Resolución Ministerial para la adjudicación de los Certificados de Subsidios Habitacional Directo y del Contrato de Suministro de Vivienda entre la Cooperativa, el IAT y el M.V.O.T.M.A. son efectuados en la Unidad de Grupos SIAV, no contando para esos efectos con la participación de la Asesoría Letrada de la DINAVI en la confección de los mismos.

4.- Según surge de las respuestas de las distintas Áreas y Divisiones de la DINAVI se puede concluir que las mismas no tienen participación o escasa participación en este Programa de Grupo SIAV o inclusive éstas prescinden de participar en el mismo.

5.- No se tiene en cuenta a las otras Áreas y Divisiones para que participen

según su especialidad en las diferentes etapas del Programa. Esto trae aparejado la falta de oposición de intereses y transparencias en todo lo que es la tramitación de un subsidio de acceso a la vivienda.

6.- Se ha constatado también que existen Resoluciones Ministeriales y Contratos de Suministros que se elevaron directamente a la firma del Ministro sin que tome conocimiento para su control el Área de Acuerdos de la Dirección General de Secretaría.

7.- A los efectos del pago de los avances de obra se deben exigir los aportes mensuales al BPS para hacer efectivo los anteriores.

8.- Con relación al pago a las Intendencias, éstos se efectúan mediante un recibo (comprobante interno) que lo firma la persona que retira el cheque correspondiente. En el caso analizado (Intendencia Municipal de Maldonado), dicho recibo tiene una rúbrica no identificando el nombre ni cédula de la persona que retira el cheque respectivo. Se sugiere la realización de una investigación administrativa a los efectos de deslindar responsabilidades.

9.- El M.V.O.T.M.A. no ejerce ningún control legal ni formal de las Cooperativas ni de los IATs., lo que trae como consecuencia, múltiples irregularidades en la constitución y funcionamiento de los Grupos SIAV. Asimismo a los IATs. no se le hace un control y seguimiento de sus actividades en cuanto a las contrataciones que efectúan para realizar las obras y de la documentación que de la misma deriva a los efectos de la rendición de cuenta por los subsidios entregados.

10.- Se ha constatado que se han entregado anticipos financieros sin aprobación del proyecto ejecutivo lo cual contraviene las disposiciones legales específicas en la entrega de dichas sumas. También es de hacer notar que de los anticipos financieros no se suele solicitar la rendición de cuentas. Correspondería la realización de una investigación administrativa para determinar responsabilidades del caso.

11.- No todos los expedientes cumplen con las etapas de su tramitación. Se pudo constatar que se otorgó un subsidio directo a la Intendencia de Maldonado a los efectos de ser canalizado a un Grupo SIAV por ella formado, entregando el monto total del subsidio a dicha Intendencia en una sola partida con fecha 30/3/04. El Departamento de Administración de Obras no ha tenido conocimiento del expediente ni de la partida antes mencionada.

12.- Del monto entregado a la Intendencia de Maldonado por una suma de $ 12.985.926,00, no se tiene conocimiento por parte del Ministerio del destino que dicha Intendencia dio a esos fondos. Se sugiere que el MVOTMA solicite en forma periódica a dicha Intendencia la rendición de cuenta a los efectos de corroborar el destino de dicha partida de manera de atender las necesidades para lo cual fueron otorgados estos subsidios. A su vez correspondería en todos los casos, proceder a la circularización de los fondos entregados por el Ministerio a las Intendencias.

13.- No siempre se ha controlado y dado cumplimiento a los topes autorizados para la firma del Ministro en las Resoluciones Ministeriales dado que se han constatado firmas de Resoluciones Ministeriales superando el tope admitido para el Jerarca que firmó la misma.

14.- No se realiza por parte de la División Social la corroboración de los datos aportados por los postulantes en la Ficha Socioeconómica Única. Esto es consecuencia entre otros motivos, de que la inscripción de los postulantes la efectúan funcionarios de la Unidad de Grupo SIAV por lo cual la División Social no participa en esta etapa.

15.- La División Social no toma conocimiento en todos los casos de los expedientes de subsidio con la modalidad de canasta de materiales. En estos casos no se emiten los certificados correspondientes contraviniendo la reglamentación vigente Decreto Nº 289/03 art. 1º, el cual establece que serán los beneficiarios quienes reciban los certificados de subsidios emitidos por el Ministerio.

16.- Una vez adjudicadas las viviendas, el reglamento establece que debe haber una tarea de Post Obra que no se ha realizado hasta este momento.

17.- La Asesoría Letrada únicamente ha intervenido en el control de la escritura de compraventa de terrenos por parte de Cooperativas en 2 oportunidades.

18.- No ha existido un adecuado control en cuanto a las formas y al contenido de los Contratos de Suministro por parte de las personas responsables de dicho cometido. Se han utilizado modelos de contratos sin tomar en cuenta la casuística de cada caso en particular.

19.- Se pudo constatar que en la mayoría de los expedientes que se analizaron no constan certificados notariales en los que se acredite quienes son los representantes legales del Grupo SIAV y de los IATs. y la vigencia en sus cargos.

20.- En los casos de producirse modificaciones en el padrón social, correspondería se adjuntase al expediente comunicación de las altas, bajas o modificaciones mediante las actas de los Órganos competentes a los efectos del estudio pertinente por las Secciones respectivas.

21.- Teniendo en cuenta que los subsidios habitacionales que entrega el MVOTMA a los beneficiarios contemplan en su monto los aportes al BPS por mano de obra y los impuestos inherentes a la construcción de las viviendas a entregar, sería conveniente que el Ministerio estableciera y llevara a cabo efectivamente el control de la documentación que hace a los aportes de Seguridad Social por la construcción, como así también tomar los recaudos en cuanto a la contratación con empresas verificando que éstas estén debidamente inscriptas en los Organismos correspondientes. Todo lo anteriormente expuesto hace que los subsidios que se entregan se viertan en el circuito formal de la economía haciendo posible que aquellos impuestos que se generan vuelvan a las arcas del Estado como corresponde.

22.- Contar con la participación e integración en forma fluida de todas las Áreas y Divisiones de la DINAVI según su especialidad haciendo especial hincapié en la División Social como inicio de la labor con las personas beneficiarias y el seguimiento continuo de esta División de los adjudicatarios para que se llegue a aquellos que son realmente los beneficiarios de este Programa de adjudicación de viviendas y la realización de la tarea de Post Obra correspondiente. Esto se compatibiliza con la debida estructuración de la DINAVI en sus diferentes áreas a los efectos que exista la debida oposición de intereses con la responsabilidad que a cada uno le compete. De esta manera en cada paso de la tramitación el informe surge en el Área que tiene la competencia específica, jerarquizando a cada una de ellas en el curso del Programa de Grupo SIAV.

23.- De acuerdo a las carencias constatadas en materia de control y verificación por parte el Ministerio de los subsidios otorgados para la construcción de viviendas, se sugiere crear o instalar: a) un Órgano de control interno tal como lo establece el TOCAF en el Título III del Capítulo II art. 93.I a los efectos de la verificación y el buen cumplimiento de los procedimientos existentes de acuerdo a la normativa vigente y b) un Órgano de contralor externo que permita auditar toda persona física o jurídica que participe en los planes o programas que este Ministerio lleva a cabo, haciendo uso de las potestades que establece el inciso 3° y 4° de la Ley 16.112 del 30/5/90.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley N° 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 13/02/06 y vencido el plazo legal no presentaron descargos.

Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la Nación adoptando las conclusiones del informe mencionado y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión de la DINAVI.

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MINISTERIO DE VIVIENDA, ORDENAMIENTO TERRITORIAL Y MEDIO AMBIENTE

Dirección Nacional de Vivienda (DINAVI)

Programa de suministro de soluciones habitacionales para jubilados y pensionistas del BPS

La Auditoría comenzó el día 14 de marzo del 2006, por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación. El período considerado fue desde el año 1997 hasta marzo del 2006.

ALCANCE Y OBJETIVO DE LA AUDITORÍA

El objetivo fue la evaluación del funcionamiento del sistema de control interno y gestión del Programa de Suministro de Soluciones Habitacionales para Jubilados y Pensionistas del Banco de Previsión Social.

Es a partir del año 1997 donde se tercerizan las tareas de administración y seguimiento de los contratos que celebra el Ministerio con el fin de dar cumplimiento al citado Programa.

Procedimientos aplicados

A los efectos del análisis de este Programa se efectuaron los siguientes procedimientos:

· Revisión de normativa

· Entrevistas

· Cuestionarios

· Estudio de expedientes de licitaciones

· Revisión de otros documentos y demás documentación recibida.

Las tareas fueron realizadas con independencia, objetividad y debido cuidado profesional.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la auditoría realizada cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 21 de junio del 2006, se concluye que el sistema de control interno no reúne los requisitos indispensables. Se constataron incumplimientos en los plazos tanto en el procedimiento licitatorio como en la ejecución de las obras. Asimismo, no existió una correcta planificación de la ejecución y de los recursos presupuestales necesarios dado que existieron procesos licitatorios inconclusos los que generaron costos adicionales a la Administración. No se realiza un seguimiento adecuado de la gestión del Programa no haciendo uso de los instrumentos de control implementados por la DINAVI.

Las conclusiones y recomendaciones a las que se arribaron se realizaron en función de la documentación y expedientes que se tuvieron a la vista que se detallan:

1.- De acuerdo a lo normativa vigente el M.V.O.T.M.A. tiene a su cargo la ejecución, supervisión y administración de las soluciones habitacionales destinadas a Jubilados y Pensionistas del BPS para todo el territorio nacional. Con la finalidad de cumplir con este cometido, el Ministro de Vivienda Ordenamiento Territorial y Medio Ambiente resuelve la contratación de la empresa Proyectos, Ingeniería y Obras S.R.L. con el objeto de apoyar a la Dirección Nacional de Vivienda en la administración y seguimiento de los contratos que celebre el Ministerio para el suministro de viviendas con destino a Jubilados y Pensionistas del BPS.

2.- La ampliación del contrato a la Consultora Proyectos, Ingeniería y Obras (Proingo S.R.L.), se realizó a los 4 meses posteriores a la firma del primer contrato en un 100%, totalizando la administración y seguimiento de los contratos por 6000 viviendas. Sin embargo cabe destacar que de los datos proporcionados a la fecha, luego de transcurridos 8 años se ha terminado un total de 3.634 viviendas lo que representa un 60.5% del total. Se constató en los expedientes analizados la demora en los procedimientos licitatorios, así como la demora en la ejecución de las obras. Teniendo en consideración la población con características especiales al cual esta dirigido este Programa, se entiende conveniente se efectúe por parte de este Ministerio un mayor control e intervención con el objetivo de lograr el cumplimiento del mismo de una forma más eficiente y eficaz.

3.- Del estudio de los expedientes de licitaciones es de destacar el apartamiento a las cláusulas contractuales, a la normativa vigente e incumplimiento en los plazos de ejecución de las obras.

4.- Según lo establece el Decreto Nº 127/97 de fecha 12/03/97 en sus arts. 1º y 3º el Banco de Previsión Social anualmente realizará un relevamiento de los pasivos interesados que estén en condiciones de recibir en usufructo una vivienda y su localización geográfica, comunicándolo al M.V.O.T.M.A., el que tiene a su cargo el proyecto y la construcción de las viviendas destinadas a los jubilados y pensionistas del BPS procurando satisfacer las necesidades informadas por el Ente. En los expedientes de las licitaciones analizadas y de las ampliaciones, no se anexan las comunicaciones cursadas por el BPS de la demanda existente. Sin embargo en los procesos de las ampliación de las licitaciones Nº 36/002/97 y Nº 50,51/002/97 se tuvieron a la vista notas de solicitudes para la construcción presentadas por las empresas constructoras.

5.- Se deberá dar cumplimiento a lo establecido en el Decreto Nº 500/991 (Normas Generales de Actuación en la Administración Central) dado que en los expedientes analizados se constató que los mismos no se encuentran debidamente foliados, en algunos casos se intercalan notas que no corresponden al expediente, para un mismo asunto se abren distintos expedientes, faltan folios, existen notas sin firmar. A su vez en la información mensual que remite Proingo S.R.L. no figura la fecha de entrada al Ministerio ni la persona que recibe la misma. Sería conveniente, dados los plazos preestablecidos en el Pliego de Bases y Condiciones Particulares para la intervención de esta Administración, que todo funcionario que reciba cualquier escrito anote bajo su firma en el mismo la fecha en que lo recibe y entregue copia al interesado tomando en cuenta los mismos recaudos.

6.- Se solicitaron expedientes los cuales no pudieron ser ubicados. Se realizó por parte de las suscritas una inspección ocular de los lugares destinados a la guarda de la documentación, constatándose que el lugar físico destinado al archivo de los expedientes no cumple con los requerimientos mínimos que debe reunir un archivo, y que la documentación se encuentra desordenada y parte de la misma en el suelo. Se sugiere instrumentar medidas tendientes a mejorar el archivo de la documentación.

7.- De la conciliación realizada entre los registros que remite Proingo S.R.L. a este Ministerio y los registros con que cuenta la División Programación y Control surgieron inconsistencias, por lo cual correspondería explicar las diferencias constatadas y realizar conciliaciones mensuales de la información recibida a los efectos de que este Ministerio cuente con información completa y actualizada.

8.- Se verificó que el 40% de las licitaciones con Resolución de Adjudicación efectuadas en el período 96-97 fueron ampliadas. Por lo cual se concluye que este Ministerio ha adoptado la modalidad de ampliación de contrato no como una práctica de excepción sino como una práctica habitual. Asimismo se pudo constatar que en algunos casos, a la fecha de las ampliaciones los contratos originales se encontraban vencidos, situación que fue observada por el Tribunal de Cuentas, y en otros casos se modificaba la tipología de la construcción lo que ameritó por parte de este Ministerio la consulta al Tribunal de Cuentas.

9.- Se recomienda que al labrarse las actas de apertura de las licitaciones, se deje constancia en las mismas de los nombres de las personas que intervienen en dicho acto, aclarando además a quienes representan.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 27 de junio de 2006 y vencido el plazo legal no se presentaron descargos.

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COMISIÓN NACIONAL HONORARIA ADMINISTRADORA DEL FONDO DE FOMENTO DE LA PRENSA DEL INTERIOR

La auditoría dio comienzo el 06 de marzo del 2006, a los efectos de analizar la documentación correspondiente al Ejercicio 2004 presentada por la citada Comisión, de acuerdo a lo dispuesto por el Artículo 160 del T.O.C.A.F.

ALCANCE Y OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

El objetivo fue verificar el cumplimiento de las formalidades establecidas en la normativa legal aplicable a la Comisión Honoraria Administradora del "Fondo Fomento a la Prensa del Interior" y el análisis de los registros y los Estados Contables correspondientes al ejercicio 2004 así como la evaluación del sistema de control interno.

Procedimientos Aplicados

Para el logro de los objetivos planteados se llevaron a cabo los siguientes procedimientos:

· Revisión y análisis de antecedentes de la normativa legal aplicable,

· Entrevistas

· Confrontación de registros

· Revisión de documentación relativa a los ingresos y gastos incurridos

· Relevamiento de toda la información oportuna y confiable

Las tareas se cumplieron con independencia, objetividad y debido cuidado profesional.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la auditoria practicada en la Comisión Honoraria Administradora del Fondo de Fomento a la Prensa del Interior, cuyos resultados se explicitan en expediente Nº 8099/2005, se concluye que si bien la Comisión cumple en términos generales con la normativa legal vigente, existen deficiencias en el sistema de control interno a ser subsanadas que permitan obtener una seguridad razonable en la información contenida en los Estados Contables.

Se detallan a continuación las principales conclusiones y recomendaciones:

1.- Del análisis de los estados contables se concluye que no se aplica el criterio de lo devengado y no se registra el comprobante que respalda los movimientos económicos financieros de la Institución.

2.- Del relevamiento del sistema de control interno se observa que no hay una adecuada separación de funciones y oposición de intereses, entre administrador y beneficiario. La OPI que actualmente realiza la evaluación y determina el monto a pagar a cada empresa periodística que a su vez son beneficiarias del fondo, tiene un interés económico en las mismas por ser éstas deudoras de la Institución por los servicios prestados.

3.- Se sugiere que las tareas relacionadas con dicho fondo, administración, custodia y registro, sean realizadas por integrantes de la Comisión y no por aquellos pertenecientes a la OPI, a efectos de establecer una adecuada separación de funciones entre ambos organismos.

4.- Se recomienda que el informe de Auditoría Externa sobre los Estados Contables, sea realizado por profesional independiente a quien realiza los mismos. De acuerdo a lo establecido en el Pronunciamiento N° 2 del Colegio de Contadores el auditor debe: "c) Mantenerse en una posición de independencia a fin de garantizar la imparcialidad y objetividad de sus juicios."

5.- Se deberían instrumentar procedimientos administrativos, que permitan la adecuada independencia entre la Comisión Honoraria y la OPI.

6.- Las liquidaciones del subsidio aprobadas por la Comisión Honoraria, con detalle del destinatario, deberían ser incluidas como parte integrante de las actas y firmadas por la Comisión.

7.- Se considera que la registración de la obligación con la empresa periodística que surge de la liquidación, debería registrarse por el total correspondiente a cada empresa , sin deducir en forma previa las retenciones a favor de la OPI.

8.- Correspondería reflejar en los Estados Contables el importe de las partidas pendientes de cobro, obteniendo la información necesaria a través de la Contaduría General de la Nación, cumpliendo de esta forma con el principio de lo devengado de acuerdo a lo establecido en el Marco Conceptual de las Normas Internacionales de Contabilidad.

9.- Se deberá realizar el estudio de las partidas pendientes de ejercicios anteriores.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 05 de mayo del 2006 y vencido el plazo legal el mismo presentó descargos no modificándose las conclusiones y recomendaciones formuladas.

Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la Nación adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión de la Comisión Honoraria Administradora del Fondo de Fomento de la Prensa del Interior.

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Fondo Nacional de Recursos

La auditoría comenzó el día 18 de mayo de 2005, por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación, de acuerdo a las atribuciones establecidas en el art. 199 de la Ley 16.736 de fecha 5 de enero de 1996. El período analizado abarcó desde el 01 de enero hasta el 31 de diciembre del 2004.

ALCANCE Y OBJETIVO DE LA AUDITORÍA

El objetivo de la presente auditoría consistió en la verificación del cumplimiento de la normativa legal y reglamentaria vigente y la evaluación del sistema de control interno relacionado con los procedimientos de recaudación de ingresos, de compra y pago de insumos médico quirúrgicos y actos médicos, de recepción y entrega de medicamentos y dispositivos, y contratación de profesionales médicos para la realización de auditorías.

Procedimientos Aplicados

Para el logro de los objetivos planteados se llevaron a cabo los siguientes procedimientos:

· Revisión y análisis de antecedentes de la normativa legal y reglamentaria aplicable,

· Entrevistas

· Confrontación de registros

· Análisis de los ingresos del FNR

· Verificación del cumplimiento de los procedimientos definidos para la autorización de los actos médico-quirúrgicos,

· Recuento de medicamentos por muestreo

· Relevamiento de toda la información oportuna y confiable con el objeto de obtener evidencias que permitan fundamentar las conclusiones y recomendaciones que se efectúan en el final del presente informe.

Las tareas se cumplieron con independencia, objetividad y debido cuidado profesional.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Del relevamiento realizado por parte de esta Auditoria Interna de la Nación se pueden realizar las siguientes conclusiones:

Respecto a la aplicación de la normativa legal y reglamentaria vigente, no se da cumplimiento en su totalidad en las Areas de Recaudación y Compras. Respecto a la evaluación del sistema de control interno en los procedimientos examinados en esta actuación, se concluye que no hay un ambiente de control interno adecuado en los procedimientos de contratación de técnicos, adquisición de insumos médico quirúrgicos y actos médicos y recepción, registración y entrega de medicamentos.

Corresponde realizar las siguientes recomendaciones:

1.- De acuerdo a lo establecido en la ley N ° 16.343 de 24/12/1992, Art. 3, el FNR debe recaudar de las IAMC por la cantidad de beneficiarios cuya asistencia médica sea responsabilidad de cada una de las Instituciones (cuotas emitidas) y no por los afiliados que efectivamente hayan realizado el aporte (cuotas pagas).

2.- Analizar el Reglamento de Compras aprobado por la CHA y considerar las circunstancias por las cuales no se están aplicando los lineamentos oportunamente establecidos, evaluando en caso de considerarlo oportuno, realizar los cambios que crean conveniente.

3.- Realizar el control de los certificados de vigencia con los organismos estatales de los proveedores en forma previa a su contratación y en el momento del pago.

4.- Emitir documentación, por la recaudación que recibe el fondo, la cual deberá cumplir con las formalidades necesarias para un adecuado sistema de control interno, que permita determinar la integridad y veracidad de la información.

5.- Las IAMC deberán presentar documentación de recibo por las comisiones abonadas. El FNR deberá registrar en forma separada los ingresos y egresos con documentación respaldante.

6.- Establecer procedimientos para dejar constancia de la conformidad de los actos médicos realizados y los insumos utilizados, siendo avalados mediante firma autorizada de la realización de los mismos. El procedimiento de inclusión de los stickers de los dispositivos utilizados no es prueba suficiente.

7.- El local instalado en el FNR, para dispensar medicamentos deberá cumplir con lo establecido en la Ley 15.703 4/1985, art. 17 donde se establece que los establecimientos farmacéuticos podrán funcionar bajo la responsabilidad de la Dirección Técnica ejercida por químico farmacéutico.

8.- Se considera que deben diseñarse los procedimientos de recepción y entrega de medicamentos considerando un adecuado sistema de oposición de intereses, y documentando todo ingreso y retiro con firma responsable.

9.- A los efectos de la implementación de un adecuado ambiente de control, se sugiere la separación de funciones de recepción, entrega y registración de medicamentos

10.- Se sugiere que las donaciones realizadas por los laboratorios sean incluidas en las facturas de los proveedores.

11.- Establecer las formalidades que debe contener la documentación que autorice la entrega de medicamentos, pudiendo realizarse los siguientes controles entre la documentación, los registros y el stock: a) cantidad entregada, b) responsable que autorice el retiro del medicamento y coincida con el médico tratante, c) documentación que acredite que el destinatario final es el paciente tratado.

12.- Respecto a la contratación de consultorías, se deberán aplicar los procedimientos establecidos en el Reglamento de compras de bienes y servicios aprobados por la Comisión Honoraria Administradora (CHA).

13.- Se sugiere recabar la opinión de la DGI respecto a la pertinencia de la aportación de los impuestos nacionales por parte de los profesionales del exterior que brindan sus servicios en el FNR.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 24 de mayo de 2006, habiéndose evacuado la misma, dando lugar a que se produjera un nuevo informe que afectó parcialmente las conclusiones y recomendaciones a las que se arribaron.

Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la Nación adoptándose las conclusiones del informe de fecha 20 de mayo de 2006 con las modificaciones introducidas con fecha 20 de julio de 2006.

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PRIMERAS LÍNEAS URUGUAYAS DE NAVEGACIÓN AÉREA (P.L.U.N.A.) ENTE AUTÓNOMO

La auditoría dio comienzo el día 17 de enero de 2006, realizándose un segundo informe de acuerdo a los antecedentes recabados en la actuación efectuada el 31 de octubre de 2005 a solicitud del directorio de PLUNA E.A.

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

El objetivo fue el análisis de los Estados de Ejecución Presupuestal correspondiente al período 1º de marzo del 2000 al 28 de marzo del 2005, considerando las normas legales de contratación y las razones de oportunidad y conveniencia de los mismos.

Procedimientos aplicados

Para el logro del objetivo planteado se llevaron a cabo los siguientes procedimientos:

· Lectura de Informes de Tribunas de Cuentas

· Examen de comprobantes

· Análisis de los balances de Ejecución Presupuestal

· Análisis de documentación respaldatoria respectiva

· Procedimientos analíticos

· Relevamiento de toda la información oportuna y confiable con el objeto de obtener evidencias que permitan fundamentar las conclusiones y las recomendaciones que se efectúan.

Las tareas fueron realizadas con independencia, objetividad y debido cuidado profesional.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en PLUNA E.A., cuyos resultados se encuentran explicitados en el segundo informe de fecha 14 de marzo de 2006, se pudo apreciar en términos generales, apartamientos parciales de algunas de las normas legales vigentes e incluidas en el TOCAF, así como la no aplicación de criterios de buena administración a los efectos del logro de una mejor eficacia y eficiencia que redunde en beneficio de las arcas del Estado.

A continuación se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:

Respecto a la legalidad:

1.- Se observa que no se cumple con la reglamentación correspondiente, ya que ejecutan gastos mayores a los asignados y realizan gastos sin que exista crédito presupuestal en el rubro correspondiente, no dando cumplimiento a los artículos 15 y 17 del TOCAF, a pesar de haber sido observado por los Contadores Delegados del Tribunal de Cuentas. Como consecuencia, el Ente al 31/12/04, presenta un déficit presupuestal acumulado de $5.013.352. Se recomienda tener en cuenta las observaciones realizadas por los Contadores Delegados del Tribunal de Cuentas, evitándose así las violaciones reiteradas del TOCAF.

2.- No existen evidencias escritas acerca de pedidos de precios para obtener una mejor cotización en las compras que realiza el Ente, aún teniendo en cuenta que los mismos por su monto habitual se encuentran dentro del régimen de Compra Directa previsto en los artículos 33 y 41 del TOCAF. Se sugiere como principio de buena administración, pedir cotización como mínimo a 3 proveedores del ramo respectivo y dejar documentado, evaluando la alternativa de juntar varias compras directas en una licitación, procurando así mejorar las condiciones de precios.

Respecto a la oportunidad y conveniencia:

1.- La documentación está archivada en carpetas basándose en la fecha de pago, lo que hace muy dificultoso cotejar los comprobantes con la rendición respectiva. A su vez, la documentación referida a un mismo gasto no se encuentra formalizada en un legajo que contenga la totalidad de la documentación (autorización del gasto, factura, orden de pago y recibo). Lo anteriormente expuesto, si bien no resulta material desde el punto de vista del análisis de los estados contables del Ente, es importante en cuanto a la prolijidad administrativa. Se recomienda el archivo de la documentación de compras por legajo.

2.- Del análisis del subrubro combustible surge un consumo diario de 51 lts. de nafta súper para abastecer a 3 escaleras motorizadas, dicho consumo es elevado. Se recomienda el análisis de las distintas alternativas a los efectos del abaratamiento de dicho costo.

3.- El subrubro teléfono en el año 2004 representa el 12% del rubro Servicios No Personales, del cual del total ejecutado, el 93% corresponde a gastos de teléfono y celular de la Dirección y Administración del Ente. El gasto promedio en el período antes referido en telefonía móvil por director fue de $6.700 mensuales. Se recomienda una vez regularizada la deuda existente con Ancel por dicho concepto, pasar los servicios celulares de los Directores al régimen de cargo fijo mínimo (abonado por el Ente) y recarga con tarjetas abonada por los respectivos Directores.

4.- Dentro de las rendiciones del subrubro Otros Servicios, se constataron gastos realizados por la Presidencia del Ente como ser almuerzos, los que se encuentran cubiertos por la partida de gastos de representación que cobra cada Director del Organismo (cuyo valor asciende a $15.000 mensuales). No es de buena administración la duplicación de gastos que son cargados al Ente, ya que los mismos se encontraban cubiertos por la partida de gastos de representación, pero a su vez fueron abonados por el Ente cada vez que se incurrieron en los mismos.

5.- Se verificó la existencia de un vínculo contractual con un Estudio Jurídico por un monto semestral de $120.000 con el fin del asesoramiento para la recomposición del patrimonio de PLUNA S.A. No se comparte el criterio de dicha contratación, debido a las fuertes restricciones presupuestales existentes en el Estado en general y en el Ente en particular. Por otra parte ya existe una Comisión Fiscal de PLUNA S.A. abonada por PLUNA E.A. integrada por profesionales de la confianza de la Dirección de PLUNA E.A., en caso de precisarse otra opinión se pudo haber recurrido a la División Jurídica del Ente o en el último de los casos, se pudo haber solicitado a la Oficina Nacional de Servicio Civil, la nómina de funcionarios que revisten el doble carácter de excedentes y abogados.

6.- Respecto del subrubro Viáticos de la Dirección y Administración, se concluye que la Dirección del Ente en el período analizado llevó adelante una política equivocada, asumiendo costos correspondientes a PLUNA S.A. y cargando al Ente con gastos cuya utilización no puede ser bien especificada al no haber detalle de las misiones llevadas a cabo en gran cantidad de viajes tanto al exterior como al interior del país. Se recomienda el cese inmediato de la financiación de viáticos por viajes al exterior correspondientes a PLUNA S.A., así como también la adopción de una política de austeridad y prolijidad administrativa en cuanto a los viáticos al exterior e interior correspondiente a la Dirección del Ente.

7.- El Ente mantiene una deuda con Organismos Públicos que al 31/03/05 ascienden a un monto de $4.450.367 y U$S148.000, dicha situación debe ser considerada por la Dirección del Ente, al efecto del logro de una rápida solución, dado que no obstante tratarse de cuentas entre Organismos Estatales, PLUNA E.A. no tiene créditos a su favor con los cuales compensar esta abultada deuda. Asimismo se debe tener en cuenta que los fondos genuinos generados por el Ente son escasos, recomendándose la renegociación del Contrato con el CAI S.A. o la solicitud de las partidas correspondientes al Ministerio de Economía y Finanzas.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 23 de marzo de 2006, habiéndose evacuado la misma según nota del 5 de abril de 2006 la cual modificó parcialmente las conclusiones y recomendaciones a las que se arribaron.