AUDITORIA INTERNA DE
LA NACION
INFORME DE
ACTUACIONES 2003
SECTOR PUBLICO
INTRODUCCIÓN
En
cumplimiento del mandato legal impuesto por el Artículo V, del Capítulo II, Del
Control, Del Título
III del Texto Ordenado de Contabilidad y Administración Financiera (TOCAF), en los términos dados por el Artículo 51 de la Ley No.
16.736 de 5/1/96, se hace público el informe
sintético de actuaciones cumplidas por la AUDITORIA INTERNA DE LA NACIÓN
durante el año 2003, en el ámbito orgánico de la competencia que le atribuye el
Artículo 47 de esta última norma legal.
De conformidad con dichos textos
normativos y en aplicación de lo dispuesto por el Artículo 48 concordantes y
complementarios de la citada ley, las actuaciones de referencia se inscriben en el deber institucional y funcional de la
AUDITORIA INTERNA DE LA NACIÓN, de encabezar el sistema de control interno de
los actos y la gestión económico-financiera de los órganos y reparticiones comprendidos dentro la persona pública Estado,
así como de los Entes Autónomos y Servicios Descentralizados
comprendidos en el Artículo 220 de la Constitución de la República.
En ese marco jurídico, de acuerdo a los objetivos y
metas fijados por la Dirección y en atención a los múltiples requerimientos de
distintas autoridades públicas, se cumplieron las mencionadas actuaciones, con
la finalidad de un debido seguimiento de las observaciones y recomendaciones
formuladas en otras anteriores, para responder a las expresas solicitudes
institucionales y en observancia de decisiones de oficio adoptadas de acuerdo a
oportuna planificación.
Cabe destacar que sin perjuicio
de cumplir con los demás y vastos cometidos asignados a la AUDITORIA INTERNA DE LA NACIÓN -tanto en relación
con el Sector Público como respecto al Sector Privado- se ha considerado de
especial relevancia la realización de aquellas actuaciones que, como las que informa esta publicación, tienden a la
mayor eficiencia, eficacia y regularidad jurídica en el quehacer público
y al mejor y transparente gestionamiento del patrimonio del Estado.
En contribución a tales
propósitos, implícitos en la esencia del organismo auditor y recogidos en la precitada legislación, se
da estado público a la subsiguiente información.
Dr.
José Luis Corbo Cervieri
AUDITOR
INTERNO DE LA NACIÓN
INDICE
MINISTERIO DE EDUCACION Y CULTURA.
Dirección General del Registro de Estado Civil
Museo Nacional de Artes Visuales
Servicio Oficial de Difusión Radiotelevisión y
Espectáculos (SODRE)
Sistema Nacional de Televisión - Canal 5
Comisión del Patrimonio, Artístico y Cultural de la Nación
Instituto Nacional de la Familia y la Mujer
MINISTERIO DE SALUD PUBLICA.
Centro Hospitalario Pereira Rossell
Banco Nacional de Organos y Tejidos
Servicio Nacional de Sangre
Instituto Nacional de Ortopedia y Traumatología
Servicio de Enfermedades Infecto Contagiosas - Hospital Pasteur
MINISTERIO DE VIVIENDA ORDENAMIENTO TERRITORIAL Y MEDIO AMBIENTE
MINISTERIO DE TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL
Dirección General de Secretaría de Estado
MINISTERIO DE TRANSPORTE Y OBRAS PUBLICAS
Dirección Nacional de Arquitectura
Dirección Nacional de Hidrografía
MINISTERIO DE GANADERIA, AGRICULTURA Y PESCA
División de Contralor de Semovientes, Frutos del País, Marcas y Señales
(DI.CO.SE.)
MINISTERIO DE TURISMO
Dirección General de Secretaría de Estado
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
MINISTERIO DEL INTERIOR
Dirección General de Secretaría
Dirección Nacional de Bomberos
Dirección Nacional de Identificación Civil
Dirección Nacional de Sanidad Policial
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
Dirección General de Secretaría
Dirección General de Aviación Civil
Dirección Nacional de
Meteorología
Servicio Geográfico Militar
Dirección Nacional de Pasos de Frontera
Instituto Antártico Uruguayo
MINISTERIO DE ECONOMIA Y FINANZAS
Dirección Nacional de Loterías y Quinielas
MINISTERIO DE INDUSTRIA, ENERGÍA Y MINERIA
Dirección Nacional de Minería y Geología
UNIDAD REGULADORA DE SERVICIOS DE COMUNICACIONES -URSEC
CONTROL VEHICULAR
Ministerio de Industría, Energía y Minería
Ministerio de Turismo
Ministerio de Relaciones Exteriores
INSTITUTO NACIONAL DE LA JUVENTUD INJU
INSTITUTO NACIONAL DEL MENOR
INAME
MINISTERIO DE EDUCACIÓN Y CULTURA
Dirección General del Registro del Estado
Civil
CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES
De las actuaciones
realizadas en la Dirección General del Registro del Estado Civil y reseñadas en
el informe de fecha 18/10/02, se destacan las siguientes conclusiones y
recomendaciones:
· En cuanto a los vales de combustible, el cupo asignado para el año 2002
es de 3919 litros, no obstante se adquirió 1398 litros más. A los efectos
de una mejor administración de los vales sería aconsejable que los mismos
permanecieran en custodia en Tesorería y se efectuaran entregas parciales previa rendición de los ya utilizados.
En lo que se refiere a los gastos
de locomoción, los funcionarios deben rendirlos con los recibos o boletos
correspondientes para su posterior registración contable.
· Se constató atraso en la
elevación de las Rendiciones de Cuentas ante la Contaduría Central del
Ministerio. Desde el año 1999 no se realizan las rendiciones de Valores
(timbres y combustibles). El Organismo debe regularizar dicha situación.
· Se realizó en Sección Proveeduría un recuento por muestreo, el cual
arrojó diferencias significativas que obedecieron en su gran mayoría a
carencias en el sistema de registración de Stock, como ser, ingreso de un
documento con un mismo número, no se puede obtener un listado de los
movimientos de altas y bajas de los artículos. Se entiende necesario que el mismo cuente con datos que permitan obtener
información confiable y oportuna. Se debe, además, realizar controles
periódicos y aperiódicos de las existencias por parte de los funcionarios de
Proveeduría y Contaduría, para su mejor funcionamiento.
· No existe planificación anual
para las compras.
· A los efectos de facilitar el contralor, es aconsejable que conste en el
expediente todas las actuaciones del procedimiento de la compra, incluyendo la
solicitud inicial con la autorización del jerarca respectivo, solicitud de crédito disponible y reserva de los fondos a
Contaduría.
· No existe Inventario de los bienes del Organismo. Debe darse cumplimiento
a lo dispuesto por el art. 72 del TOCAF.
VISTAS, DESCARGOS Y RESOLUCION
Habiéndose dado vista al
Organismo auditado con fecha 03/01/03, de acuerdo a lo establecido en el art.51
de la Ley 16.736 de 05/01/96, habiendo vencido el término legal no se
presentaron descargos.
Se dictó Resolución por
parte del Auditor Interno de la Nación adoptándose las conclusiones de los
Sres. Auditores respecto a la actuación
realizada, disponiéndose el
cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la
gestión en la Unidad Ejecutora Dirección General del Registro del Estado Civil.
MINISTERIO DE EDUCACION Y CULTURA
Museo Nacional de Artes Visuales
CONCLUSIONES Y SUGERENCIAS
De las actuaciones realizadas en el
Museo Nacional de Artes Visuales, Unidad Ejecutora 010 del Ministerio de
Educación y Cultura y reseñadas en el informe de fecha 10 de enero de 2003, se destacan
las siguientes conclusiones y recomendaciones:
· Del seguimiento
efectuado respecto a las recomendaciones formuladas en informe anterior de la
A.I.N., se comprobó que en su mayoría han sido consideradas y las observaciones fueron levantadas.
· En cuanto a los
Fondos
- Se sugiere la
creación de una Caja Chica con el fin de solventar gastos de menor cuantía y/o
compras de urgencia.
- Con relación a
la conciliación bancaria de la cuenta Nº 152-002602-8 –Fondo Rotatorio de
Inversión- se deberán depurar las
partidas conciliatorias cuya fecha más antigua corresponde a mayo de 1997. Se
recomienda, a su vez, que se remita al Ministerio de Educación y Cultura la
conciliación bancaria del Fondo Rotatorio, donde consten saldo bancario y
contable y partidas pendientes.
- Con respecto a
los recibos utilizados en el Dpto. Técnico para préstamo de obras, se reitera
la observación formulada en la actuación anterior de AIN, en cuanto a que
deberá llevarse un registro que avale su existencia y Contaduría deberá realizar
los controles pertinentes.
· En cuanto a las
Compras
- Se recomienda
reorganizar el archivo de la documentación respaldante de las compras, de
manera de ubicar la información en forma ágil y eficiente.
- Se constata la
existencia de facturas con fecha anterior
a la Constancia de Afectación del Crédito y facturas anteriores a la Afectación y Compromiso, por lo que el Museo se
ve en la necesidad de solicitar a los proveedores refacturaciones.
- Se reitera la
observación formulada en anterior actuación de AIN, en cuanto al
fraccionamiento del gasto por compras directas cuando hubiera ameritado un
llamado a licitación. Esta situación se da en la contratación de un mismo
servicio al mismo proveedor – gastos de
mantenimiento edilicio-, o en la adquisición de un mismo artículo a distintos
proveedores – gastos de equipos y accesorios de computación-. A juicio del
equipo auditor, una manera de evitar el fraccionamiento, sería a través de una
adecuada planificación y determinación de necesidades a comienzo del ejercicio.
· En cuanto a los
Inventarios
De Bienes de Uso:
- Deberá
utilizarse otro mecanismo para identificar los bienes ya que el uso de
etiquetas no ha sido efectivo.
- Se sugiere
efectuar un relevamiento general de los bienes muebles del Museo, solicitando
apoyo a los diferentes Departamentos, de modo de obtener un inventario confiable. El mismo debe escriturarse en el
libro respectivo detallando el lugar físico, la marca, el modelo y el Nº de
registro cuando corresponda.
- Se deberán
efectuar controles periódicos de los bienes, por parte de personal ajeno al que
registra, dejando constancia en Acta de los resultados obtenidos.
De Material Bibliográfico:
- Con relación a
los “hongos” detectados en dicho material, se estima pertinente, dado los escasos
recursos con que cuenta el Museo, solicitar apoyo financiero al Ministerio de
Educación y Cultura, a los efectos de solucionar este problema y evitar males
mayores.
- Se recomienda
el control periódico del material bibliográfico por parte de personal ajeno a
la Sección.
De Obras de
Arte:
- Se detectaron
fallas e inconsistencias en los controles realizados en el inventario de las
obras en préstamo en los Organismos Públicos de Montevideo, por lo que resulta
necesario que se efectúen nuevos
relevamientos.
- Con respecto a
las Obras en préstamo a Organismos del
Interior del País, es necesario proveer al Museo Nacional de Artes Visuales, de
partidas por concepto de viáticos, para realizar las verificaciones de las
obras y de su estado de conservación, por parte de personal competente en la
materia.
- Asimismo, se
sugiere coordinar esfuerzos y cruzar información con la Comisión del Patrimonio
Histórico, Artístico y Cultural de la Nación, que actualmente, de acuerdo a la
Ley N° 17.473 de fecha 09/05/02, es la encargada de crear el Registro General
de la Propiedad estatal de obras de artistas plásticos.
· Por último,
corresponde precisar que si bien los recursos asignados al Museo son notoriamente escasos para cubrir su
operativa normal – actualmente apuntalada por la Fundación de Amigos del Museo
Nacional de Artes Visuales-, se ha comprobado una correcta utilización de los
mismos. La excesiva dependencia del Ministerio de Educación y Cultura, en lo
que se refiere a la administración de fondos y contabilización de registros,
dificulta la óptima gestión del Organismo, que a juicio del equipo auditor,
debería contar con una mayor autonomía
y disponibilidad de sus recursos financieros.
VISTAS, DESCARGOS Y RESOLUCION
Se confirió vista al Organismo
auditado con fecha 13/02/03, de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la
Ley 16.736 de fecha 05/01/96 y vencido el término legal no se presentaron
descargos.
Se
dictó resolución por parte del Auditor Interno de la Nación, adoptándose las
conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada y
disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la
regularidad de la gestión en el Museo Nacional de Artes Visuales del Ministerio
de Educación y Cultura.
MINISTERIO DE EDUCACION Y CULTURA
Servicio Oficial de Difusión Radiotelevisión y Espectáculos(SODRE)
Sistema Nacional
de Televisión – Canal 5
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
De
la actuación realizada en el Sistema Nacional de Televisión, Canal 5, Dirección
dependiente del Servicio Oficial de Difusión, Radiotelevisión y Espectáculos
(SODRE), cuyos resultados se
encuentran explicitados en el informe de fecha 06/05/02, se destacan las
conclusiones y recomendaciones a que se arribaron:
· En cuanto a la actitud
asumida por el ex Director del Canal, Sr. Juan Carlos Doyenart
- Actuó con
prescindencia de las disposiciones dictadas por el Consejo Directivo con
relación a: levantamiento del programa Hoy por Hoy, cambiar el nombre del Canal
a TVEO, lanzar la nueva programación, firmar contratos de coproducción
provisorios, apartarse de los precios establecidos para la propaganda, efectuar canjes de publicidad.
- No dio cumplimiento a
normas legales y reglamentarias con respecto a: contratar personal en régimen
de cachet cuyo objeto no está previsto en la enumeración taxativa que establece
el art. 319 de la ley 17.296 del 21/02/01, comprar por montos superiores a los autorizados como
ordenador de gastos, no respetar los procedimientos establecidos por el TOCAF
para el caso de montos que superen los topes fijados.
Estas actitudes pretenden ser justificadas, en
parte, por haberse comprometido a lanzar la nueva programación el 01/10/01 y
enfrentar dificultades de relacionamiento con el Consejo Directivo, contando,
según sus manifestaciones, con la anuencia de la Presidencia de la República.
· En cuanto a los
precontratos de Coproducción de la nueva programación
- Se constatan
deficiencias formales en el vínculo contractual, por ejemplo: contratos sin
firma, no contienen datos personales ni porcentajes de participación, no
cuentan con un aval o garantía que los respalde, careciendo de la debida
aprobación del Consejo Directivo. Se deberán regularizar estas situaciones
contractuales.
- No se ha logrado poner
en funcionamiento, en los distintos Departamentos del Canal, los mecanismos internos necesarios para la
liquidación, facturación y cobro de la nueva programación, situación que deberá
revertirse a la brevedad. Asimismo, se debería instrumentar una reorganización
administrativa que permita dotar al Canal de una estructura acorde a sus
necesidades, evitando la reiteración de situaciones que denotan debilidades y
omisiones de funcionamiento que podrían causar perjuicios económicos para el
mismo.
· En cuanto al precontrato
con CORNER SHOP S.A.
- No cuenta con la
aprobación del Consejo Directivo del SODRE.
- Para la adquisición de
equipos, objeto de este precontrato, no se dio cumplimiento a las normas
establecidas en el TOCAF, ya que se debió recurrir a una licitación pública o
ampararse en las excepciones previstas en dicha norma.
- No se pudo acreditar
la titularidad de los equipos.
- No se contó con
informe técnico ni valuación que justificara las condiciones en que se
encontraban los equipos ni el monto de los mismos.
- Los bienes carecen de
seguro, lo que constituye una negligencia teniendo en cuenta su valor y la
importancia que tienen para el funcionamiento del Canal, situación que deberá
corregirse a la brevedad.
- No se instrumentaron
los mecanismos que permitiesen controlar, liquidar y contabilizar los
resultados económicos de esa transacción.
- No se ha dispuesto la
forma de llevar la cuenta corriente que
permita establecer los montos devengados de dicha relación comercial
dependiendo para esto de la información que le brinda un tercero (ENRIMI
LTDA.).
- Las tarifas que se
aplican en esta relación contractual no se ajustan a las aprobadas por el
Consejo Directivo.
- Con relación a la
cláusula 4ª lit. a de este precontrato, se deberán establecer los mecanismos de
control aplicados al respecto.
- Se deberá rever la cláusula 6ª del mismo, que podría
resultar perjudicial para los intereses del Canal.
- Los canjes realizados
con este Coproductor no cuentan con la previa autorización del Consejo
Directivo, no están especificadas las tarifas aplicadas ni las condiciones
pactadas así como tampoco se encuentran facturados. Con relación al tema
“canje” correspondería que el SODRE dictase una reglamentación actualizada,
acorde a las disposiciones legales y reglamentarias vigentes.
- En consecuencia, se
debería regularizar los aspectos formales, legales y reglamentarios de esta
relación contractual debido al objeto de la contratación y la importancia que
tiene para la continuidad de los programas emitidos por el Canal. Asimismo,
correspondería establecer un sistema que permita controlar y registrar los
importes devengados en esta operación a los efectos de mantener actualizada y
conciliada la cuenta corriente con el coproductor.
· Otras Consideraciones
- Se daba un tratamiento
desigual entre el personal presupuestado, los “cachet históricos” y aquellos
contratados durante la gestión del Ing. Doyenart en relación al cumplimiento
horario y asistencia. Es necesario aplicar iguales criterios ante situaciones
similares.
- Con respecto a la
propaganda contratada antes del 28/02/01 para el informativo anterior,
Telenoticias 5, que se continuó emitiendo en la nueva programación, se desconocen los mecanismos de
control utilizados por el Canal para determinar que el total de segundos
contratados corresponden a 31.543. Se debería analizar si esta determinación no
trajo aparejado perjuicios económicos para el SODRE. Asimismo, el SODRE deberá efectuar las gestiones
tendientes a hacer efectivo el cobro de adeudos que dicho Coproductor mantiene
con ese Organismo.
- La existencia de dos
tipos diferentes de facturas en el Canal está implicando una descoordinación de
éste con las Oficinas Centrales del SODRE ya que no existe un mecanismo de
seguimiento y control de la utilización de dicha documentación así como los demás
procedimientos ligados a la misma.
- Por otra parte, el
Consejo Directivo del SODRE, realizó
contrataciones en régimen de cachet cuyo objeto no estaba previsto en el art.
319 de la ley 17.296 del 21/02/01. Tal es el caso del Gerente de Recursos
Humanos, Asistente de Dirección, Vestuarista, Maquilladora, etc. Este tipo
de observación ya fue reiterada en
varias oportunidades por la Auditoría Interna de la Nación.
· En cuanto a las
responsabilidades de los funcionarios actuantes
- Surge como primer
responsable en el incumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias
vigentes el ex Director del Canal 5, quien asumió una forma de Dirección totalmente inapropiada para un
organismo estatal.
- Asimismo, el Gerente
General incurrió en un conjunto de omisiones en el desempeño de las tareas inherentes a su cargo. No tomó precauciones
para implantar los mecanismos de seguimiento y control que aseguraran el
cumplimiento de los distintos procesos derivados de la gestión del Canal.
- El Escribano, Asesor
del Canal, podría haber estado omiso en
sus actuaciones relacionadas con los contratos de coproducción.
- Los funcionarios de
las demás dependencias del Canal involucradas que no actuaron con el debido
celo en cuanto a informar por escrito o reiterar aquellas situaciones que
estaban reflejando un impedimento para el cumplimiento eficiente de las tareas
que tenían asignadas.
- Cabe agregar que el
informe jurídico de la Auditoría Interna de la Nación con respecto al tema
“responsabilidades” de los agentes involucrados, hace mención a “... la remisión a lo dispuesto en el Título VI del T.O.C.A.F., arts. 119 y siguientes y a sus normas concordantes y
complementarias (Dec.194/997, etc.)”. En caso de corresponder, deberán
efectuarse las investigaciones administrativas a efectos de deslindar
responsabilidades en los hechos constatados.
Como comentario en general, se destaca lo lento y
trabado que resulta cualquier tipo de decisión que se quiera implementar a
nivel del Canal, en la medida que prácticamente todas las decisiones dependen
de la correspondiente aprobación del Consejo Directivo. Dada la competencia
dinámica y cambiante que enfrenta un Canal de televisión, se debería disponer
las herramientas que le permitieran reaccionar y adaptarse a los cambios que la
realidad le presenta. A pesar de las limitaciones presupuestales que enfrenta
el Estado, sería necesario que aquellas necesidades tecnológicas mínimas fueran
atendidas en tiempo y forma a fin de que el Canal acompañe los avances
mundiales en esta área.
Por otra parte, sería necesario contar con un
Departamento de Ventas, con personal idóneo en la materia, que adopte una
política comercial agresiva, a los efectos de comercializar los minutos de
propaganda de que dispone el Canal.
VISTAS, DESCARGOS Y RESOLUCION
Habiéndose dado vista al Organismo inspeccionado con
fecha 28 de mayo de 2002, de acuerdo a lo establecido por el art. 51 de la Ley
16.736 de 05/01/96, se presentaron descargos que dieron lugar a que se produjera un nuevo informe de fecha 02/07/02,
en el que se reconoce que el Organismo ha tomado en cuenta las recomendaciones
formuladas, adoptando medidas correctivas, que serán objeto de verificación en
una posterior actuación por parte de
esta Auditoría.
Asimismo por ley No. 17.556 del 18/9/02 (ley de
Rendición de cuentas) se dispuso la creación en el inciso 11 "Ministerio
de Educación y Cultura" de la Unidad Ejecutora "Canal 5 - Servicio de
Televisión Nacional ".
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de
la Nación adoptando las Conclusiones de los Sres. Auditores como Resolución de
esta Auditoría Interna de la Nación respecto a la actuación realizada en el
Sistema Nacional de Televisión, Dirección dependiente del Servicio Oficial de
Difusión Radiotelevisión y Espectáculos (SODRE), Unidad Ejecutora del Ministerio de Educación y Cultura.
MINISTERIO DE EDUCACIÓN Y
CULTURA
Comisión del Patrimonio
Histórico, Artístico y Cultural de la Nación.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
De la actuación realizada en la Comisión del Patrimonio
Histórico, Artístico y Cultural de la Nación, cuyos resultados se encuentran
explicitados en informe de fecha 10 de febrero de 2003, se destacan las
conclusiones y recomendaciones a que se arribaron:
· Respecto al
Manejo de Fondos y Valores
- El Sector
Contable de la Unidad Ejecutora deberá realizar los trámites correspondientes a
efectos de contar con la totalidad de la suma otorgada por concepto de Fondo
Rotatorio.
- Se recomienda
reducir el monto asignado para la Caja Chica considerando la escasa operativa
diaria que fuera constatada durante la actuación.
- Se constataron
comprobantes que permanecen pendientes de rendición desde marzo de 2002, en
franco incumplimiento con lo establecido en la Ordenanza 77/99 del Tribunal de
Cuentas de fecha 29/12/99 y en el art. 24 de la Ley Nº 17.296.
- Resulta
imprescindible que en los arqueos de fondos se consideren los comprobantes
pendientes de rendición, a fin de que éstos cumplan con su objetivo, que es el
de controlar de los fondos.
- Los registros
contables no son llevados en la forma debida, no se registran manteniendo un
orden cronológico, presentan enmendaduras, interlineados, espacios en blanco
que son completados con posterioridad a la recepción de los estados de cuenta
bancarios y los saldos son escriturados a lápiz.
- Las
conciliaciones bancarias deben ser realizadas por el Sector Contable en tiempo
y forma, a efectos de detectar posibles errores u omisiones oportunamente.
- Se constató un
atraso considerable en la presentación de las rendiciones de cuenta al Ministerio
de Educación y Cultura. A la fecha de finalizada la actuación permanecían pendientes de elevación y
aprobación las rendiciones de cuentas de Fondos Presupuestales y de Afectación
Especial correspondientes a los años 2001 y 2002.
· Respecto al Control
de Proveeduría
La Sección Proveeduría no mantiene registro actualizado con los movimientos de ingresos - egresos y saldos
de los distintos artículos, lo que dificulta el control de stock de los bienes en
custodia. Se entiende necesario que se lleve un registro a tales efectos y que
el Sector Contable efectúe controles periódicos sobre los artículos en stock.
· Respecto al
Inventario de Bienes de Uso y al Registro General de la Propiedad Estatal de
las Obras de Artistas Plásticos
- En el Libro
Inventario de Bienes de Uso no se encuentran registrados todas las altas, baja
y traslados.
- Se observó que
distintos bienes de uso con iguales características se identifican con un mismo
número.
- Se comprobó del
control efectuado en el Taller de Restauración la existencia de bienes sin
códigos de identificación y sin inventariar y bienes del mismo modelo que se
identifican con igual código.
- Se destaca el
importante trabajo llevado a cabo por la Comisión para la realización del
Registro General de la Propiedad Estatal de Obras de Artistas Plásticos. Se
recomienda la adquisición de un equipo informático acorde a los requerimientos
que el mencionado Registro demanda.
· Respecto a la
realización de las obras de recuperación de la “Casa de Don Antonio Pérez”
El Ministerio de Transporte y Obras Pública no ha remitido a la Comisión, hasta el momento, presupuesto
por la realización de dicha obra, ni las rendiciones de cuentas
correspondientes a las obras ya ejecutadas. Se sugiere que el sector Contable
realice las gestiones pertinentes a fin de obtener dicha documentación y que el
Organismo pueda efectuar el control del avance de obra y detectar posibles
desvíos.
· Respecto a los
Fondos de Afectación Especial
Es menester que esta Unidad efectúe un seguimiento continuo de los
trámites iniciados para el levantamiento de topes de ejecución, a efectos de
obtener los recursos que le corresponden por Ley y afectarlos a las diversas
necesidades que surgen de su gestión.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION
Se confirió vista al Organismo auditado con fecha
23/04/03 de acuerdo a lo establecido en el Art. 51 de la Ley N° 16.736 de
05/01/96 y vencido el plazo legal no presentaron descargos.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de
la Nación, adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la
actuación realizada y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y
convenientes a la regularidad de la gestión en el mencionado Organismo.
MINISTERIO DE EDUCACIÓN Y
CULTURA
Instituto Nacional de la Familia y de la
Mujer
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
De la actuación realizada en el Instituto Nacional
de la Familia y de la Mujer cuyos resultados se encuentran explicitados en
informe de fecha 20 de mayo de 2003, se destacan las conclusiones a que se arribaron:
· El Organismo cumple con los cometidos asignados, desarrollando y
participando de distintas actividades,
destacándose en particular las relacionadas a los temas de igualdad de género, violencia doméstica y explotación
sexual infantil. Tiene importancia el Proyecto de Información Nacional que está
instrumentando el Instituto junto al Instituto Nacional de Estadística, para la
construcción de indicadores de género. El mismo brindará información sobre la
situación mujer en distintas áreas y posibilitará la comparación a nivel
internacional.
· Se resalta la descentralización que realiza el Instituto a promover
actividades en el interior del país, básicamente en el tema de violencia
doméstica cuya prevención fuera declarada de interés general por la Ley Nº
17.514 del 18/06/02.
· La escasez de recursos humanos propios, la insuficiencia del presupuesto,
el no contar con financiación internacional y la ubicación jerárquica dentro
del Ministerio de Educación y Cultura aunado al desinterés de la sociedad – en
muchos casos por desconocimiento de su existencia - son factores que limitan el
cumplimiento de sus cometidos.
· A las personas contratadas en régimen de cachet, a partir de marzo del
año 2003, se les exige la inscripción como empresas unipersonales.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN
Se confirió vista al Organismo auditado con fecha
23/07/03, de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley Nº 16.736 del
05/01/96, vencido el plazo legal no se presentaron descargos.
Se dictó Resolución por parte del Auditor
Interno de la Nación, adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores
respecto a la actuación realizada en el Instituto Nacional de la Familia y de
la Mujer.
MINISTERIO DE SALUD PUBLICA
Centro Hospitalario Pereira Rossell
CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES
De las
actuaciones realizadas en la Unidad Ejecutora Centro Hospitalario Pereira
Rossell del Ministerio de Salud Pública, reseñadas en el informe de fecha
03/09/02, se destacan las siguientes
conclusiones y recomendaciones:
· Los recursos
deben asignarse en concordancia con los objetivos y metas trazadas a fin de que
la misma resulte más eficiente.
· En el CHPR
funcionan dos grandes hospitales (Pediátrico y de la Mujer), con dos áreas muy
importantes de apoyo a dicha gestión que son la Dirección Administrativa y la
Gerencia Financiera. Si se pretende que este Centro Hospitalario funcione como
una Unidad, es imprescindible que exista un conocimiento global de la
Institución a nivel de cada área y una centralización de los recursos en la Gerencia Financiera.
Asimismo, las Direcciones Técnicas deben conocer los recursos con los que
cuentan y ser responsables por los recursos asignados.
· Se ha detectado
que en la toma de decisiones inciden factores propios o ajenos a la Institución
que impiden lograr una correcta planificación en la utilización más eficiente
de los recursos y el cumplimiento adecuado de las políticas de gasto. Ejemplo
de ello son las decisiones que se toman en la órbita de A.S.S.E. que comprometen los recursos asignados al Hospital y
las demandas de otras instituciones como I.M.M. o de otras dependencias del
M.S.P. que deben ser atendidas.
· En la
actualidad, existen dos Centros de cómputos que recaban información del Hospital
Pediátrico y el Hospital de la Mujer, en forma independiente, con sistemas
informáticos a medida, que son utilizados parcialmente por los servicios, ya
que en muchos casos la información es recabada mediante planillas manuales. Se
requiere un cambio sustantivo en la forma en que se recaba y se procesa la
información para lograr un costeo por servicio que permita medir el grado de
eficiencia con que funciona cada uno de ellos.
· Resulta
imprescindible que se fortalezca el sistema de control interno existente en la
actualidad.
· Es necesario
que se concientice al personal médico que es el principal Ordenador de gastos
al recetar un medicamento o indicar un estudio.
· Se deberá
practicar un inventario de bienes, equipos e instrumental, manteniéndolo actualizado.
· Se detectaron
carencias en el Departamento de Alimentación, tanto en recursos humanos como
materiales. Se entiende aconsejable que se revea la conveniencia de la
renovación del contrato con la empresa que realiza tareas en el mencionado
Departamento. A su vez, se deberá
reorganizar el servicio y efectuar una correcta supervisión, por parte de los
responsables, para asegurar un adecuado funcionamiento.
· El material de
uso médico, quirúrgico, reactivos de laboratorio, insumos de uso hospitalario,
materiales de imprenta, telefonía, etc. son custodiados por el Departamento de
Almacenes y de allí se distribuyen a todos los sectores sin contar con una
adecuada planificación, utilizando un sistema de registro que dificulta la
realización de controles.
· En cuanto al
consumo de medicamentos representa uno de los rubros de mayor incidencia en el
presupuesto del Centro Hospitalario. Existe un proyecto a fin de implementar la
“dosis única”, que actualmente se ha puesto en práctica en una de las salas de
maternidad. Su implementación permitiría el abatimiento de los gastos de
medicamentos en cifras considerables, pero es necesario invertir en equipos y
personal especializado.
· Del examen de los procedimientos de los Departamentos de Tesorería,
Recaudaciones y Contaduría, se señalan carencias en el funcionamiento, tales
como:
- Tratamiento inadecuado en la gestión relacionada con los reconocimientos
de deuda, ya que no existe registro de su tenencia, no se efectúa seguimiento
de la cobranza y no es posible controlar su pago y los que permanecen impagos.
- En el Departamento de Tesorería se detectaron recibos enmendados,
registraciones pendientes, etc.
- En cuanto al Departamento de Contaduría, donde se llevan registros mediante
el sistema Galileo, los mismos no se encuentran impresos. Solo llevan registros
manuales de las cuentas bancarias, las que mantienen importes sin conciliar muy
antiguos.
- No se realiza un adecuado seguimiento de las facturas pendientes de
cobro, surgiendo que el sector privado mantiene adeudos con el Hospital desde
el año 1998.
- A fin de lograr implementar un sistema de costos, sería necesario que
Contaduría lleve registros de todos los ingresos y egresos, tales como
donaciones, dineros recibidos y pagados por parte de las Comisiones de Apoyo,
etc., así como los pagos efectuados por la Universidad de la República al
personal de la Facultad de Medicina.
VISTA, DESCARGOS Y
RESOLUCION
Se
confirió vista al Organismo auditado con fecha 02/01/03, de acuerdo a lo
establecido en el art. 51 de la Ley 16.736 de 05/01/96 y vencido el término
legal no se presentaron descargos.
Se
dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptándose las
conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada,
disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la
regularidad de la gestión en la Unidad Ejecutora Centro Hospitalario Pereira
Rossell.
MINISTERIO
DE SALUD PUBLICA
Banco
Nacional de Organos y Tejidos
CONCLUSIONES Y SUGERENCIAS
De la actuación realizada en el Banco Nacional de
Organos y Tejidos, cuyos resultados se encuentran explicitados en el
correspondiente informe de fecha 12 de agosto de 2002, se destacan las
siguientes conclusiones y sugerencias:
· Respecto al manejo de Fondos y Valores
- Deberá darse cumplimiento a lo establecido en los
artículos 78 y 133 del T.O.C.A.F. y 277 del T.O.F.U.P. que regulan el
funcionamiento de las Cajas Chicas y la obligatoriedad de contar con fianza o
pólizas de seguros para todos los funcionarios que manejan fondos o valores
públicos.
- Se recomienda
llevar un registro auxiliar de libretas
de facturas y recibos de recaudación
· Con relación al procedimiento de compras
- Se verificaron fraccionamientos en las adquisiciones
efectuadas a distintos proveedores, entre los que se destacan los
correspondientes a la reparación y ampliación del local, superando los pagos
efectuados, durante el ejercicio, el tope de la compra directa. Se sugiere
evitar dicho fraccionamiento y la reiteración de los gastos respetando el tope
de la misma.
- Respecto a las órdenes de compra analizadas se
detectaron errores en la aplicación del porcentaje del IVA, diferencias de
precios y no consideración de descuentos. Se recomienda que Contaduría
verifique las órdenes de compra con las
facturas correspondientes, previo al pago al proveedor.
- El nuevo sistema informático no cuenta con toda la
seguridad requerida ya que permite la emisión de dos órdenes con el mismo
número. Se sugiere solucionar este problema con la colaboración del asesor en
informática.
· Inventario de Bienes de Uso
- Los Bienes de Uso que integran el Inventario deberán
codificarse, permitiendo la correcta identificación de los mismos. Se aconseja
respaldar los traslados y/o salidas transitorias de muebles y útiles con
comprobantes internos, dejando constancia de éstos en el listado elaborado por
Contaduría.
La
presente actuación, abarcó el seguimiento de las observaciones formuladas en la
auditoría realizada en el año 1999, habiéndose constatado notorias mejoras en la implementación y aplicación de
los procedimientos administrativos utilizados.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION
Habiéndose dado vista al Organismo
auditado con fecha 18/09/02, de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la
Ley 16.736 de 05/01/96, se presentaron descargos que dieron lugar a que se
produjera un nuevo informe de fecha 07/10/02, en el que se reconoce la adopción
de medidas correctivas por parte del Banco de Organos y Tejidos, quedando
sujeto a un seguimiento posterior.
Se dictó Resolución por parte del
Auditor Interno de la Nación adoptándose las conclusiones de los Sres.
Auditores respecto a la actuación realizada, disponiéndose el cumplimiento de
las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en la
Unidad Ejecutora Banco de Organos y Tejidos.
MINISTERIO
DE SALUD PUBLICA
Servicio
Nacional de Sangre
CONCLUSIONES Y SUGERENCIAS
De la actuación realizada en el Servicio Nacional de
Sangre, cuyos resultados se encuentran explicitados en el correspondiente
informe de fecha 22 de octubre de 2002, se destacan las siguientes conclusiones
y sugerencias:
· Respecto al manejo de Fondos y Valores
- Se constató la
existencia de cheques emitidos sin
fecha para pago a proveedores que no
integran el saldo de Caja, permaneciendo sin contabilizar hasta el momento que
son entregados al proveedor. Se considera conveniente que sea el Departamento
de Contaduría el encargado de la emisión de los mismos, emitiéndolos con la
fecha que corresponda, registrándolos y
remitiéndolos a Tesorería.
- Con relación a
las rendiciones de cuentas se sugiere regularizar la situación detectada con
respecto al uso transitorio de fondos de importación.
· Con relación al procedimiento de compras
- Evitar el
fraccionamiento del gasto detectado en relación a las licitaciones abreviadas
para la adquisición de bolsas de sangre que hubieran ameritado un llamado a
licitación pública. Igual recomendación se efectúa para aquellos casos de
compras directas en los cuales no se respetaron los topes fijados.
- Se verificó una
falta de uniformidad en los criterios adoptados en cuanto a las registraciones
de cesiones de créditos, por lo que deberá establecerse un sistema único a
tales efectos.
- Como resultado
del análisis de las órdenes de compra se observó errores en la aplicación del
porcentaje de IVA y omisión de cálculo del COFIS; casos en los que no se
consideran los descuentos otorgados por parte de los proveedores y órdenes de compra cuya fecha de emisión es
posterior a la de la factura correspondiente. Debido a la ausencia de
controles, dichas deficiencias no se identificaron oportunamente ni se
adoptaron por parte de la Unidad Ejecutora las medidas correctivas pertinentes.
Se recomienda instrumentar un adecuado sistema de control a fin de evitar este
tipo de situaciones.
- El sistema
informático no ofrece seguridad acerca de la integridad de la información
brindada. Se recomienda reformular el sistema informático de compras con la
colaboración del analista programador,
con el objeto de subsanar las siguientes fallas:
° la numeración
asignada a las órdenes de compra no mantienen un orden ascendente;
° la fecha de
emisión que aparece en el sistema, una vez
ingresada la factura, no coincide con la que consta en la orden impresa, ya que
en varios casos se toma como tal la fecha de la factura del proveedor;
° figura en el
listado de órdenes de compra otro tipo de comprobantes correspondientes a
canjes de productos.
· En cuanto a Proveeduría:
Se constató la existencia de un atraso
considerable en la registración de los movimientos de los artículos recontados
de papelería y mantenimiento.
· Con respecto al Inventario de Bienes de Uso:
Se sugiere adjuntar los comprobantes internos
de traslados y salidas transitorias de bienes.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION
Habiéndose dado vista al Organismo auditado con
fecha 22/01/03, de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley 16.736 de
05/01/96, se presentaron descargos que dieron lugar a que se produjera un nuevo
informe de fecha 05/02/03, en el que se reconoce la adopción de algunas medidas
correctivas por parte del Servicio Nacional de Sangre, quedando sujeto a un seguimiento posterior.
Se
dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptándose las
conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada,
disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la
regularidad de la gestión en la Unidad Ejecutora Servicio Nacional de Sangre.
MINISTERIO DE SALUD PUBLICA
Instituto
Nacional de Ortopedia y Traumatología
CONCLUSIONES Y SUGERENCIAS
De las
actuaciones realizadas en la Unidad Ejecutora Instituto Nacional de Ortopedia y
Traumatología del Ministerio de Salud Pública y reseñadas en el informe de
fecha 12/08/02, se pueden establecer las siguientes conclusiones y
recomendaciones:
· En cuanto al
manejo, registro y rendición de fondos y valores
- Los cheques
para pagos, deberán escriturarse en la fecha de su emisión, incluyendo todos
los datos que correspondan y deberán ser endosados al momento de su entrega.
- Se considera
necesario actualizar las registraciones del libro de vales de combustible, el
que deberá ser llevado por Contaduría en forma analítica, registrando los
ingresos de vales y egresos a medida que se producen y no una vez al mes,
contra la presentación de la Rendición de cuentas. El lugar más recomendable
para mantener estos vales es la Tesorería del Instituto. De optarse por
continuar siendo administrados por parte de la Dirección, se recomienda
rediseñar el registro auxiliar que allí se lleva actualmente, a efectos de que
se contabilicen los ingresos de vales, egresos y saldos, pasibles de ser
comparados con los saldos contables.
- Con relación a
las Conciliaciones Bancarias, en general, deberán especificarse las fechas de
las partidas pendientes. En particular para el caso de la Cta. 179-001696-6
Sueldos, deberán realizarse los trámites correspondientes a los efectos de
regularizar dichas partidas desde el año 1993.
- Rendición de
Cuentas del Fondo Rotatorio: Se constataron boletas de compras contado de
artículos de papelería y limpieza a nombre de Lorena Latapie Conti, por un
monto de $ 17.175 por el período enero – abril/02, conformadas por el
Administrador. Se verificó que dichos artículos nunca ingresaron a la
Proveeduría del Instituto y que este proveedor no estaba registrado en el
Departamento de Compras. Se sugiere profundizar la investigación a efectos de
identificar casos similares y asignar responsabilidades. Se verificó, asimismo,
la existencia de comprobantes internos de gastos de locomoción sin firma ni
sello de quien los autoriza.
- Rendición de
Cuentas del Fondo Presupuestal (Sueldos): Respecto a los recibos de sueldos, deberán controlarse los talones o en su
defecto los recibos no retirados, con los listados del BROU y los padrones
respectivos. De esa manera se podrán prevenir y detectar errores u omisiones en
tiempo y forma.
- Con relación a
los Reconocimientos de Deuda menores a 7 UR, potenciales ingresos del período
enero 1999-abril 2002 por concepto de recaudaciones no gestionadas que
ascienden a la fecha a $ 943.325, se sugiere realizar por parte del MSP un
análisis del costo que insumiría la gestión de cobro y su respectiva
sistematización. En caso de lograr una ecuación costo-beneficio favorable para
el Estado, sería conveniente proceder a la tramitación de las cobranzas de esta Unidad y de otras en similar situación,
ya que las mismas constituyen potenciales ingresos para el erario público. El
trámite de considerarlo conveniente podría realizarlo la propia Unidad
Ejecutora.
· Con relación al
procedimiento de Compras
- Licitaciones
Públicas y Abreviadas del ejercicio 2001:
En algunos expedientes de licitaciones
Públicas y Abreviadas observados por el Tribunal de Cuentas de la República se
reitera el gasto. En las Licitaciones Pública 02/01 -Material Médico
Quirúrgico- y Abreviada 16/01 –Suministro de Reactivos- los trámites
licitatorios no fueron concluidos correctamente, sustituyéndose la Licitación
Pública 02/01 por la Abreviada 20/01
y los reactivos incluidos en la Licitación Abreviada 16/01 se compraron
directamente a los proveedores adjudicados.
- El INOT ha rescindido
varios contratos por incumplimiento de los proveedores (ejemplos: ECG, SAETA,
OSILUR, EDANSOL, CALIFAS), sin que los mismos fueran sancionados y comunicados oportunamente al Registro de
Proveedores (art. 4 y art. 2 del Dec. 342/99 de 26/10/99).
- Compras
directas: Se constató fraccionamiento en la adquisición de artículos de
papelería y limpieza, de reactivos y en los gastos de inversiones –
reparaciones y mantenimiento del año 2001 - por un monto de $ 360.000.
- Emisión de
órdenes de compra:
Diferencias entre las órdenes de compra y las
facturas, remitos y notas de crédito respaldantes (ej.: compra directa de
reactivos ítem 91 “Pack de A.V.L. a Laboratorio Roche, carne, leche, víveres
secos).
Emisión de órdenes de compra computarizadas
en las que no se efectúan los ajustes por diferencias en más o en menos con lo
facturado y manuales que adolecen de importantes errores y omisiones. Se deberá
tomar los recaudos necesarios a efectos de que las mismas sean confeccionadas
correctamente y que se integren al sistema computarizado.
· Sistemas de
control en los distintos Departamentos
Departamento de alimentación:
- Actualizar los
inventarios.
- Cotejar remitos
con facturas al momento del ingreso de
los artículos a efectos de proceder a la conformidad de la documentación.
- Contaduría
deberá comparar orden de compra con factura, previo al pago de la misma.
Intendencia:
- Llevar fichas
de la totalidad de los artículos bajo su custodia.
- Exigir que todos
los pedidos sean efectuados por escrito, previa autorización y firma del
responsable de cada sector solicitante.
- El local
principal no cuenta con recaudos para
impedir el acceso de personal no autorizado.
- Realizar
recuentos periódicos y sorpresivos por parte de la Administración o de personal
ajeno a la Sección.
- Redefinir las
tareas inherentes a esta Sección.
Farmacia:
Con respecto a esta Sección, se constataron
faltantes de sueros, medicamentos
comunes y psicofármacos, los que fueron
puestos en conocimiento inmediato de la Dirección, a la que le corresponderá
profundizar las investigaciones y asignar responsabilidades. A dichos efectos
corresponde realizar las siguientes sugerencias:
- Actualizar el inventario
de sueros y medicamentos, ingresando la totalidad de ítems. Todos los remitos
deberán pasar por Farmacia, la que deberá controlar las cantidades, ingresarlas
a fichas y efectuar el correspondiente resguardo de los productos.
- Adoptar las
medidas de seguridad relativas a la custodia de psicofármacos, los que deberán
guardarse bajo llave y ser objeto de un control más exhaustivo, de acuerdo a lo
dispuesto en la Ley 14.294 del 31/10/74 y su Decreto reglamentario.
- Extremar los
controles por parte de personal propio y ajeno a la Sección a efectos de evitar
posibles fugas y mantener inventarios confiables y actualizados.
- Acondicionar el
local del Depósito ubicado en el subsuelo, de manera de reorganizar el almacenamiento de sueros que
actualmente se disponen en los pasillos sin las medidas de seguridad que
corresponden.
- Con respecto a
las devoluciones de medicamentos, las mismas deberán ser reingresadas a las
fichas respectivas. Se sugiere extremar los controles en los diferentes Pisos,
con el fin de minimizar dichas devoluciones y limitarlas a aquellos casos
debidamente fundados.
Lencería:
- Actualizar el
inventario de artículos de lencería (frazadas, sábanas, etc).
- Llevar el Libro
en forma adecuada, identificando altas,
bajas y saldos.
- Realizar
controles periódicos por parte de la Administración o de personal ajeno a la
Sección.
Economato:
- Actualizar el
inventario de material médico quirúrgico.
- Actualizar las
registraciones en las fichas de stock que allí se llevan.
- Realizar
controles por parte de personal propio y ajeno a la Sección.
· Inventario de Bienes de Uso
- Se deberá
realizar un inventario general de todos los bienes del INOT, tal cual lo
preceptúa el art. 72 del T.O.C.A.F.. A dichos efectos será necesario asignarle
a cada bien un código de identificación y registrar las altas, bajas y traslados respectivos.
- En el Libro
inventario, deberán constar las especificaciones de cada artículo, el número de registro de bienes tales como
calculadoras, artículos de computación, etc. y el lugar físico donde deben
estar ubicados dichos bienes.
Por último,
corresponde precisar que para que todas las medidas sugeridas sean efectivas y
oportunas, el INOT deberá aprobar a la brevedad un organigrama que contemple
una estructura orgánica acorde a sus necesidades y de donde surja una correcta
asignación de funciones y responsabilidades.
VISTA, DESCARGOS Y
RESOLUCION
Se confirió vista al organismo
auditado con fecha 18/10/02 de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley
16.736 de fecha 05/01/96 y vencido el término legal no se presentaron
descargos.
Se dictó resolución por parte del
Auditor Interno de la Nación adoptándose las conclusiones de los Sres.
Auditores respecto a la actuación realizada y disponiéndose el cumplimiento de
las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en el
Instituto Nacional de Ortopedia y Traumatología del Ministerio de Salud
Pública.
MINISTERIO DE
SALUD PUBLICA
Servicio de Enfermedades Infecto
Contagiosas- Hospital Pasteur
COMETIDOS
El Servicio de
Enfermedades Infecto Contagiosas (SEIC) tiene como cometidos sustantivos:
· Efectuar diagnóstico, evaluación, control y tratamiento de enfermedades
infecto-contagiosas.
· Realizar la
prevención de la enfermedad y brindar asistencia a pacientes portadores de
VIH/SIDA dado que a partir de 1987 se convierte en Centro de Referencia
Nacional.
· Efectuar
diagnóstico, asistencia y tratamiento a pacientes reclusos VIH + a través de un
convenio con el Ministerio de Interior.
ALCANCE DE LA ACTUACION
La actuación dio
comienzo el 17/02/03 por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación y se
llevaron a cabo los siguientes procedimientos:
· Relevamientos y
controles sobre determinadas áreas del SEIC
· Análisis de los
ingresos y egresos del Fondo Nacional de Lucha contra el SIDA
CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES
De las actuaciones realizadas en el
Servicio de Enfermedades Infecto Contagiosas (SEIC), dependiente del Hospital
Pasteur, Unidad Ejecutora del Ministerio de Salud Pública y reseñadas en el
informe de fecha 30/05/03, se pueden
establecer las siguientes conclusiones y recomendaciones:
· En cuanto a la actuación en el SEIC
- Dada la independencia física del Servicio con el Hospital Pasteur, se
sugiere la creación de una Caja Chica para gastos de menor cuantía hasta tanto
se materialice el traslado del SEIC a dicho Hospital.
- Sería conveniente una comunicación más fluida entre el Hospital Pasteur y
el propio Servicio con relación al manejo de los créditos presupuestales y la
participación del SEIC en las adquisiciones.
- En cuanto a los bienes muebles se deberá actualizar el Libro Inmueble e
Inventario Nº 1 registrando altas, bajas y traslados a los distintos
Departamentos. Considerando el proceso de incorporación del SEIC al Hospital
Pasteur, sería conveniente que al momento de hacerse efectivo el mismo, se
realice un control de inventario por parte del Hospital Pasteur dejando
constancia en Acta del traslado de los bienes. Mientras tanto no se proceda a
esta incorporación, se sugiere realizar dicho control por parte de personal
ajeno a la Sección encargada actualmente de registrar los movimientos en el
libro respectivo.
- Con relación a los controles de stock realizados en los distintos
Departamentos del Servicio, se deberá coordinar esfuerzos entre el Hospital
Pasteur y el SEIC a efectos de mejorar los procedimientos. En los siguientes
Departamentos se deberá:
Despensa y Lencería:
° Cumplir con una debida oposición de intereses entre recepción, expedición
y registración de los artículos.
° Actualizar las fichas de stock correspondientes a los artículos de
limpieza y de Lencería.
° Presentar la solicitud de pedido de materiales autorizada por el Jerarca
respectivo, previo retiro de los mismos.
° Efectuar controles de stock por parte de personal ajeno a estos
Departamentos, ya sea del SEIC o del Hospital Pasteur, dejando constancia de los mismos en Acta.
Farmacia:
° Dado el elevado costo de los
medicamentos que allí permanecen y las diferencias constatadas por el equipo auditor,
se sugiere implementar a la brevedad controles de stock periódicos por personal
ajeno a la Sección, dejando constancia de lo actuado en Acta.
° En cuanto a los recetarios médicos se deberá contar con un registro de
entradas, salidas y saldos donde se detallen en forma clara y ordenada los
ingresos, egresos -identificando al Médico que los retira- y saldo de los respectivos recetarios, de modo de
poder realizar un control efectivo.
Alimentación:
° Si bien este Departamento
funciona correctamente en cuanto a la recepción, registración y salida de los
alimentos, se reitera la recomendación efectuada a los otros Departamentos
auditados en relación a los controles de stock a realizarse por parte de
personal ajeno a los mismos.
· Con respecto al análisis
efectuado al Fondo Nacional de Lucha contra el SIDA
- ASSE deberá regularizar la transferencia Nº1735 de noviembre de 2001, del
Banco Nacional de Organos y Tejidos por un importe de $ 817.457 al mencionado
Fondo.
- Con relación a las transferencias efectuadas al Fondo por concepto de
recaudación del art. 575 de la Ley Nº 17.296 de 21/02/01, se sugiere que el
Ministerio de Economía y Finanzas efectúe la versión a medida que los fondos se
vayan percibiendo.
- Con relación a las diferencias constatadas entre la información
proporcionada por ASSE y los créditos recibidos por el Hospital Pasteur, para
los ejercicios 2001 y 2002, se deberán extremar esfuerzos entre ambos
Organismos a efectos de identificar dichas diferencias y conciliarlas.
· Con relación a las compras efectuadas por el Hospital Pasteur para cubrir
las necesidades del SEIC, se deberá:
- Controlar que la fecha de la Constancia de Afectación de Crédito sea
anterior a la fecha de la factura.
- Proveer de mayores recursos al Hospital Pasteur para la adquisición de
medicamentos antirretrovirales y cargas virales considerando la situación
financiera deficitaria proyectada para el año 2003.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION
Se confirió vista al Organismo
auditado con fecha 22/07/03 de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley
Nº 16.736 de fecha 05/01/96 y vencido el plazo legal no se ha presentado
descargos a las observaciones formuladas.
Se dictó resolución por parte del
Auditor Interno de la Nación adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores
respecto a la actuación realizada y disponiéndose el cumplimiento de las
medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en el Servicio
de Enfermedades Infecto Contagiosas (SEIC), dependiente del Hospital Pasteur,
Unidad Ejecutora del Ministerio de Salud Pública.
MINISTERIO DE VIVIENDA, ORDENAMIENTO TERRITORIAL Y MEDIO AMBIENTE
CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES
De la actuación realizada en el Ministerio de Vivienda, Ordenamiento
Territorial y Medio Ambiente cuyos resultados se encuentran explicitados en
informe de fecha 11 de Junio de 2002, se destacan las conclusiones y
recomendaciones a que se arribaron:
· En relación a
la contratación de alojamiento para familias en situación de extremo desamparo
se deberá dejar constancia por escrito, por parte del Ministerio y del
propietario de la pensión, en aquellos casos en que no haya habitación
disponible y proceder a dar cumplimiento al orden de prelación establecido por
Resolución Ministerial que dispuso la adjudicación de la Licitación Abreviada
respectiva.
· La Sección
Suministros deberá contar con un programa informático que permita un adecuado control de los
materiales y suministros existentes en el Organismo. A su vez y dadas las
diferencias constatadas entre lo contabilizado y el stock existente,
correspondería que se instrumentara un mayor control sobre los diferentes procedimientos cumplidos por este Sector,
de manera de evitar y subsanar posibles irregularidades.
· Se comprobó la
existencia de bienes que no se encontraban inventariados, por lo que deberá
procederse a dar cumplimiento a lo establecido por el Art. 72 del
T.O.C.A.F. el que dispone que “Todos los bienes del Estado formarán parte
del Inventario General de Bienes del Estado que deberá mantenerse actualizado
en cada organismo público ...”.
· En relación al
tema de Compras se deberá dar cumplimiento a lo preceptuado por el art. 59 del
T.O.C.A.F.. El mismo menciona que, será el Ordenador del gasto quien disponga
la adjudicación definitiva de cada contratación. A su vez, se deberá incluir en
el pliego de bases y condiciones particulares, el día y hora del acto de
apertura de las licitaciones, en cumplimiento de lo dispuesto por el Art. 45
del T.O.C.A.F.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN
Habiéndose dado vista al Organismo auditado
con fecha 17/09/02, de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley 16.736
de 05/01/96, se presentaron descargos a las observaciones realizadas, dando
lugar al informe de fecha 28/10/02, en el que se reconoce la implementación de
algunas recomendaciones y otras en vía de concretarse, quedando ello sujeto a
un seguimiento posterior por parte de esta Auditoría.
Se dictó Resolución por parte del Auditor
Interno de la Nación adoptando las
conclusiones de los Sres. Auditores respecto de la actuación realizada,
disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la
regularidad en la gestión del Ministerio de Vivienda, Ordenamiento Territorial y Medio Ambiente.
MINISTERIO DE
TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL
Dirección General de Secretaría de Estado
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
De la actuación realizada, cuyos resultados se
encuentran explicitados en informe de fecha 04/10/02, se destacan las
siguientes conclusiones y recomendaciones:
· Existe una Caja Chica en Tesorería de la que no se
lleva registro alguno. Es necesario efectuar la registración del manejo de
estos fondos, detallando fecha, conceptos e importes tanto de los egresos y
reposiciones.
· Se mantienen en caja depósitos en garantía de
licitaciones que por su antigüedad debería gestionarse su reintegro.
· En cuanto a las partidas pendientes de pago de
fondos de terceros, que datan de ejercicios anteriores, se recomienda se
adopten las medidas correctivas pertinentes a efectos de regularizar la
situación, dando cumplimiento a lo establecido en el art. 76 del T.O.C.A.F.
· Se sugiere que personal de Contaduría realice arqueos sorpresivos y aperiódicos de
conformidad con lo establecido en el art. 90 del T.O.C.A.F.
· Se omitió dar cumplimiento a lo establecido en el
art. 48 de la Ley 16.736 del 05/01/96 y art. 92 num. 5 del T.O.C.A.F. en lo que
se refiere a la fiscalización de la
emisión y destrucción de valores fiscales por parte de la A.I.N. Derivado del
incumplimiento de la normativa mencionada se verificaron los siguientes
perjuicios para el Organismo:
-
anulación de planillas y timbres mal impresos.
-
faltantes en la numeración correlativa.
- faltantes
de dinero en las cajas recaudadoras, no pudiéndose establecer si los mismos se
deben a errores en la numeración de los valores o irregularidades en el
desarrollo de sus funciones.
· En virtud de las irregularidades detectadas en la
impresión, manejo y control de valores del Organismo, se sugiere la realización
de una investigación administrativa a efectos de delimitar responsabilidades de
acuerdo a lo establecido en los art. 119 a 122 del T.O.C.A.F. y 182 y sgtes.
del Decreto Nº 500/991.
· Dada la antigüedad y monto de las partidas
conciliatorias verificadas al examinar las conciliaciones bancarias se
recomienda realizar una depuración de las mismas.
· Realizar una adecuada planificación de las compras a
efectos de no incurrir en fraccionamientos del gasto.
· En lo concerniente al Control Interno, es necesario
asegurar una real oposición de intereses entre Tesorería y Contaduría.
· Con respecto al manejo de efectivo y cheques el
mismo deberá realizarse exclusivamente por funcionarios autorizados.
VISTAS, DESCARGOS Y RESOLUCION
Se confirió vista al Organismo auditado con fecha 19/12/02
de acuerdo a lo establecido por el Art.51 de la Ley 16.736 del 05/01/96. Se
presentaron descargos fuera de plazo, dando lugar a que se produjera un nuevo
informe de fecha 28/03/03, en el que se reconoce la adopción de las medidas
recomendadas por la Auditoría Interna de la Nación.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de
la Nación, adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la
actuación realizada, disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y
convenientes a la regularidad de la gestión en la Dirección General de
Secretaría de Estado del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social
MINISTERIO DE TRANSPORTE Y OBRAS PUBLICAS
Dirección Nacional de Arquitectura
CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES
De las actuaciones realizadas en la Unidad
Ejecutora Dirección Nacional de Arquitectura del Ministerio de Transporte y
Obras Públicas y reseñadas en el informe de fecha 26/12/02, se pueden
establecer las siguientes conclusiones y recomendaciones:
· En mérito a lo
dispuesto en el artículo 182 del Decreto 500/91 y en los artículos 122 y 124
del TOCAF, se entiende que correspondería realizar una investigación
administrativa en las unidades involucradas en los hechos constatados y
descritos a continuación:
- La DNA contrató
con empresas que no reúnen las formalidades legales para ser proveedoras del
Estado, ya sea por estar clausurada (Arquitechos S.R.L.), por no figurar o
tener vencida su inscripción en el Registro de Proveedores del Estado, al
momento de efectuar trabajos para el Organismo.
- Se realizan
compras para las obras, pagando precios muy superiores a los valores de
mercado. Se detectaron variaciones que oscilan entre un 167.66 % a 330 % por
encima del valor en plaza.
- Se presenta documentación
que no reúne las formalidades fiscales.
- En obras
realizadas en Montevideo existe
una facturación mensual de fletes por
una elevada cantidad de horas (51 horas mensuales promedio), mientras que, para una obra realizada en el
interior del país -cuyos proveedores, en su casi totalidad, están radicados en
Montevideo-, el gasto en fletes es insignificante. A su vez, en la mayoría de
los casos se contrata con el proveedor que cotiza el precio más elevado.
- Con relación a los viáticos se detectaron
situaciones tales como, comisiones cumplidas a distintos lugares del interior
del país por un mismo funcionario con superposición de fechas; comisiones a
distintos destinos, con el mismo coche oficial en fechas superpuestas;
rendiciones de viáticos cuya información no coincide con el Reporte Diario;
reiteradas comisiones al interior realizadas por numerosos funcionarios de
Contaduría en un mismo período, etc. Estas comprobaciones no fueron debidamente
aclaradas por las jerarquías, lo que hace presumir que se estarían abonando
viáticos por comisiones que no se
realizan efectivamente.
· Las rendiciones
de viáticos deberán ajustarse a los plazos establecidos en el artículo 11 del
Decreto 67/99 del 03/03/99 y artículo 115 del TOCAF.
· No existe un
adecuado control en la cuenta de Fondos de Terceros, se detectan diferencias
entre los importes transferidos por los distintos organismos comitentes y las
asignaciones informadas por la DNA en las cuentas corrientes de cada obra.
Deberá mantenerse una fluida comunicación entre las Contadurías de la DNA y de
los distintos organismos a fin de verificar los montos que se transfieren.
· Es necesario,
por razones de buena administración, que el organismo disponga de una cuenta
específica de sueldos y no mezclar dichos fondos en la cuenta de Fondos de
Terceros.
VISTA, DESCARGOS Y
RESOLUCION
Se confirió vista al organismo auditado con
fecha 18/06/03 de acuerdo a lo establecido en el artículo 51 de la Ley Nº
16.736 de 05/01/96, vencido el término legal no se presentaron descargos.
Se dictó Resolución por parte del Auditor
Interno de la Nación, adoptándose las conclusiones de los señores Auditores
respecto a la actuación realizada y disponiéndose el cumplimiento de las
medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en la
Dirección Nacional de Arquitectura del Ministerio de Transportes y Obras
Públicas.
MINISTERIO DE TRANSPORTE Y OBRAS PUBLICAS
Dirección Nacional de
Hidrografía
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
De la actuación realizada
en la Dirección Nacional de Hidrografía, cuyos resultados se encuentran
explicitados en informe de fecha 2 de mayo de 2003, se destacan las
conclusiones y recomendaciones a que se arribaron:
· Se constató que
se mantienen en Caja certificados de la D.G.I. y comprobantes de garantías de
mantenimiento de ofertas que se encuentran vencidos. Deberá procederse a la
depuración y regularización de dichos documentos.
· Es menester que
se de cumplimiento a la normativa vigente en cuanto a la presentación, en
tiempo, de las rendiciones de cuentas del fondo presupuestal (sueldos).
· Los formularios
de solicitud de anticipos de viáticos, deben contener todos los datos
necesarios para su posterior control.
· Se entiende
aconsejable que se soliciten tres precios para la adquisición de bienes por el
procedimiento de compra directa, como norma de buena administración.
· Se sugiere que
se perfeccione el sistema informático de registro de stock de materiales a
efectos de facilitar la obtención de información, en tiempo real, de la existencia de los artículos
custodiados por la Sección Aprovisionamiento.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION
Se confirió vista al organismo auditado con fecha
21/07/03, de acuerdo a lo establecido en el Art. 51 de la Ley N° 16.736 de
05/01/96 y vencido el plazo legal no presentaron descargos a las observaciones
formuladas.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de
la Nación, adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la
actuación realizada y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y
convenientes a la regularidad de la gestión en la Dirección Nacional de
Hidrografía del Ministerio de Transporte y Obras Públicas.
MINISTERIO DE GANADERIA, AGRICULTURA Y
PESCA
División de Contralor de Semovientes,
Frutos del País, Marcas y Señales (DI.CO.SE.)
CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES
De las actuaciones realizadas en la División de
Contralor de Semovientes, Frutos del País, Marcas y Señales (DI.CO.SE.) y
reseñadas en el informe de fecha 09/09/02, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:
· Respecto al manejo de Fondos y Valores
- Se constató en el arqueo practicado en el Departamento de Tesorería una
diferencia de $ 11.936,90 en menos, que surgió de comparar el total arqueado
con el saldo del Libro Caja llevado por Tesorería. El saldo arqueado no pudo
ser cotejado con un saldo contable debido a que Contaduría no llevaba registro
alguno. Dicha diferencia, de acuerdo a lo manifestado por la Tesorera obedecía
a préstamos otorgados a funcionarios por un importe total de $ 12.220, con
dinero procedente de la recaudación por venta de valores de esta División, que
al momento del arqueo no se encontraban documentados.
- Se arqueó un dinero ensobrado por concepto de comisiones resultantes de
la compra de timbres profesionales que no integraba el saldo de Caja y que era
utilizado por los funcionarios para gastos propios. En algunas oportunidades
con dicha partida se cubrían gastos de funcionamiento de la oficina,
reponiéndose oportunamente con el Fondo Rotatorio.
- El total de valores arqueados en la Oficina de Venta de Guías, Planillas,
Parte de Faenas, Marcas y Señales no pudo ser comparado con un registro
confiable. El registro llevado por la responsable de esta Oficina presenta
errores, omisiones e irregularidades y Contaduría no lleva registro de los
movimientos de estos valores. Se debe implementar un registro que refleje las
existencias de valores allí custodiados. A tales efectos Contaduría debe darle
las pautas de escrituración y realizarle controles periódicos para verificar su
buen manejo.
- Del arqueo de valores practicado en el Area de Expedición surgieron
diferencias significativas en 8 de las 10 planillas custodiadas en esta Area.
Se verificó que en el libro respectivo no se encuentran escriturados todos los
valores, como ser, quintuplicado de guías y planilla de faena propia de
equinos. El Libro donde se escrituran la totalidad de las planillas es confuso
y dificulta el control. Sería aconsejable que se llevara un Libro para cada
tipo de valor. Se entiende necesario que se realice un Inventario de todos los
valores custodiados en el Area de Expedición y que se proceda a efectuar los
ajustes correspondientes en aquellos casos en que las diferencias se encuentren
justificadas.
· Respecto al Area Contaduría
- Esta Area no cumple con las funciones inherentes a una Contaduría,
funcionando con dos personas que actúan de acuerdo a las necesidades y a los
requerimientos del Ministerio de Ganadería, Agricultura y Pesca.
- No se llevan registros de los fondos y valores del Organismo. Se debe
llevar registros donde se asienten todos los movimientos de ingresos y egresos
con el respaldo documental correspondiente.
- Es menester que se realicen las conciliaciones de las cuentas bancarias
de recaudación con la finalidad de tener certeza de los movimientos bancarios.
- Las rendiciones de cuentas del Fondo de Recaudación y de Valores no se
elevan a Servicios Ganaderos, limitándose a remitir los estados de cuentas
bancarios sin las conciliaciones respectivas, dando por válidos los saldos
informados por el Banco.
- No se realizan arqueos de Caja y Valores a Tesorería. El Area de
Contaduría debería realizar arqueos de Caja sorpresivos y aperiódicos a todas
las unidades que manejan fondos y/o valores del Estado, dejando constancia
escrita de los mismos.
Se
considera imprescindible que se cumplan con las tareas inherentes a una
Tesorería y a una Contaduría, designando personal responsable para el
cumplimiento de las mismas. Esto permitirá
que exista una debida oposición de intereses y que se lleven a cabo los
controles mínimos y necesarios para el buen funcionamiento de estas dos Áreas.
· Respecto a la Recaudación
- No se deposita íntegramente la recaudación dentro de las 48 horas siguientes.
- No se lleva un control de lo recaudado por concepto de venta de valores.
· Respecto a los viáticos
No se efectúan los anticipos de viáticos a los
funcionarios designados a realizar giras inspectivas en el Interior del país,
debiendo éstos hacer frente a los gastos con dinero propio o en su defecto se
les adelanta una partida con fondos de recaudación con la autorización verbal
del Director de la División. Los anticipos de viáticos deben realizarse con la
autorización por escrito del Jerarca y deben estar refrendados por el
funcionario que recibe el mismo.
· Respecto a los préstamos a funcionarios
Se otorgaron préstamos a funcionarios sin norma
legal que lo ampare. Los mismos son
autorizados y entregados por la Tesorera con conocimiento del Director, no
quedando, en la mayoría de los casos, constancia escrita de los mismos. Esta utilización de fondos con un destino ajeno al asignado por las
disposiciones legales y reglamentarias significa un apartamiento de las normas
aplicables en la materia, lo que constituiría falta administrativa.
En virtud de las irregularidades detectadas, se
entiende pertinente que se decrete, por parte del Ministerio de Ganadería,
Agricultura y Pesca, una investigación administrativa a efectos de determinar
posibles responsabilidades.
VISTA, DESCARGOS Y
RESOLUCIÓN
Habiéndose dado vista al
Organismo auditado con fecha 11 de
diciembre de 2002, de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley 16.736
de 05/01/96, se presentaron descargos que dieron lugar a que se produjera un
nuevo informe de fecha 3 de enero de
2003, donde se ratifican las conclusiones expuestas en el informe precedente.
Se
dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptándose las
conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada,
disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la
regularidad de la gestión en la División de Contralor de Semovientes, Frutos
del País, Marcas y Señales (DI.CO.SE.).
MINISTERIO DE TURISMO
Dirección General de
Secretaría de Estado
CONCLUSIONES Y
SUGERENCIAS
De acuerdo a la actuación realizada en la Dirección
General de Secretaria de Estado del Ministerio de Turismo, cuyos resultados se
encuentran explicitados en informe de fecha 14/06/02, se destacan las
conclusiones y recomendaciones a que se arribaron:
· Resulta
imprescindible la implementación de un adecuado sistema de Control Interno en
lo concerniente a la tramitación y pago de las subvenciones, a efectos de
evitar las irregularidades constatadas a saber:
- Pagos
de subvenciones a personas que no se
encuentren debidamente identificadas como integrantes de las empresas
subsidiadas.
- Cobros
de subvenciones por parte de funcionarios del propio Ministerio.
- No
se respaldan todas las operaciones de pago con la documentación
correspondiente.
- Se
deben extremar los controles a fin de que las solicitudes de subvenciones no se
realicen mediante fax o fotocopia, sin el logotipo correspondiente.
· Se comprobó la existencia de rendiciones de
cuentas no aprobadas por los Organismos de Contralor debido a que la
documentación no cumple con los requisitos exigidos por éstos. Es necesario
proceder a la regularización de las mismas, exigiendo, en los casos que
corresponda, la devolución de aquellos importes cuya rendición no fue aprobada,
teniendo en cuenta que se trata de fondos con una antigüedad mayor a los dos
años.
· Regularizar la rendición de cuenta de la
partida de U$S 1.500.000, a favor de la Cámara Uruguaya de Turismo, donde
existen partidas sin rendir desde el año 1996.
· Aceptar
únicamente documentación que sea fiscalmente válida para adjuntar y justificar
los gastos de las Instituciones subsidiadas.
VISTAS, DESCARGOS Y
RESOLUCION
Habiéndose dado vista al Organismo inspeccionado
con fecha 05/08/02 de acuerdo a lo establecido por el art. 51 de la Ley 16.736
de 05/01/96 y vencido el término legal no se han presentado descargos.
Se dictó Resolución por parte del Auditor
Interno de la Nación adoptando las Conclusiones de los Sres. Auditores como
Resolución de esta Auditoría Interna de la Nación respecto a la actuación
realizada en la Dirección General de la Secretaria de Estado del Ministerio de
Turismo.
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES
De la actuación realizada en
el Ministerio de Relaciones Exteriores, cuyos resultados se encuentran
explicitados en informe de fecha 15 de
julio de 2002, se destacan las conclusiones y recomendaciones a que se
arribaron:
· Obras en el
Edificio Mercosur
Del análisis efectuado de las Rendiciones de
Cuentas presentadas por la Dirección Nacional de Arquitectura (DNA) del Ministerio de Transporte y Obras
Públicas surgen las siguientes observaciones:
- La DNA rinde
jornales de funcionarios que no trabajaron en la obra durante el período
rendido, en los meses de agosto y octubre de 2001, según cotejo realizado de
las liquidaciones de jornales que se presentan en las rendiciones con los formularios de asistencia diaria
llevados en la obra.
- Se constata desorden
administrativo en la elaboración de las rendiciones de cuentas y falta de
cumplimiento de las disposiciones vigentes en la materia ya que: en el año 2002
se rinden partidas cobradas en el año 1999 por gastos realizados en los años
1998 y 1999; en algunos casos (Rendición Nº 33) se rinden fotocopias de
comprobantes por haberse extraviado los originales y se presentan informes de
revisión limitada y certificación del jerarca sin las firmas respectivas.
- La DNA recibió para la obra Mercosur, desde el mes
de enero de 2001 a julio de 2002, U$S 334.088,08 según información brindada por
dicho Organismo, mientras que el Ministerio de Relaciones Exteriores les
transfirió U$S 319.265. Se debería mantener una comunicación más fluida entre
las Contadurías de ambos Organismos a fin de que se verifiquen las partidas que
se transfieren.
- La DNA deberá
ponerse al día en la elevación de las rendiciones de cuentas al MRREE.
· Control de
Inventario
- Deberá jerarquizarse
la tarea de la Sección Inventario ya que es la responsable de la salvaguarda de
los bienes del Estado en poder del Ministerio y sus dependencias. A tales
efectos se deberían llevar adelante algunas medidas como ser: aumentar los
controles y relevamientos de inventario, responsabilizar a cada jerarca de los
bienes de sus oficinas y en caso de detectarse faltantes, realizar de inmediato
las investigaciones pertinentes, instrumentar inspecciones sorpresivas a las
misiones en el exterior ya que el valor de los bienes en las embajadas lo
ameritan, dotar a la Sección Inventario del equipamiento informático acorde a
las necesidades del servicio. Para poder llevar a cabo estas tareas se deberá
asignar mayor número de funcionarios a la Sección con el perfil acorde a la delicada tarea a desempeñar.
- Con referencia
al Seguro de obras de arte y edificio de Cancillería contratado, en el
adicional por hurto de las mismas, se excluye expresamente el riesgo de
infidelidad y desaparición inexplicada. Teniendo presente que los faltantes de
obras de arte se configurarían en general dentro de la última razón expuesta es
que se recomienda tomar medidas tendientes a fortalecer la Unidad de
Inventarios y los controles que ésta pueda realizar.
· Rendiciones de Cuentas de Embajadas
- En las Embajadas con sede en París y en Brasilia se rinden algunos gastos
en recibos no oficiales y sin datos identificatorios del destinatario de los
fondos abonados. Se debe exigir la identificación de los mismos y sería
recomendable se adjuntaran presupuestos de empresas consultadas a fin de
justificar que los trabajos realizados por los particulares son efectivamente
más convenientes para el Estado.
- La Embajada en Francia cuenta con un funcionario de servicio más de los
autorizados por el Art. 5° literal C 2-b del Decreto 230/74 de 26/03/74, sin
una autorización expresa del Ministerio. Asimismo, se ha constatado que en
algunas oportunidades, se adelanta el pago de los sueldos a varios
funcionarios.
- Se considera necesario la puesta en práctica por parte de las Misiones en
el exterior, de la Circular del 25/02/02, especialmente en lo referente a que
al vencimiento de los contratos de arrendamientos se negocie la rebaja de los
mismos o se busquen opciones de menor costo.
- Debe evitarse el atraso en el control de las rendiciones de cuentas de
recaudaciones del exterior, para lo que se recomienda la asignación de un
funcionario más al Sector de Control de los ingresos del exterior.
· Otras consideraciones
- Se sugiere la separación de funciones para la emisión y registración de
cheques en la Sección Habilitaciones de
Tesorería.
- Se observa la conveniencia de proceder a la informatización de los
registros bancarios, en función de su complejidad y cantidad de movimientos.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION
Se confirió vista al Organismo auditado y a la Dirección Nacional de
Arquitectura del Ministerio de Transporte y Obras Públicas con fecha 31/10/02
de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley N° 16.736 de 05/01/96, se
presentaron descargos fuera de plazo por parte de la Dirección Nacional de
Arquitectura, que dio lugar a que se produjera un nuevo informe de fecha 08/01/03.
Se dictó
Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación, adoptándose las
conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada y
disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes
tendientes a la regularidad de la gestión en el mencionado Organismo.
MINISTERIO DEL INTERIOR
Dirección General de Secretaría
CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES
De las actuaciones realizadas en la Unidad Ejecutora Dirección
General de Secretaría del Ministerio del Interior y reseñadas en el informe de fecha 15/08/02, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:
· Respecto al
manejo de fondos y valores
- Se detectaron
omisiones en la registración de operaciones, tanto en el Departamento de
Tesorería como en el de Contaduría. Constituye un principio fundamental para
lograr un adecuado control que todos los fondos que ingresen y egresen de la Tesorería
estén debidamente documentados y escriturados por Tesorería, remitiendo un detalle diario de los mismos a
Contaduría para que se proceda a su registración.
- El
procedimiento establecido en lo que se refiere a los cheques librados, no es correcto ya que los mismos
son emitidos - sea cual fuere su importe - con tres firmas de funcionarios de
Tesorería. Lo pertinente es que éstos sean confeccionados por Contaduría, a
tres firmas, pudiendo ser la última de Tesorería.
- Se mantenía en
Caja dinero ensobrado correspondiente a
sueldos de diciembre/2001 y aguinaldo del segundo semestre del año 2001. No se
ha dado cumplimiento al art. 76 del T.O.C.A.F., en el que se establece que las
partidas no abonadas deben depositarse en la Cuenta Bancaria correspondiente y
posteriormente devolverse a la Tesorería General de la Nación.
- Se arquearon
sumas significativas en dólares que se mantenían en Caja por no contar con
cuenta corriente bancaria para su depósito. Sería necesario realizar las
gestiones correspondientes para la apertura de una Cuenta Bancaria en moneda
extranjera.
- No se llevaba
registro de los depósitos en garantía en poder de Tesorería.
- No pudieron ser
localizadas las Resoluciones de creación de las Cajas chicas arqueadas (Proveeduría
y Servicios Generales –Valores). Los montos entregados por concepto de Caja
Chica a Proveeduría, Servicios Generales y D.G.R.T.I.D. (Narcóticos) no se
encontraban respaldados por comprobante alguno. A partir del mes de mayo se regulariza la creación y
funcionamiento de las mencionadas cajas chicas.
- Con el fin de
mejorar la gestión del Departamento de Tesorería, y realizar una eficiente
asignación de recursos, tanto materiales como humanos, el equipo auditor
elaboró tres Planillas (Planilla de
Caja, de Valores y de Depósitos en Garantía), las que fueron aceptadas e implementadas por personal de Tesorería con el aval de Contaduría. Posteriormente
se pudo corroborar su correcta aplicación, utilidad y viabilidad.
· Respecto al
análisis del Sistema Contable
- Del análisis
del Sistema Contable al 31/03/02 surgen errores de escrituración, exposición y
omisión. La casi totalidad de los mismos fueron subsanados al 31/05/02,
manteniéndose algunas anomalías que se detallan a continuación:
° En relación a
las cuentas bancarias existen partidas conciliatorias que datan desde el año
1996, por diferentes conceptos. Se deberían agotar todos los mecanismos
tendientes a la depuración de las mismas.
° En la cta.
2711/3 (Fondo Rotatorio) aparecen débitos bancarios no contabilizados
correspondientes a cheques librados por el Organismo que datan del año 1999.
Sobre este punto no se obtuvo explicación alguna por parte de la Contadora
Encargada del Departamento de Contaduría. Es imprescindible que se determine a
qué conceptos obedecen estos cheques librados y se aclaren los motivos de por
qué no fueron contabilizados en su momento. Este tipo de situación se evitaría
si fuera Contaduría la que confeccionara los cheques y los escriturara previa
su entrega a Tesorería.
° No se incluyen
dentro del Activo los valores (vales de combustibles) que se encuentran en
custodia en Tesorería y en la Oficina de Valores. El hecho de que en Contaduría
no se lleve registración de los valores, implica que no pueda brindar
información de la existencia real de
los mismos, basada en un registro independiente al de las oficinas que los
administran. El control que se lleva a cabo es trimestral, en el momento de la
Rendición de Cuentas. Se entiende que tanto Tesorería como la Oficina de
Valores deben informar los movimientos de vales de combustibles allí
registrados para que Contaduría pueda proceder a su escrituración.
° En el Estado de
Situación no figura el rubro Activo Fijo. Cabe señalar que a la fecha se está
llevando a cabo un relevamiento de todos los bienes en poder de este Organismo,
con la finalidad de contar con el Inventario General. Contaduría no podrá
ingresar dicho Inventario hasta que la Contaduría General de la Nación
establezca el criterio a seguir para la valuación de los bienes. Sería conveniente
solicitar pautas a seguir sobre la valorización de los bienes para proceder a
su registración.
° En lo que se
refiere a los rubros del Pasivo se debe continuar en la labor de análisis de
las cuentas, a fin de realizar los
ajustes correspondientes tendientes a subsanar los errores de registración
detectados.
- De la Auditoría
de Caja del período 1/03/02 – 19/03/02 surge que los movimientos
correspondientes al Fondo Presupuestal se escrituran en su totalidad a fin de
mes. Los mismos deberían ser registrados en el día en que se originan.
- Con la
finalidad de que el Departamento de Contaduría funcione en forma eficaz y
eficiente, se considera necesaria la
creación de una “Mesa de Control” que
se encargue de realizar el control primario de cumplimiento de los
procedimientos, verificación del procesamiento de los datos y la veracidad de
la información obtenida. Esta tarea, hasta el momento de finalizada la
actuación, la venía efectuando la Encargada del Departamento.
· Referente a los
vales de combustibles
- En la Oficina
de Valores se debería implementar un registro, manual o informático, que
permita determinar el saldo discriminado por tipo de combustible y su cuantificación.
- La Asesoría
Técnica en Transporte tiene dentro de sus cometidos el asesoramiento en esta
materia de control vehicular, para lo que debe recabar y procesar los datos relativos al parque
automotriz de todas las unidades e informarle al Sr. Ministro de los resultados
obtenidos para la toma de decisiones. A la fecha de finalización de la
actuación la información referente a los procedimientos de contralor y
utilización de los vehículos, correspondiente al período enero – mayo de 2002,
solicitada al Director General de Secretaría con fecha 14/06/02, no fue
proporcionada.
VISTA, DESCARGOS Y
RESOLUCIÓN
Habiéndose dado vista al
Organismo auditado con fecha 30/10/02, de acuerdo a lo establecido en el art.
51 de la Ley 16.736 de 05/01/96 y vencido el plazo legal no se han presentado
descargos.
Se dictó Resolución por
parte del Auditor Interno de la Nación adoptándose las conclusiones de los
Sres. Auditores respecto a la actuación realizada, disponiéndose el
cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la
gestión en la Unidad Ejecutora Dirección General de Secretaría.
MINISTERIO DEL INTERIOR
Dirección Nacional de Bomberos
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
De la actuación
realizada en la Dirección Nacional de Bomberos, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de
fecha 08/11/03, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:
· La mayoría de
las observaciones formuladas en el informe de la anterior actuación se han
levantado. En lo que se refiere al inventario de bienes muebles y equipos,
actualmente se está en proceso de formulación del mismo de acuerdo a la
normativa impartida por el propio Ministerio del Interior.
· Si bien se
percibe recaudación que tiene por destino, establecido por ley, la ampliación,
funcionamiento y mantenimiento de los servicios, así como la adquisición de
vehículos, material y equipamiento de seguridad apropiados, no es posible su ejecución por la imposición
de topes en la asignación presupuestal. Asimismo, se constató que se realizó
una transferencia de estos fondos, por un monto de U$S 2:400.000, solicitado
por parte de la Secretaría del Ministerio del Interior el 3 de mayo de 2001 y
que aún se mantienen pendiente de reintegro.
· Se constató que
las transferencias que realiza la D.G.I. por concepto de patentes especiales de
las compañías de seguros que gravan las pólizas de incendio, no son acreditas
por parte de la CGN en la cuenta de la Dirección Nacional de Bomberos. Del
período 8/01-7/02, de $23:846.839 que fueron transferidos por D.G.I. sólo se
acreditaron $ 6:930.921, siendo la diferencia de $16:915.917.
· Se efectuó un
estudio de los saldos pendientes de cobro por servicios extraordinarios de
prevención de incendios (Dec. N° 272/93) al 25/9/02 y su antigüedad. Del mismo se desprende que la IMM es el
principal deudor en Servicios Continuos, por un monto de $ 2:106.120, por
servicios brindados de enero del 2000 a la fecha, representando el 32% del
rubro. La Dirección General de Infraestructura Aeronáutica es el principal
deudor en Servicios Discontinuos (43% del total del rubro), por una suma de $1:682.253 por servicios brindados desde julio del 2001
a la fecha. Con referencia a esta última, merece puntualizarse que el servicio se brinda aún cuando el convenio
suscrito caducó en junio del 2001.
· La Caja de
Recaudación luego de las 13 hs. permanece fuera del local de la Tesorería, a
cargo del funcionario de guardia. Esto implica que la recaudación en horas de
la tarde queda a cargo de personal de Contaduría o Administración que cubre el
horario vespertino. La recaudación se mantiene en una caja que no está en la
Tesorería y sin los recaudados de seguridad pertinentes. Se constató que de las
24 personas que manejan fondos y valores, únicamente 10 están cubiertas por la
póliza de caución de fidelidad, siendo el monto asegurado de tan sólo $ 355.000 el cual representa el 28,97% del total
arqueado.
· Se constató un aumento de la demanda por prestación del servicio
principalmente en el caso de incendios forestales. Del estudio realizado se
puede concluir que si bien existen
disposiciones legales al respecto y también se ha estipulado una coordinación
entre la Dirección Forestal del M.G.A.P. y la D.N.B., la misma no se ha
concretado en la práctica. Esto implica que han otorgado subsidios a la
forestación sin que haya mediado un contralor efectivo por parte de esta
Dirección Nacional.
· Es notoria la
escasez de recursos humanos con que cuenta la DNB. En virtud de ello, por el
Decreto 256/2002 del 9/7/02, se reglamentan las Brigadas de Bomberos Auxiliares creadas por el Art. 22 de la ley
15896 del 15/9/87. Estas se organizarán como asociaciones civiles sin fines de
lucro y se regirán por un estatuto que deberá someter a la aprobación del Poder
Ejecutivo por intermedio del M.E.C., previo informe de la D.N.B. quien deberá
impulsar, organizar, instruir, preparar y supervisar a las mismas. Esto traerá
como consecuencia un cambio importante en el funcionamiento de esta Dirección a
partir de la implementación de estas Brigadas.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION
Se confirió vista al Organismo
auditado con fecha 07/02/03 de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley
16.736 de fecha 05/01/96, se presentaron descargos que dieron lugar a que se
produjera un nuevo informe de fecha 27/02/03, en el que se reconoce la adopción
de medidas correctivas por parte de la Dirección Nacional de Bomberos, quedando
sujeto a un seguimiento posterior.
Se dictó Resolución por
parte del Auditor Interno de la Nación, adoptándose las conclusiones de los
Sres. Auditores respecto a la actuación realizada, disponiéndose el
cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la
gestión en la Dirección Nacional de Bomberos.
MINISTERIO DEL INTERIOR
Dirección Nacional de
Identificación Civil
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
De la actuación
realizada en la Dirección Nacional de Identificación Civil, cuyos resultados se
encuentran explicitados en informe de fecha 12 de noviembre de 2002, se
destacan las conclusiones y recomendaciones a que se arribaron:
· De acuerdo a los cometidos detallados precedentemente, a esta DNIC le
compete la conservación de los registros donde se archivan las hojas de
filiación, las fichas decidactilares y la respectiva documentación habilitante
para la expedición de la C.I. Actualmente parte de este archivo está en legajos
de papel, parte se encuentra informatizado y otra microfilmado. Debido a la
escasez de recursos de los que dispone esta Dirección, no le es posible
realizar la informatización total del Archivo Nacional. En Montevideo se va
realizando en forma progresiva quedando pendiente el Interior del país. Es
preocupante que no se tenga respaldo completo del Archivo de Montevideo, lo que
sería de fatales consecuencias para el país en caso de algún tipo de accidente
que destruyera el mismo.
· A partir del convenio con el CEPRE, los procedimientos de emisión de
Cédulas se han ido informatizando. Por este convenio se ha logrado disponer de
equipos de última generación y de un software a medida. Si bien el apoyo a esta
Dirección ha sido importante, el mismo cesa a partir de su puesta en
funcionamiento. Esto implica que de
aquí en más, la DNIC deba hacer frente al nuevo sistema sin personal
capacitado, ya que no cuenta con técnicos informáticos y tampoco tiene la posibilidad de contar con ellos. Esta situación significa una alerta
importante para el funcionamiento futuro del sistema.
· La informatización de los procedimientos de emisión de Cédulas de
Identidad y Pasaportes, implicó un cambio en los insumos que se utilizan, lo
que unido a un aumento sustantivo en la demanda, hace que los costos operativos
se hayan incrementado notoriamente y el presupuesto asignado no esté acorde a
esta nueva realidad.
· Del relevamiento de los procedimientos de emisión de la Cédula de
Identidad y Pasaportes en Montevideo, surge como debilidad del sistema, la
falta de vinculación entre el recibo de pago y la emisión del documento
propiamente dicho. Alcanzaría con agregar un dígito de control al sistema para darle seguridad. Se puso en conocimiento
de ésto al Director del Depto. de Informática y al Director del Depto. de
Cédulas y Pasaportes de Montevideo, quienes manifestaron estar de acuerdo con
implementar dicha medida, solicitándole al técnico del CEPRE la instalación en
el sistema del campo de control correspondiente.
· Del análisis del sistema de recaudación vía telefónica por concepto de
emisión de Cédula de Identidad en Montevideo, se constató que la DNIC emite
documentos que luego no cobra si el usuario no abona la factura de ANTEL. El
total acumulado a julio 2002 es de $1:466.424. El índice de pendientes de cobro
sobre total acumulado de recaudación ha venido descendiendo del 26,49% en el
año 1999 al 5,88% a julio del año 2002. A partir de la liquidación del mes de
setiembre, ANTEL remite listado de morosos, por lo que la DNIC podría realizar
la gestión de cobro en la renovación posterior del documento si la normativa lo
permitiese.
· Se hizo un estudio de todas las oficinas del interior
vinculando el número de funcionarios, el volumen de emisión de Cédulas de Identidad
y Pasaportes y el monto asignado de Caja Chica. De dicho estudio, surgen
algunas discordancias. A vía de ejemplo, Canelones cuenta con un funcionario
más que Colonia y expide el doble de Cédulas. Se destacan oficinas, tales como
Sarandí del Yí, Cardona, Young, Río Branco y Bella Unión, con escaso volumen de
expedición de documentos. De lo expuesto se desprende que no se hace uso
eficiente de los recursos asignados, debiendo suplir personal pagando viáticos para el traslado de los mismos. Se
debería implementar una reestructura atendiendo estos puntos, para evitar
oficinas sobredimensionadas y otras carentes de personal, reviendo cuáles son
necesarias, en virtud del volumen de expedición de documentos y del costo
operativo de las mismas.
· Como consecuencia del estudio arriba mencionado y del arqueo practicado,
se observó que las Cajas Chicas del interior ameritaban una revisión en sus
montos. En su mayoría databan de mucho tiempo y los mismos no eran acordes a la
realidad. En virtud de nuestra recomendación, fueron modificados por Resolución
de fecha 29/10/02 y comenzaron a regir a partir del 1/11/02. También fue
cancelada la Caja Chica de Secretaría.
· En el arqueo de Caja realizado el 15/07/02 se constató que existían
partidas de dinero que no ingresaban a los registros contables, tales como, los
viáticos abonados al personal y fondos de terceros. Esta situación fue
solucionada en el correr de nuestra actuación.
· El monto de la póliza de caución de fidelidad es bajo dado el nivel
promedio de recaudación de Tesorería, por lo que se recomienda adecuarlos en la
próxima renovación.
· Se constató atraso en las registraciones de los libros de Contaduría.
Durante el transcurso de nuestra actuación se procuró ponerlos al día, a la
fecha de finalización de la misma no se había culminado aún dicha tarea. Es
necesario mantenerlos actualizados para efectuar un adecuado control por
oposición a Tesorería, tarea prioritaria de Contaduría.
· En el arqueo de valores no se pudo corroborar el saldo arqueado con el
saldo contable de Tesorería ni de Contaduría, sino que se realizó a posteriori,
luego de recomponer el saldo. Tesorería contabiliza los movimientos de entrada
y salida de valores a fin de mes. Las
libretas que están en uso en poder de los cajeros de la Oficina de Rincón y del
GEANT, se toman dentro del saldo de Tesorería, cuando en realidad sólo los de
la Oficina de Rincón vuelven a la misma, a fin de la jornada. Esto implica que
para determinar el saldo real en custodia de Tesorería es necesario recomponer el mismo. Se debería
modificar el sistema en uso para hacerlo más práctico a efectos de realizar los
respectivos controles.
· En la cuenta en dólares Nº 3092-9, fondos de recaudación, mantienen un saldo de U$S 6.853.32 desde
abril del 2001, que según manifestaciones del Director del Depto. de
Contaduría, no están autorizados a utilizar.
· Del análisis de las conciliaciones bancarias surge que en la cuenta Nº
34709 existen partidas conciliatorias del año 2000 y 2001 que corresponden a
depósitos pendientes de acreditación bancaria. No existe constancia escrita de
que se hayan efectuado gestiones tendientes a regularizar dichas partidas. El
Organismo deberá utilizar todos los mecanismos para depurar las mismas a la
brevedad. No obstante lo antedicho, es necesario realizar un estudio más
profundo para determinar la veracidad de las partidas, debido a que se detectó
que uno de los depósitos que figuraba como pendiente de escrituración en el
Banco resultó ser un error de registración.
· Del estudio del sistema de compras resulta que:
- Con fecha 11/12/01 se realizó la apertura de la Licitación Pública N° 3/01 para un nuevo contrato de servicios de
limpieza. En primera instancia se había adjudicado a la misma empresa que venía
desarrollando tareas. Por no ser la oferta más conveniente en precios y por
tener algunas dificultades en su cumplimiento, el Tribunal de Cuentas lo observó y posteriormente se adjudicó a
otra firma.
- En el pliego de condiciones particulares de la Licitación Pública Nº1/00
(Servicios de Limpieza de la Casa Habitación y Cantina), se observó por las
suscritas que el plazo de renovación del contrato excedía el presupuesto
quinquenal. Notificadas las autoridades al respecto, manifestaron que no lo
renovarían y harían un nuevo llamado.
· En cuanto al sistema de Inventario, se deben incluir los equipos
informáticos debidamente individualizados. Esta tarea es responsabilidad de la
Sección Inventario y Contralor y no del Depto. de Informática, que si bien,
puede asesorar no es de su competencia llevarlo a cabo.
· Si bien la recaudación se deposita íntegra diariamente, la permanencia de
los fondos de recaudación se distorsiona por la existencia del fondo para cambio de los cajeros, no
obstante es una partida necesaria para el funcionamiento de la Oficina.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION
Se confirió vista al Organismo auditado con fecha
30/12/02 de acuerdo a lo establecido en el Art. 51 de la Ley N° 16.736 de
05/01/96, habiéndose presentado descargos que dieron lugar a un nuevo informe
de fecha 20/01/03, en el que se reconoce la adopción de medidas correctivas,
quedando sujeto a un seguimiento posterior.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de
la Nación adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la
actuación realizada, disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y
convenientes a la regularidad de la gestión de la Dirección de Identificación
Civil
MINISTERIO DEL INTERIOR
Dirección
Nacional de Sanidad Policial
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
De la actuación realizada en la
Unidad Ejecutora Dirección Nacional de Sanidad Policial del Ministerio del
Interior cuyos resultados se encuentran explicitados en el informe de fecha
28/07/03, se destacan las conclusiones y recomendaciones a que se arribaron:
· Con relación al control de stock en los distintos servicios y los
procedimientos en Depósito, Despacho y Unidosis
- Los faltantes
detectados por esta auditoría en el depósito del Departamento de Farmacia, de
51 inhaladores de Beclometasona/Salbutamol y de 75 sachets de Suero
glucofisiológico de 1000 c.c., no pudieron ser explicados por los responsables
de su custodia. Se tomaron medidas adicionales de control de los inhaladores,
ubicándolos en un espacio exclusivo y solicitando al Dpto. de Cómputos una
modificación en el programa de forma que las reposiciones a Despacho se
realicen diariamente.
- Dado que se
está en proceso de unificación de los Depósitos de Farmacia se recomienda realizar un inventario general
de todos los medicamentos, y proceder luego de determinar las diferencias, a realizar los ajustes que correspondan.
- Con relación al
control de stock efectuado en Unidosis, la diferencia más relevante corresponde a un faltante de 284 unidades de Cefradina inyectable,
situación que habría sido detectada por el Dpto. de Farmacia, no habiéndose
identificado aún las causas que lo originaron.
- En el Sector
Unidosis deberán eliminarse del sistema informático aquellos medicamentos que
tienen existencia cero y aún se
mantienen con saldo.
- En sector
arriba mencionado, no existe una adecuada separación de funciones
(registración, preparación de medicación, control de stock, dispensación) que
garantice un control por oposición de intereses.
- Con respecto al
software de Farmacia, es conveniente realizar una revisión del mismo, con el
fin de simplificar los procesos y agilizar la búsqueda de información garantizando la exactitud de la misma. En
particular deberá ofrecer mayor
información en relación a los stocks críticos y las respectivas órdenes de
compra pendientes.
- Se han
verificado errores y omisiones en el manejo de la documentación que respalda la
salida diaria de medicamentos (órdenes, recetas y tickets), que ponen de
manifiesto la ausencia de un adecuado sistema de archivo y control de la misma.
- Resulta
prioritario profundizar los controles relativos a las recetas dispensadas por
Despacho dado que del estudio de la documentación surgen algunas
irregularidades tales como:
¨ retiro
de mayor cantidad de medicamentos de los que se detallan en la orden;
¨ retiro de medicación
distinta a la detallada en la orden;
¨ la cantidad de
medicamentos entregada, según los tickets, es mayor que la que consta en el
listado diario de salidas de medicación;
¨ existen recetas y
órdenes que no se acompañan del ticket correspondiente.
- En cuanto a las
cuentas corrientes abiertas para usuarios con tratamientos prolongados, surge
la necesidad de implementar nuevos controles sobre cada una de ellas, a efectos
de verificar su autenticidad y garantizar
que no se le asignen simultáneamente al mismo paciente, dos cuentas para un
medicamento de la misma especialidad.
- Todas las
operaciones vinculadas al movimiento de medicamentos deberán estar debidamente
documentadas y será necesario definir claramente las responsabilidades del
personal asignado a dicha tarea (dispensación, digitación, etc.).
- Deberán
realizarse controles de stock aperiódicos y sorpresivos en todos los
Servicios, por parte de personal ajeno al Dpto. de Farmacia, de
cuyos resultados se dejará constancia en Actas. En caso de detectarse faltantes
que pudieran ser originados por posibles fugas, se deberán adoptar las medidas correctivas y disciplinarias
pertinentes.
· Con respecto al análisis de los expedientes de Compras de medicamentos
- Se constataron
licitaciones en las que el período de mantenimiento de la oferta excede al
dispuesto en el pliego por lo cual algunos laboratorios adjudicatarios no
mantienen su oferta, ni la forma de pago y otros desisten de la licitación.
(Lic.Abrev. 16/02 “Medicamentos Varios I” y Lic. Abrev. 17/02 “Medicamentos
Varios II”).
- Se verificó que
en algunas Resoluciones de adjudicación
consta el importe global asignado pero no se hace referencia al importe que
corresponde a cada proveedor.(Lic.Púb.
6/02 “Adquisición de Medicamentos Ginecológicos y Oncológicos”, Lic. Púb. 12/02
“Medicamentos Neurológicos”, Lic. Púb. 13/02 “Medicamentos Inmunológicos” y
Lic. Púb. 19/02 “Antibióticos”).
- No se ha
dado cumplimiento al art. 63 del TOCAF
en la Lic. Púb. 5/02 “Sueros y Minerales de uso parenteral”, ya que el aumento
en la cantidad adquirida excede al 100% del objeto del contrato y no se cuenta
con la aprobación previa de la autoridad competente.
- De los
expedientes de compra de medicamentos analizados, surge un enlentecimiento-
aproximadamente 19 meses de demora- en el trámite licitatorio que abarca desde
el inicio de la licitación hasta que se remite el expediente del Ministerio del
Interior para su archivo (Lic.Púb. 5/02 “Sueros y Minerales de uso parenteral”
y Lic. Púb. 6/02 “Medicamentos Ginecológicos y Oncológicos”).
- Con relación a las Compras Directas, no
se ha dado cumplimiento al art. 33
literal C del TOCAF ya que no se deja constancia de la exclusividad (C.D.38/03
“Adquisición de Cabergolina 6 mg. comp. para Farmacia”).
· En cuanto al análisis
financiero y presupuestal del rubro 152 “Medicamentos”
- La Unidad
Ejecutora no cuenta con la información referente a la discriminación por
proveedor de la deuda de $19.422.077, generada al 31/12/02, por compras de medicamentos. Se recomienda
instalar un programa contable, que proporcione la información económica y
financiera requerida, en tiempo y forma.
- En el ejercicio
2002, se efectuaron compras de medicamentos con fondos provenientes de una asistencia financiera,
no reembolsable, de la Dirección Nacional de Asistencia Social Policial, por $
3.684.888. Los movimientos de dichos fondos no se registraron a través del SIIF ya que este sistema no
prevé la incorporación de los mismos. Se constató que las facturas respectivas no cuentan con la intervención
preventiva del Cr. Delegado del Tribunal de Cuentas y que no se efectuó la
rendición de cuenta correspondiente.
- En cuanto a la financiación 1.8 creada para el año 2003 para Fondos de Terceros que ha sido denominada
“Otros Fondos por cometidos de organismos del Presupuesto Nacional” se verifica que:
¨ El Tribunal de Cuentas ha
solicitado que, acorde a lo estipulado por el art. 33 del TOCAF y el art. 211 de
la Constitución de la República, los procedimientos de compra con cargo a estos
fondos deberán someterse a su intervención.
¨ La CGN aún no ha regulado la
registración de los ingresos por este concepto y la utilización de estos
fondos, no habiendo sido incluidos a la fecha en el SIIF.
¨ La Unidad Ejecutora ha
elevado a la Contaduría Central del
Ministerio del Interior el Informe de Revisión Limitada correspondiente al
primer trimestre 2003, el día 23/7/03.
¨ Existen diferencias de
criterios entre la C.G.N y la Unidad Ejecutora en cuanto a la incorporación de estos fondos a la Cuenta Única Nacional
(CUN). Al respecto se sugiere aunar esfuerzos a efectos de lograr uniformidad
de criterios, ya que resulta prioritario contar con un sistema único de
registración que ofrezca transparencia en el manejo de estos fondos y demuestre su correcta y eficiente
utilización.
- Se sugiere que
esta Unidad Ejecutora, teniendo en cuenta la escasez de recursos y los altos
costos asociados al Sector Salud, evalúe la reformulación del sistema de
identificación de usuarios, considerando dentro de una categoría diferencial a
aquellos beneficiarios que, si bien tienen derecho a la asistencia en Sanidad
Policial, cuentan a su vez con otra cobertura asistencial privada. La
experiencia indica que se han aplicado
con éxito sistemas de identificación de este tipo en Centros Asistenciales de Salud Pública, de Defensa Nacional y
de la Universidad de la República.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION
Se confirió vista al organismo
auditado con fecha 08/09/03 de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la
Ley Nº 16.736 de fecha 05/01/96 y
vencido el plazo legal no se presentaron descargos a las observaciones formuladas.
Se dictó resolución por parte del
Auditor Interno de la Nación adoptándose las conclusiones de los Sres.
Auditores respecto a la actuación realizada y disponiéndose el cumplimiento de
las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en la
Dirección Nacional de Sanidad Policial del Ministerio del Interior.
MINISTERIO DE
DEFENSA NACIONAL
Dirección
General de Secretaría
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
De la actuación realizada, cuyos resultados se
encuentran explicitados en informe de fecha 06/05/02, se destacan las
siguientes conclusiones y recomendaciones:
· Con respecto a
la obligatoriedad de contratar póliza de caución para los funcionarios que
manejan fondos o valores públicos, según dictamen de la Auditoría Interna de la
Nación del 07/08/96, sería de aplicación lo dispuesto por el art. 133 del
T.O.C.A.F..
· Es aconsejable
que se agoten las gestiones a fin de reintegrar a las empresas los depósitos en
garantía de licitaciones, que se
mantienen pendientes de devolución.
· Establecer un
adecuado procedimiento para la registración y control de los vales de combustible
que brinde información veraz.
· Resulta
necesario efectuar la depuración de las conciliaciones bancarias, realizando
los ajustes que correspondan a fin de no mantener pendientes de conciliación
partidas de larga data.
· Los cheques
deben ser librados manteniendo un orden correlativo, adecuada anulación de los mismos y registro de control de
entregas de libretas.
· Regularizar el
atraso constatado en la versión del 10 % de la recaudación proveniente
Dirección Nacional de Comunicaciones, tal como lo dispone el art. 119 de la Ley
N° 16.736 de 05/01/96.
· Controlar en
las licitaciones la presentación por parte de los oferentes de toda la
documentación exigida en el pliego general y particular.
· En lo referente
a las Misiones Oficiales se mantiene lo observado por la Auditoría Interna de
la Nación respecto a que la Resolución
del Poder Ejecutivo es posterior a la fecha de partida de la misión. Es
preceptivo que se cumpla con la tramitación prevista en el Instructivo N° 4 del
15/05/98. Asimismo, en los recibos de pago de viáticos y partidas especiales
debe constar la fecha a efectos de facilitar el control de los plazos de
rendición de los mismos.
· Implementar un
sistema contable con adecuadas claves de acceso y definición de perfiles de
usuarios con el objetivo de agilitar
las tareas y mejorar el Control Interno.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION
Se confirió vista al Organismo auditado con fecha
18/09/02 de acuerdo a lo establecido
por el Art.51 de la Ley 16.736 del 05/01/96, vencido el término legal no se han
presentado descargos.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de
la Nación, adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la
actuación realizada, disponiéndose las medidas necesarias y convenientes a la
regularidad de la gestión de la Dirección General de Secretaría del Ministerio
de Defensa Nacional.
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
Dirección General de Aviación Civil
CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES
De la actuación
realizada en la Dirección General de Aviación Civil, cuyos resultados se
encuentran explicitados en informe de fecha 23/10/02, se destacan las
conclusiones y recomendaciones a que se arribaron:
· El Departamento Financiero Contable deberá realizar
arqueos sorpresivos a Tesorería.
· Se constataron partidas con antigüedad desde junio
de 1971 integrando el saldo de Valores en Custodia. Es necesario proceder a la
depuración del mismo.
· Proceder con mayor precaución al emitir los recibos
(valorados) en el Departamento Financiero Contable a efectos de evitar errores
y en caso que los mismos sean detectados por la Sección Tesorería, se deberá
comunicar al departamento emisor a fin de realizar las modificaciones
correspondientes.
· En los expedientes de licitaciones estudiados se
omite cumplir con las siguientes formalidades: anexar la hoja completa de la publicación, donde conste la fecha de la
misma; en las invitaciones y notificaciones
de resolución no queda constancia de recibo.
· En cuanto a la Sección Adquisiciones, se entiende
aconsejable separar las funciones de compras y proveeduría.
· Proveeduría
debe contar con un registro contable donde se asienten las entradas y salidas de los distintos
artículos y su saldo. De esta manera se obtendrá información imprescindible a
efectos de conocer las existencias reales para la toma de decisiones y una
correcta planificación de las adquisiciones. A su vez, esto hará posible un
control eficiente y eficaz de las mismas.
· En relación a las compras directas se deberá contar
con una nota de la sección solicitante, que avale la necesidad del gasto y la
constancia de disponibilidad de crédito
para hacer frente al mismo, por parte del Departamento Financiero Contable.
Asimismo, se recomienda, por razones de buena administración que -en todos los
casos- se soliciten precios a más de una firma del ramo.
· En lo que respecta al Inventario de bienes se señala
que en mérito a la observación
realizada por la Auditoría Interna de
la Nación en informe de fecha 31/8/99, el Organismo efectuó un Inventario de
los bienes, de todas las oficinas, al mes de diciembre de 1999. El
procedimiento utilizado para la actualización del mismo, se realiza en el mes
de diciembre de cada año, enviando a cada una de las oficinas el último
Inventario a efectos de que las mismas efectúen los movimientos de altas y
bajas producidas en el año. Se constató que a la fecha de la actuación, el
mismo no se encontraba actualizado y presentaba las siguientes deficiencias:
- No se realiza
una descripción detallada de los bienes y los mismos no se encuentran
debidamente identificados.
- Se incluyen en
el Inventario artículos que no son inventareables
- Faltan
inventarios de varias oficinas que se encuentran ubicadas en la calle Carlos Quijano
1182: Sala de Psicología, Consultorio de Odontología, Policlínica y Recepción
de Medicina.
- No se
especifica, en la mayoría de los casos, el destino de los artículos que se dan
de baja.
En consecuencia deberá
procederse a actualizar el inventario, teniendo en cuenta criterios contables de
materialidad y vida útil para la inclusión de los bienes al mismo. Asimismo,
es necesario que se subsanen las deficiencias constatadas, a fin de dar
cumplimiento a lo establecido por las disposiciones legales y reglamentarias
vigentes.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION
Habiéndose dado vista al
Organismo auditado con fecha 03/01/03, de acuerdo a lo establecido en el art.
51 de la Ley 16.736 de 05/01/96, se
presentaron descargos fuera del término legal, que dieron lugar a que se
produjera un nuevo informe de fecha 10/04/03, en el que se reconoce la adopción
de medidas correctivas por parte de la Dirección General de Aviación Civil,
quedando sujeto a un seguimiento posterior.
Se dictó
Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptándose las
conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada,
disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la
regularidad de la gestión en la Unidad Ejecutora Dirección General de Aviación
Civil del Ministerio de Defensa Nacional.
MINISTERIO DE
DEFENSA NACIONAL
Dirección Nacional de Meteorología
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
De la actuación realizada, cuyos resultados se
encuentran explicitados en informe de fecha 04/03/02, se destacan las
siguientes conclusiones y recomendaciones:
· De la auditoría efectuada, surge que el libro Caja correspondiente se
encuentra enmendado y con tachaduras. Se advierte que, en casos de cometer errores
u omisiones en el registro contable debe procederse a su corrección mediante la
utilización de un contra asiento.
· Se constató la existencia de comprobantes emitidos por Cooperativas, que
no cumplen con los requisitos exigidos en materia fiscal. Debe controlarse que
la documentación presentada se ajuste a la normativa vigente.
· Se entiende aconsejable que se efectúe una planificación de las compras
de materiales de oficina, considerando el stock existente y las necesidades del
Organismo.
· Resulta conveniente que se culmine con la elaboración del nuevo
inventario de bienes muebles, teniendo en cuenta las disposiciones legales y
reglamentarias en la materia, y se implementen procedimientos adecuados para su
actualización.
· Debe realizarse un relevamiento de todos los materiales que se encuentran
en desuso, ya que estos no deberán integrar el stock actual del Departamento de
Proveeduría.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION
Habiéndose dado vista al Organismo auditado con
fecha 18/10/02 de acuerdo a lo establecido por el Art.51 de la Ley 16.736 del
05/01/96, se presentaron descargos a las observaciones formulada, que dio lugar
a un nuevo informe de fecha 05/11/02, en el que se destaca la adopción de
medidas correctivas, quedando sujeto a un seguimiento posterior.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de
la Nación, adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la
actuación realizada, disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y
convenientes a la regularidad de la gestión en la Dirección Nacional de
Meteorología.
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
Servicio Geográfico
Militar
CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES
De la
actuación realizada en el Servicio Geográfico Militar, cuyos resultados se encuentran
explicitados en informe de fecha 20 de diciembre de 2002, cabe destacar las
siguientes conclusiones y recomendaciones:
· Del Libro de Actas de Arqueos surge que se realizan
arqueos solamente a fin de cada mes, por lo que resulta conveniente además, la
realización de arqueos aperiódicos y sorpresivos.
· Los funcionarios que manejan fondos y valores del
Estado no están cubiertos por la Póliza de Caución de Fidelidad respectiva, por
lo que deberá cumplirse con lo establecido en el Art. 133 del T.O.C.A.F..
· Si bien existe un listado de bienes muebles, equipos y
material de armamento en poder del Servicio, es necesario realizar una
detallada descripción y codificación de los mismos. Se deberá establecer su identificación
mediante la aplicación de stickers y su registración en un libro llevado a esos
efectos.
· No se ha puesto aún en funcionamiento el sistema
informático para la venta y actualización de stock de Material Cartográfico por
motivos que fueron explicados por la Dirección del Servicio Geográfico Militar.
No obstante ello, resulta conveniente implementar el mismo a la brevedad, a
efectos de emitir los comprobantes respaldantes de cada operación comercial y
concomitantemente actualizar el stock, en virtud de que en la actualidad se llevan las existencias
en planillas excel que se actualizan a
fin de cada mes.
· La Sección
Información y Ventas, deberá contar con documentación respaldante de las bajas
del stock de Cartas Geográficas por concepto de donaciones a escuelas, liceos y
distintos Organismos Públicos y Privados y por entrega de las mismas a diferentes reparticiones y Tribunales de
Concurso de las distintas Armas del Ejército.
· Para la planificación de impresión de cartas
geográficas se deberá poner mayor énfasis en la cantidad disponible y demanda a
efectos de evitar stocks sobredimensionados.
VISTA,
DESCARGOS Y RESOLUCION
Habiéndose dado vista al
Organismo auditado con fecha 03/01/03 de acuerdo a lo establecido en al Art. 51
de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96. Se presenta nota, fuera del término legal, por
parte del Servicio Geográfico Militar donde se reconoce la adopción de las
medidas correctivas recomendadas, las que serán verificadas en una futura
auditoría de seguimiento.
Se dictó Resolución por parte
del Auditor Interno de la Nación, adoptándose las conclusiones de los Sres.
Auditores respecto a la actuación realizada y disponiéndose el cumplimiento de
las medidas necesarias y convenientes tendientes a la regularidad de la gestión
en el mencionado Organismo.
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
Dirección Nacional de Pasos de Frontera
CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES
De las actuaciones realizadas en la
Dirección Nacional de Pasos de Frontera del Ministerio de Defensa Nacional y
reseñadas en el informe de fecha 21/10/02, se pueden establecer las siguientes
conclusiones y recomendaciones:
· La recaudación proveniente de los Contratos de Concesión relativos a la
instalación y explotación de Tiendas de “Tax Free Shops” en los Puentes
Internacionales Gral. José de San Martín (Río Negro) y Gral. José Artigas
(Paysandú) carece de norma legal que establezca el destino de dichos fondos.
Por lo tanto, es menester que se incluya expresamente en normas presupuestales
el destino que deben tener estos recursos.
· No se cumple con las disposiciones establecidas en el T.O.C.A.F en lo que
respecta a la percepción, utilización y registración de los mencionados fondos.
Esta Dirección deberá ajustarse a esta normativa en todo lo relacionado con: manejo
de fondos; liquidación y pago; formas de contralor y competencia para gastar;
requisitos a cumplir en las contrataciones del Estado; salvaguarda de los
bienes del Estado; registro y contralor de operaciones; rendiciones de cuentas
y responsabilidades. En especial, debe observar y cumplir con los expresos
requerimientos de los arts. 7 y 8 del T.O.C.A.F. en cuanto al destino e
información sobre los fondos que recauda.
· No se ha dado cumplimiento a la Resolución Ministerial de fecha 04/07/01
que establece que la D.N.PP.FF. deberá ajustarse a las pautas establecidas en
el T.O.C.A.F. en cuanto a, conceptos y montos autorizados a gastar, así como, a
los procedimientos aplicados para las adquisiciones y rendiciones de cuentas.
· Evitar la
utilización “transitoria” de importantes montos de lo recaudado por los
contratos de concesión, para destinos no autorizados legalmente, tales como
préstamos a SS.FF.AA. o para gastos “confidenciales” del Sr. Ministro
complementarios a los presupuestalmente asignados.
· En cuanto al
manejo de fondos y a los gastos efectuados, se constatan importantes
deficiencias y omisiones que ponen de manifiesto la inobservancia de medidas de
control y buena administración, tales como:
- Excesiva
cantidad de efectivo en moneda extranjera (U$S 56.150) y en moneda nacional ($
55.305) en poder de la D.N.PP.FF. y en la Tesorería del M.D.N. (U$S 20.000). A
efectos de implementar un sistema más seguro, debería utilizarse el
procedimiento de Fondos Fijos, manteniendo el resto de los fondos en el B.R.O.U.
y emitiendo cheques para pagos a proveedores.
- Los
funcionarios que manejan fondos en la D.N.PP.FF. no cuentan con Seguro de
Caución de Fidelidad (art. 133 del TOCAF).
- No existe
intervención previa al pago por parte del Tribunal de Cuentas.
- No existen registros
contables formales.
- Las rendiciones
de cuentas que ofician de registros, se confeccionan en planillas excel y sus
movimientos pueden ser fácilmente alterados. Debe contarse con un sistema
informático que ofrezca seguridad respecto a sus operaciones, requiriendo que
las correcciones de movimientos se realicen únicamente a través de asientos de ajuste.
- Irregular
estado de la documentación de gastos, que presenta importantes omisiones:
° Facturas que no
identifican como comprador a la D.N.PP.FF.
° Boletas sin
fecha.
° Comprobantes en
los que no consta la conformidad del Jefe de Servicio.
° Gastos de
reparación de vehículos que no son identificados en el comprobante.
° Compras a
proveedores no inscriptos en la Tabla de Beneficiarios del SIIF.
° Irregularidades
en cuanto a la correlatividad y cronología de boletas de varias empresas del
medio.
Algunas de estas irregularidades fueron puestas en
conocimiento del Sr. Ministro y la actual Dirección estaría en vías de reorganizar
la administración de la Unidad.
- Importantes
variaciones en los precios de las compras de los mismos artículos de limpieza
adquiridos en el mismo período.
- Fraccionamiento
del gasto mediante compra directa cuando por los montos adquiridos correspondía
efectuar un llamado a licitación o actuar de conformidad al art. 33 del
T.O.C.A.F..
· Uso irregular y discrecional de la recaudación. Si bien se rinde cuentas
de la misma a la División Contabilidad del M.D.N., esta última no ha ejercido
los controles mínimos sobre la documentación rendida, ni ha asesorado y
recomendado a la D.N.PP.FF. sobre las inobservancias que se estaban produciendo
al incumplir con las disposiciones vigentes.
· Se deberá comunicar la situación de estos fondos percibidos a la C.G.N. y
recabar la opinión de este Organismo y del Tribunal de Cuentas de la República
a efectos de la regularización correspondiente y sobre el procedimiento a
aplicar con relación a los fondos recaudados a través de los precitados
Contratos de Concesión.
· Por último, teniendo en cuenta la finalidad del Organismo y la
importancia de las tareas que se llevan a cabo actualmente, sería pertinente
considerar su inclusión dentro del organigrama del Ministerio de Defensa
Nacional como Unidad Ejecutora con competencias propias, como ya lo fuera con
anterioridad al año 1991.
VISTA, DESCARGOS Y
RESOLUCION
Habiéndose conferido
vista al organismo auditado con fecha 04/12/02 de acuerdo a lo establecido en
el art. 51 de la Ley 16736 de fecha 05/01/96, vencido el término legal se presentaron descargos a las observaciones
formuladas, en los que se reconoce la necesidad de la adopción de medidas
correctivas y que se tendrán en cuenta las recomendaciones realizadas por esta
Auditoría.
En ese sentido durante
el ejercicio 2003 el Organismo auditado depositó en gastos generales el
producido de la recaudación de las concesiones, no realizando "usos
transitorios " con dichos fondos, corrigiendo así una de las principales
observaciones.
Se dictó resolución por parte del
Auditor Interno de la Nación, adoptándose las conclusiones de los Sres.
Auditores respecto a la actuación realizada y disponiéndose el cumplimiento de
las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en la
Dirección Nacional de Pasos de Frontera del Ministerio de Defensa Nacional.
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
Instituto Antártico
Uruguayo
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
De la actuación
realizada en el Instituto Antártico Uruguayo, cuyos resultados se encuentran explicitados
en informe de fecha 11 de julio de 2003, se destacan las conclusiones y
recomendaciones a que se arribaron:
· Se constató la
existencia en Caja de una suma significativa para solventar los gastos de la
misión aérea programada que finalmente no se concretó. Se sugiere en el futuro,
efectuar los retiros de la cuenta bancaria una vez confirmada la realización de
la misión, a efectos de no mantener en caja sumas de tal materialidad.
· No se realizan
por parte de Contaduría arqueos aperiódicos y sorpresivos a Tesorería. Los
mismos deberán realizarse a fin de implementar un adecuado control por
oposición de intereses.
· Los
funcionarios que manejan fondos y/o valores del Estado no poseen Póliza de
Caución de Fidelidad, por lo que deberá darse cumplimiento al Art. 133 del
TOCAF.
· Se
comprobó la existencia de dos comprobantes de gastos que fueron
abonados por el Director del Departamento Financiero Contable y por el Tesorero con dinero propio, no
obstante existir fondos suficientes en Caja, los que les fueron restituídos con
posterioridad. Dada la improcedencia de la situación, se sugiere no incurrir
nuevamente en la misma.
· Se debe
formalizar la relación del Organismo con la persona que actúa como
representante permanente del IAU en Punta Arenas.
· Se constató
atraso en la presentación de las Rendiciones de Cuentas al Ministerio de
Economía y Finanzas. Esta situación estaría motivada en la imposibilidad de rendir cuentas con los comprobantes
correspondientes al pago de viáticos, por las misiones oficiales a la Base
Científica Antártica Artigas (BCAA), por la naturaleza especial de la actividad
Antártica que no permite saber con certeza las fechas exactas de comienzo y fin
de las misiones, así como tampoco el nombre de todo el personal afectado.
Debido a los inconvenientes ocasionados por la situación anteriormente mencionada, el Instituto
solicitó ser exceptuado de lo dispuesto en los artículos 9º y 10º del Decreto
56/2002 del 19/2/2002, referido a Misiones Oficiales y Comisiones de Servicios,
no haciendo lugar la Dirección General de Secretaría del Ministerio de Economía
y Finanzas al petitorio formulado, entendiendo inconveniente recurrir al
mecanismo de las excepciones. Es meneter que las autoridades procuren una
solución para dicha situación.
· Con relación al
análisis de viáticos por Misiones Oficiales a la Antártida, se detectó que las
libretas de recibos para pago de los mismos, no son usadas en forma
correlativa, los recibos carecen de fecha y no se estampa el concepto de pago.
Esto, sumado a lo mencionado en el párrafo anterior, obstaculizan el debido
control sobre las misiones de referencia. Es imprescindible que se implementen
controles adecuados, utilizando en forma correlativa las libretas de recibos,
dejando constancia en los mismos de la fecha y la misión a la cual corresponden
dichos pagos.
· El inventario
de la sede del IAU, que data del año 2000, deberá mantenerse permanentemente
actualizado.
· Se deberá
proceder a la contratación de las empresas que prestan servicios de
mantenimiento de la red informática - equipos y de limpieza de acuerdo con lo establecido en el art. 33 del
TOCAF.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION
Se confirió vista al Organismo auditado con fecha
06/08/03 de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96.
Se presentaron descargos que dieron lugar a que se produjera un nuevo informe
con fecha 22 de agosto de 2003 en el que se reconoce la adopción por parte del
Instituto Antártico Uruguayo, de medidas correctivas a efectos de subsanar las obvservaciones formuladas por
esta Auditoría.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de
la Nación, adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la
actuación realizada y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y
convenientes a la regularidad de la gestión en el mencionado Organismo.
MINISTERIO
DE ECONOMÍA Y FINANZAS
Dirección Nacional de Loterías y Quinielas
CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES
De la
actuación realizada, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de
fecha 31/03/03, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:
· Con referencia a la impresión de valores
- La impresión de los billetes de juegos y formularios valorados que se
imprimen y comercializan en la Dirección Nacional de Loterías y Quinielas se
realiza sin contar con la fiscalización de la Auditoría Interna de la Nación.
Se considera pertinente efectuar una consulta jurídica a fin de determinar si
los mencionados valores deben ser considerados valores fiscales y por ende
fiscalizados, para su emisión y destrucción, por la Auditoría Interna de la
Nación, de acuerdo a lo establecido en el numeral 5 del art. 92 del T.O.C.A.F..
- Se deben fortalecer los controles de Contaduría sobre Proveeduría en lo
atinente a los valores en depósito, mediante
la realización de diversas medidas entre las cuales se sugiere la práctica de
arqueos sorpresivos aperiódicos.
· Con referencia al Inventario de Mobiliario y Equipos
Se debe mantener el Inventario actualizado, siendo
imprescindible, que se informe en
tiempo y forma a la Sección Inventario, de los traslados de muebles y equipos
entre las distintas oficinas.
· Con referencia al juego de Lotería
Se sugiere la revisión de los contratos de distribución,
en virtud de la antigüedad de los mismos, buscando el máximo beneficio para el
Estado.
VISTA, DESCARGOS Y
RESOLUCION
Se confirió vista al Organismo auditado con
fecha 26/08/03 de acuerdo a lo establecido por el art. 51 de la Ley N° 16.736 del
05/01/96. Dentro del término legal se presentaron descargos a las observaciones
realizadas, en los cuales consta la aceptación de las recomendaciones
efectuadas por la Auditoría Interna de la Nación, así como el propósito de
implementar las medidas aconsejadas.
Se dictó
Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación, adoptándose las
conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada y
disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la
regularidad de la gestión, en la Dirección Nacional de Loterías y Quinielas del
Ministerio de Economía y Finanzas.
MINISTERIO DE INDUSTRIA, ENERGÍA Y MINERÍA
Dirección Nacional
de Minería y Geología
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
De la actuación realizada en la Dirección Nacional
de Minería y Geología cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de
fecha 15 de mayo de 2003, se destacan las siguientes conclusiones y
recomendaciones:
· En relación al
arqueo de caja y valores
- Todos los
movimientos de Valores (altas y bajas) incluyendo revistas y Códigos de Minería
deberán ser escriturados en los libros respectivos, contando con la
documentación que respalde los mismos.
- Es necesario determinar
a qué obedece la diferencia en menos de 1.260 O.H.R., constatada en los
depósitos en garantía de obligaciones hipotecarias reajustables.
- Se constató la
existencia de garantías en custodia que datan del año 1944, por lo que deberá
procederse a la depuración de las mismas.
- Se sugiere
consultar con los técnicos del Organismo sobre la necesidad o no de mantener
archivados el gran volumen de documentación (revistas, boletines, libros), que
permanece sin movimiento desde hace muchos años. En caso de proceder a su
destrucción, esta Unidad Ejecutora, deberá ajustarse a lo dispuesto por el
art. 92 numeral 5º del T.O.C.A.F..
- Deberán ponerse
al día en la elevación de las rendiciones de cuentas de fondos presupuestales,
de acuerdo a lo dispuesto por el art. 114 del T.O.C.A.F. y la Ordenanza Nº 77
del Tribunal de Cuentas.
· En relación al
Inventario
- El Inventario
llevado por el Organismo presenta deficiencias en cuanto a la inclusión de
todos los bienes y a la identificación numérica de los mismos. Se deberá dar
cumplimiento estricto a lo dispuesto por el Director Nacional en Resolución de fecha 3/6/2002 y a lo
preceptuado por los arts. 71 y 72 del T.O.C.A.F para la debida actualización
del Inventario General. A tales efectos el Encargado de cada Área debe
facilitar la tarea al personal asignado a tal fin y comunicar a la Sección
Inventarios las altas, bajas y traslados de los bienes a su cargo.
- Se entiende
aconsejable que el Museo (Técnico) cuente con un registro de las muestras de
piedras que se exhiben en el mismo, dado el valor económico de algunas de ellas
y el valor didáctico de todas.
· En relación a Proveeduría y compras directas
- Se entiende
necesario que se adopten medidas tendientes a mejorar el ambiente de control en el área de Proveeduría. A tales
efectos se deberá efectuar arqueos aperiódicos y sorpresivos por parte de la División Administración,
controlar la correcta registración de las altas y bajas de los diferentes
artículos y la recepción de los materiales adquiridos por el Organismo en cantidad
y calidad con lo solicitado.
- En el año 2002
no existió una planificación de las compras, en particular de artículos y
accesorios de informática y formularios impresos y similares.
- Para la
contratación de la central telefónica, por el monto al que ascendió la misma en
el año 2002, debió realizarse un llamado a licitación.
· En relación a
las licitaciones
- En relación a
la licitación pública Nº 1/1999 adjudicada a la empresa Clark & Asociados
para -entre otras tareas- la implementación, en el correr del año 2002
(Convenio firmado con la empresa el
4/9/02), de una nueva aplicación en ambiente Windows que soporte la gestión del
área del C.E.R.A.M., a la fecha de finalizada esta actuación aún no se había
efectivizado.
- Del estudio de
las tarjetas de asistencia del Grupo de Consultoría de la empresa Clark &
Asociados, se constató que no se dio cumplimiento a la carga horaria que según
el Convenio ya citado, este Grupo debía realizar dentro del local de DINAMIGE.
Esta situación fue puesta en conocimiento por el Encargado del Departamento de
Administración al Director Nacional con
fecha 11/7/2000.
· En relación a
la recaudación
- No existe un
adecuado control respecto de los deudores, apreciándose un elevado porcentaje de
morosidad en relación a la recaudación del C.E.R.A.M. (424,40%) como consecuencia de la falta de mecanismos
ágiles tendientes al cobro de los mismos, así como la falta de fluida
comunicación del C.E.R.A.M. con la División Minería y con la Asesoría Técnica.
- Sería
recomendable que el C.E.R.A.M., por la
naturaleza de sus tareas pasara a depender de la División Administración y que se le dotara de un funcionario con
conocimientos contables, a fin de poder llevar a cabo todas las tareas que
tiene asignadas y que se encuentran pendientes.
· En relación a
viáticos
- En el año 2002
se autorizaron y realizaron viáticos por un importe de $ 52.571 sin el crédito
correspondiente, que a la fecha de finalizada esta actuación no habían sido
abonados. Este importe representa un 19% del total pagado por este concepto en
el año 2002. Deberán ajustarse las erogaciones por viáticos a las asignaciones
presupuestales previstas.
- Los distintos
comprobantes de actuación de los funcionarios deben ser controlados para que no
existan incongruencias entre éstos y los formularios de liquidación de
viáticos.
· En relación a la flota automotriz
Se sugiere evaluar el mantenimiento de la totalidad de la flota
automotriz, considerando su uso y los costos asociados (fijos y variables), que
en el año 2002 ascendió a $ 577.221, por concepto de mantenimiento y seguro y en el año 2003, sólo por concepto de
seguro, se estima un gasto de $ 571.664.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN
Se confirió vista al Organismo auditado con fecha
17/07/03, de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley Nº 16.736 del
05/01/96 y vencido el plazo legal no se ha presentado descargos a las
observaciones formuladas.
Se dictó Resolución por parte del Auditor
Interno de la Nación, adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores
respecto a la actuación realizada, disponiéndose el cumplimiento de las medidas
necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en la Dirección
Nacional de Minería y Geología.
UNIDAD REGULADORA DE SERVICIOS DE COMUNICACIONES
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
De la actuación realizada en la Unidad Reguladora de
Servicios de Comunicaciones, cuyos resultados se encuentran explicitados en
informe de fecha 26 de mayo de 2003, se destacan las conclusiones y recomendaciones
a que se arribaron:
· Al comienzo de
nuestra actuación se constató que los sistemas de registración y control no
eran adecuados, en virtud de que entre
otras cosas, no se podían realizar
conciliaciones y no existían pistas de auditoría para verificar los movimientos
contables. En virtud de ello, se fueron marcando diferentes pautas que impulsaron la implementación de
diversos cambios, como la puesta en práctica del nuevo “Módulo de Caja”, que permitirá conocer fehacientemente la
situación de la totalidad de los clientes con los que cuenta URSEC, unificando todos los documentos de facturación
y evitando la duplicación de tareas en lo que se refiere al ingreso de
información.
Por todo lo expuesto se considera conveniente otorgar un tiempo prudencial
a efectos de verificar si la implementación de los cambios mencionados cumple
con las expectativas para subsanar las
carencias detectadas en cuanto al
manejo de los ingresos y egresos.
· Si bien los
cambios mencionados implementarán controles adecuados, se considera igualmente
necesario realizar por parte del Departamento de Contaduría, arqueos
aperiódicos y sorpresivos a Tesorería, a fin de instrumentar un adecuado
control por oposición de intereses.
· No obstante las
gestiones realizadas por el Organismo, vía fax, tendientes a la depuración de
las garantías que posee en custodia, se recomienda que se efectúe una
publicación en el Diario Oficial y en otro diario de circulación nacional,
estableciendo un determinado plazo a efectos de la presentación de los
interesados para su devolución. Vencido el mismo deberán destruirse, previo
aviso a la AIN para la fiscalización del acto (Art.92, Numeral 5 del TOCAF).
· Establecer un adecuado sistema de registración y
control de las garantías en efectivo, en el que conste importe, moneda y nombre
del cliente que la presenta, debido a que el “Módulo de Caja” no contempla la contabilización de las
mismas. A su vez, sería conveniente disponer de un archivo con los comprobantes de ingreso de las garantías a
Caja y los respectivos boletos de depósito bancarios.
· Efectuar por
parte del Departamento de Compras una planificación adecuada de las
adquisiciones a realizar, sin perjuicio de los controles periódicos necesarios
sobre el stock que posee Proveeduría, a efectos de mejorar los procedimientos
relativos a las compras de la Unidad.
· Codificar en
forma correlativa y por Sección, la totalidad de los bienes que actualmente
posee URSEC y registrar las altas y bajas con las fechas respectivas, de
aquellos bienes que se trasladen o se obtengan en carácter de préstamo.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION
Se confirió vista al Organismo auditado con fecha
25/07/03 de acuerdo a lo establecido en el Art. 51 de la Ley N° 16.736 de
5/1/96. Se presentaron descargos que dieron lugar a un nuevo informe de fecha
17/11/03, en el que se establece, que si bien la Unidad Reguladora de Servicios
de Comunicaciones, tomó durante la actuación de esta Auditoría medidas
tendientes a subsanar distintas observaciones, ha dispuesto la creación de un
grupo de trabajo integrado por
profesionales responsables de las áreas involucradas, a efectos de proceder al levantamiento de la totalidad de las observaciones formuladas, quedando
sujeto a un seguimiento posterior.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de
la Nación, adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la
actuación realizada y disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y
convenientes a la regularidad de la gestión en el mencionado Organismo.
CONTROL VEHICULAR
La Auditoría Interna de la Nación tiene el cometido
de analizar la información brindada por el sistema computarizado de control
vehicular, en forma intermitente y selectiva, a efectos de identificar
eventuales irregularidades o desvíos, al amparo del art. 5º del Decreto 197/00
de 11/07/00. De constatarse éstos, se deberá comunicar a los jerarcas
respectivos y al Ministerio de Economía y Finanzas, con la finalidad de que el
Poder Ejecutivo adopte las medidas correctivas correspondientes.
MINISTERIO DE INDUSTRIA,
ENERGÍA Y MINERÍA
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
· Relativas al Ministerio de Industria, Energía y Minería
- Se
detectó la aplicación de prácticas inadecuadas que afectan la eficiencia del
Sistema, tales como desconexiones de baterías y falta de calibrado.
- El
monitoreo de la Terminal de Acceso Remoto (TAR) no se realiza en forma
periódica y las inconsistencias que se detectan a través de dicha tarea, no son
comunicadas al personal superior. Además, no se modificó la clave original de
acceso al TAR, lo que constituye una falta de seguridad informática.
- No
se aplican procedimientos de control que permitan obtener resultados
veraces. Estos están referidos a:
§ Inspección
de los precintos de los tanques de combustible,
§ Cargas
de combustible a tanque lleno,
§ Cotejo
de odómetros (del vehículo y del ticket de carga de combustible),
§ Desconexión
de la batería y reconexión, sin tomar las precauciones de volcar previamente
información al sistema. Para ello se debe conectar el pico del surtidor con el
tanque del vehículo, en una estación de servicio adherida al CONVE.
- La
comprobación del uso vehicular en días y horarios inhábiles, se encuentra
fundamentada por razones de servicio, en documentos exhibidos al efecto.
· Relativas
a la empresa proveedora del Sistema
- La
capacitación brindada al personal operativo asignado al manejo del TAR,
consistió en una demostración de tres horas de duración. La misma resultó
insuficiente, por lo que dicho personal
no estuvo en condiciones de analizar los reportes; de investigar la incidencia
de determinados eventos con los trabajos de mantenimiento de los vehículos de
la flota, así como interpretar información inconsistente.
- Se
observa un error en el calibrado de un vehículo, lo que ocasionó diferencias importantes
en los kilómetros recorridos.
- Se
detectó un “bug” en el Sistema, es decir una situación que el software no
interpreta correctamente cuando se presenta, ya sea porque no se previó en el
diseño o la lógica de la solución no es la adecuada.
- Se
detectó que no operaban correctamente dos “cajas negras”, lo que generó
inconsistencias en la información de los eventos.
- Los
inconvenientes derivados de la empresa proveedora del Sistema, fueron
planteados al grupo de trabajo CONVE de la División Comercialización de ANCAP,
ya que es quien coordina las acciones tendientes a solucionar los problemas de
los usuarios del referido sistema.
· Relativas a las
recomendaciones impartidas
- Se
promovieron acciones tendientes a optimizar la utilidad del sistema, así como
propender a la mejora continua de los
procesos de análisis y gestión del mismo. Asimismo se sugirió la adopción
inmediata de medidas que permitan efectuar los adecuados procedimientos de
control, a efectos de lograr resultados veraces y oportunos. El Inciso deberá dotar al Sistema de una
adecuada seguridad informática y comunicar a la Auditoría Interna de la Nación
las inconsistencias que surjan de los reportes del TAR.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN
Se confirió vista al Organismo
auditado con fecha 06/11/02 de acuerdo a lo establecido en el Art. 51 de la Ley
Nº 16.736 de 05/01/96.
Se dictó Resolución por parte
del Auditor Interno de la Nación, adoptándose las conclusiones de los Sres.
Auditores respecto a la actuación realizada y disponiéndose el cumplimiento de
las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión de control
vehicular en el Ministerio de Industria, Energía y Minería.
MINISTERIO DE TURISMO
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
· Con
respecto al Ministerio de Turismo
- No
se cumplen las tareas de monitoreo y análisis de los reportes de la Terminal de
Acceso Remoto (TAR), por lo que la implantación del Sistema CONVE en este
Ministerio, genera un gasto al Estado, sin que se obtenga información que
permita detectar y corregir desvíos.
- Se constató la falta de control de los vehículos afectados al servicio de
los Sres. Ministro, Subsecretario y Director General de Secretaría. Los
vehículos afectados a dichos jerarcas deben regirse por los mismos
procedimientos de control que los aplicados
al resto de la flota. La norma que
autoriza la asignación personal de vehículos oficiales a los citados jerarcas, a los efectos del ejercicio
de la función en la Administración Central, no los exime del control del uso
vehicular. En ningún caso el ejercicio de la función pública, en cualquier
ámbito del Estado podrá implicar la libre disponibilidad de los vehículos
oficiales fuera de los requerimientos del servicio en el sentido estricto (art.
13 del Dec. 192/02 de 27/05/02 y art. 6 del Dec. 197/00 de 11/07/00).
- Se comprobaron excesos de velocidad (más de l50 km p/h) en los vehículos
376.741 y 376.742, debiéndose corregir ésta práctica violatoria de las
disposiciones municipales, que representa riesgos para las personas y para el Estado
en caso de incurrir en responsabilidad civil y/o penal por accidentes.
- El
uso vehicular en días y horarios inhábiles, se encuentra fundamentado por
razones de servicio en documentos exhibidos al efecto, con excepción del
vehículo Mat. 2648 del que no se proporcionó documentación que justificara su
utilización el día 06/07/02.
- Se
constataron fallas en los procedimientos de control, los que están referidos a:
§ No
se inspeccionan los precintos de los tanques de combustible.
§ Los
formularios donde se documentan los movimientos y sucesos de los vehículos, no
se completan con la totalidad de los datos requeridos en tiempo y forma, ni son
empleados por todos los choferes. La
distribución de los mismos no sigue un orden correlativo a pesar de ser
prenumerados, lo que dificulta la tarea de control.
§ Desconexión
de la batería y reconexión, sin tomar las precauciones de volcar previamente
información al sistema. Para ello se debe conectar el pico del surtidor con el
tanque del vehículo, en una estación de servicio adherida al CONVE.
§ No
se efectúan cargas de combustible a tanque lleno, por lo que resulta inoportuno
analizar los reportes de rendimiento.
§ No
se estableció un sistema de control de calibrado a través del cotejo regular
del odómetro del vehículo con el ticket de carga de combustible.
§ No
se lleva un registro actualizado de identificación de choferes.
· Respecto
a la empresa proveedora del sistema
- Se
observa una importante inconsistencia en la información, tanto de odómetro,
como de registro de velocidades, del vehículo 376.680. Ello fue comunicado al grupo de trabajo
ANCAP-CONVE, a efectos de adoptar las medidas pertinentes con la empresa
proveedora del sistema, para la resolución de la situación planteada.
· Respecto
a las recomendaciones impartidas
- Se sugiere
adoptar acciones inmediatas, con la finalidad de asignar la función de Operador
del TAR en el más breve plazo, optimizar la utilidad del Sistema a través del
monitoreo periódico y efectuar controles más eficientes de la flota vehicular.
- Asimismo, se promovió el establecimiento de fluidos canales de
comunicación entre el personal jerárquico y subalterno, de manera que el
primero, imparta instrucciones precisas tendientes a corregir los desvíos que
se detecten y que el segundo, proporcione los datos requeridos.
Se sugiere comunicar a la Auditoría Interna de la
Nación las inconsistencias que surjan de los reportes del TAR.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN
Se confirió vista al Organismo auditado
con fecha 08/01/03 de acuerdo a lo establecido en el Art. 51 de la Ley Nº
16.736 de 05/01/96.
Se dictó Resolución por parte
del Auditor Interno de la Nación, adoptándose las conclusiones de los Sres.
Auditores respecto a la actuación realizada y disponiéndose el cumplimiento de
las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión de control
vehicular en el Ministerio de Turismo.
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
· Con
respecto al Ministerio de Relaciones Exteriores
- No
se justificó que el uso de los siguientes vehículos en días sábados, domingos,
feriados y horario nocturno, haya correspondido al cumplimiento de sus
responsabilidades públicas oficiales.
Sábados, domingos,
feriados y horario nocturno: Mat.: 376.475, 376.476, 376.562, 376.677, 376.678 y SPE 22.
Sólo uso
en horario nocturno: Mat.: 376.478, 376.560 y 376.563.
- No
se ha dado cumplimiento al Art. 15 Decreto 192/02 de 27/05/02 que dispone que los
vehículos oficiales deberán retornar a la dependencia al finalizar la jornada
de trabajo.
- Por una
interpretación errónea del alcance del Art. 13 del Decreto 192/02 de 27/05/02
por parte del Jefe del Departamento Servicios Generales, no se controlan los
vehículos afectados a los Sres. Ministro, Subsecretario, Secretario General y
Director de Protocolo. Los procedimientos del control vehicular deberán
alcanzar a todos los vehículos del Inciso. La excepción de la
norma está referida a autorizar
la asignación personal de vehículos oficiales a los Sres. Ministro y
Subsecretario, no obstante establece como limitante: “a los efectos del
ejercicio de la función en la Administración Central exclusivamente”.
- Se comprobaron excesos de velocidad en los vehículos 376.476, 376.562, 376.677 y SPE 22,
debiéndose corregir ésta práctica violatoria de las disposiciones municipales
porque, además representa un riesgo para las personas que ocupan el vehículo,
así como por la responsabilidad civil y/o penal en que se podría incurrir en
caso de accidente.
- No
se justificó el motivo de las desconexiones de batería en el vehículo 376.475
en los días 08/08, 16/08, 17/08 y 19/09. Este hecho altera la información del Sistema entre esas fechas,
debiéndose investigar si las desconexiones fueron intencionales o existe un
motivo válido, así como la causa de que se produjeran reconexiones de batería a las 23:49 y 02:16 hs.
- Se
sugirió al Inciso inspeccionar los precintos de combustible, realizar cargas de
combustible a tanque lleno y modificar la clave original que permite ingresar
al sistema. Asimismo, se recomienda modificar el procedimiento de control de
calibrado ya que las diferencias de odómetros surgen de la comunicación verbal
de los choferes.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN
Se confirió vista al Organismo
auditado con fecha 27/02/03 de acuerdo a lo establecido en el Art. 51 de la Ley
Nº 16.736 de 05/01/96.
Se dictó Resolución por parte
del Auditor Interno de la Nación, adoptándose las conclusiones de los Sres.
Auditores respecto a la actuación realizada y disponiéndose el cumplimiento de
las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión de control
vehicular en el Ministerio de Relaciones Exteriores.
INSTITUTO NACIONAL DE LA JUVENTUD
CONCLUSIONES Y SUGERENCIAS
De la actuación realizada en el Instituto Nacional
de la Juventud, cuyos resultados se encuentran explicitados en el
correspondiente informe de fecha 13 de mayo de 2003, se destacan las siguientes
conclusiones y sugerencias:
· Respecto al manejo de Fondos
- Se recomienda
que la reposición de fondos de Caja Chica se efectúe mensualmente y no una vez
que se gaste la totalidad de los mismos. Para los vales de combustibles es
necesario destinar un lugar físico dentro del Instituto para su custodia y
llevar un registro de estos.
- Se deberá dar
cumplimiento al art.133 del TOCAF referente a la contratación de Póliza de
Caución de Fidelidad.
- Se considera
imprescindible que el Ministerio de Deporte y Juventud determine y comunique en
forma escrita, a la brevedad, cuales son los gastos que pueden efectuarse con
cargo a Caja Chica y las formalidades que debe cumplir la documentación al
momento de presentar las rendiciones de cuentas.
· En cuanto al Area de Tarjeta Joven
- Se constataron
importantes carencias de control respecto al cumplimiento de los convenios con
las empresas adheridas al sistema de Tarjeta Joven y el destino de los aportes
o cánones efectuados por las mismas (promociones y eventos donde participen
usuarios de la tarjeta, incentivos a funcionarios del INJU o a la operativa del
INJU). Se recomienda que quede debidamente documentado el ingreso y destino de
esos aportes mediante el Certificado de aportes y Resolución dictada por el
Director, respectivamente, quedando copia de las mismas en las carpetas correspondientes.
En particular, para el ingreso de los aportes de artículos de oficina que son
manejados por Administración, se sugiere, que se documente el ingreso y
distribución de la mercadería aportada por las empresas adheridas al sistema.
Por último, se considera conveniente que los pedidos de estos materiales de
oficina se realicen una vez al mes, teniendo en cuenta las necesidades de las
distintas áreas, quedando copia del formulario en Administración.
- Es conveniente que
la Dirección se encargue, solamente, del dictado de Resoluciones fijando el
destino de los aportes, reservando el manejo y custodia de los mismos, a
personal competente asignado a dichos efectos.
- Se observó que
existen casos de becas de estudio que no son incluidas en el llamado abierto
para la adjudicación de las mismas, por lo que se considera importante
coordinar esfuerzos entre el área Tarjeta Joven y el Departamento de
Capacitación y Empleo con el fin de utilizarlas en su totalidad.
- Se verificó, que
en varios departamentos del Interior, existen convenios donde se establece que
los cánones serán a convenir y otros donde las empresas realizaron aportes en
efectivo. Estas situaciones reflejan la independencia con que actúan dichas
oficinas en cuanto a la determinación de los aportes. Por esta razón, este
equipo auditor considera primordial la nueva política de coordinación entre el
INJU y las Oficinas del Interior, basada en encuentros mensuales de donde
podrán definirse criterios uniformes en relación al tratamiento de los cánones
y su condición de que deben materializarse únicamente en bienes y/o servicios.
· Con respecto al Inventario de Bienes de Uso
- El mismo deberá
ser reformulado por parte de la Sección Administración a fin de incluir la
totalidad de bienes, teniendo en cuenta que se debe asignar a cada bien un
número de identificación. Por otra parte, cada vez que se realice un traslado
se deberá dejar constancia a través de comprobantes internos. Por último, el
código de acceso deberá ser conocido únicamente por la persona responsable del
inventario.
- Se deberá
realizar una investigación a fin de determinar el destino del equipo
informático que según Resolución de fecha 02/04/02 fuera donado al Ministerio
de Deporte y Juventud.
· Otras
verificaciones relacionadas con la gestión del INJU
- Se observó una
excesiva concentración de funciones en una única persona, quien es el
responsable del manejo y registración de Caja Chica y de su correspondiente
rendición, del Inventario de Bienes de Uso, del control de asistencia del
personal y de la administración de los aportes de artículos de oficina
efectuados por las firmas MOSCA HNOS y TINTA QUICK.. Este equipo auditor
recomienda respecto a: la Caja Chica, separar el manejo de fondos, de la
registración y rendición, llevando registros adecuados a las necesidades del
Organismo y archivando una copia de los comprobantes rendidos;
° al Inventario
de Bienes de Uso, destinar una persona cuya tarea sea mantenerlo actualizado,
efectuando para tal fin los comprobantes internos de traslado de bienes;
° la
administración de artículos de oficina designar una persona que sea responsable
del control de stock de los mismos.
Todas estas funciones deberán
ser supervisadas por el Encargado de Administración y controladas por el Ministerio
de Deporte y Juventud a través de quien éste disponga.
- Se deberá
realizar una ficha de stock para cada artículo de oficina aportado por las
distintas empresas adheridas al sistema de Tarjeta Joven, a fin de permitir un
mayor control de los mismos.
Por último, corresponde señalar que de la
auditoría practicada en el Instituto Nacional de la Juventud, pudo comprobarse que, a pesar de no tratarse
de una Unidad Ejecutora, el mismo se maneja con total independencia del
Ministerio de Deporte y Juventud, siendo considerado, por la anterior Administración, como una oficina con
funcionamiento autónomo, dependiente directamente del Ministro. Se considera
imprescindible, que el Ministerio de Deporte y Juventud realice los controles
pertinentes a fin de supervisar la operativa del Instituto.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN
Se confirió vista al Organismo auditado con
fecha 18/06/03, de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley N° 16.736 del
05/01/96 y habiéndose presentado descargos vencido el término legal.
Se dictó Resolución por parte del Auditor
Interno de la Nación, adoptándose las conclusiones de los Señores Auditores
respecto a la actuación realizada, disponiéndose el cumplimiento de las medidas
necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en el Instituto
Nacional de la Juventud.
INSTITUTO NACIONAL DEL MENOR
CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES
De la actuación realizada en el Instituto
Nacional del Menor, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de
fecha 08/09/03, se destacan las siguientes conclusiones y recomendaciones:
· Referente
al “Proyecto 300”
- La conjunción
de esfuerzos de parte del I.NA.ME. y de los agentes privados ha permitido la obtención de recursos y su
distribución a la población beneficiaria, apuntando al logro del objetivo
general del Proyecto;
- Existe un
adecuado sistema de información que facilita el control y el seguimiento de la
aplicación de los fondos recaudados por el Proyecto;
- Los recursos y
distribución de los mismos son objeto de periódicos controles por parte de una
Auditoría externa y del propio I.NA.ME.;
- Se encuentran
diseñados e implementados procedimientos que permiten una correcta
administración de los fondos.
· Referente a la División Convenios
- Aproximadamente
el 80% de la población del I.NA.ME. se encuentra atendida por Asociaciones Civiles que se vinculan con
el Organismo a través de los convenios.
- El apoyo económico
mensual que el I.NA.ME. le otorga a estas instituciones se determina en base a
la cantidad de niños atendidos, por lo que la División Convenios efectúa
controles programados y sorpresivos de asistencia y técnicos, de la población
que es atendida por las Asociaciones Civiles. No obstante ello, se advierte
ciertas dificultades para el control de la efectiva asistencia de los niños en
las modalidades de atención parcial, dadas las particularidades de los
distintos perfiles y la movilidad de la población asistida.
- Se efectúan
estrictos controles sobre los gastos que se realizan con las partidas mensuales
otorgadas por el I.NA.ME., así como sobre los reintegros.
- Al detectarse
irregularidades en la gestión de las Instituciones se adoptan medidas correctivas
y sancionatorias que han llegado, en última instancia, a la rescisión del
Convenio.
- La División
Convenios, ha desarrollado y aplicado diversos procedimientos e instrumentos
para la organización del contralor administrativo y la supervisión técnica de
la gestión de las Asociaciones Civiles, que a criterio de las suscritas generan
un adecuado ambiente de control.
- Con respecto a
las clínicas siquiátricas, el régimen de contratación es a través de una
licitación pública y compras directas, significando una erogación promedio
mensual de $ 3.700.000. Las mismas están en la órbita de la División Convenios
y se rigen por las mismas pautas de control administrativo que se utilizan para los centros de tiempo completo. No es posible emitir
juicio respecto a la efectividad de los controles sobre la atención profesional
prestada por estas instituciones, en virtud de que el análisis realizado, no abarcó lo actuado por la División Salud,
que es quien tiene ese cometido.
· Referente al
Centro de Atención a la Infancia y a la Familia (C.A.I.F.)
- En relación a
la aplicación de los fondos provenientes de Loterías y Quinielas, transferidos
por el Instituto al P.N.U.D.:
° La Unidad
Auditoria Interna del I.NA.ME. realiza controles sorpresivos y aleatorios teniendo en cuenta los informes
mensuales de gastos elevados por la Dirección de la Secretaría Ejecutiva del
Plan C.A.I.F.. Las observaciones formuladas por esta Unidad, en algunos casos
son consideradas y subsanadas, y en otros no, por entender que los
procedimientos se ajustan a los lineamientos establecidos por el P.N.U.D..
° Los pagos por
concepto de pasajes y horas docentes están respaldados con un comprobante
interno conformado por el beneficiario. Se entiende necesario presentar la
documentación oficial original, a fin de que exista una mayor transparencia en
la utilización de dichas partidas.
° El I.NA.ME. no
está actuando como agente de retención del I.V.A., incluido en las facturas de
los consultores contratados, no dando cumplimiento a lo dispuesto por el
Decreto 364/98 de fecha 09/12/98. No obstante ello, se verificó la
presentación, por parte de los mismos, del Certificado Único de D.G.I. al día.
° Se le abona a
la U.C.U.D.A.L. en los ejercicios 2001, 2002 y 2003 por cursos universitarios
de la carrera de Contador Público para un funcionario del I.NA.ME. que cumple
funciones en la Secretaría Ejecutiva del Plan C.A.I.F.. A juicio de las
suscritas esta erogación no se encuentra justificada, no obstante los
argumentos esgrimidos por la Directora Ejecutiva, ya que no queda demostrada la
necesidad de que se solvente, con fondos públicos, la carrera universitaria de
un funcionario en una institución privada.
- En relación a
las rendiciones de cuenta de la partida otorgada por concepto de subvención a
las Asociaciones Civiles:
° No se adecuan a
la formalidad exigida en el Reglamento General de Convenios en cuanto que no se
adjuntan las conciliaciones bancarias; la cuenta bancaria y el libro llevado
por el Centro no son de exclusividad para el manejo de los fondos recibidos; en
algunos casos la documentación respaldatoria no está conformada por los
representantes legales de la Institución.
° Los informes
elevados a la Unidad de Auditoría del I.NA.ME. por la Auditoria Técnica del
Plan C.A.I.F. no ponen de manifiesto las observaciones antes señaladas. En los
mismos se debería dejar constancia de las irregularidades constatadas en forma
especifica.
- En relación al
Programa Supervisión y Seguimiento del Plan C.A.I.F.:
° Sin pretender
efectuar una evaluación de la tarea netamente técnica realizada por el
Programa, se entiende que éste, en términos generales, ejecuta en forma
sistemática y periódicamente la metodología de supervisión y procedimientos
fijados, permitiendo el control del cumplimiento de los objetivos del Convenio
y de la calidad del servicio prestado por las Asociaciones Civiles.
· Referente al
Sistema de Información para la Infancia (S.I.P.I)
- El S.I.P.I. es
un software que brinda información total o parcial, sobre la población
atendida, ya sea en forma privada u oficial, desde la fecha de su
implementación. La fidelidad de la información depende del suministro, en
tiempo y forma, de los datos por parte de las Asociaciones Civiles y las Unidades involucradas, así como del
ingreso de los mismos por el operador. Los errores u omisiones que pudieran
existir, son detectados en los
controles establecidos por la Dirección del Departamento, minimizando el riesgo
en cuanto a la veracidad de la información suministrada por el programa.
· Referente a la
División Amparo y Convivencia
- No se cuenta
con información centralizada y desglosada de los gastos directos aplicados a
cada servicio. Por tanto, se hace extremadamente dificultoso, el relevamiento
de los datos necesarios para tomar conocimiento, en forma oportuna, de la
gestión de los mismos.
- La Unidad de
Planeamiento y Presupuesto, determina lo ejecutado por cada servicio mediante
estimaciones y no en base a la totalidad de los gastos reales insumidos.
Resulta imprescindible que esta Unidad cuente con dicha información para cumplir
en forma efectiva y eficaz con sus cometidos, en particular en lo que se
refiere al estudio, definición y aplicación de un sistema de cálculo de costos
para la determinación de un valor de mantenimiento de los niños/as y
adolescentes atendidos. A tales efectos, se recomienda que como complemento al
sistema de contabilidad, se implemente un software que permita el desglose de
los gastos por servicio.
- En cuanto a los
recursos materiales asignados a esta Unidad, las previsiones para su
adquisición son realizadas en base al consumo del ejercicio anterior, por la
Encargada de la División Servicios Generales, sin la participación de la
Dirección de la División Amparo y Convivencia. Este procedimiento no es el más
adecuado para la eficiente utilización de los recursos, ya que podrían
adquirirse bienes que no satisfagan las necesidades específicas de los
hogares.
- En lo que
refiere a la distribución de los recursos humanos asignados a la atención
directa de los niños en los Hogares se concluye que:
° No existe un
único criterio en la asignación de horas, adecuándose éste a las necesidades
del servicio y del personal afectado al mismo, debiéndose maximizar los
recursos humanos existentes para lograr una atención del niño y/o adolescente.
° Si bien existe
una planificación de horarios dentro de cada servicio, ésta se ve modificada
por inasistencias y salidas autorizadas, debiendo recurrir a un
incremento de horas del resto del personal. Esto trae como consecuencia la
asignación de horas a compensar que afectan al servicio posteriormente.
° En la gran
mayoría de los Servicios los turnos son cubiertos por una sola persona.
° En algunos
casos, existen funcionarios que cumplen
12, 15 o 18 horas de labor en una jornada de trabajo. Se considera
inconveniente horarios tan extensos ya que esto puede afectar el rendimiento y la calidad de atención.
° Los partes
mensuales que se utilizan como instrumento para dar cumplimiento a la Circular
No. 14/02, en algunos casos presentan
errores u omisiones. Por ende, la
información que se eleva al Directorio del Instituto sobre el total de horas
mensuales efectivamente trabajadas por los funcionarios afectados a esta
División, no refleja la realidad.
En consecuencia sería recomendable que se
asignara más personal idóneo para brindar una adecuada atención a los niños y
adolescentes que residen en los Hogares, ya que no resulta aconsejable cubrir la carencia de personal con la
asignación de horas extras, máxime si se tiene en cuenta la naturaleza de las
funciones que prestan.
- Existen hogares
que se encuentran en un régimen especial, donde se conjugan el régimen de
cuidadoras, en cuanto a las retribuciones personales de los encargados de los
servicios y el de los hogares oficiales
de 24 horas, en relación a los beneficios que reciben. Esto le ocasiona al
Instituto una duplicación en la asignación presupuestal de la partida de
alimentación. Por lo tanto, este régimen de atención de excepción, debe ser
debidamente analizado y de considerarse conveniente su permanencia, proceder a
su reglamentación.
- En relación a
los controles realizados por parte de Inspección General, se puede concluir
que, al realizar tareas que le competen a otras Divisiones como ser,
inventario, entrega y control de boletos, etc. y teniendo en cuenta la cantidad
de funcionarios asignados, imposibilita a esta Unidad cumplir con las metas
fijadas en cuanto a los controles administrativos a los Servicios Oficiales.
- Se entiende
conveniente que los resultados de las actuaciones realizadas sean notificados
al Director de la División de Amparo y Convivencia, previa elevación del
informe al Directorio, permitiendo de esta manera adoptar medidas correctivas
en tiempo y forma
· Referente a las
Compras
- Del
relevamiento de las compras tramitadas en los ejercicios 2002 y 2003, mediante
los procedimientos de licitaciones abreviadas y públicas, se observa que un
elevado número de ellas quedó sin efecto. En la mayoría de los casos obedece a
que los proveedores no se presentan, cotizan precios inconvenientes para el
Organismo o renuncian a la adjudicación. En los restantes, la falta de cupo
hace que se deje en suspenso el procedimiento de la licitación. Como
consecuencia de ello, se recurre con
mayor frecuencia al procedimiento de compra directa para ir cubriendo las
necesidades inmediatas del Instituto.
· Referente a la
Deuda de Tesorería
- El I.NA.ME.
mantiene una deuda acumulada de $ 113.352.156, correspondiendo a ejercicios anteriores $ 58.268.168. Esto estaría incidiendo
negativamente en la gestión del Organismo al no permitir el mayor
aprovechamiento de sus recursos materiales y humanos.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION
Habiéndose dado vista al Organismo
inspeccionado con fecha 24/10/03, de acuerdo a lo establecido por el Art.51 de la
Ley 16.736 de 05/01/1996 y vencido el término legal no se han presentado
descargos a las observaciones formuladas.
Se dictó Resolución por parte
del Auditor Interno de la Nación adoptándose las conclusiones de los Sres.
Auditores respecto a la actuación realizada, disponiéndose el cumplimiento de
las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en el
Instituto Nacional del Menor.
