Auditoría Interna de la Nación

La presente publicación se efectúa en cumplimiento de lo preceptuado en el Capítulo II del Título III del TOCAF. Se incluyen los informes sintéticos de las actuaciones desarrolladas en el segundo semestre del 2004 y que han concluido integramente en el primer semestre del 2005.

Es de destacar que estas publicaciones no solo acercan a la opinión pública, las conclusiones y recomendaciones que se han efectuado para la mejora de la gestión y manejo de los fondos públicos, sino que a su vez se las concibe como un ámbito de intercambio, como un instrumento de comunicación que permita recepcionar el sentir del administrado, de manera de lograr en definitiva, a través del proceso de retroalimentación natural, una mayor eficiencia y efectividad de la gestión de las diversas entidades estatales involucradas para lograr la transparencia y afianzamiento de un estado moderno.

Ec. Laura Remersaro

Auditora Interna de la Nación

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PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA

Presidencia de la República y Oficinas Dependientes (U.E. 001).

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación comenzó el 6 de octubre de 2004 a solicitud del Organismo, llevándose a cabo los siguientes procedimientos :

· Alcance de la actuación.

· Arqueo de fondos y valores.

· Estudio del Balance de Ejecución Presupuestal.

· Sistema de Compras.

· Bienes de Uso.

· Auditoría de Gestión por Departamento.

· Estudio de Proyectos desarrollados dentro de la Unidad.

RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en la "Presidencia de la República y Oficinas Dependientes", Unidad Ejecutora 001 del Inciso 02 " Presidencia de la República", cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 17 de febrero de 2005, se destacan las siguientes recomendaciones:

· En la División Transporte de Casa Militar se constató la existencia de un exceso de personal afectado a las tareas de chofer, que en parte estaría justificado por la reducción de la flota automotriz, que disminuyó de 57 vehículos en el año 2002 a 40 en el año 2004 y en la existencia de choferes incluidos en la Póliza de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales contratada con el BSE, que no desarrollan esta tarea así como otros que la desempeñan y no están amparados en la misma. Se sugiere una revisión del listado de funcionarios afectados a la Póliza, para evitar eventuales perjuicios y realizar un uso eficiente de este beneficio.

· Corresponde precisar que la antigüedad promedio de la flota automotriz oscila entre 8 y 9 años, con la excepción de una camioneta que fue adquirida en el año 2003. Esto origina un gasto de mantenimiento importante, recayendo el 85,23% de la partida, en los 5 vehículos de mayor antigüedad. Esta situación ameritaría la renovación de la flota.

· Se verificó que la mayor cantidad de personal de la División Servicios Generales, se encuentra desarrollando tareas en el Departamento de Intendencia, cuya funciones principales son las de portería y mensajería. Se sugiere una capacitación y posterior redistribución del personal excedente, para un aprovechamiento más eficiente de los recursos humanos.

· Mejorar a la brevedad el sistema informático de Abastecimiento y Compras que funciona en el Departamento de Adquisiciones perteneciente a la División Administración y establecer procedimientos de control interno adecuados en el Departamento de Proveeduría dependiente de la División Administración.

· En el Departamento de Proveeduría dependiente de la División Administración se realizó un recuento físico el día 9/02/005, cuyo resultado se consigna en Acta adjunta. Asimismo se constató:

- la existencia de recibos internos sin numerar que corresponden a salidas de mercadería que carecen de autorización y que son regularizadas posteriormente.

- salidas transitorias de materiales que no se documentan apropiadamente.

- la existencia de bienes almacenados en forma adecuada.

- que se practican recuentos parciales en forma frecuente.

· Se constató que existen 10 funcionarios desarrollando tareas al amparo del Decreto 595/993 de la Presidencia de la República, el que dispone que por un lapso prudencial, las personas que hayan ocupado el cargo de Presidente de la República por un término superior a un año, podrán solicitar la asistencia de hasta 5 funcionarios públicos.

· Del estudio de la telefonía celular se constató:

- consumos elevados.

- autorizaciones indebidas para su uso en contravención de la normativa legal vigente (Decreto 232/000 y 160/002).

- inexistencia de procedimientos adecuados de solicitud y autorización del uso del servicio de telefonía celular.

- inexistencia de procedimientos adecuados y uniformes para el control del gasto.

- No se dio cumplimiento a lo establecido en el artículo 8 del Decreto 160/002, en lo referente a la creación de una comisión cuyos cometidos principales, serían los de informar al Poder Ejecutivo sobre las excepciones al régimen general, instrumentar procedimientos para recabar información para el control periódico de la utilización de los mismos, así como constatar eventuales desvíos e irregularidades.

· Del estudio del Sistema de Compras se concluye que:

- la demora en la adjudicación de la licitaciones públicas y abreviadas, trae aparejado que se deba recurrir al procedimiento de contratación directa.

- la mayor tardanza se origina en la Comisión Asesora de Adjudicaciones y en el proceso de contabilización e intervención preventiva del gasto.

- del estudio de expedientes realizados no surgen observaciones en cuanto a los procedimientos, salvo por el hecho que no queda documentado la necesidad del gasto y la justificación de algunos requerimientos, tal como se detalló en el cuerpo de este informe.

- se constató la contratación de la firma Grupo Consultor SRL al amparo del artículo 33, literal c. del TOCAF por el año 2000, 2001, 2002, 2003 y 2004, siendo oportunamente observado por el Tribunal de Cuentas y reiterado el gasto por el ordenador competente. Merece puntualizarse que el monto mensual en dólares no sufrió cambios incluso luego de la devaluación del dólar del año 2002.

- La firma adjudicataria de la LP 2/01 (Viajes Continental Internacional Ltda.) ofrecía como beneficio adicional un puntaje corporativo, que se sumaba al de las millas que las empresas otorgan por la compra de pasajes aéreos. Para acceder a dicho beneficio es necesario la firma de un contrato con cada empresa aérea. Sin embargo desde junio 2002, fecha de la adjudicación de la licitación, hasta el 16/07/004, fecha de la firma del contrato; como consecuencia de la omisión de la firma del contrato, se perdieron los beneficios generados por los viajes incurridos en dicho período. A la fecha del presente informe, no fue proporcionada la información acerca de los beneficios generados desde la firma del convenio.

· De la información recabada en el Departamento de Contaduría- Activo Fijo referido al inventario de Bienes de Uso de desprende que:

- el sistema informático en el que se almacena esta información, presenta carencias técnicas que impiden mantenerlo actualizado, por lo que se recurre a sistemas auxiliares para registrar los movimientos. Actualmente se esta realizando un inventario general de todos los bienes, que a la fecha del presente informe se encontraba inconcluso.

- Existe una sola persona encargada de efectuar el relevamiento e ingresar datos al sistema. Más allá de la inexistencia del control por oposición de intereses, es insuficiente el personal afectado a esta tarea, dada la magnitud de la misma.

Se sugiere instrumentar procedimientos que permitan mantener actualizado el sistema de inventario, una vez que concluya el relevamiento que se viene efectuando y dotar al Departamento con recursos humanos y materiales, para el cumplimiento de la referida tarea.

Es importante destacar el patrimonio artístico de la Unidad Ejecutora, que por carecer de un inventario actualizado, no se puede determinar la veracidad y exactitud del mismo.

· Con referencia al funcionamiento de la Unidad Coordinadora del Programa Piloto de Conectividad Educativa, suscrito entre el Gobierno de la República y el Banco Interamericano de Desarrollo, se constató que:

- no se llevaron registros contables adecuados.

- no se establecieron procedimientos para la valuación del aporte local y el destino otorgado al mismo.

- No fueron considerados dentro del aporte local, el gasto devengado por concepto de pasajes al exterior y viáticos de Misiones Oficiales, así como tampoco el gasto incurrido por IVA e IRP, de los contratos de obra y de servicio de los consultores. Los mismos se encuentran incluidos dentro de los rubros correpondientes a gastos de funcionamiento, de la UE. 001, del Inciso 02.

- De la documentación proporcionada para la selección de Consultores Nacionales, no surgen los elementos que garanticen la transparencia del proceso de selección.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento de lo preceptuado por el art.51 de la Ley No 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 17 de febrero de 2005 y vencido el plazo legal se presentaron descargos que dieron lugar a que se produjera un nuevo informe de fecha 23 de febrero de 2005, del que surge que si bien se adoptaron medidas correctivas, se ratifican las conclusiones y recomendaciones del informe de fecha 17 de febrero de 2005.

Se dictó Resolución por parte de la Auditoría Interna de la Nación, adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto de la actuación realizada , disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en la Unidad Ejecutora 001 "Presidencia de la República y Oficinas Dependientes", del Inciso 02 "Presidencia de la República".

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PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA

Presidencia de la República y Oficinas Dependientes (U.E. 001)

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación inicial dio comienzo el 6 de octubre de 2004 a solicitud del Organismo, comprendiendo en la segunda etapa, que se inició el 25 de febrero de 2005, lo siguiente:

· Junta Nacional de Drogas.

· Cometidos

· Financiamiento

· Ejecución

· Información Complementaria

RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en la "Presidencia de la República y Oficinas Dependientes", Unidad Ejecutora 001 del inciso 02 "Presidencia de la República", cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 13 de abril de 2005, se destacan las siguientes recomendaciones:

· En lo concerniente a la Junta Nacional de Drogas, se deberá dar cumplimiento a uno de sus objetivos principales, como lo es la coordinación a nivel nacional entre instituciones (MS.P, INAU, INJU, Intendencias, etc), de las acciones relativas a la prevención del consumo de drogas.

· Definir con claridad los objetivos principales trazados por la citada Junta, realizando un plan estratégico para el logro de los mismos, y establecer indicadores que permitan medir el impacto de la aplicación de los proyectos llevados a cabo.

· Crear un registro de proyectos, donde se detalle la totalidad de los mismos y se establezcan las causales por las que son aprobados o rechazados.

· Implementar un procedimiento uniforme para la presentación de las rendiciones de cuentas por parte de las ONGs, a efectos de que las mismas se presenten en tiempo y forma, dejando constancia por escrito del cumplimiento de los objetivos previstos en los convenios a los cuales se destinaron los fondos correspondientes.

· Realizar procedimientos administrativos que garanticen la integridad de la información referente a las partidas no reembolsables recibidas en efectivo o en bienes como consecuencia de convenios celebrados con terceros y determinen la totalidad de proyectos firmados con organizaciones gubernamentales y no gubernamentales mediante los cuales se ejecutan los fondos y/o bienes recibidos.

· Coordinar entre las instituciones del Centro de Desintoxicación de Usuarios de Drogas el uso eficiente de los recursos asignados.

· En función del resultado de la auditoría realizada, y considerando la calidad y cantidad de recursos humanos existentes en la "Presidencia de la República y Oficinas Dependientes" se sugiere la conveniencia de instalar una Auditoría Interna en el marco de lo dispuesto por el Decreto No. 88/2000 del 3/3/2000, con el objetivo de establecer un sistema permanente de control interno integrado, lo que redundaría en una mayor transparencia de la gestión y propendería al logro de las metas presupuestales y de gestión fijadas.

VISTA DESCARGOS Y RESOLUCIONES

En cumplimiento de lo preceptuado por el art.51 de la Ley No 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 27 de mayo de 2005 y vencido el plazo legal no se presentaron descargos.

Se dictó Resolución por parte de la Auditoría Interna de la Nación, adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto de la actuación realizada, disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en la "Presidencia de la República y Oficinas Dependientes", Unidad Ejecutora 001 del Inciso 02 "Presidencia de la República".

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MINISTERIO DEL INTERIOR

Dirección Nacional de Policía Caminera

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación dio comienzo el 17 de junio de 2004 a solicitud del Ministerio del Interior, realizándose los siguientes procedimientos:

· Arqueo de caja y de valores.

· Auditoría de caja.

· Compras.

· Análisis de procedimientos de contravenciones (multas).

· Control del servicio 222.

· Control de las rendiciones de vales de combustible.

· Prooveduría.

· Análisis de procedimientos de cocina.

· Otras consideraciones.

RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en la Dirección Nacional de Policía Caminera, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 13 de diciembre de 2004, se destacan las siguientes recomendaciones:

· Contabilizar el cobro de pliego de licitaciones y multas en el momento en que se realizan, de manera que la contabilidad refleje saldos reales.

· Proceder a la destrucción de las libretas de Traslados y Custodias (Decreto 391/87) y libretas Decreto 199/73 que se encuentran en desuso, de acuerdo con lo dispuesto en el art. 92 numeral 5 del TOCAF.

· Depurar las partidas conciliatorias que se arrastran desde el año 1998.

· Realizar una adecuada planificación anual de las compras, evitando las continuas ampliaciones de licitaciones.

· Adecuar todas las contrataciones a lo dispuesto en el art. 131 literal f del TOCAF el cual refiere a los principios generales de actuación en la materia, que son la publicidad y la igualdad de oportunidades a los diferentes oferentes, así como a lo establecido en el Decreto 232/03 el cual busca incrementar la transparencia de los procedimientos de contratación directa dando mayor publicidad a estas compras.

· Evitar los fraccionamientos de gasto por contrataciones de Service de Mantenimiento Automotriz y Reparaciones de vehículos sin el respaldo correspondiente del Director Nacional.

· Poner en funcionamiento a la brevedad el nuevo sistema de multas que proporcionará el Ministerio para salvar las dificultades que presenta el actual.

· Asignar más personal a la oficina de Atención al Usuario a los efectos de poner al día los registros de las boletas de multas del interior.

· Incrementar los controles del Servicio 222 a efectos de evitar la superposición y liquidación de horas en un mismo funcionario, de actividades por servicio ordinario y por art. 222.

· Aumentar los controles en las rendiciones de vales de combustible realizados por la sección Habilitaciones, dando cumplimiento estricto a lo dispuesto por la Circular 21/93, a fin de evitar:

- La utilización de vales en fecha anterior a la de su entrega por parte de la Tesorería.

- Entregas de vales a determinados funcionarios o Servicios y que sean consumidos y rendidos por otros diferentes, sin constancia de devolución por parte de los primeros.

- Entregas de vales sin la autorización correspondiente de asignación complementaria.

· Disminuir la compra de vales de nafta e incrementar la de gas oil dado que la mayor parte de la flota utiliza este último combustible.

· Realizar las devoluciones de vales de combustible en Tesorería.

· Realizar controles de stock en Proveeduría comparando los saldos recontados con los saldos contables determinando las diferencias.

· Adoptar, en caso de ser detectadas diferencias en los stocks de Proveeduría, las medidas necesarias a los efectos de buscar y corregir las causas de las mismas.

· Incluir la totalidad de los bienes en el Inventario y colocarle las etiquetas identificatorias correspondientes.

· Evitar el pago de “viáticos internos” como compensación por horas extras de labor, sin que se efectúen los aportes correspondientes a la Seguridad Social y sin seguir un tratamiento equitativo con todos los funcionarios ante igualdad de situaciones, de acuerdo a lo dispuesto en el art. 16 del Decreto 30/003 de 23/01/003 sobre Normas de Conducta en la Función Pública.

· Tener en cuenta lo dispuesto por la normativa vigente en cuanto a la naturaleza del quebranto de Caja y a los funcionarios a quienes les corresponde dicha compensación.

· Realizar una reestructura organizativa a los efectos de contar con un adecuado sistema de control interno, sobre la base de unidades administrativas que cumplan con la debida oposición de intereses.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento de lo preceptuado por el Art.51 de la Ley 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 17 de febrero de 2005 y se presentaron descargos que dieron lugar a que se produjera un nuevo informe de fecha 11 de marzo de 2005 del que surgió que si bien en algunos casos se adoptaron medidas correctivas, se ratificaron las conclusiones y recomendaciones del informe de fecha 13 de diciembre de 2004.

Se dictó Resolución por parte de la Auditoría Interna de la Nación, adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada, disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en la Dirección Nacional de Policía Caminera.

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MINISTERIO DEL INTERIOR

Dirección Nacional de Cárceles, Penitenciarías y Centros de Recuperación

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación dio comienzo el día 15 de setiembre de 2004 a solicitud del Organismo, practicándose los siguientes procedimientos:

· Arqueo de Caja y Valores

· Análisis de conciliaciones bancarias y rendiciones de cuentas

· Control de Inventario en Sección Farmacia

· Control de Inventario en Sección Almacén Central

· Análisis de peculios

· Análisis del sistema de compras

· Análisis del sistema de Inventario

· Estudio de contratos con empresas instaladas en Comcar

RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en la Dirección Nacional de Cárceles, Penitenciarías y Centros de Recuperación, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 14 de enero de 2005, se destacan las siguientes recomendaciones:

· Se considera conveniente contar con Resolución de la Dirección Nacional, autorizando la custodia por parte de Tesorería, de los Fondos de Terceros por concepto de Comisión administradora del fondo de reserva para el envío de ofrendas florales y odontológico, que a la fecha del arqueo practicado (28/9/04) ascendía a $ 126.397. Asimismo, resulta necesario informar periódicamente a la Superioridad el monto del mismo.

· Con respecto a las conciliaciones bancarias, se mantiene la observación formulada por esta Auditoría Interna de la Nación en informe de fecha 14/7/2003, habiéndose constatado nuevamente la existencia de partidas pendientes que datan del año 1998 y de partidas sin fecha, por lo que resulta necesario proceder, a la brevedad, a su depuración.

· En cuanto al Sector Farmacia, del recuento de una muestra elegida al azar de medicamentos y material médico quirúrgico, se constataron en algunos ítems, diferencias que obedecían en su casi totalidad, a recetas y planillas de entregas que estaban sin contabilizar. En el caso de los psicofármacos, se encontraron diferencias en la casi totalidad de los ítems recontados, resultando imposible encontrar la justificación de las mismas. Se considera necesario por tanto, realizar un recuento general, a efectos de actualizar los saldos de las fichas y efectuar la registración en tiempo real, de modo de poder contar con información actualizada y veraz.

Asimismo, se mantiene la observación formulada en la anterior actuación llevada a cabo por este Organismo, ya que el espacio físico con que cuenta el Sector, no es apropiado. Se trata de un recinto cerrado, nulo de ventilación y sometido a constantes amenazas de cortes de luz en el invierno, lo que hace peligrar la calidad y/o eficacia de los medicamentos en custodia.

· En relación a la Sección Almacén Central, se considera necesario, a efectos de un adecuado control, que toda mercadería que ingresa al mismo, se registre en las fichas correspondientes, aún aquellas de excepción que permanecen en el Almacén por cortos períodos de tiempo.

· De acuerdo a lo establecido por el art. 72 del Código Penal (Peculios), “Tanto los condenados a penitenciaría como los condenados a prisión percibirán una remuneración por su trabajo. La remuneración les pertenecerá íntegramente, pero no podrán disponer de ella, hasta su salida de la cárcel, salvo en pequeñas partidas para remediar necesidades de familia.” La norma reglamentaria, Decreto Ley 14.470 del 11/12/75 en su art. 46 prevé que podrá destinarse por la autoridad carcelaria, hasta el 30% para atender sus gastos personales y hasta otro 30% para asistir a su familia si lo necesitara. En cuanto a los saldos líquidos deberán ser depositados en cuentas de ahorro en un organismo oficial o invertidos, previa autorización carcelaria, en la adquisición de bienes. Tanto estos últimos como las cuentas de ahorro estarán a nombre del recluso y no podrán ser cedidos ni embargados.

Sin embargo, se ha podido constatar la autorización de adelantos sobre el 40% indisponible para fines que no se encuadran en lo dispuesto por la normativa referida. Asimismo, el volúmen de solicitudes que diariamente se cursan, dificultan las tareas asignadas al Sector Peculios, así como los controles que deben realizarse y desvirtúan lo prescripto por la reglamentación. Desde el año 2001 el porcentaje mencionado no se deposita en las cuentas individuales de los reclusos, sino que permanece en la cuenta del BROU N° 179-1660/8 en forma global.

Por lo precedentemente expuesto, deberían limitarse los adelantos sobre el monto “indisponible” a aquellos casos debidamente justificados y que se adecuen a la normativa vigente, procediéndose además a la depuración de la cuenta bancaria del BROU antes mencionada y depositando los importes correspondientes en las cuentas individuales de los reclusos en el Banco Hipotecario del Uruguay.

· En lo que respecta a los montos indisponibles pertenecientes a reclusos que no tienen documento de identidad y a los que por dicho motivo no es posible abrirles una cuenta individual, así como a los que recuperaron la libertad y/o fallecieron no habiendo cobrado los importes correspondientes, es imprescindible que los mismos estén perfectamente individualizados y respaldados por la ficha correspondiente.

· En relación a las compras, se pudo constatar que en la mayoría de los casos, no queda constancia en los expedientes respectivos de los pedidos de precios solicitados, así como de las cotizaciones presentadas por los oferentes. Se considera necesario, a efectos de dotar al procedimiento de la debida transparencia, anexar al expediente respectivo la documentación antes mencionada.

· Se observó que las compras de artículos de ferretería, sanitaria, pinturería y materiales de construcción, se realiza siempre a las mismas tres firmas, cursando pedidos de precios únicamente a las mencionadas empresas. Se recomienda ampliar el espectro a otras firmas de plaza, a efectos de tener nuevas opciones que permitan eventualmente mejorar los precios y dotar al procedimiento de mayor transparencia.

· Se considera necesaria la realización de una adecuada planificación de las compras. Si bien se entiende que para algunos artículos, la misma puede resultar una tarea algo engorrosa y poco previsible, atendiendo al hecho de que se provee a la totalidad de los establecimientos penitenciarios y a las características de la población carcelaria, dicha planificación, realizada adecuadamente, puede derivar en mejoras considerables de la gestión y en el uso más eficiente de los recursos financieros disponibles.

· En lo que respecta al Sistema de Inventario, si bien pudo comprobarse que se ha ingresado al Sistema Central de Inventario del Ministerio del Interior, la totalidad de la información correspondiente a la Dirección Nacional de Cárceles, pudo constatarse que no todos los muebles y útiles están identificados con las etiquetas que contienen el código de barras correspondiente. Resulta imprescindible, para el correcto funcionamiento del sistema y a efectos del adecuado control, que las mismas sean adheridas en los muebles y útiles respectivos.

Se recomienda asimismo, la realización por parte del Departamento de Contralor Patrimonial, de controles periódicos, que permitan la actualización permanente del inventario, corroborando las comunicaciones recibidas de altas, bajas y traslados.

· Con respecto a los convenios que la Dirección Nacional ha firmado con distintas empresas se destaca el incumplimiento a las normas preceptuadas en los Arts. 33, 37 y 131 del T.O.C.A.F. y la inobservancia de los controles financieros dispuestos por el Art.211 de la Constitución de la República, a través del Tribunal de Cuentas.

· Se considera necesario que el Departamento de “Enseñanza Técnica y Gestión Industrial” implemente adecuados controles y extreme el uso de los mismos, a efectos de hacer cumplir los términos de los convenios hoy vigentes, particularmente en lo que respecta al mecanismo utilizado para los pagos del canon correspondiente y de los consumos de agua y energía eléctrica, los que son abonados por las empresas en especie, según las especificaciones determinadas por la Dirección Nacional. En efecto, deberá exigirse a las mismas, la presentación de una copia de la factura de compra respectiva, a fin de documentar y verificar la efectiva cancelación de los montos correspondientes a los ítems antes mencionados.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento de lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 4 de marzo de 2005 y vencido el plazo legal no se presentaron descargos.

Se dictó Resolución por parte de la Auditoría Interna de la Nación adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores y disponiendo el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión de la Dirección Nacional de Cárceles, Penitenciarías y Centros de Recuperación.

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MINISTERIO DE TURISMO Y DEPORTE

Dirección General de Secretaría

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación dio comienzo el 12 de enero de 2005, a solicitud de dicha Secretaría de Estado, realizándose los siguientes procedimientos:

· Arqueo de caja y valores y análisis de las conciliaciones bancarias

· Análisis de la estructura organizativa y de los recursos humanos

· Estudio de los Fondos : de Fomento de Turismo y de Promoción de Turismo de Uruguay en el Exterior.

· Análisis de Subvenciones.

· Análisis del Sistema de Compras.

· Agentes Turísticos- estudio de los Contratos de arrendamiento de Servicios.

· Estudio de los Contratos de arrendamiento de Obras.

RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en el Ministerio de Turismo, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 12 de julio de 2005, se destacan las siguientes recomendaciones:

· Con respecto a las garantías de operadores turísticos que se encuentran en Tesorería, la mayoría de las cuales están vencidas, se recomienda proceder a su depuración y de igual forma con las garantías que se encuentran en el archivo de documentación sito en la antigua sede ministerial de la Av. Libertador.

· Los cheques son emitidos en la Sección Tesorería, por lo que se considera conveniente para que exista un adecuado control por oposición, que los mismos sean emitidos por el Departamento de Contaduría.

· No se realizan desde hace algún tiempo por parte de Contaduría, arqueos periódicos y/o sorpresivos a Tesorería. Se considera necesario se instrumente nuevamente esta herramienta de control.

· Las conciliaciones bancarias de todas las cuentas, excepto las correspondientes a las cuentas en dólares Nos. 14910 y 12650, poseen numerosas partidas conciliatorias, algunas de las cuales revisten importante antigüedad por lo que resulta necesario proceder a su depuración.

· Con relación al organigrama del Organismo, cabe mencionar que la Dirección General concentra la supervisión de varios Departamentos, así como de la Sección “Prensa y Relaciones Públicas” y que en la práctica hay cinco Departamentos que funcionan como Divisiones. Sería recomendable reconsiderar las distorsiones existentes en la práctica respecto al organigrama vigente, sobre todo en lo que refiere a la cantidad de unidades funcionales que dependen jerárquicamente de la Dirección General.

· No existe coordinación alguna con la Dirección General Impositiva, que permita el cruce de datos a efectos de verificar la veracidad de la información presentada por las empresas transportistas fluviales ante el Ministerio de Turismo. Dicha información refiere al pago del impuesto del 5,5% sobre los precios de los pasajes fluviales vendidos en el país y de los que se contraten en el exterior para iniciar viaje desde la República y que nutren el Fondo de Promoción de Turismo de Uruguay en el Exterior. El establecimiento de una adecuada coordinación con dicha Institución, permitiría efectuar un efectivo control de los montos recaudados.

Se considera asimismo necesario, exigir a la Dirección Nacional de Migración copia del Informe Mensual en el que conste el número de pasajeros residentes uruguayos que hubieren utilizado el servicio de transporte fluvial, el que según establece la reglamentación debe ser remitido al Ministerio de Turismo a los treinta días de vencido cada trimestre. Dicho informe permitirá reforzar los controles tendientes a verificar la exactitud de los aportes realizados por las empresas transportistas fluviales.

· Del análisis de las rendiciones de cuentas del período julio – diciembre 2004 correspondientes al Fondo de Promoción de Turismo de Uruguay en el Exterior, se detectaron dos facturas pertenecientes a una empresa extranjera por U$S 11.160 y Euros 16.568, por concepto de armado de stands del Ministerio en dos ferias realizada en México y Londres respectivamente, que no reúnen los requisitos formales exigidos. Se sugiere tomar los recaudos necesarios a efectos de que las empresas con las que se pretende contratar servicios en el exterior, sean empresas formalmente establecidas en sus lugares de origen y cuenten con la debida documentación.

· Se constató en uno de los expedientes analizados relativos a subvenciones otorgadas durante el año 2004, un recibo por entrega de U$S 1.000 a una institución del interior de la República, que no cuenta con aclaración de firma ni documento de identidad de la persona que hizo efectivo el cobro. Se considera conveniente, a efectos de dotar al procedimiento de la mayor transparencia , que se deje constancia en el documento tanto de la identidad de quién recibe el monto correspondiente a la subvención otorgada como del cargo que ocupa en la Institución, o en su defecto la correspondiente autorización de las autoridades de la misma.

· En lo que respecta a los contratos de arrendamientos de servicios (Agentes Turísticos) y a los de arrendamientos de obra, a efectos cumplir con la obligación estipulada en los contratos y de lograr un mayor contralor y seguimiento de la actuación de los contratados, se debió exigir la presentación de los correspondientes informes escritos, obligación expresamente consagrada en los contratos suscritos.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento de lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 5 de agosto de 2005 y vencido el plazo legal no presentaron descargos.

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MINISTERIO DE TURISMO Y DEPORTE

Dirección Nacional de Deporte

Centro de Rehabilitación "Casa de Gardel"

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación dio comienzo el 18 de agosto de 2004 a solicitud de la Dirección General del ex - Ministerio de Deporte y Juventud, realizándose los siguientes procedimientos:

· Antecedentes

· Seguimiento de observaciones actuación anterior (Exp. 3952/01)

· Manejo de Fondos:

· Arqueo de caja y de valores

· Financiación del gasto y situación económico–financiera

· Auditoría de rendiciones de cuentas

· Partidas especiales otorgadas por el BPS

· Recursos humanos

RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en dicho Organismo, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 15 de diciembre de 2004, se destacan las siguientes recomendaciones:

· No se han dictado normas que determinen la estructura orgánica, cometidos y la asignación de recursos materiales y humanos a esta Unidad, dependiente del Ministerio de Deporte y Juventud. Dicho Ministerio se hace cargo de los salarios de 25 funcionarios, del pago de los servicios de UTE, OSE y ANTEL, y otorga, únicamente, una partida de $ 1.000 mensuales para el Programa de Alimentación, por lo que el Centro Casa de Gardel debe recurrir, para su funcionamiento, a la recaudación de ingresos por concepto de colaboraciones regulares y extraordinarias, ventas de distintos servicios que presta la Institución, donaciones, etc., que carecen de sustento legal, no dando cumplimiento a las disposiciones del TOCAF. Es imprescindible, que las autoridades competentes se aboquen, en forma inmediata, a regularizar dichas situaciones a efectos de lograr una adecuada y transparente administración de los recursos y una gestión eficiente y eficaz, dentro del marco jurídico que regula a los organismos estatales.

· En cuanto a la contabilidad de los fondos propios, se constataron recibos que no cumplen con los requisitos mínimos exigidos por la DGI, cuando correspondería documentar los pagos efectuados con facturas y/o recibos oficiales. Situación ésta, ya observada por la Auditoría Interna de la Nación en actuación realizada en año 2001 y puesta de manifiesto por la Contadora del Centro en los informes de Revisión Limitada elevados mensualmente al Ministerio de Deporte y Juventud.

· Al efectuar el arqueo de caja se constató que el sistema de registración utilizado no ofrece el grado de seguridad necesario, ya que el Memory admite modificaciones y se asientan los movimientos contables según la fecha de facturación y no la fecha en que efectivamente se realizó el pago. Se sugiere por tanto, que se instrumenten herramientas de seguridad en el sistema informático para que no admita modificación en las registraciones y que se adopte el criterio de escriturar en la fecha en que se efectúa la erogación.

· Del análisis de las rendiciones de cuenta surge que en los dos primeros cuatrimestres del año 2004, se incurrió en un déficit de $ 19.278. La relación ingresos – egresos se equilibra mediante préstamos otorgados por particulares y en particular, por una alumna que se encuentra a cargo de una empleada de Casa de Gardel. Es de hacer notar que esta misma persona aporta además, por concepto de colaboraciones especiales y otros servicios, $ 70.646 en el año 2003 y en los seis primeros meses del 2004, $ 52.500 y por aporte mensual almuerzo en el 2003, aproximadamente $ 40.000. En definitiva, es notorio que resultan esenciales los aportes de esta persona para que Casa de Gardel pueda cumplir con sus objetivos.

· No cuenta con Inventario de bienes muebles, útiles e instalaciones que cumpla con los requerimientos exigidos por el art. 72 del TOCAF, que incluya todos los bienes en custodia de Casa de Gardel, estado de conservación de los mismos, ubicación e identificación mediante código. A su vez, éste deberá mantenerse actualizado, contemplando altas, bajas y modificaciones. En mérito a lo expuesto, se reitera la sugerencia de esta AIN de utilizar un sistema de Inventario que permita el adecuado control de los bienes patrimoniales de la Institución.

· Con respecto a la partida otorgada por el Banco de Previsión Social, beneficio de asistencia especial a Pensionistas por Invalidez y a los atributarios con hijos menores a cargo, que padecen retardo o invalidez que realizan su rehabilitación en Casa de Gardel, cabe señalar que:

- Las sumas son percibidas por una funcionaria del Centro, habilitada por el BPS como titular de la empresa denominada Casa Gardel – Ma. Cristina Roselló y administradas por ésta.

- Lo abonado por el BPS no ingresa íntegramente a Casa de Gardel. En el período que abarca el año 2003 hasta julio de 2004 se vuelca aproximadamente el 11 % del total percibido.

- No existe información ni controles adecuados de los gastos realizados con los fondos administrados directamente por la atributaria.

A juicio de los suscritos no existe la transparencia necesaria para el manejo de estos fondos, por lo que no es posible tener certeza de que se cumpla con el fin para el cual es otorgado dicho beneficio. Por lo tanto se entiende conveniente que el BPS acentúe los controles respecto al destino dado a las ayudas especiales otorgadas.

· El referido Centro cuenta con personal discapacitado que no reviste la calidad de funcionarios públicos que cumplen funciones desde el año 1997, desconociéndose la naturaleza de la relación laboral que los vincula con la Institución. Sus haberes son abonados con los recursos propios de la Institución, no liquidándose los aportes correspondientes a la Seguridad Social. A juicio de los suscritos, correspondería que el Centro de Rehabilitación tomara las medidas necesarias, a los efectos de regularizar su situación.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento con lo preceptuado por los Arts.48 ss. y ccts. de la Ley 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Ministerio de Deporte y Juventud y se remitió al Banco de Previsión Social copia fiel de los antecedentes con fecha 15 de febrero de 2005.

Se dictó Resolución por parte de la Auditoría Interna de la Nación, con recomendación de que se promueva de inmediato una investigación administrativa sobre los hechos denunciados, sin perjuicio de la adopción de las medidas precautorias y correctivas que correspondieren.

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MINISTERIO DE TURISMO Y DEPORTE

Dirección Nacional de Deporte - Ex – Ministerio de Deporte

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación dio comienzo el 25/11/2004, a solicitud de dicha Secretaría de Estado, realizándose los siguientes procedimientos:

· Arqueo de Caja.

· Análisis de las conciliaciones bancarias.

· Estudio de la Estructura Organizativa.

· Análisis de los ingresos por recaudación.

· Análisis de rendiciones de fondos destinados al Comité Olímpico Uruguayo.

· Análisis de rendiciones del apoyo brindado a Instituciones Deportivas.

· Análisis del sistema de compras.

· Control de Inventario en el Departamento de Adquisiciones - Proveeduría.

· Análisis del inventario de bienes de uso y equipos de computación.

· Análisis de las donaciones recibidas durante el año 2004 y de los gastos financiados con dichos ingresos.

RECOMENDA CIONES

· En el arqueo practicado, se constató la existencia de tickets alimentación, de los cuales los más antiguos permanecían en Caja desde diciembre de 2003. En virtud de la observación oportunamente formulada por las suscritas respecto a la antigüedad de los mismos, durante nuestra actuación el Director General de Secretaría resolvió su redistribución, asignándolos a las Cantinas de la Sede Central del Ministerio y de Talleres. Asimismo, corresponde señalar que los tickets alimentación no forman parte del saldo de Caja, por lo que se recomienda que en adelante se incluyan en el mismo.

· Se considera necesario realizar una revisión global del Organigrama vigente, el que no ha sido aprobado, así como un pormenorizado análisis de las funciones y tareas asignadas a cada una de las unidades funcionales y de las relaciones jerárquicas existentes. Particularmente, en relación a los cometidos asignados a la División Recursos Humanos y al Departamento de Personal, sería conveniente unificar en una única unidad las tareas vinculadas al área de administración de personal, a efectos de no diversificar tareas y lograr un mejor aprovechamiento de los recursos humanos disponibles.

· Los funcionarios que manejan dineros del Estado, no están cubiertos por Póliza de Caución de Fidelidad del Banco de Seguros del Estado, ya que la que existía venció el 31/12/04 y no fue renovada por el referido Banco, en virtud de la deuda que el Organismo auditado mantenía con la Institución Bancaria, por una factura impaga por accidentes de trabajo. Deberá regularizarse a la brevedad, la mencionada situación a fin de poder contar con una nueva Póliza de Caución de Fidelidad.

· En lo que refiere a la emisión de cheques, los mismos son emitidos por Tesorería, considerando conveniente para que exista un adecuado control por oposición, que los mismos sean emitidos por el Departamento de Contaduría.

· No existe impresión del libro de caja de Contaduría, estando las registraciones respaldadas únicamente en soporte magnético. Se recomienda proceder a su impresión, tanto para contar con un respaldo escrito como para cumplir con una práctica de buena administración.

· Se constató que se expiden en forma gratuita certificados de aptitud médica deportiva, a personas que no están comprendidas en las exoneraciones establecidas por la Ley 14.692 del 23/8/77, por lo que se deberá dar estricto cumplimiento a lo establecido por la reglamentación vigente.

· No se realizan por parte de la División Financiero Contable arqueos periódicos y/o sorpresivos al Centro Médico Deportivo, ni control alguno sobre los insumos utilizados para la realización de los diferentes exámenes médicos que efectúa dicho Centro. Se concluye asimismo, del análisis de la documentación que respalda la expedición gratuita de certificados de aptitud deportiva, que no existen controles adecuados. Por lo expuesto precedentemente y a efectos de minimizar riesgos en el manejo de fondos y valores y proporcionar confiabilidad a los sistemas de información del Centro Médico Deportivo, deberán instrumentarse adecuados procedimientos de control.

· La División Financiero Contable tampoco realiza control alguno sobre la recaudación por concepto de análisis de control de dopaje, la que se deposita en la cuenta del BROU N° 1048/6 - Recaudaciones Varias Dólares.

· En cuanto a los fondos recaudados hasta el año 2003 por el dictado de cursos de post grado en el Instituto Superior de Educación Física (ISEF) y administrados por la Comisión de Apoyo del mismo, corresponde señalar que no existen de dichos fondos las rendiciones pertinentes. La División Financiero Contable no ejerció en ningún momento control de los montos recaudados ni de su destino, no estando a su vez en conocimiento de si en la actualidad existen fondos administrados por la citada Comisión.

· Se han recibido en el Laboratorio de Control de Dopaje, materiales para la realización de análisis proporcionados por la Asociación Uruguaya de Fútbol, los que habrían sido entregados a cambio de una deuda que la citada Asociación mantenía con el Ministerio, por concepto de contraprestación de los servicios brindados por la División Centro Médico. No fue posible acceder al Convenio que, según nos fuera manifestado, se habría suscrito entre la Ex Comisión Nacional de Educación Física y la Asociación Uruguaya de Fútbol con fecha 4/10/96, habiéndosenos proporcionado únicamente un borrador del mismo.

· En relación al porcentaje retenido por la venta de entradas a veladas de boxeo, no nos fue proporcionada la normativa legal que sustenta dicha recaudación.

· Existen diversas partidas pendientes de rendición, vinculadas a las contribuciones que el Ministerio realiza a diferentes instituciones deportivas, de las que se destaca tanto la antigüedad de algunas de ellas, como el monto de las mismas. Tal es el caso de la partida otorgada en el año 2000, a la Sociedad Uruguaya de Medicina del Deporte por U$S 25.000.

Por lo expuesto, se deberán tomar los recaudos necesarias ante las instituciones beneficiadas, a efectos de exigir a las mismas la presentación de la documentación que acredite el debido destino de los fondos otorgados, evitando situaciones como las citadas en el párrafo anterior.

· Con relación a los aportes antes mencionados, merece asimismo destacarse que no se han establecido criterios para su asignación, sino que se otorgan si las autoridades lo estiman conveniente, en base a los pedidos realizados por las distintas instituciones.

· No se lleva un archivo adecuado de los legajos de compras directas y no se cumple íntegramente con el procedimiento implementado, según lo dispuesto por Resolución N° 353/03 de fecha 23/10/03.

· En lo que respecta a la Proveeduría del Organismo, dependiente del Departamento de Adquisiciones, se considera necesario realizar un recuento general de existencias, a efectos de proceder a la actualización de los saldos contables. Asimismo, deberán documentarse adecuadamente las salidas de materiales, efectuando la registración en tiempo real, de modo de poder contar con información actualizada y veraz.

· En relación al Inventario de bienes de uso y equipos de computación, debe procederse a inventariar las Divisiones no incluidas en el mismo. Deberá procederse a la codificación de los bienes, incluyendo en observaciones el estado en que se encuentran, así como los números de series en los casos que corresponda.

· Con relación a la impresión de recibos de recaudación, se recomienda solicitar a esta Auditoría Interna de la Nación, la fiscalización de la correspondiente emisión.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento de lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley N° 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 23/06/05 y vencido el plazo legal no se presentaron descargos.

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MINISTERIO DE EDUCACIÓN Y CULTURA

Biblioteca Nacional

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación comenzó el 10 de noviembre de 2004, por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación, llevándose a cabo los siguientes procedimientos:

· Arqueo de Caja y Valores.

· Análisis de los distintos conceptos de ingresos que percibe.

· Análisis de su misión, objetivos y estructura organizativa, con estudio particular de las Divisiones Técnica, Técnica Especializada y Derechos de autor.

· Análisis del Sistema de Compras.

· Evaluación del funcionamiento de Proveeduría.

· Control de Inventario de: materiales, equipos y mobiliario; monedas, medallas y libros del Museo y libros pertenecientes a la División Técnica.

· Evaluación del sistema de expedientes por Reguladora de Trámite.

RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en la Biblioteca Nacional, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 12 de mayo de 2005, se destacan las siguientes recomendaciones:

· Los comprobantes de Caja Chica se deberían contabilizar en el libro de Caja llevado por el Departamento Finanzas y Contabilidad al momento de la reposición del fondo.

· Se deberá poner al día el atraso en las rendiciones de cuentas de todos los fondos al MEC, cuyas últimas presentadas corresponden al año 2002. En el fondo rotatorio correspondiente a los ejercicios 2001 y 2002 existen lotes de facturas sin planillar

· No se realizan arqueos mensuales ni sorpresivos a Tesorería, sólo se efectúan una vez al año. El último arqueo de fondos registrado en el libro de Tesorería es de fecha 30/12/2002. Se deberán practicar arqueos periódicos y en forma sorpresiva, dejando constancia de sus resultados en el libro de actas correspondiente.

· Condiciones ambientales inadecuadas en las Divisiones Técnica y Técnica Especializada: carencia de un sistema de climatización, humedad, polvo en las colecciones. La capacidad locativa es insuficiente lo que provoca, entre otras cosas, que el público no pueda tener acceso a los diarios de los últimos años: del interior desde el año 1993 y de Montevideo desde el año 2000.

· Condiciones de seguridad y vigilancia inadecuadas en los locales dependientes de las Divisiones Técnica y Técnica Especializada, puesta de manifiesto en libros desaparecidos, mutilados y sustituidos por otros (se dejan las tapas con otro libro dentro y se llevan el de la Biblioteca) pertenecientes a la Sala General, y también obras muy valiosas de la sala de Materiales Especiales, así como robo de fichas de los catálogos de consulta.

· Existen préstamos de libros de la Sala General a funcionarios de la Biblioteca de gran antigüedad, entre ellos hay boletas de obras prestadas a 42 funcionarios que ya no pertenecen más a la Institución, correspondiendo a préstamos efectuados en las décadas del 80 y 90.

· Se deberá mejorar el sistema de documentación de préstamos de libros a funcionarios, de manera que el mismo brinde información confiable de la situación de los préstamos y se otorgue una constancia a la persona que devuelve la obra.

· Las carencias más importantes manifestadas por la División Técnica: recursos humanos insuficientes, principalmente técnicos; retraso en el proceso técnico de los materiales, insuficiente equipamiento informático y software para la informatización del proceso por el cual el material ingresa a la Biblioteca así como para las actividades de préstamos y consultas al público.

· Las carencias más importantes manifestadas por la División Técnica Especializada son la falta de técnicos (bibliotecólogos) y técnicos especializados (microfilmadores, restauradores y encuadernadores); la falta de automatización de los procesos y la digitalización de los ejemplares más valiosos.

· La compaginación y formación de todos los expedientes deberá ajustarse a lo dispuesto por los Art. 49 y 53 del Decreto 500/991.

· En cuanto a las compras directas, como principio de buena administración se deberá realizar el pedido de tres precios, dejando constancia del mismo junto a toda la documentación relacionada con la compra.

· No se cumple con la secuencia de etapas del gasto prevista por la normativa vigente en la mayoría de las licitaciones analizadas.

· En lo que respecta a la licitación Nº 7/01 sobre el servicio de limpieza para el año 2002 se detectaron varias irregularidades:

- La empresa adjudicada presentó la primer boleta de contado con fecha 31/01/2002 habiendo sido impresas en febrero de dicho año.

- La empresa adjudicada no cumplió con la constitución de garantía de cumplimiento de contrato (5% del monto de la contratación).

- Existieron varios incumplimientos por parte de la empresa, ante los cuales el Organismo había decidido, recién a fines del mes de noviembre a punto de culminar el contrato, rescindirlo. Sin embargo procedió a no renovarlo para el año siguiente, no cumpliendo con lo estipulado en la cláusula 7 del contrato por la cual además de la rescisión se aplicaría una multa de 100 UR.

· En las licitaciones abreviadas Nos. 3/02 y 8/03 cuyos objetos son la adquisición de canastas navideñas de los años 2002 y 2003 respectivamente se presentan como comprobantes respaldatorios de la obligación notas de débito.

· Se realizan invitaciones para licitaciones abreviadas (Nº 6/02 y 7/02) con 48 horas de anticipación, no existiendo constancia de los motivos de la urgencia o interés que habilitaran plazos tan reducidos, tal como lo establecen los Arts. 47 y 48 del TOCAF.

· La empresa a la cual se adjudicó la licitación No 7/02 relativa a la adquisición de hardware, no cumplió ni con el plazo de entrega de los bienes (efectivizándolo 10 meses después) establecido en el numeral 10 del pliego de condiciones particulares, ni con la entrega de la totalidad de los mismos. No se aplicaron las sanciones previstas en el numeral 25 del pliego de condiciones particulares para los casos de incumplimientos.

· En cuanto a Proveeduría se deberá:

- Registrar en las fichas de stock el estado en que se encuentran los materiales, particularmente los que están en mal estado, hasta tanto no se autorice la baja de los mismos.

- Realizarle controles de stock a dicha Sección por parte de personal ajeno a la misma.

- No existe oposición de intereses entre Compras y Proveeduría, estando concentradas ambas tareas en un mismo sector

- Sería conveniente se implementara en Proveeduría un sistema de stock computarizado que sustituyera a las fichas manuales.

· En cuanto al Inventario de materiales, equipos y mobiliario:

- El libro no brinda información confiable ya que:

- no se registran todas las bajas y los traslados de bienes,

- no se efectúa una descripción detallada de los bienes muebles,

- sólo se detalla la ubicación de los bienes ingresados después del año 2001.

- Todas las oficinas deberán comunicar a Inventarios las bajas y traslados que se produzcan.

- Se deberá realizar la ficha de transferencia solo para la Sección Inventario no para Proveeduría.

- No se cuenta con un inventario actualizado de la Institución. A efectos de dar cumplimiento a lo establecido en el Art. 72 del TOCAF deberá culminarse el iniciado en el año 2003.

· La Sala de Materiales Especiales (Museo) cuenta con un inventario completo de mapas y planos pero no así de libros y folletos.

· Del relevamiento de inventario de libros y folletos, seleccionados al azar, de la Sala de Materiales Especiales se constataron 6 ejemplares faltantes (24%) del total de 25 relevados.

· Existe un inventario de libros y folletos, ingresados y procesados, correspondientes a la Sala General y a la Sala Uruguay, pero el último cotejo se realizó en el año 1992.

· Se recomienda la realización de un inventario general de libros y folletos de todas las salas.

· No se encontraron los originales de algunos expedientes solicitados a Reguladora de Trámites

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento de lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 14 de julio de 2005 y vencido el plazo legal no presentaron descargos.

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MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA

Análisis de la Situación de los Bienes Inmuebles

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación comenzó el 30 de agosto de 2004 por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación, con el objetivo del estudio de la situación de los bienes inmuebles de esa Secretaría de Estado, llevándose a cabo los siguientes procedimientos:

· Antecedentes y alcance de la actuación.

· Legislación vigente.

· Procedimiento en la adquisición y venta de inmuebles.

· Bienes inmuebles propiedad del M.S.P.

· Sucesiones.

· Comodatos.

RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en el Ministerio de Salud Pública, cuyos resultados se encuentran explicitados en el informe de fecha 30 de marzo de 2005, se destacan las siguientes recomendaciones:

· Dotar al Departamento Notarial de un sistema informático actualizado con programas eficaces, que pueda contener toda la información necesaria de todos y cada uno de los inmuebles del Ministerio y que se mantenga actualizada.

· Crear una comisión, oficina o departamento o dotar de competencia a una ya existente para que supervise y coordine todo el procedimiento por el cual los inmuebles ingresan y egresan al patrimonio del Ministerio y eventualmente son enajenados. De esta manera se podrá realizar la tarea de una forma más eficaz, con celeridad y certeza, que podrá servir además de nexo entre todos los departamentos que han intervenido en los procedimientos, obteniendo de esta manera un mejor aprovechamiento del inmueble.

· Adoptar las medidas correctivas para evitar las demoras en la tramitación de las sucesiones. Se han observado situaciones en que el Juez actuante mandó archivar los autos por "falta de interés de las partes", por permanecer las sucesiones sin ningún movimiento por períodos prolongados (más de seis meses).

· Evitar el uso de la transacción, cuando lo que corresponde es la actuación diligente del interesado (M.S.P.).

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento de lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley No 16.736 de 5/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 4 de mayo de 2005 y vencido el plazo legal no se presentaron descargos.

Se dictó Resolución por parte de la Auditoría Interna de la Nación, adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores y disponiendo el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes para la regularidad de la gestión en el Ministerio de Salud Pública.

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MINISTERIO DE TRABAJO Y SEGURIDAD Y SOCIAL

Fondo de Reconversión Laboral - JUNAE

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación dio comienzo el día 16 de noviembre de 2004, a solicitud del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, realizándose los siguientes procedimientos:

1. Antecedentes - Marco Jurídico.

2. Alcance de la actuación.

3. Auditoría de Estados Contables.

4. Observaciones de actuaciones anteriores.

5. Otras Consideraciones.

RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en el Fondo de Reconversión Laboral administrado por la Junta Nacional de Empleo, cuyos resultado obran en informe de fecha 15 de abril de 2005, se destacan las siguientes recomendaciones:

· En lo concerniente a los saldos de la cuenta "Acreedores por Cursos" se deberán ajustar adecuándolos a los valores reales.

· La contabilización de los recursos debe hacerse de acuerdo al principio de lo devengado, para reflejar la totalidad de los mismos.

· Realizar las gestiones necesarias a fin de que se determine por medios jurídicos inequívocos la naturaleza jurídica de la JUNAE, dotándola de los mecanismos necesarios para el cabal cumplimiento de sus fines, lo que permitirá abocar los recursos económicos y humanos al efectivo cumplimiento por sí de los cometidos legales asignados, redundando en un mejor aprovechamiento de los mismos, así como realizar la evaluación, fiscalización y contralor de los respectivos Programas, hoy delegada en terceros ante la imposibilidad de contar con la estructura necesaria para el eficiente desempeño de la tarea.

· Redefinir los procesos de capacitación a efectos de asegurar la efectiva y permanente inserción de los capacitados, por detectarse que se trata ésta de una de las mayores carencias desde el punto de vista funcional que afecta a los Programas seleccionados.

· Descentralizar los Programas de manera tal que la JUNAE no tome para sí la ejecución de mismos. Esto permitirá concretar el cumplimiento de los cometidos específicos de planificación estratégica y contralor por oposición de los programas.

· Renovar los convenios vencidos, para subsanar situaciones como la que ocurre con PROJOVEN, donde sigue figurando como contraparte el Ministerio de Educación y Cultura y dotar de regularidad los procedimientos, habida cuenta de que la vigencia de los convenios requiere para su validez, o bien la concurrencia de voluntades de las partes intervinientes o bien la inclusión de la cláusula de prórroga automática (la que solo se observó en dos de los casos analizados).

PROJOVEN

· Adoptar como procedimiento de contratación (en la medida que se comprometan montos significativos), la licitación, dotándola de todas las garantías legales, especialmente aquellas que aseguren la libre concurrencia, la igualdad de los oferentes y la elección de la oferta más conveniente.

· Implementar los mecanismos necesarios para verter los fondos directamente de la JUNAE al INJU, evitando la participación de intermediarios en la administración de los mismos, con el consiguiente ahorro de recursos.

· Adoptar un procedimiento de selección de los supervisores que asegure transparencia e igualdad de oportunidades entre los postulantes y establecer un mecanismo de contralor de las tareas desempeñadas.

PROIMUJER

· Estudiar la viabilidad de la aplicación del modelo de la UCP de la Asociación Cristiana de Jóvenes, es decir fomentar la participación activa de las organizaciones sociales más representativas que vinculan a mujeres de la población del programa, más un representante de la DINAE.

PROCLADIS

· Desburocratizar y agilizar el proceso de toma de decisiones para evitar generar perjuicios en el mejor logro de los objetivos, en especial en lo concerniente a la inserción laboral de los participantes.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento de lo preceptuado por el Art. 51 de la Ley No.16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Organismo auditado con fecha 14 de julio de 2005 y vencido el plazo legal no presentaron descargos.

Se dictó Resolución por parte de la Auditoría Interna de la Nación adoptando las conclusiones y recomendaciones de los Sres. Auditores y disponiendo el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en el Fondo de Reconversión Laboral.

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MINISTERIO DE VIVIENDA, ORDENAMIENTO TERRITORIAL Y MEDIO AMBIENTE (M.V.O.T.M.A.)

Dirección General de Secretaría

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación comenzó el 23 de marzo de 2004, por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación, realizándose los siguientes procedimientos:

· Arqueo de caja.

· Auditoría de caja y cuentas bancarias.

· Suministros.

· Inventario.

· Compras.

RECOMENDACIONES

De la actuación realizada, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 25 de febrero de 2005, se destacan las siguientes recomendaciones:

· Se constató la existencia de cheques para el pago con cuatro meses de antigüedad, se entiende que se deberían instrumentar los mecanismos a efectos de dar cumplimiento a lo establecido en los Arts. 4, 5, 6 y 76 del TOCAF en lo referente a los depósitos de fondos.

· Es obligatorio efectuar arqueos el último día de cada mes a los efectos de la Rendición de Cuentas sin perjuicio de los sorpresivos que ya se vienen realizando.

· Incluir dentro del saldo de caja los tickets de alimentación que se encuentran en custodia en Tesorería.

· Dar cumplimiento a lo establecido en el numeral 5º del Art. 92 del TOCAF, dado que en el caso de la impresión de los recibos numerados utilizados por Tesorería no se ha tenido en cuenta la presencia de un funcionario de la A.I.N. Asimismo se deberá contar con un registro donde figuren las entradas, salidas y las existencias de libretas impresas con la numeración correspondiente en poder de la oficina.

· Contar con una información independiente de cada una de la Direcciones pertenecientes a este Ministerio, dado que en la actualidad en el Libro de Caja no figuran los movimientos diarios discriminados por Unidad Ejecutora.

· Escriturar las fechas correspondientes a las partidas conciliatorias.

· Practicar controles más exhaustivos a la Sección Suministros por parte de la Jerarquía (Departamento de Adquisiciones y Suministros), así como contar con un sistema que brinde toda la información necesaria por Unidad Ejecutora para la correcta toma de decisiones.

· En el caso de producirse bajas de materiales, éstas deberán ser autorizadas por el Ordenador competente.

· Dar cumplimiento a la circular Nº 24/2000, que establece la obligatoriedad de las Unidades Ejecutoras en caso de recepción de materiales de remitir las facturas en un plazo de 48 horas a la División Administración, Departamento de Suministros a los efectos de su registro.

· Incluir todos los bienes en el inventario, así como proceder a individualizar el equipamiento informático con mayor precisión.

· Prestar especial atención a la fecha de finalización de los contratos con los distintos proveedores, dado que se constató la existencia de servicios que vienen cumpliendo distintas empresas que tienen su contrato con este Ministerio vencido.

· Acelerar los procedimientos licitatorios, de manera de evitar el uso de la modalidad de compra directa, debido a la demora en los trámites administrativos.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIONES

Habiéndose dado vista al Organismo auditado con fecha 11 de mayo de 2005, de acuerdo a lo establecido en el Art. 51 de la Ley 16.736 de 05/01/96, se presentaron descargos que dieron lugar a que se produjera un nuevo informe de fecha 15 de agosto de 2005, del que surge que si bien en algunos casos se adoptaron medidas correctivas, se ratifican las conclusiones y recomendaciones efectuadas.

Se dictó Resolución por parte de la Auditoría Interna de la Nación, adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada, disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes, respecto a la regularidad de la gestión en el Ministerio de Vivienda Ordenamiento Territorial y Medio Ambiente.

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ADMINISTRACIÓN NACIONAL DE EDUCACIÓN PÚBLICA - ANEP

Programa de Mejoramiento de la Calidad de la Educación Primaria (mecaep)

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación comenzó el 6 de diciembre de 2004, de acuerdo a Resolución de la Auditoría Interna de la Nación, abarcando los siguientes capítulos:

I) Proyecto MECAEP II.

1. Antecedentes.

2. Objetivos.

3. Informe realizado por MECAEP al Banco Mundial.

4. Donación Fondo Japonés.

5. Informes de Auditoría realizados por el Tribunal de Cuentas en el período

2000 - 2002.

6. Análisis del manejo de Fondos.

7. Análisis realizado a la planilla de solicitud 43/3 enviada al Banco Mundial.

8. Ejecución Presupuestal y Compras del ejercicio 2003.

II) Proyecto MECAEP III.

1. Antecedentes.

2. Análisis del manejo de fondos.

3. Análisis realizado a la Planilla de solicitudes No 5 y 6 enviada al Banco Mundial.

4. Ejecución presupuestal y compras del ejercicio 2003.

III) Arqueo de caja.

IV) Transferencia de fondos entre proyectos.

V) Inventario de bienes de uso.

VI) Pagos realizados con fondo permanente de contraparte local.

RECOMENDACIONES

De la actuación realizada en el Programa de Modernización de la Educación Primaria de la ANEP, cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 24 de febrero de 2005, se destacan las siguientes recomendaciones:

· En relación a la donación “Fondo Japonés”, no se dio cumplimiento a las pautas establecidas por el BIRF, referente a la presentación en tiempo de la última rendición de gastos correspondientes. Esta situación provocó el retiro de la última partida asignada por lo que se debió efectuar el pago de gastos con cargo a préstamos otorgados por dicho Banco, en perjuicio del cumplimiento de los objetivos de los proyectos MECAEP II y MECAEP III. Al 30/11/04 no se había realizado el informe final de cierre correspondiente a dicha donación.

· En el balance al 31/12/02 del proyecto MECAEP II figuran en Caja Chica Cheques de retención en garantía por un monto de U$S 40.716,93 que por constituir Fondos de Terceros en garantía deberían figurar en una cuenta de Orden.

· Los funcionarios que manejan fondos no cuentan con póliza de caución de fidelidad no dando cumplimiento a lo establecido en el art. 133 del TOCAF.

· El tesorero al ser el responsable del manejo de los fondos, no debe ser el encargado de realizar las escrituraciones de los registros contables de Caja - Banco en el programa Memory, a fin de que exista una debida oposición de intereses entre el funcionario que maneja fondos y el que registra.

· En los arqueos de caja se deben incluir los comprobantes pendientes de descargo y el resultado del mismo cotejarlo con el saldo contable de Caja, en caso de ser necesario realizar los ajustes correspondientes.

· Del arqueo de caja practicado surge que existen boletas pendientes de devolución de anticipos, con una antigüedad mayor a 60 días, por $224.887 siendo la más antigua la de fecha 5/02/04, por un monto de $ 2.100.

· En las conciliaciones bancarias de los Proyectos MECAEP II y MECAEP III, se constató la existencia de cheques que permanecían pendientes de registración por un período prolongado, errores de tipeo, cheques no debitados por el Banco y pendientes de registración en la Institución, realizándose los ajustes respectivos, a fecha de cierre de balance.

· Se deben implementar controles sobre las conciliaciones bancarias a fin de subsanar los errores detectados, efectuando los ajustes pertinentes en tiempo y forma.

· Con respecto a las rendiciones de cuenta de las partidas otorgadas para gastos de Jornadas de Capacitación, se debe mejorar el control de la documentación presentada, afín de que la misma cumpla con los requisitos establecidos en la normativa vigente.

· Se deberá contar con el informe de disponibilidad de crédito previo al inicio del trámite licitatorio.

· El convenio con el BIRF establece que “no deberá darse a conocer información alguna acerca del análisis, aclaración y evaluación de las ofertas ni sobre recomendaciones relativas a la adjudicación, después de la apertura de las ofertas a los licitantes, hasta que se haya certificado la adjudicación del contrato al licitante ganador” no contemplando “la mejora de ofertas” prevista en el art. 42 del TOCAF. Sería conveniente gestionar ante el BIRF, la mejora de ofertas, a los efectos de lograr un mayor beneficio para la Administración.

· La entrega de los bienes a las escuelas, por parte de los proveedores, debe estar acompañada del remito respectivo, detallándose destino, cantidad, característica del bien, serie y número de cada uno, en caso que corresponda. Por otra parte, cada escuela deberá remitirlo a MECAEP con constancia de recepción, sellada y firmada por el responsable de la misma.

· En relación al Proyecto de Mejoramiento Educativo se constató que escuelas que habían recibido la segunda cuota del Proyecto correspondiente al año 2003, no habían rendido la misma a noviembre de 2004 al Dpto. del Proyecto de Mejoramiento Educativo del Consejo de Educación Primaria. A su vez, no se envió a MECAEP para su control las rendiciones presentadas de la segunda cuota. Se entiende pertinente que MECAEP solicite a Primaria la remisión de la rendición de cuentas de la segunda cuota de los Proyectos, a fin de efectuar los controles correspondientes evitando el uso inadecuado de fondos.

· Se constató el uso transitorio de fondos entre proyectos en forma reiterada para financiar gastos y pago de Consultores, lo cual fue observado en varias oportunidades por el Tribunal de Cuentas de la República.

· El Inventario de Bienes de Uso que lleva el Dpto. de Bienes y Mobiliarios del CODICEN no cumple con los requisitos de un inventario ya que no proporciona la información necesaria para poder llevar a cabo un control de los bienes del Estado en poder de MECAEP. Se deberá proceder a realizar un Inventario donde se deje constancia de la ubicación precisa del bien, código de identificación y descripción del mismo.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

Habiéndose dado vista al Organismo auditado con fecha 28 de febrero de 2005, de acuerdo a lo establecido en el Art. 51 de la Ley 16.736 de 05/01/96, se presentaron descargos que dieron lugar a que se produjera un nuevo informe de fecha 28 de marzo de 2005, del que surge que si bien en algunos casos se adoptaron medidas correctivas, se ratifican las conclusiones y recomendaciones del informe de fecha 24 de febrero de 2005.

Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación, adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores respecto a la actuación realizada, disponiéndose el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes, a la regularidad de la gestión en el Programa de Modernización de la Educación Primaria (Proyecto MECAEP) de la ANEP.

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COMISIÓN DE APOYO DE LOS PROGRAMAS ASISTENCIALES ESPECIALES DE A.S.S.E.

ALCANCE DE LA ACTUACIÓN

La actuación comenzó el 22 de octubre de 2004, por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación, llevándose a cabo los siguientes procedimientos:

· Evolución Institucional.

- Antecedentes y Marco Jurídico.

- Principales cometidos.

· Análisis del Balance al 31/12/03.

· Estudio de la Rendición de Cuentas del Presupuesto de noviembre/03.

· Control de la liquidación y pago de sueldos y honorarios.

· Análisis de los Recursos Humanos.

· Relevamiento de reclamaciones entabladas contra la Comisión.

CONCLUSIONES

De la actuación realizada en la Comisión de Apoyo de los Programas Asistenciales Especiales de A.S.S.E., cuyos resultados se encuentran explicitados en informe de fecha 12/04/05, se destacan las conclusiones a que se arribaron:

· En relación a las cuentas analizadas del balance al 31/12/03, se comprobó que todas las operaciones están debidamente documentadas y que los saldos reflejan razonablemente los movimientos realizados durante el ejercicio 2003. Se practican controles por oposición de intereses que permiten tener certeza de los saldos expuestos en los Estados de Situación y Resultados.

· Se debe dar cumplimiento a lo establecido por el art. 12 Dec. N° 185/004 de fecha 3/6/004, respecto al manejo de los fondos a través de una cuenta en el Banco de la República Oriental del Uruguay.

· En cuanto a los procedimientos de control implementados, se entiende que los mismos son adecuados, generando un satisfactorio ambiente de control interno.

· La Comisión, persona de derecho privado que cuenta como única fuente de financiamiento con fondos públicos provenientes del M.S.P., para el suministro de recursos humanos a las distintas Unidades Ejecutoras del citado Ministerio, a octubre/04 mantiene vinculación con 4.841 personas, 2.501 en relación de dependencia y 2.340 profesionales contratados. Muchas de ellas se relacionan por más de un contrato, lo que eleva a 5.139 relaciones de prestaciones de servicios existentes a esa fecha.

· Casi el 20% de los recursos humanos, son funcionarios del Ministerio de Salud Pública y perciben una remuneración con carácter de complemento o incentivo, por las mismas funciones que desempeñan como funcionarios de dicho Ministerio. A estos se les suman, aquellos funcionarios contratados por la Comisión que perciben una remuneración que no tiene naturaleza de complemento. La información proporcionada por la Comisión y por A.S.S.E, referente al Programa G “Apoyo a la Gestión de A.S.S.E., DI.GE.SA. y DI.GE.SE.”, refleja carencias en cuanto a su integridad y precisión. En consecuencia, a juicio de las suscritas, la información que manejan ambos, no ofrece certeza respecto al total de funcionarios del M.S.P. que, a su vez, perciben una retribución por parte de la Comisión.

· Las relaciones jurídicas que se entablan con los profesionales y dependientes se encuentran debidamente respaldadas en documentación que se mantiene organizada en legajos individuales, en forma adecuada.

· A los profesionales no asistenciales contratados por la Comisión se les aplica, por extensión, un régimen de “Interrupción Transitoria de Actividades” previsto en Convenios celebrados con FEMI y Sociedades Científicas, para profesionales médicos.

· No existe un único mecanismo para la selección e ingreso del personal, en algunos casos se efectúan llamados a concurso para cubrir puestos en Centros Asistenciales y en los que no se realiza por esta vía, ingresan a solicitud de las jerarquías del Ministerio o con el aval de las mismas. Este último procedimiento evidencia total discrecionalidad del jerarca, falta de transparencia y no brinda igualdad de oportunidades.

· Se han entablado un elevado número de reclamaciones laborales y civiles contra la Comisión y/o el M.S.P. que han comprometido a la Comisión, en el período comprendido entre los años 1998 y 2004, a abonar una suma de aproximadamente $ 38:218.000 como resultado de sentencias condenatorias o transacciones realizadas en la órbita judicial y $2:267.000, aproximadamente, por transacciones logradas en el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social y conciliaciones ante Juzgados de Conciliación.

VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN

En cumplimiento de lo preceptuado por el art. 51 de la Ley Nº 16.736 de 05/01/96, se confirió vista al Ministerio de Salud Pública con fecha 13/05/05 y vencido el término legal no se presentaron descargos.

Se dictó Resolución por parte de la Auditora Interna de la Nación adoptando las conclusiones de las Sras. Auditoras y disponiendo el cumplimiento de las medidas necesarias y convenientes a la regularidad de la gestión en la Comisión de Apoyo de los Programas Asistenciales Especiales de A.S.S.E.

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El presente Informe de Actuaciones de la

Auditoría Interna de la Nación forma parte

del Diario Oficial Nº 26.822 de fecha

31 de agosto de 2005