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MINISTERIO DE ECONOMIA Y FINANZAS
AUDITORIA INTERNA DE LA NACION
INFORME SEMESTRAL DE ACTUACIONES
2do. SEMESTRE DE 1998
INTRODUCCION
En el marco del cumplimiento de los cometidos de la Auditoría Interna de la Nación, se publica el resultado semestral de las actuaciones de control selectivo y posterior en el Sector Público de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 51 de la Ley 16736 de 5/1/1996.
Asimismo, dado que esta Oficina también tiene cometidos de control en el Sector Privado se dan a conocer datos estadísticos de algunas actuaciones consideradas de inter´s para los usuarios.
Se presentan en forma gráfica y numérica la evolución de la demanda de actuaciones durante el período 1994 - 1998 en materia de aprobación de estatutos de sociedades anónimas (ley 16.060 y S.A.F.I. ley 11.073), sus reformas y control de suscripción e integración del capital inicial en las sociedades usuarias de zonas francas.
Se destaca la buena recepción de los estatutos estandarizados, que han significado para el usuario un ahorro promedio en el costo de tramitación de un 26%.-
ACTUACIONES EN EL SECTOR PUBLICO
Las actuaciones realizadas durante el segundo semestre del año 1998 se orientaron fundamentalmente a cumplir con varias solicitudes de auditoría presentadas por parte de los Organismos, así como a efectuar seguimientos de las observaciones y sugerencias realizadas en actuaciones anteriores.
Por otra parte, se iniciaron actuaciones en Organismos de la Administración Central que hasta el presente no habían sido auditados.
Organismos auditados en el Sector Público
* MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
DIRECCION NACIONAL DE SANIDAD DE LAS FUERZAS ARMADAS
* MINISTERIO DE EDUCACIÓN Y CULTURA
COMISIÓN NACIONAL DE EDUCACIÓN FÍSICA
DIRECCION GENERAL DE LA BIBLIOTECA NACIONAL
INSTITUTO NACIONAL DE LA JUVENTUD
SERVICIO OFICIAL DE DIFUSION RADIOTELEVISION Y ESPECTACULOS
* MINISTERIO DEL INTERIOR
DIRECCION NACIONAL DE BOMBEROS
* MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
* MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA
CENTRO HOSPITALARIO PEREIRA ROSSELL
LABORATORIO FRANCISCO DORREGO
* MINISTERIO DE TRANSPORTE Y OBRAS PÚBLICAS
DIRECCIÓN NACIONAL DE HIDROGRAFÍA
* PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA
OFICINA NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL
Actuaciones Selectivas en Personas Públicas No Estatales
INSTITUTO NACIONAL DE VITIVINICULTURA.
FUNDACIÓN PROCARDIAS
ADMINISTRACIÓN NACIONAL DE LOS SERVICIOS DE ESTIBA.
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
DIRECCION NACIONAL DE SANIDAD DE LAS FUERZAS ARMADAS
COMETIDOS
Su cometido sustantivo consiste en brindar asistencia total e integral a todos los efectivos militares en actividad o retirados y a sus familiares.
ALCANCE DE LA ACTUACIÓN
La actuación dio comienzo el 19 de agosto de 1998 por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación llevándose a cabo los siguientes procedimientos:
* Arqueo de Caja y Valores
* Auditoría de los procedimientos empleados para la custodia de valores.
* Evaluación del sistema de control interno del Departamento Financiero Contable
* Evaluación del sistema de compras
* Análisis del Plan Anual de Misiones Oficiales
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Del análisis efectuado surgió que la Dirección Nacional de Sanidad de las Fuerzas Armadas debía:
* Realizar una revisión de los procedimientos y controles que se emplean en el Departamento Financiero-Contable a fin de subsanar las importantes debilidades de control interno tales como: ausencia de verificación de lo depositado en concepto de recaudación, falta de arqueos sorpresivos, carencia de asesoramiento y supervisión adecuada sobre su personal, duplicación de las tareas, omisión de coordinación entre diferentes secciones y escaso apoyo informático.
* Efectuar una revisión del plan de adquisiciones adaptándolo al cumplimiento estricto de los procedimientos que establece el TOCAF, evitando el empleo de la compra directa y el fraccionamiento del gasto así como desestimulando las adquisiciones innecesarias o a precios poco convenientes para el Organismo.
* Con relación al Plan Anual de Misiones Oficiales, dar cumplimiento a lo previsto por la normativa vigente, por lo que:
* no se deberán realizar pagos sin contar previamente con la Resolución del Poder Ejecutivo que los habilite,
* no excederse de los rubros asignados,
* comunicar en tiempo y forma al Departamento Financiero Contable las Misiones a realizar, y
* efectuar las rendiciones de cuentas en plazo.
* Confeccionar y elevar, en tiempo y forma, las rendiciones de cuentas de fondos presupuestales y extrapresupuestales.
* Remitir a Contaduría, para su registro, los comprobantes que fueron abonados con fondos extrapresupuestales y están a la espera de reintegro con fondos presupuestales, entre los que se destacan pagos realizados por Dirección de Obra y por Misiones Oficiales. La existencia de estos comprobantes en la Tesorería del Organismo, afecta la permanencia de los fondos en Caja haciéndola dilatada y además se incrementa el saldo de Caja al estar incluidos estos comprobantes pendientes de descargo.
* Adecuar el monto de la Caja Chica, creada por Resolución No. 9/99 de 14/1/99, al de la Compra Directa tal como lo dispone el art. 17 de la Ley No. 14.867 de 12/1/79 y afectarse al pago de gastos de menor cuantía o imprevistos.
* Contratar pólizas de caución de fidelidad para todo el personal que maneja o custodie fondos o valores.
* Depurar y registrar los depósitos de valores en custodia por garantía de licitaciones.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN
Habiéndose dado vista con fecha 8 de marzo de 1999 a la Unidad Ejecutora auditada de acuerdo a lo establecido por el art. 51 de la Ley No. 16.736 de 5/1/96, vencido el plazo estipulado no se presentaron descargos a las observaciones realizadas.
Merece puntualizarse que con fecha 12/05/99 el Director de la Dirección Nacional de Sanidad de las Fuerzas Armadas remitió nota a esta Auditoría Interna de la Nación a efectos de poner en conocimiento los cambios operados en esa Institución para atender las recomendaciones efectuadas a partir de nuestra actuación.
Se consideran positivas las medidas correctivas implementadas, las que serán evaluadas y corroboradas en su oportunidad.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores como Resolución de esta Auditoría Interna de la Nación respecto a la actuación realizada en la Dirección Nacional de Sanidad de las Fuerzas Armadas.
MINISTERIO DE EDUCACIÓN Y CULTURA
COMISIÓN NACIONAL DE EDUCACIÓN FÍSICA
COMETIDOS
La Comisión Nacional de Educación Física tiene como cometidos:
1. Determinar las políticas, planes y programas de desarrollo de la educación física, así como la orientación técnico-docente de las mismas.
2. Brindar servicios de educación física a todas las escuelas del país, así como la recreación y el deporte a todas las capas etarias y sociales
3. Control adecuado y eficiente del doping en actividades deportivas.
4. Procurar mejorar los resultados competitivos y de alto rendimiento de nuestros atletas en el ámbito nacional e internacional.
ALCANCE DE LA ACTUACIÓN
La actuación dio comienzo el 17/2/98 por iniciativa de este Organo de Control y se llevaron a cabo los siguientes procedimientos:
- Arqueo de Caja y Valores
- Relevamiento del inventario patrimonial
- Análisis de los contratos de cachet
- Constatación del levantamiento de observaciones de anterior actuación
- Análisis de los procedimientos de compras
- Estudio por muestreo de expedientes de Compras Directas y Licitaciones del período 1996 y 1997.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Del análisis efectuado por los auditores surgió que la Comisión Nacional de Educación Física debía:
* Determinar las responsabilidades que le puedan corresponder al ex - Vicepresidente del Organismo por no rendir cuentas contraviniendo lo dispuesto por el TOCAF en sus artículos 114, 119 y 120 numerales 1 y 3.
* Establecer asimismo las responsabilidades que pudieran originarse por la no rendición de cuentas o rendición no satisfactoria, de partidas entregadas al Director Secretario de la Comisión en su calidad de Presidente de la Comisión Administradora de la Pista Oficial de Atletismo.
* Respetar las normas vigentes en cuanto a contrataciones estatales por parte de los Directores de la Comisión, por cuanto alguno de ellos presentan primero las facturas, incluso conformadas por el receptor de la mercadería y a posteriori, incluso meses después, se efectúa la autorización para gastar.
* Cumplir con lo preceptuado por el art. 32 del TOCAF en su inciso primero, que establece que "el funcionario que comprometa cualquier erogación sin estar autorizado para ello será responsable de su pago, sin perjuicio de las demás sanciones que pudieran corresponderle" pues no existe delegación de atribuciones como ordenador del gasto en la persona del Vicepresidente y el Director Secretario de la Comisión.
* Comprometer gastos sólo si se cuenta con créditos suficientes, pues se violenta el numeral 6 del art. 120 del TOCAF.
* Cumplir fielmente las disposiciones legales en materia de adquisiciones debiendo fundamentar la necesidad del gasto y evitar fraccionar las compras.
* Realizar una investigación administrativa por la pérdida de libretas de recaudación con el fin de deslindar responsabilidades.
* Dar estricto cumplimiento a la obligación de depositar los fondos que permanecen en caja dentro de las 48 horas de recibidos, tal como lo establece el art. 2 del Decreto No. 480/92.
* Elevar las rendiciones de cuentas de Fondos Presupuestales en tiempo y forma, atento a lo previsto por el art. 115 del TOCAF.
* Realizar arqueos sorpresivos y aperiódicos de la Contaduría sobre la Tesorería por razones de buena práctica administrativa, dejando constancia escrita de su realización.
* Evitar la emisión de cheques a nombre de la Tesorera del Organismo
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN
La Comisión Nacional de Educación Física presentó descargos estableciendo la adopción de medidas correctivas, entre ellas la reorganización de su Departamento de Contaduría y realizó las investigaciones administrativas pertinentes.
Asimismo, el Ministerio de Educación y Cultura, efectuó oportunamente una denuncia ante la Justicia Penal y dispuso una investigación administrativa que fue clausurada con fecha 12 de mayo de 1999.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores como Resolución de esta Auditoría Interna de la Nación respecto a la actuación realizada en la Comisión Nacional de Educación Física.
MINISTERIO DE EDUCACION Y CULTURA
DIRECCION GENERAL DE LA BIBLIOTECA NACIONAL
COMETIDOS
La Dirección General de la Biblioteca Nacional, tiene por cometidos:
* Conservar el patrimonio bibliográfico y documental que constituye el acervo, procediendo a su preservación mediante la encuadernación, restauración, microfilmación y otras técnicas de reproducción.
* Facilitar el acceso a su acervo al público en general así como a estudiosos e investigadores en sus diferentes salas de lectura, en un amplio horario.
* Dar a conocer la obra de autores uruguayos en las áreas de Ciencia y Tecnología.
* Cooperar en la tutela de los derechos autorales y promover las medidas tendientes a su mejoramiento.
ALCANCE DE LA ACTUACIÓN
La Auditoría dio comienzo el 14 de julio de 1998 a solicitud de esa Unidad Ejecutora y abarcó los siguientes aspectos:
* Arqueo de Caja y Valores.
* Relevamiento de la Permanencia de los Fondos en Caja.
* Estudio de las cuentas corrientes que la Unidad Ejecutora posee en el Banco de la República Oriental del Uruguay.
* Verificación de la existencia de fianza de los funcionarios que manejan valores o dinero del Estado.
* Control de las Rendiciones de Cuentas.
* Estudio del procedimiento de compras mediante la modalidad de pago por Fondo Permanente (Extrapresupuestal).
* Estudio de los procedimientos de contratación.
* Verificación del Inventario de Bienes de Uso.
* Análisis de los contratos de becarios.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Del análisis efectuado por los auditores actuantes, que se explícita en informe de fecha 11 de noviembre de 1998 surgió que la Dirección General de la Biblioteca Nacional debía:
En lo referente a la Sala Uruguay y Materiales Especiales:
* Adoptar las medidas de seguridad y las coberturas de riesgos necesarias para salvaguardar todo el acervo cultural existente.
* Contratar para todos los funcionarios que manejan o custodien valores, una póliza de caución de fidelidad con relación a los bienes allí existentes
* Codificar adecuadamente las 130 medallas existentes en el Inventario realizado por los estudiantes de bibliotecología.
En lo referente al sistema de contratación de becarios:
* Ajustarse a las disposiciones contenidas en la Ordenanza No. 569/83 del Ministerio de Educación y Cultura.
* Solicitar dictamen jurídico sobre la situación de aquéllos en lo que tiene relación con los aportes personales jubilatorios ante el Banco de Previsión Social.
* Confeccionar y archivar el legajo personal
En lo referente a los trámites de Compras:
* Confeccionar en todo proceso de compra, ya sea por Licitación Abreviada o Pública, los pliegos particulares de condiciones, tratando de no incurrir en imprecisiones en su redacción tal como lo estipula el Texto Ordenado de Contabilidad y Administración Financiera.
* Cumplir con todos los procedimientos, aún formales, que permitan al Ordenador, adjudicar toda adquisición con el mayor grado de transparencia.
En lo referente al Inventario de Bienes:
* Que se informe a esta Auditoría Interna el relevamiento de los bienes trasladados de la Sala Uruguay y Materiales Especiales a efectos de su comparación con sus registros anteriores.
* Mantener actualizadas en cada sección, las fichas donde constan los bienes que ella dispone.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN
Habiéndose dado vista al Organismo inspeccionado con fecha 11 de febrero de 1999, de acuerdo con lo establecido en el art. 51 de la Ley No. 16.736 de 5/1/96 se presentaron descargos a las observaciones realizadas, en nota de fecha 22/3/99, en la cual se explicitan las medidas que se adoptaron para solucionarlas, las que deberán, de futuro, ser nuevamente evaluadas por la Auditoría Interna de la Nación.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores como Resolución de esta Auditoría Interna de la Nación respecto a la actuación realizada en la Dirección General de la Biblioteca Nacional.
MINISTERIO DE EDUCACION Y CULTURA
INSTITUTO NACIONAL DE LA JUVENTUD
COMETIDOS
El Instituto Nacional de la Juventud (I.N.J.U.) tiene como cometidos sustantivos:
* Formular, ejecutar y evaluar las políticas nacionales relativas a la juventud, en coordinación con otros organismos estatales.
* Promover, planificar y coordinar las actividades del Centro de información a la Juventud, asesorando y capacitando el personal de las Unidades locales de información.
ALCANCE DE LA ACTUACIÓN
La auditoría fue iniciada el 9 de setiembre de 1998 por iniciativa de este Organismo de Contralor.
Los procedimientos aplicados en esta actuación consistieron en:
* Verificación del sistema de inventario de bienes.
* Constatación del Organigrama.
* Relevamiento del manejo y uso de fondos.
* Análisis de los procedimientos de contratación.
* Relevamiento del funcionamiento de la Comisión de Fomento de Iniciativas Juveniles (COFINJU).
* Manejo de fondos de la COFINJU.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Como consecuencia de la actuación practicada por parte de los auditores actuantes surgió, en informe de fecha 8 de enero de 1999, que el Instituto Nacional de la Juventud (I.N.JU .) debía:
* Informar a la Contaduría Central del Ministerio de Educación y Cultura y a la Auditoría Interna de la Nación respecto de la utilización de partidas ya sean presupuestales o contribuciones económicas, que fueran entregadas al ex – Director del Instituto al amparo de diversas Resoluciones. Al no contar con registraciones, no ha sido posible determinar cual ha sido el uso de dichas partidas.
* Aclarar el fundamento para el cobro de las Guías de Roles Ocupacionales, especificándose desde cuando se cobraba, por qué se depositaba su producido en cuentas de la Comisión de Fomento de Iniciativas Juveniles, quien es o era el ordenador de gastos, qué destino se le dio a esos recursos y cuál fue el motivo por el que se dejó de recaudar.
* Administrar el Fondo de Iniciativas Juveniles tal como lo estipula el art. 382 de la ley No. 16.736 que se nutrirá con donaciones y legados, cooperaciones nacionales e internacionales y montos que puedan ser dispuestos por leyes de Presupuesto, que en la actualidad está siendo administrado por la COFINJU.
* Rever por parte de las jerarquías del Ministerio de Educación y Cultura, las Resoluciones de 12/08/96 y 28/08/96 por las que se creó y reglamentó el funcionamiento de la Comisión de Fomento de las Iniciativas Juveniles, fundamentalmente en lo que tiene relación con el manejo de fondos públicos (numeral 8 de la Resolución Ministerial de 28/8/96).
* Contar con un Departamento Contable que contabilice y controle los fondos extrapresupuestales que se reciban por los servicios que presta el I.N.JU. a la sociedad, así como al Fondo de Iniciativas Juveniles.
* Reglamentar los servicios técnicos, asesorías y realización de diagnósticos especializados requeridos por instituciones o personas privadas u oficiales, nacionales o extranjeras, debiendo incluso graduar los precios a cobrar por cada servicio y depositar los fondos que de él se recauden en cuentas del Instituto.
* Realizar el inventario físico de sus bienes y proceder a su registración en un libro llevado a esos efectos, especificando el número de cada bien e indicando la sección donde está ubicado. Asimismo, debe implementarse un plan de registración que permita mantener actualizado el inventario de bienes propios y de terceros (en préstamo), en lo posible llevado por medios electrónicos, tanto en lo que hace a nuevas adquisiciones como al manejo de altas y bajas que ocurran en cada sección. Cumplidas todas las etapas que se detallan, se deberá realizar recuentos de existencias en forma regular.
* Confeccionar el Organigrama del Instituto donde se establezca el total del personal ocupado afectado a tareas sustantivas y a tareas de apoyo.
* Contratar seguros para todo aquel funcionario que maneje o custodie fondos o valores del Estado, tal como lo exige el art. 133 del TOCAF.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN
Habiéndose dado vista al Organismo inspeccionado con fecha 11/2/99, de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley No. 16.736 de 5 de enero de 1996, vencido el plazo estipulado no se presentaron descargos a las observaciones realizadas.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores como Resolución de esta Auditoría Interna de la Nación respecto a la actuación cumplida en el Instituto Nacional de la Juventud.
Con fecha 20 de mayo de 1999, se dictó Resolución por el Ministerio de Educación y Cultura, la que dispone la integración de una Comisión que tendrá por cometido implementar las medidas necesarias a fin de que el Instituto Nacional de la Juventud se adecue a las propuestas formuladas por la Auditoría Interna de la Nación.
MINISTERIO DE EDUCACIÓN Y CULTURA
SERVICIO OFICIAL DE DIFUSION RADIOTELEVISION Y ESPECTACULOS
COMETIDOS
El Servicio Oficial de Difusión, Radiotelevisión y Espectáculos tiene como cometidos sustantivos:
1. Poner en funcionamiento el Complejo de Espectáculos del S.O.D.R.E.
2. Planear y ejecutar una programación cultural, escénico-musical viva, a través de los Cuerpos Estables, impulsando la creación artística musical.
3. Reprogramar las cuatro emisoras del S.O.D.R.E.
4. Mantener y preservar el archivo nacional de materiales audiovisuales.
5. Imponer e instrumentar el depósito legal fonográfico.
ALCANCE DE LA ACTUACION
La actuación dio comienzo el 10 de febrero de 1998, a solicitud del S.O.D.R.E. y abarcó los siguientes ítems:
- Aspecto normativo en cuanto a la forma de liquidación de proventos
- Procedimientos de liquidación de los mismos.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Del análisis efectuado surgió que el S.O.D.R.E. debía:
* Dar cumplimiento a lo dispuesto en el art. 385 de la Ley 15.809 de 8/4/86 y su reglamentación, aprobada por el Poder Ejecutivo con fecha 20 de enero de 1987, otorgando las compensaciones sin superar el 25% del sueldo o salario/hora a quienes realicen trabajos en horas nocturnas y de hasta un 20% del sueldo correspondiente a su categoría, prorrateándose, si así correspondiere, en quienes cumplan servicios permanentes sin gozar de descanso semanal los sábados y domingos. En caso de existir excedente disponible en el ejercicio, el mismo deberá repartirse tal como lo dispone el art. 7º de la mencionada reglamentación.
* Realizar por parte del S.O.D.R.E. una Investigación Administrativa a efectos de deslindar las responsabilidades emergentes con referencia a la utilización de diferentes criterios en la liquidación de proventos.
* Determinar las partidas a abonar respetando lo dispuesto por el art. 25 del Decreto 544/90 desde la vigencia del mismo para los funcionarios redistribuidos y lo establecido por el art. 7º del Decreto 10/93 para los funcionarios en comisión.
* Realizar la reserva mensual, por la provisión que sea menester, a fin de poder atender el pago del aguinaldo de todos los funcionarios alcanzados por esta prestación salarial, sin perjuicio de la reserva dispuesta por el art. 6 del Decreto No. 23/87.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN
Habiéndose dado vista con fecha 12/11/98 al Organismo inspeccionado de acuerdo con lo establecido por el art. 51 de la Ley No. 16.736 de 5/1/96, vencido el plazo estipulado no se presentaron descargos a las observaciones realizadas. No obstante, se recibió copia de la Resolución del Consejo Directivo Nº 94072 de fecha 15/04/99, en la que se aceptan las recomendaciones, así como se decretó una investigación administrativa de acuerdo con lo establecido por la Auditoría Interna de la Nación.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores como Resolución de esta Auditoría Interna de la Nación respecto a la actuación cumplida en el Servicio Oficial de Difusión Radiotelevisión y Espectáculos.
MINISTERIO DEL INTERIOR
DIRECCION NACIONAL DE BOMBEROS
COMETIDOS
La Dirección Nacional de Bomberos tiene como cometidos sustantivos:
I. Prevención y combate de los focos ígneos que pueden surgir evitando la propagación de los mismos.
II. Divulgación de enseñanza y asesoramiento sobre normas preventivas de accidentes.
ALCANCE DE LA ACTUACIÓN
La actuación dio comienzo el 21/07/98 a fin de efectuar un seguimiento de las observaciones formuladas por esta Auditoría Interna de la Nación en oportunidad de la anterior visita de inspección.
Los procedimientos aplicados fueron:
* Control del cumplimiento de lo dispuesto por el art. 2 del Decreto No. 480/92 en lo referente a la permanencia de los fondos en Caja.
* Control de las Rendiciones de Cuentas de Fondos Presupuestales y Extrapresupuestales.
* Relevamiento de existencias en la Sede de la Unidad Ejecutora y Sub-Unidades del interior del país.
* Estudio del Organigrama.
* Relevamiento del sistema de compras
* Control de Cuentas Corrientes bancarias.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Del seguimiento efectuado en la Dirección Nacional de Bomberos se han constatado avances en la mejora de la gestión de esa Unidad Ejecutora pues:
* Se han regularizado los depósitos de cobranzas dentro de las 48 horas de su recepción, tal como lo establece el Decreto No. 480/92 de 9/10/92, salvo en las Sub-Unidades que recaudan fondos que lo hacen en forma semanal.
* Se confeccionan y elevan las Rendiciones de cuentas de Fondos Presupuestales y Extrapresupuestales en tiempo y forma.
* Con relación al inventario de bienes, se cuenta con un programa computarizado que posibilita el mantenimiento actualizado de las existencias.
No obstante lo señalado, surgió que la Dirección Nacional de Bomberos debía:
* Adoptar criterios objetivos al realizar contrataciones, cuidando sobremanera:
* la confección del Pliego de Condiciones Particulares tal como lo dispone el art. 45 del TOCAF y, en forma específica, describiendo inequívocamente el objeto a contratar, disipando así las dudas que puedan crearse y que podrían traducirse en hipotéticos reclamos.
* explicitar la necesidad de realizar la contratación.
* manifestar por escrito la recepción definitiva del bien adquirido o del servicio contratado con relación a lo adjudicado, tanto en cantidad, calidad y plazo de entrega, como única vía para posibilitar la liquidación del gasto (numeral 3 del art. 21 del TOCAF).
* Realizar la liquidación de fondos provenientes del pago de los servicios que se prestan a A.N.C.A.P., según dictamen jurídico emitido por la Auditoría Interna de la Nación.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN
Habiéndose dado vista al Organismo inspeccionado con fecha 30/9/98 y 23/2/99, de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley No. 16.736 del 5 de enero de 1996, vencido el plazo estipulado no se presentaron descargos a las observaciones realizadas.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores como Resolución de esta Auditoría Interna de la Nación respecto a la actuación cumplida en la Dirección Nacional de Bomberos.
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
COMETIDOS:
Los cometidos del Ministerio de Relaciones Exteriores consisten en:
1. Planificar y dirigir la Política Exterior de la República, desarrollando la gestión administrativa de modo de impulsar los diferentes servicios diplomáticos hacia el cumplimiento más eficiente de sus cometidos.
2. Mantener y desarrollar relaciones de cooperación con todos los Estados, independientemente de su sistema político-económico.
ALCANCE DE LA ACTUACION:
* El día 16 de junio de 1998 dio comienzo la actuación mediante un arqueo de caja y valores.
* Se realizó una Auditoría en la Dirección Financiero Contable que abarcó:
* Análisis de los arqueos practicados en el Dpto. de Tesorería.
* Estudio de las conciliaciones bancarias de las diferentes cuentas que maneja dicho Ministerio, así como de los registros "Bancos" donde se contabilizan las mismas.
* Auditoría de Caja por el período enero – marzo de 1998 mediante cotejo de los comprobantes con los registros contables.
* Cuestionario efectuado al Encargado de la Sección Inventarios.
* Se efectuó un seguimiento de las observaciones formuladas en actuación anterior de esta Auditoría Interna de la Nación.
CONCLUSIONES Y SUGERENCIAS:
Del análisis efectuado por los Auditores actuantes en informe de fecha 31 de agosto de 1998 surgió que el Ministerio de Relaciones Exteriores debía:
a. Sustituir por lo menos una de las firmas autorizadas en el Banco de la República Oriental del Uruguay hasta la aclaración total de la situación irregular originada por los cheques hurtados y falsificados.
b. Efectuar por parte de Contaduría arqueos aperiódicos y sorpresivos de los fondos que custodia la Tesorería, dejando constancia de ello en el libro respectivo.
c. Implementar un adecuado sistema de control por oposición de intereses:
* entre los Departamentos de Tesorería y Contaduría, donde la primera se limite a recaudar y pagar y la segunda a registrar y controlar.
* dentro de la Sección Habilitaciones dependiente del Departamento de Tesorería, pues un mismo funcionario se encarga de emitir los cheques, registrarlos en el libro de banco, firmarlos, pagarlos en ventanilla e incluso, realizar las conciliaciones de cuentas.
* en el Departamento de Servicios Generales en relación a vales de combustibles, ya que él es el responsable de su registración y custodia.
a. Confeccionar y remitir a la Contaduría General de la Nación las rendiciones de cuentas de fondos presupuestales correspondientes a los años 1991 a 1997 inclusive (arts. 114,115 y siguientes del TOCAF)
b. Efectuar recuento físico de las existencias de bienes de uso y obras de arte de cada una de sus dependencias, identificando plenamente la ubicación de cada objeto.
Asimismo se debería contabilizar el Inventario de acuerdo con un sistema de procesamiento electrónico de datos confiable que posibilite mantener al día los movimientos de altas y bajas que se produzcan.
c. Fijar, resolución mediante, una política que establezca los plazos máximos que se
pueden mantener en Tesorería los cheques, anulándose al término del lapso estipulado los que no fueron entregados a sus adjudicatarios por cualquier causa.
d. En relación a las cuentas corrientes bancarias:
* proceder a la identificación y ajuste de aquellas partidas pendientes que figuran en las conciliaciones bancarias y en particular aquéllas de considerable antigüedad.
* evitar erogaciones inútiles al Inciso, tal como la que surge por comisiones bancarias en la cuenta corriente Nº 33952/740 "Partidas Extraordinarias" que posee un saldo acreedor por concepto de comisiones cobradas por el BROU por no cancelar esta cuenta.
a. Implementar un adecuado control sobre los cheques sin utilizar y los registros auxiliares de Bancos, de manera de lograr eliminar los errores formales y las desprolijidades que hoy se constatan.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCION:
Habiéndose dado vista al Organismo inspeccionado de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley 16.736 del 5/1/96, no se presentaron descargos a las observaciones realizadas.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptándose las conclusiones de los Sres. Auditores como Resolución de esta Auditoría Interna de la Nación, respecto a las actuaciones cumplidas en el Ministerio de Relaciones Exteriores.
MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA
CENTRO HOSPITALARIO PEREIRA ROSSELL
COMETIDOS
El Hospital Pereira Rossell, tiene por cometidos sustantivos:
- Brindar atención médica a sus usuarios
- El estudio y tratamiento especializado según patologías
- Solucionar a través de emergencias, policlínicas, salas y demás servicios, las consultas que se le realicen.
ALCANCE DE LA ACTUACIÓN
La actuación dio comienzo el 3 de agosto de 1998 por iniciativa de esta Auditoría Interna de la Nación y constó de los siguientes procedimientos:
- Arqueo de Caja y Valores
- Evaluación del sistema de compras, teniendo como objetivo el análisis de los procedimientos y el funcionamiento de los distintos sectores que intervienen en el proceso de adquisición.
- Relevamiento del sistema electrónico de datos utilizados en el Centro de Materiales y Despensa.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Del análisis efectuado por los funcionarios actuantes en informe de fecha 8 de enero de 1999, surgió que el Centro Hospitalario Pereira Rossell debía:
* Aplicar el Instructivo referente al procedimiento de compras que fuera confeccionado por el Contador Asesor de la Dirección Administrativa; en referencia a:
* la intervención del Departamento de Contaduría en el proceso de compra,
* que todas las adquisiciones sean centralizadas en el Departamento de Compras,
* que las registraciones permitan determinar los procedimientos utilizados para las adquisiciones realizadas en la unidad Ejecutora.
* Contar con la Resolución del Ordenador competente previo a cualquier ejecución del gasto.
* Culminar e implantar el sistema informático de administración de stocks que está desarrollando el Centro de Cómputos, unificando los criterios de codificación de los materiales y artículos entre las unidades involucradas y el departamento de Compras, resolviendo con ello los controles de stocks permanentes que deben realizarse.
* Efectuar controles de existencias en los sectores relevados por personal ajeno a los mismos, dejando constancia escrita de su resultado.
* Disponer de un funcionario del Centro Hospitalario para la atención del Departamento de Despensa, ya que en el horario de 12 hs. a 14 hs. la mercadería se encuentra a cargo de un empleado de la empresa de limpieza contratada por la Institución.
* Controlar, por intermedio del Departamento de Contaduría, a las secciones Recaudación y Pagos.
* Crear un registro donde el sector Recaudación escriture todas las boletas de Reconocimiento de Deudas.
* Implementar una documentación transitoria que respalde los importes en gestión de cobro en el Fondo Nacional de Recursos.
* Guardar en la caja fuerte los importes recaudados hasta el momento de su depósito en la cuenta correspondiente.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN
Habiéndose dado vista al Organismo inspeccionado con fecha 16/03/99 de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley 16.736 de 5/01/96 el mismo se ha presentado efectuando descargos, expresando las medidas administrativas que se han dispuesto con el fin de levantar las observaciones formuladas. Esta Oficina realizó un nuevo informe con fecha 8/04/99 en el que se reconocieron los esfuerzos que realizó la Unidad Ejecutora, aunque se mantienen las conclusiones hasta que ellas sean debidamente evaluadas en ocasión de una nueva visita de Inspección.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptando las conclusiones de los funcionarios actuantes como Resolución de esta Auditoría Interna de la Nación respecto a la actuación realizada en el Centro Hospitalario Pereira Rossell.
MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA
LABORATORIO FRANCISCO DORREGO
COMETIDOS
Producir y distribuir medicamentos a los Centros Asistenciales del Ministerio de Salud Publica.
ALCANCE DE LA ACTUACIÓN
La actuación dio comienzo el 24 de setiembre de 1998 por iniciativa de este Organismo de Control, realizándose los procedimientos que a continuación se detallan:
* Arqueo de Caja y Valores
* Análisis de los procedimientos de compras.
* Control de Inventario de Bienes de Uso
* Control de Inventario de Materias Primas, Envases y Productos Terminados.
CONCLUSIONES Y SUGERENCIAS
Del análisis efectuado por los funcionarios actuantes, que se explicita en el informe de fecha 23 de diciembre de 1998, surgió que el Laboratorio Francisco Dorrego debía:
* En lo que respecta a Productos Terminados depositados en la Sección Abastecimiento:
* Contar con un sistema computarizado que ofrezca información en tiempo real de cada producto.
* Reorganizar la adjudicación de tareas de su personal de manera de evitar la concentración de funciones en un mismo funcionario
* Implementar un control previo de los saldos que arroja el listado de existencias emitido por Facturación y Costos, de manera de detectar y ajustar posibles desvíos.
* Llevar un registro autónomo, de aquellos productos que están depositados transitoriamente en esta sección y que aún no cuentan con el visto bueno que otorga la sección Control de Calidad.
- Referente a envases:
* Efectuar recuentos y controles periódicos, dejando constancia de sus resultados.
* Utilizar criterios uniformes de contabilización mediante un sistema computarizado que ofrezca información confiable y en tiempo real, cuya documentación respaldante sean los remitos del proveedor para la recepción y los formularios internos para la entrega.
* Controlar en todos los casos que la cantidad de envases recibidos coincida con la que figura en los remitos, instrumentando, para los casos de difícil recuento, mecanismos ágiles tales como muestreo tomado al azar.
* Realizar cotejo entre las fechas de remitos y fechas de ingreso real de envases
* Documentar en todos los casos las salidas de mercaderías
* En lo posible, propender a que todos los envases permanezcan en un único lugar físico y bajo la guarda de una misma persona responsable.
- En la sección Droguería:
* Suprimir el registro de entradas y salidas de drogas y productos químicos, ya que el mismo no brinda información eficiente. Se recomienda continuar solamente con el programa computarizado de Materias Primas.
- En cuanto al proceso de compras y administración de fondos y bienes de uso:
* Planificar las adquisiciones que se han de realizar en cada período de forma de optimizar resultados.
* Contratar pólizas de caución de fidelidad para los funcionarios que manejan chequeras y vales de combustible.
* Contar con un libro de Inventario de Bienes de Uso, debidamente certificado, el que deberá mantenerse permanentemente actualizado.
* Procurar incrementar su capacidad productiva y extenderla a otras líneas de medicamentos, teniendo en cuenta la finalidad social que cumple el Laboratorio, proveyendo de medicamentos a los Centros Asistenciales públicos que atienden a los sectores más carenciados de la sociedad.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN
Habiéndose dado vista al Organismo inspeccionado, de acuerdo con lo establecido en el art. 51 de la Ley Nº 16736 del 5/01/96, se presentaron descargos en los que se informa de las medidas correctivas llevadas a cabo por parte de la Dirección del Laboratorio Francisco Dorrego, en razón de las observaciones formuladas por la Auditoría Interna de la Nación. Quedan aún algunas recomendaciones por implementar las que se verificarán en un futuro seguimiento. Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores como Resolución de esta Auditoría Interna de la Nación respecto a la actuación realizada en el Laboratorio Francisco Dorrego.
MINISTERIO DE TRANSPORTE Y OBRAS PÚBLICAS
DIRECCIÓN NACIONAL DE HIDROGRAFÍA
COMETIDOS
* Administrar y evaluar los recursos hídricos
* Mantener, desarrollar y operar los puertos deportivos
* Dragar las vías navegables
* Proteger y defender las costas marítimas y fluviales.
ALCANCE DE LA ACTUACIÓN
La Auditoría fue iniciada el 24 de junio de 1998 por iniciativa de este Órgano de Contralor con la finalidad de realizar un seguimiento de las observaciones formuladas en ocasión de su anterior visita de inspección.
Los procedimientos aplicados consistieron en:
* Verificación de los bienes inventariados mediante sistema de muestreo.
* Evaluación de los procedimientos de compras y en especial de las ampliaciones de obras.
* Análisis de los estados de ejecución presupuestales por los ejercicios 1996, 1997 y primer semestre de 1998.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Del seguimiento efectuado surgió que la Dirección Nacional de Hidrografía debía:
* Culminar la implementación del sistema de inventario confeccionando los documentos que permitan comunicar las altas y bajas de cada dependencia. Sería menester que los mismos se realicen prenumerados y en triplicado, quedando una vía en poder de quien envía el bien, otra en la sección que lo recibe y la tercera en Contaduría, donde se registrará por medios magnéticos y se transcribirá en un libro llevado a esos efectos.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN
Habiéndose dado vista al Organismo inspeccionado con fecha 2/03/99, de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley No. 16.736 de 5 de enero de 1996, vencido el plazo estipulado no se presentaron descargos a las observaciones realizadas.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores como Resolución de esta Auditoría Interna de la Nación respecto a la actuación cumplida en la Dirección Nacional de Hidrografía
PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA
OFICINA NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL
COMETIDOS
Sus objetivos primordiales son:
* Analizar, asesorar y supervisar las transformaciones del Sector Público
* Formar y capacitar los recursos humanos de dicho sector tendiendo a la mejora del desempeño, al incremento de la productividad y la atención personalizada al ciudadano.
* Revisar el marco normativo y regulatorio del Estado tendiente a su modernización, desregulación, simplificación y ordenamiento.
ALCANCE DE LA ACTUACIÓN
La actuación dio comienzo el 11 de mayo de 1998 por iniciativa de esta Auditoría Interna de la Nación y se llevaron a cabo los siguientes procedimientos:
* Seguimiento de las observaciones efectuadas en la última actuación realizada por esta Oficina.
* Arqueo de Caja Chica y Caja de Fondos Extrapresupuestales
* Análisis del funcionamiento de los Fondos Extrapresupuestales
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Del análisis efectuado por los funcionarios actuantes, que se explicita en el informe de fecha 23/9/98, surgió que la Oficina Nacional de Servicio Civil:
* Ha mejorado su gestión pues se han corregido la mayoría de las observaciones realizadas en ocasión de la visita que esta Auditoría Interna de la Nación le efectuara en 1996, entre los que deben señalarse la presentación de las Rendiciones de Cuentas; devolución a Rentas Generales de partidas que se mantenían en caja de ejercicios anteriores y la intervención del Departamento Financiero Contable en todos los gastos de la Oficina desde su inicio, extremo que otorga a la Unidad Ejecutora un adecuado control interno de sus disponibilidades, posibilitando una racional planificación de los mismos.
No obstante ello, la citada dependencia de la Presidencia de la República debía:
* Reforzar el sistema de control recaudando los fondos extrapresupuestales a través del Departamento Financiero Contable, bajo la supervisión de la Comisión administradora creada al amparo de la Resolución No. 34/997 de 8/07/97, debiendo depositar la cobranza dentro de las 48 horas de su percepción como lo ordena el Decreto No. 480/92 de 9/10/92.
* Efectuar una ajustada planificación de las publicaciones a realizar, a fin de satisfacer la demanda y evitar mantener stocks que puedan volverse no utilizables.
* Cumplir fielmente las Resoluciones del Jerarca de la Unidad Ejecutora en lo que respecta a las modalidades de ventas de las publicaciones.
* Llevar registro de stocks de las publicaciones que son de libre disponibilidad del Director de la Oficina Nacional del Servicio Civil en forma independiente de las que son destinadas a la venta.
* Registrar día por día, en libros de la Comisión administradora y controladora de los fondos resultantes de la venta de publicaciones, el producido de sus ventas.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN
Habiéndose dado vista con fecha 15/12/98 a la Unidad Ejecutora inspeccionada de acuerdo con lo establecido por el art. 51 de la Ley No. 16.736 de 5/1/96, la misma se presentó con fecha 29/12/98, dejando constancia que se tomarán todas las medidas recomendadas por esta Oficina.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptando las conclusiones de los Srs. Auditores como Resolución de esta Auditoría Interna de la Nación respecto a la actuación realizada en la Oficina Nacional del Servicio Civil.
ACTUACIONES SELECTIVAS EN PERSONAS PUBLICAS NO ESTATALES
I. INSTITUTO NACIONAL DE VITIVINICULTURA.
Habiéndose presentado los Estados Contables del Instituto Nacional de Vitivinicultura correspondientes a los ejercicios cerrados al 31 de diciembre de los años 1994 y 1995, se estimó oportuno realizar Auditoría de los mismos.
A efectos de emitir opinión sobre esos estados se procedió a aplicar Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, tomando en cuenta los pronunciamientos técnicos del Colegio de Contadores y Economistas del Uruguay y las normas internacionales en la materia.
Las conclusiones y recomendaciones incluídas en el informe de 15 de junio de 1998, donde constan los dictámenes de Auditoría de ambos ejercicios fueron elevadas al Ministro de Economía y Finanzas, previa comunicación al Jerarca del Instituto Nacional de Vitivinicultura.
II. FUNDACIÓN PROCARDIAS
A solicitud del Director General del Ministerio de Economía y Finanzas se procedió a realizar un seguimiento de las observaciones y sugerencias que la Auditoría Interna de la Nación le realizara a este Instituto, cumpliendo la Resolución de la Presidencia de la República de 25 de octubre de 1995.
La actuación incluyó entre sus procedimientos de auditoría:
* arqueo de caja y valores y análisis de las cuentas corrientes
* control de las rendiciones de cuentas
* registración en libros contables adecuados
* verificación de la existencia de fianza de los funcionarios que manejan valores o bienes.
Las conclusiones y recomendaciones a las que han arribado los Auditores en cada una de las áreas arriba indicadas, fueron elevadas al Ministerio de Economía y Finanzas dando cuenta de lo actuado.
I. ADMINISTRACIÓN NACIONAL DE LOS SERVICIOS DE ESTIBA.
Recibiendo la Auditoría Interna de la Nación los Estados Contables de la Administración Nacional de los Servicios de Estiba (A.N.S.E.) por los ejercicios económicos cerrados al 31 de diciembre de 1996 y 1997, al amparo de lo establecido por el artículo 199 de la Ley No. 16.736, se practicaron análisis de dichos estados, fundamentalmente referidos a la creación de previsiones y provisiones para dar cumplimiento a lo preceptuado por la Ley No. 16.246 (art. 39) y Ley 15.783 en cuanto a retiros incentivados, así como al pago de reclamaciones judiciales por parte de funcionarios del Organismo.
Las conclusiones a las que se arribaron, se materializaron en sendos informes que fueron puestos en conocimiento del Sr. Director del Organismo y del Ministro de Economía y Finanzas.
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