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MINISTERIO
DE ECONOMIA Y FINANZAS
AUDITORIA INTERNA DE LA NACION
INFORME SEMESTRAL DE
ACTUACIONES
1er. Semestre 1998
INTRODUCCION
En el marco del cumplimiento de los cometidos de la Auditoría Interna de la Nación, se
hace público el resultado semestral de las actuaciones de control selectivo y posterior
llevadas a cabo de acuerdo a lo dispuesto por el artículo 51 de la Ley Nº 16736 del
5/1/96.
Se ha entendido oportuno en esta
instancia efectuar a modo de introducción una breve reseña del Organismo para
conocimiento del público.
La Auditoría Interna de la Nación surge de la transformación de la Inspección General
de Hacienda, por mandato de la ley de Presupuesto Nº 16.736 de 5/1/96 dentro de los
cambios previstos por ésta en materia de Administración Financiera y de control, creando
los Sistemas Presupuestario, de Tesorería, de Contabilidad y de Control Interno,
introduciendo modificaciones al T.O.C.A.F.
Es una Unidad Ejecutora
funcionalmente desconcentrada del Poder Ejecutivo a través del Ministerio de Economía y
Finanzas que actúa con autonomía técnica en el desempeño de sus cometidos.
COMETIDOS
· Su actividad se desarrolla en dos
áreas perfectamente diferenciadas: Pública y Privada. Ambas se identifican como cometido
sustantivo del Estado, con el fin común del control
* En la Administración Pública la
ley determina que la AIN es el Organo rector del Sistema de Control Interno de los actos y
de la gestión económico financiera.
· Su labor se basa en el control
selectivo y posterior de los aspectos presupuestales, económicos, financieros,
patrimoniales y de gestión, debiendo dictaminar en cada uno de ellos sobre su
juridicidad, eficiencia y eficacia. Se sustenta en una planificación sistemática de
asesoramiento, orientación, prevención.
* Tiene como fin primordial que el
accionar de los organismos públicos suponga una gestión transparente que optimice la
obtención y aplicación de los recursos públicos.
· Su ámbito de actuación alcanza
a los Organismos de la Administración Central y los incluidos en el Art. 220 de la
Constitución.
· Asimismo controla selectivamente loa balances de las personas de derecho público no
estatal en base a las conclusiones que surgen de los informes de auditoría que acompañan
a los mismos.
* En el Area Privada controla las
sociedades anónimas y las sociedades cooperativas.
Respecto a las sociedades anónimas, la fiscalización se centra en la regularidad
jurídica de los aspectos contractuales de todas las sociedades y en aquellas sociedades
que recurren al ahorro público le compete además el control de funcionamiento y su
liquidación.
· En cuanto a los bienes jurídicos
protegidos, internamente se tutelan los derechos de los accionistas, titulares del capital
y externamente los de los acreedores y la Sociedad toda, interesada en la legalidad de los
diversos aspectos del quehacer societario.
· Respecto a aquellas sociedades cooperativas que permanecen en su competencia, controla
su funcionamiento, transformación, fusión, escisión, disolución, y liquidación.
· Asesora al Poder Ejecutivo en la constitución y modificaciones estatutarias de
Instituciones de Intermediación Financiera, Compañias de Seguros, Consorcios y en la
autorización de adquisición, explotación o tenencia de inmuebles rurales por sociedades
anónimas.
FAZ INTERNA DEL ORGANISMO
En la faz interna el Organismo se ha
abocado a una readecuación de su estructura organizacional, consecuente con las normas de
reforma del Estado y como consecuencia del alejamiento de parte de sus recursos humanos
por los sistemas de excedencia y reinserción empresarial.
En virtud de la creciente demanda y
para lograr el eficaz desempeño de sus cometidos se pretende encarar:
-Instalación de unidades de auditoría interna en el ámbito de la Administración
Central, de acuerdo a la posibilidad que establece la Ley Nº 16.736.
-pasantías.
-contratación de estudios de consultoría y auditoría.
CAPACITACION
Continuando con el plan de
capacitación implementado en 1996 y 97, años en que se abordaron temas vinculados a
Auditoría, Derecho Público y Contabilidad, el semestre último fue dedicado a la
capacitación en el Area Informática, culminando con la formación del 90% de los
funcionarios en Windows 95, Word y Excel.
Se participó además en Seminarios y Congresos sobre temas afines a su competencia.
ACTUACIONES EN EL AREA PUBLICA
Estrategia seguida:
1.-Las actividades llevadas a cabo
en este primer semestre del año 1998 se orientaron fundamentalmente a un seguimiento de
las observaciones y sugerencias efectuadas en anteriores actuaciones, para evaluar las
medidas correctivas adoptadas, considerando este aspecto fundamental de acuerdo a las
técnicas modernas de auditoría .
2.-Asimismo se ha comenzado un
estudio de los sistemas de compra del Estado, que se ha considerado como uno de los puntos
fundamentales dentro de los objetivos de Reforma del Estado, con el fin de asegurar la
transparencia en las adquisiciones junto a la eficiencia y el menor costo.
El plan de trabajo adoptado incluyó
dos formas de captura de información:
I) General: mediante el uso de
formularios distribuidos a nivel de Unidades Ejecutoras de cada Inciso.
II) Particular: sobre la base de muestras se seleccionaron Unidades Ejecutoras donde los
auditores efectuaron:
a) Relevamiento de datos (según modalidad de adqusición)
b) Análisis de expedientes concretos de compras de los años 1996 y 1997.
Debe señalarse que se prosigue
trabajando en esta etapa por lo que los resultados finales del estudio aún no se han
obtenido.
Organismos auditados en el Area
Pública:
* Ministerio de Salud Pública
Administración de los Servicios de Salud (ASSE).
Instituto Nacional de Oncología.
Hospital Pasteur.
· Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (Secretaría).
· Ministerio de Transporte y Obras Públicas.
Dirección Nacional de Topografía.
· Ministerio de Turismo.
· Ministerio de Vivienda, Ordenamiento Territorial y Medio Ambiente.
· Presidencia de la República.
Instituto Nacional de Estadística.
Actuaciones en Personas de Derecho Público no Estatal
· Comisión de apoyo de programas
Especiales de A.S.S.E. Unidad Ejecutora 068 Ley Nº 16002.
MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA
ADMINISTACION DE LOS SERVICIOS DE SALUD DEL ESTADO (ASSE)
COMETIDOS
La Administración de los Servicios
de Salud del Estado (A.S.S.E), Unidad Ejecutora 068, tiene como cometidos:
- Administrar los establecimientos
de atención médica del Ministerio de Salud Pública así como los recursos financieros,
humanos y materiales para la ejecución de planes, programas y servicios a su cargo.
- Mejorar la eficacia y la eficiencia de las actividades incluyendo atención ambulatoria,
internación, servicio de diagnóstico y tratamiento.
- Prestar atención médica integral en forma accesible y a la totalidad de la población.
ALCANCE DE LA ACTUACION
La actuación dio comienzo el
13/2/98, por iniciativa de la Auditoría Interna de la Nación y se llevaron a cabo los
siguientes procedimientos:
· Análisis de los procedimientos
de compras.
· Relevamiento de expedientes de compras del Organismo y de las distintas Unidades
Ejecutoras que los tramitan en A.S.S.E.
· Recopilación de información referente a la presentación de las rendiciones de
cuentas de las distintas Unidades Ejecutoras.
· Funcionamiento de la Mesa de Entrada de A.S.S.E. y Mesas Delegadas.
· Formas de pago de las distintas modalidades de compras.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Del análisis efectuado por los
Auditores actuantes en informe de fecha 16/6/98 surge que la Administración de los
Servicios de Salud del Estado deberá:
· Dar cumplimiento a lo preceptuado
por el lit. b del art. 211 de la Constitución de la República (Principio de Ejecución)
en lo que se refiere a la intervención preventiva del gasto por parte del Tribunal de
Cuentas con anterioridad a la ejecución respectiva, y al inc. 3 del art. 54 del T.O.C.A.F
en relación al no apartamiento de las ofertas presentadas a las condiciones que
establecen los pliegos particulares.
· Evitar el fraccionamiento del gasto, extremo comprobado en determinadas compras
directas y licitaciones abreviadas analizadas.
· A efectos de lograr una mayor eficiencia y eficacia, así como mayor agilidad en el
trámite de compras, implementar que cada Unidad Ejecutora se encargue en su totalidad de
la tramitación de las adquisiciones, excepto aquellas que por sus montos requieren la
participación de alguna de las autoridades de ASSE en su carácter de Ordenadores
Secundarios.
· Archivar en cada expediente de compra, nacional o importada la factura original o
fotocopia de la misma, así como la constancia del pago respectivo.
· Instrumentar un sistema que permita identificar y controlar las compras directas que se
efectúan al amparo del art. 33 del T.O.C.A.F ( compras por excepción), a fin de contar
con información de las mismas, así como un archivo de las resoluciones correspondientes.
Asimismo deberá dejarse constancia en los expedientes del cambio de modalidad, ya que se
inician bajo un tipo de compra y finalizan en otro.
· Mejorar el sistema de registro y distribución de expedientes entre la Mesa de Entrada
Central y sus Mesas Delegadas, a efectos de lograr una información actualizada, confiable
y uniforme.
· Exigir a las Unidades Ejecutoras la presentación en tiempo y forma de las Rendiciones
de Cuentas de los fondos que ellas manejan, responsabilizando a quienes incumplan tal como
lo prevén los artículos 114, 115, 119 y 120 del T.O.C.A.F.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN
Habiéndose dado vista con fecha
4/9/98 a la Unidad Ejecutora inspeccionada de acuerdo a lo establecido por el art. 51 de
la Ley Nº 16.736 de 5/1/96 se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la
Nación adoptando las conclusiones de los Sres. Auditores como Resolución de esta
Auditoría Interna de la Nación respecto a la actuación realizada en la Administración
de los Servicios de Salud del Estado.
MINISTERIO DE SALUD PUBLICA
HOSPITAL PASTEUR
COMETIDOS
El Hospital Pasteur, Unidad
Ejecutora del Programa denominado "Administración de la red de establecimientos de
agudos de Montevideo", tiene por cometidos básicos:
· Brindar atención médica
integral a sus usuarios
· Estudio y tratamiento especializado según patología
· Solución en emergencias, policlínicas, salas y demás servicios a la demanda
ALCANCE DE LA ACTUACIÓN
Se limitó en su alcance a efectuar
un relevamiento del sistema de compras, teniendo como objetivo el análisis de los
procedimientos y el funcionamiento de los distintos sectores que intervienen en el proceso
de adquisición.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Del análisis efectuado por los
funcionarios actuantes, que se explicita en el informe de fecha 30/06/98, surge que:
· Se debe efectuar la
planificación anual de las adquisiciones, teniendo en cuenta las necesidades del servicio
y la disponibilidad de los créditos presupuestales.
· El Departamento de Compras debe disponer de un sistema de información que posibilite
obtener como mínimo:
· el total de adquisiciones
realizadas, los montos de las mismas y el procedimiento adoptado, a la luz de lo dispuesto
por el art. 33 del T.O.C.A.F.
· la documentación respaldante de todo el procedimiento de sustanciación del
expediente.
· el archivo de la documentación en forma lógica, clasificada y debidamente
relacionada, de modo de facilitar los controles y consultas que a posteriori deban
realizarse.
· Corresponde se agiliten los
procedimientos, a efectos de que se cuente con la Resolución del ordenador competente
previo a dar inicio a la ejecución de las licitaciones.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN
Habiéndose dado vista con fecha
28/08/98 a la Unidad Ejecutora inspeccionada de acuerdo a lo establecido por el art. 51 de
la Ley No. 16.736 de 05/01/96, no se presentaron descargos a las observaciones realizadas.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptando las
conclusiones de los Srs. Auditores como Resolución de esta Auditoría Interna de la
Nación respecto a la actuación realizada en el Hospital Pasteur.
MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA
INSTITUTO NACIONAL DE ONCOLOGIA
COMETIDOS
El Instituto Nacional de Oncología
tiene por objetivos:
· Promover y asegurar la salud
individual, grupal y comunitaria como bien en si misma y como una de las bases sustantivas
del desarrollo económico y social equitativo, participativo y solidario en el área
específica de atención oncológica.
· Mantener y mejorar el estado de salud de la población.
· Garantizar la calidad de los servicios y productos de salud ofrecidos a la población.
· Compensar los defectos del mercado de servicios de salud.
ALCANCE DE LA ACTUACIÓN
Se practicó en esta ocasión un
seguimiento de las observaciones formuladas en actuación anterior.
Los procedimientos aplicados consistieron en analizar:
· la operativa que lleva a cabo la
Tesorería.
· la verificación de las rendiciones de cuentas.
· las compras de material de uso médico y de medicamentos, en especial de los
citostáticos.
· el relevamiento del inventario patrimonial.
· el inventario de medicamentos de la farmacia.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Del análisis efectuado surge que el
Instituto Nacional de Oncología deberá:
a) Cumplir con los requisitos que
prevé la legislación vigente en materia de compras, tanto en la adopción del proceso
licitatorio que corresponda, como en la confección de pliegos de condiciones, imputación
previa del gasto y el dictado de resolución que declare quien resulta adjudicatario.
b) Regularizar contablemente los faltantes de Caja, que se produjeron en ejercicios
anteriores, efectuando una investigación administrativa que permita determinar las
responsabilidades que le puedan caber a quienes han manejado los fondos de Tesorería.
c) Confeccionar las rendiciones de cuentas de sueldos y elevarlas a la Contaduría Central
acompañadas de la documentación que avale el pago realizado.
d) Depurar la cuenta sueldos, devolviendo a la Tesorería del Ministerio, las partidas
impagas de ejercicios anteriores.
e) Dejar de realizar el pago de sueldos a médicos residentes, por intermedio de la
Comisión de Apoyo de A.S.S.E., con dineros provenientes del Fondo Permanente,
procedimiento expresamente prohibido por el art. 77 del T.O.C.A.F.
f) Separar física y funcionalmente la Tesorería de las secciones que efectúan
registraciones, creando un sistema que posibilite el control por oposición entre ellos.
g) Depurar del saldo del Fondo Permanente los cheques pendientes de pago cuyos plazos
excedan los máximos que establece el artículo 76 del T.O.C.A.F., devolviéndose su
importe al Tesoro.
h) Adoptar las medidas correctivas que posibiliten individualizar los bienes de propiedad
del Instituto, así como su ubicación física y efectuar un adecuado control por
oposición entre quienes recepcionan y custiodan los mismos.
i) Registrar todas las donaciones que se reciben.
j) Dar de baja analíticamente los medicamentos citostáticos que se rompen.
k) Controlar estrictamente los inventarios de medicamentos enviados o devueltos de los
Servicios de Radioterapia y Quimioterapia.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN
Habiéndose dado vista al Organismo
inspeccionado de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley No. 16.736 de 5 de enero
de 1996, éste se presentó evacuando la misma vencido el plazo legal. No obstante expresa
las medidas que se han dispuesto con el fin de dar cumplimiento a las observaciones
formuladas: investigación administrativa con respecto al faltante de caja, separación
física y funcional de Tesorería y Contaduría, comenzar con los trámites para
regularizar los sobrantes de la Cuenta Sueldos, inicio del proceso de licitación para
todas las compras y creación de una Unidad de Seguimiento, a los efectos de controlar el
funcionamiento de las dependencias de Montevideo e Interior, con la finalidad de evitar
stocks y vencimiento de los medicamentos.
En virtud de ello, se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación
adoptando las conclusiones de los Srs. Auditores como Resolución de esta Auditoría
Interna de la Nación respecto a la actuación realizada en el Instituto Nacional de
Oncología.
MINISTERIO DE TRABAJO Y SEGURIDAD
SOCIAL
DIRECCION GENERAL DE SECRETARIA
COMETIDOS
La Dirección General de Secretaría
del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social tiene como cometidos sustantivos:
I) Formular, ejecutar y evaluar las políticas, planes, programas y actividades propias
del Sector Trabajo.
II) Colaborar en la formulación, ejecución, control y evaluación de las politicas,
planes y programas interministeriales de la Administración Central y descentralizadas.
III) Dirigir y coordinar la ejecución de los Programas de trabajo, Empleo, Seguridad
Social y fortalecimiento del área social, y vigilar la inclusión, inversión y
ejecución de los presupuestos, en armonía con las metas señaladas.
IV) Orientar y controlar la gestión y actividades de los organismos públicos y privados
que prestan servicios o administran bienes relativos a derechos laborales y de seguridad
social.
ALCANCE DE LA ACTUACION
Se realizó en este caso un
seguimiento de las observaciones formuladas en actuación anterior.
Los procedimientos aplicados fueron:
· Control del cumplimiento de lo dispuesto por el art. 2º del Decreto Nº 480/92 en lo
referente a la permanencia de los fondos en Caja.
· Control de las Rendiciones de Cuentas Presupuestales.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Del seguimiento efectuado surge que
la Dirección General de Secretaría del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social deberá:
· Cumplir con lo dispuesto por el
art. 2º del Decreto del Poder Ejecutivo Nº 480/92, depositándo los fondos de
recaudación dentro de las 48 horas de percibidos.
· Mantener las Rendiciones de Cuentas actualizadas.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN
Habiéndose dado vista al Organismo
inspeccionado con fecha10/06/98, de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley Nº
16.736 del 5 de enero de 1996, vencido el plazo estipulado no se presentaron descargos a
las observaciones realizadas.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptando las
conclusiones de los Sres. Auditores como Resolución de esta Auditoría Interna de la
Nación respecto a la actuación cumplida en la Dirección General de Secretaría del
Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.
MINISTERIO DE TRANSPORTE Y OBRAS
PÚBLICAS
DIRECCION NACIONAL DE TOPOGRAFÍA
COMETIDOS:
La Direción Nacional de Topografía
tiene por cometidos:
· Efectuar las expropiaciones que
sean menester a efectos de obtener las áreas donde realizar las obras públicas
programadas.
· Mantener el Archivo Gráfico y Microfilmación a efectos de poder asesorar, expedir
copias de planos y evacuar consultas micrográficas.
· Realización de trabajos de agrimensura.
· Digitalización primaria y mantenimiento de la cartografía departamental del país.
ALCANCE DE LA ACTUACIÓN:
La Auditoría dio comienzo el 19 de
febrero de 1998 por iniciativa de este Organismo de Control, efectuándose los
procedimientos que a continuación se detallan:
· Arqueo de Caja y Valores
· Auditoría de Caja por los meses de diciembre de 1997 y febrero de 1998, cotejando los
comprobantes fuente con relación a las escrituraciones en los registros.
· Análisis del proceso del gasto, con particular énfasis en la adquisición de
maquinaria y programas de computación aptos para atender la operativa sustantiva del
organismo.
· Verificación de las conciliaciones bancarias presentadas por la Unidad Ejecutora, en
el transcurso de la actuación.
· Constatación de la forma en que son realizadas y elevadas a la Contaduría Central del
Inciso, las Rendiciones de Cuentas.
· Control de los stocks de papelería y útiles de escritorio.
· Verificación, mediante muestras tomadas al azar, de los bienes de uso del Instituto,
así como de las registraciones realizadas en el libro inventario.
· Análisis de las observaciones de anterior actuación.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES:
Del análisis efectuado por auditores actuantes, que se explicita en informe de fecha 14
de agosto de 1998, la Dirección Nacional de Topografía deberá:
· Rendir cuentas de los gastos que
datan de los meses de setiembre y octubre de 1997.
· Depositar los dineros que se mantienen en Caja ensobrados, cuya permanencia traspone
los plazos establecidos por el art. 76 del T.O.C.A.F.
· Efectuar la investigación administrativa que correspondan respecto de los
procedimientos de compra seguidos en las licitaciones abreviadas No. 58/91, dadas las
observaciones realizadas, a efectos de determinar las responsabilidades que pudieren
existir, dando así cumplimiento a lo establecido por los artículos 119 y 120 del
T.O.C.A.F.
· Confeccionar y mantener actualizado el libro de Inventario de la Unidad, el que deberá
determinar la numeración de cada bien y la ubicación física de los mismos.
· Adecuar los controles por oposición de intereses entre la Tesorería y la Contaduría
a fin de posibilitar que esta última realice arqueos en forma sorpresiva y aperiódica en
la primera, tal como lo aconseja la buena práctica administrativa.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN:
Habiéndose dado vista al Organismo
inspeccionado, de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de la Ley No. 16.736 de 05/01/96,
se presentaron descargos en nota de fecha 15/9/98, en la que explicitan las medidas
adoptadas y apelan se revea lo actuado, respecto de las observaciones formuladas por la
Auditoría Interna de la Nación en materia de dineros ensobrados y Licitaciones No. 2/97
y No. 58/91. Esta Oficina realizó un nuevo informe de fecha 28/9/98 en el cual se
reconocieron como válidos los avances en materia contable aunque se mantinen las
conclusiones expuestas.
Se dictó Resolución por parte del
Auditor Interno de la Nación adoptándose las conclusiones de los Srs. Auditores como
Resolución de la Auditoría Interna de la Nación, respecto de la actuación cumplida en
la Dirección Nacional de Topografía.
MINISTERIO DE TURISMO
COMETIDOS
El Ministerio de Turismo fue creado
por Ley Nº 15.851 de 24/12/86. Sus cometidos son:
· Elaborar la Política Nacional de
Turismo.
· Realizar investigaciones y estudios sobre la demanda y oferta turística con el fin de
determinar un plan de marketing adecuado.
· Ejecutar los planes nacionales de desarrollo turístico en coordinación con los demás
organismos del Estado y los operadores privados así como con las instituciones que los
agrupan.
· Controlar la prestación de los servicios turísticos en el territorio de la
República.
· Aplicar una política de fomento del turismo dentro del país y proyectarla hacia el
exterior.
· Incentivar las relaciones con los organismos internacionales de su especialidad.
ALCANCE DE LA ACTUACIÓN
La auditoría fue iniciada el día 14 de mayo de 1998, por iniciativa de este Organo de
Contralor con la finalidad de realizar un seguimiento de las observaciones formuladas en
inspección anterior de fecha 31/5/96.
Como acto derivado de la presente actuación, se realizó un análisis de las subvenciones
otorgadas a entidades públicas y privadas en moneda nacional y extranjera.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Del análisis efectuado por la
funcionaria actuante en informe de fecha 8/6/98, surge que:
1. Actualmente se ha reglamentado y
se rinden en los plazos legales las sumas entregadas a agentes turísticos en el exterior
contratados por los Jefes de Mision o Cónsules. No obstante se estableció que
correspondía efectuar una investigación administrativa a efectos de deslindar las
responsabilidades que pudieren existir por el incumplimiento de los art. 119 y 120 del
T.O.C.A.F. (no rendición de dos partidas de promoción turística). Igual recomendación
se efectuó respecto a la no rendición de las subvenciones otorgadas a entidades
públicas y privadas.
A la fecha de esta publicación se ha dispuesto la correspondiente investigación
administrativa, que se encuentra en trámite.
2. Debe modificarse el soporte informático del Departamento de Rendiciones de Cuentas en
materia de Subvenciones, a efectos de posibilitar una adecuada toma de decisiones.
3. Es necesario se coordinen las acciones tendientes a regularizar la falta de aprobación
de las rendiciones de cuentas de fondos presupuestales y extrapresupuestales con el
Tribunal de Cuentas y la Contaduría General de la Nación.
4. Corresponde procesar en la División Financiero Contable la información atinente a las
rendiciones de cuentas de fondos presupuestales y extrapresupuestales, a fin de que esta
Auditoría Interna pueda saber cuales fueron las últimas rendiciones presentadas y
aprobadas por la Contaduría General de la Nación y así expedirse respecto a su
cumplimiento ( Art. 114 del TOCAF )
5. Deben realizarse por buena práctica administrativa, arqueos de caja con carácter
sorpresivo y aperiódico en la Tesorería, dejando constancia de ellos en un libro
certificado a esos efectos.
6. Debe actualizarse el Inventario General de bienes del Organismo.
7. Es necesario realizar los cierres de las registraciones contables desde el año 1992 a
1997.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN
Habiéndose dado vista al Organismo inspeccionado con fecha 3/9/98 de acuerdo a lo
establecido en el Art. 51 de la Ley 16.736 de 5/1/96, vencido el plazo estipulado no se
presentaron descargos a las observaciones realizadas.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptando las
conclusiones de la funcionaria actuante como Resolución de esta Auditoría Interna de la
Nación respecto a la actuación realizada en el Ministerio de Turismo.
MINISTERIO DE VIVIENDA,
ORDENAMIENTO TERRITORIAL Y MEDIO AMBIENTE
COMETIDOS
Sus cometidos sustantivos son:
· Formular, ejecutar y supervisar
los planes de vivienda y la instrumentación de la política nacional en la materia y los
programas de ordenamiento territorial.
· Prevenir el impacto ambiental negativo o nocivo producido por actividades humanas.
· Conservar y preservar todos los recursos hídricos del país ya sean superficiales o
subterráneos para los diferentes usos, así como la potabilización, recreación,
preservación de flora y fauna y la defensa de la faja costera, contra acciones humanas.
· Regular la gestión de residuos sólidos en todo el territorio nacional así como el
manejo de sustancias tóxicas y peligrosas y la generación y disposición de sus
deshechos.
· Proteger la calidad del aire.
ALCANCE DE LA ACTUACION
La Auditoría llevada a cabo, en
particular sobre la División Financiero Contable, fue efectuada a solicitud expresa del
Sr. Ministro.
El trabajo constó de:
1. Arqueo de caja y valores del
tesoro del Inciso y de sus cuatro cajas chicas (una por cada Unidad Ejecutora que cuenta
el Ministerio).
2. Constatación de:
· el estado de escrituración de
sus registros contables
· el control de sus cuentas bancarias,
· el inventario físico de bienes de uso,
· las rendiciones de cuentas elevadas ante la Contaduría General de la Nación
· el porcentual comprometido en Inversiones, suministros y gastos pertenecientes al
ejercicio 1997, extremo que se aquilató al 2/12/97.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Como consecuencia de la actuación
practicada, los auditores actuantes, en informe de fecha 16 de enero de 1998, concluyeron
en que el Ministerio de Vivienda, Ordenamiento Territorial y Medio Ambiente deberá:
I) Respecto de su Organización
a) Designar un funcionario
responsable en la División Financiero Contable.
b) Confeccionar un Manual de Procedimientos que asigne tareas y responsabilidades a cada
funcionario.
c) Realizar, a comienzo de cada ejercicio, una racional programación de gastos y
fundamentalmente de inversiones con el fin de evitar realizar compras en el último mes
del año.
II) Respecto de Contaduría y Tesorería
d) Regularizar la elevación de
rendiciones de cuentas de fondos presupuestales y de valores ante la Contaduría General
de la Nación las que permanecen atrasadas desde el segundo trimestre de 1991.
e) No aceptar como garantía, por concepto de mantenimiento de oferta y mantenimiento de
contrato, cheques, pues sus vencimientos no permiten la constitución de verdaderas
garantías que posibiliten su ejecución en caso de incumplimiento de los proveedores.
f) Incrementar la dotación de fondos en Cajas Chicas de las cuatro Unidades Ejecutoras
que cuenta el Inciso hasta el monto máximo permitido por la ley, tal como lo establecen
las resoluciones ministeriales vigentes, al tiempo que se responsabilice a cada Jerarca de
su funcionamiento.
g) Depositar en la Tesorería General de la Nación el dinero descontado a funcionarios
que efectuaron un paro y que permanecen en cuenta bancaria desde el 1/9/97.
h) Conciliar y mantener al día la totalidad de las cuentas corrientes bancarias que
maneja la División Financiero Contable.
i) Exigir a la empresa contratada para el desarrollo y mantenimiento del sistema
informático, medidas más estrictas de seguridad que eviten posibles desastres
informáticos.
III) Respecto a Inventarios
j) Concluir la instrumentación e implantación del sistema de control de bienes de uso de
todo el Ministerio, registrando el mismo en el Libro de Inventario.
k) Asignar la responsabilidad de la contabilización y mantenimiento del inventario de
bienes de uso a la División Financiero Contable, Departamento Contabilidad Patrimonial,
al tiempo que se designe en cada una de las Unidades Ejecutoras, personal que se
responsabilice de comunicar las altas y bajas de mobiliario que se produzcan en sus
dependencias.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN
Habiéndose dado vista con fecha
12/3/98 a la Unidad Ejecutora auditada de acuerdo a lo establecido por el art. 51 de la
Ley No. 16.736 de 5/1/96, vencido el plazo estipulado no se presentaron descargos a las
observaciones realizadas.
Se dictó Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptando las
conclusiones de los Srs. Auditores como Resolución de esta Auditoría Interna de la
Nación respecto a la actuación realizada en el Ministerio de Vivienda, Ordenamiento
Territorial y Medio Ambiente.
PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA
INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA
COMETIDOS
El Instituto Nacional de
Estadística tiene como cometidos sustantivos:
1) Elaborar, publicar y difundir las
estadísticas de su competencia.
2) Coordinar y supervisar el Sistema Estadístico Nacional ( SEN ) con atribuciones de
asesoramiento, contralor y evaluación de su desarrollo. Establecer normas técnicas.
Colaborar con el SEN en relación a capacitación. Formular al Plan Estadístico Nacional.
ALCANCE DE LA ACTUACIÓN
La Auditoría dio comienzo el día
11 de marzo de 1998 por iniciativa de este Organo de Contralor.
Los procedimientos aplicados en esta actuación consistieron en:
- Arqueo de Caja y Valores.
- Auditoría de los Registros Contables.
- Verificación del estado de las Rendiciones de Cuentas.
- Estudio del procedimiento seguido para el pago de viáticos y locomoción.
- Controles de inventario de muebles y útiles en base a muestreos.
- Analisis del Sistema de Compras.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Del análisis efectuado por los auditores actuantes, que se expone en informe de fecha 28
de mayo de 1998, el Instituto Nacional de Estadística deberá:
· Fortalecer el sistema de control interno que se muestra debilitado al no incluirse en
la contabilidad todos los fondos que maneja Tesorería y contabilizar diariamente los
movimientos de la misma, en particular los relativos a Retribuciones Personales-Fondos
Extrapresupuestales.
· En relación al control y liquidación de viáticos, los mismos deberían ser
presentados en primer término a Contaduría para que una vez aprobados, sea la Tesorería
quien los pague. A esos efectos sería oportuno reimplantar el antiguo formulario de
viáticos.
· Actualizar el inventario de bienes muebles, y proceder a dejar constancia de su
tenencia en un libro registro. En el momento de su escrituración debe necesariamente
indicar el número del bien y la sección donde físicamente él se encuentra
· Formular sus propios registros contables de forma de optimizar la toma de decisiones.
· Mantener un sistema de archivo de adquisiciones en forma centralizada, de forma de
poder acceder fácilmente al estudio de los procedimientos empleados en cada compra.
· Renovar póliza de caución de fidelidad
· Rendir cuentas de los gastos de combustible.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN
Habiéndose dado vista al Organismo auditado, de acuerdo a lo establecido en el art. 51 de
la Ley No. 16.736 de 5 de enero de 1996, se presentaron descargos a las observaciones
realizadas, en nota de fecha 22/07/98, en la cual se explicitan las medidas adoptadas, las
que dieron mérito a un nuevo informe de fecha 17/08/98.
Del mismo surge que se implementó
un sistema por oposición de intereses entre la Contaduría y la Tesorería, en lo que
hace al control de las Retribuciones Personales que se abonan con Fondos Propios.
Se dictó Resolución por parte del
Auditor Interno de la Nación adoptándose las conclusiones de los Srs. Auditores como
Resolución de esta Auditoría Interna de la Nación, respecto a las actuaciones cumplidas
en el Instituto Nacional de Estadística.
INSTITUTO NACIONAL DEL MENOR.
COMETIDOS
El Instituto Nacional del Menor se crea por Ley No. 15.977 del 14/9/88, como servicio
descentralizado, sustituyendo al Consejo del Niño.
Entre los cometidos que tiene
asignado se destacan:
a) Asistir y proteger a los menores
moral o materialmente abandonados, desde su concepción hasta su mayoría de edad
realizando asimismo actividades de prevención.
b) Contribuir a la protección de los menores minusválidos.
c) Cooperar con los padres, tutores y educadores para procurar el mejoramiento material,
intelectual y moral de los menores.
d) Controlar las condiciones de trabajo de los menores.
e) Ejecutar las medidas de seguridad que disponga la justicia competente en relación a
menores infractores.
ALCANCE DE LA ACTUACIÓN.
La actuación dio comienzo el
26/8/97 a solicitud del Instituto Nacional del Menor, habiéndose cumplido con los
siguientes procedimientos:
- Verificación del sistema de
inventario de bienes y control del mismo en tres Hogares, en tres Departamentos, en una
División y en el Depósito de bienes en desuso.
- Relevamiento de las tareas que llevan a cabo los Departamentos de Proveeduría,
Suministros, Locomoción y Transporte y Tesorería.
- Arqueos de remitos en Proveeduría y Suministros, de vales de supergás en Proveeduría
y de vales de combustible en Locomoción y Transporte.
- Estudio por muestreo de expedientes de compras directas, licitaciones abreviadas y
licitaciones públicas correspondientes a los ejercicios l996 y 1997 y estudio de la
licitación pública del año l995 relativa a contratación de servicios de atención
psiquiátrica.
- Arqueo de Caja Chica en el Centro Diurno Ecuador, así como un arqueo de Caja y Valores
en la Tesorería del I.N.A.M.E.
- Análisis de las cuentas corrientes bancarias y sus respectivas conciliaciones.
- Control de las Rendiciones de Cuentas de los ejercicios l996 y l997.
- Análisis de la ejecución presupuestal del ejercicio l997.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Del análisis efectuado por las
auditoras actuantes surge que el I.N.A.M.E. deberá:
En cuanto a Inventario:
- Llevar en Contaduría un libro
Inventario General, debidamente actualizado, donde se deje constancia de la
identificación de cada bien, su número de registro y el de la ubicación física del
mismo en el Instituto. Al proceder a dar de baja un bien, se asentará su identificación.
En caso de traslado de bienes de una sección a otra, éste deberá documentarse y contar
con la autorización que lo avale.
- Enviar una vía del remito que confecciona el Departamento de Servicios Generales,
encargado de las adquisiciones, en ocasión de las entregas de mobiliario al Departamento
de Inspección General. Cuando el libro que se indica en el ítem anterior sea llevado por
Contaduría, esa vía deberá remitirse al departamento que realizará la
contabilización.
- Mantener en el Depósito un registro actualizado de los movimientos de entrada y salidas
de bienes, para el que deberá contar con un funcionario administrativo.
En cuanto a Proveeduría:
- Adoptar una adecuada oposición de
intereses entre quien custodia los vales de combustible y quien registra las fichas de
stock.
- Llevar un libro que posibilite el control de los remitos y vales de supergás a fin de
tener certeza que ellos lleguen a su destino.
- Al llegar los remitos a Proveeduría, verificar la firma, número de funcionario
receptor y secuencia numérica de los mismos.
- Culminar la tarea de ajuste de fichas de stock con existencias reales.
En cuanto a Suministros:
- Llevar un registro certificado
para los remitos.
- Practicar control de secuencia numérica de remitos.
En cuanto a Locomoción y
Transporte:
- Asignar un funcionario responsable
de la custodia de los vales de combustible.
- Supervisar en forma periódica y sorpresiva, la información que se brinda en los partes
diarios de los choferes.
- Realizar por parte de Servicios Generales un mayor control del uso de vales de
combustible, teniendo en cuenta el consumo de los distintos vehículos.
En cuanto a Compras:
- No realizar compras sin la reserva
previa del crédito presupuestal, tal como lo expresa el art. 15 del T.O.C.A.F.
- En relación a los servicios de atención psiquiátrica y compra de medicamentos, lograr
acelerar el trámite de licitación; tener máximo cuidado en la selección de oferentes y
cumplir los requisitos legales de intervención previa del gasto por parte del Tribunal de
Cuentas.
En cuanto a Tesorería:
- Dar cumplimiento a lo dispuesto en
los arts. 4 y 76 del TOCAF y art. 2do. del Decreto 480/92, en cuanto a la permanencia de
fondos en Caja.
- Efectuar una adecuada oposición de intereses que posibilite que los funcionarios que
manejan fondos y valores no realicen el registro de los mismos.
- Adaptar el libro Vales de Combustible llevado por Tesorería con el fin de que brinde
los saldos por cada tipo de combustible y prever una columna para saldos en los libros de
control de libretas de recibos.
- Mejorar la forma de registración del libro Depósitos en Garantía y lograr su
depuración.
En cuanto a Contaduría:
- Efectuar las rendiciones de
cuentas de la totalidad de los Fondos que mantiene el Instituto, dado que no presenta los
mismos desde 1994 ante la Contaduría General de la Nación y desde el último trimestre
de 1996 ante el Tribunal de Cuentas.
- Exigir a todas las unidades del I.N.A.M.E. la rendición de partidas pendientes y al
Departamento de Locomoción y Transporte la presentación en fecha de las rendiciones de
vales de combustible, de acuerdo a lo dispuesto por el art. ll5 del TOCAF.
- Solicitar al B.R.O.U. información y aclaración de las partidas pendientes las que
deberán ser ajustadas.
VISTA, DESCARGOS Y RESOLUCIÓN.
Habiéndose dado vista con fecha
4/9/98 al Organismo inspeccionado de acuerdo a lo establecido por el art. 51 del la Ley
No. 16.736 de 5/1/96 no se ha presentado levantando las observaciones por lo que se dictó
Resolución por parte del Auditor Interno de la Nación adoptando las conclusiones de los
Srs. Auditores como Resolución de esta Auditoría Interna de la Nación respecto a la
actuación realizada en el Instituto Nacional del Menor.
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